電子会計アーカイブ管理に存在する問題と最適化措置

情報技術の発展に伴い、アーカイブ情報の生産・伝播・保存の形態は大きく変化し、デジタル形式で保存される電子会計アーカイブは、会計アーカイブ業務においてますます重要なアーカイブ形態となっています。会計アーカイブは会計プロセスの極めて重要な構成要素であり、企業・単位の財務面の歴史的資料などの情報を効果的に記録・反映することができます。しかし、会計アーカイブ管理の長期保存業務には依然としていくつかの問題が存在します。したがって、会計担当者は真剣に学び、積極的に模索し、会計アーカイブ管理業務を促進し、単位の財務業務により良く貢献させる必要があります。

一、電子会計アーカイブ情報管理の重要性

経済運営は組織存続の生命源であり、財務会計档案管理の質は組織の経済運営状況に直接影響する。電子会計アーカイブは、組織が長期運営過程で生成した財務資料であり、当該組織の財務状況を代表し、その後の経済活動の展開と管理に対して重要な指針的意義を持つ。電子会計アーカイブ管理業務の効果的な実施は、情報処理の速度と品質を高め、各部門の次段階の経済活動に財務データの支援を提供する。同時に新技術の応用は、労働力の有効な解決、コスト投入の抑制、会計情報の総合的な活用効果の向上をもたらす。しかし電子会計アーカイブの管理・応用・保存等の実現には、いずれもコンピュータネットワークを媒体とする必要があり、それにより档案情報の不安全が決定づけられ、どの段階でも外部要因の影響を受けて問題が生じ、档案情報の損壊や失真を招く可能性がある。組織の運営ニーズに基づき、電子会計アーカイブの長期保存の重視を強化し、保存過程での損傷を回避する措置を講じなければならない。

二、電子会計アーカイブ情報の特徴

2.1 情報保存期間の延長

新法規では、会計アーカイブの定期保管年限が10年と30年の2種類に変更され、会計アーカイブを単位アーカイブ管理机构へ移管する年限も適切に延長されました。このような背景のもと、電子会計アーカイブ情報の長期保存をいかに実現するかが業界の研究要点となっています。各種技術を応用してアーカイブ情報を保存する際には、後期段階において、元のデータアーカイブ情報を有効に読み取るシステムやプラットフォームが存在するかどうかにも注意を払い、各種アーカイブ情報が有する指導情報を十分に発揮できるようにする必要があります。

2.2 情報保存要件が高い

現在、コンピュータ情報技術はすでに各分野に広く応用されており、アーカイブ情報管理業務の実施にも一定の推進作用を持ち、現代化とデジタル化の発展をすでに実現しています。このような背景の下、紙アーカイブに対応するネイティブ電子会計アーカイブが持続的に出現・増加し、一定程度、アーカイブ情報の保存管理の難易度を高めています。新「弁法」は、単位が生成し、また外部から受領した電子会計アーカイブ情報について、電子的形式で保存することを利用できると規定しており、コンピュータシステムおよび専門ソフトウェア技術のサポートが必要です。しかしこの過程で、いったんネイティブ電子会計アーカイブの保存に欠陥が存在すれば、必然的に電子会計アーカイブ情報の長期保存にも悪影響を及ぼします。

2.3 情報内容の複雑性

電子会計アーカイブ情報の長期保存を実現するには、その特徴を分析する必要があります。なぜなら、それは多様な主体が関与するため、科学性の高い組織者が各種アーカイブ資料を統括管理する必要があり、同時に高い専門技能水準を持つスタッフの管理参加も求められます。また、電子会計アーカイブの保存媒体の特徴に基づき、すでに比較的成熟したシステムとソフト・ハードウェアを基盤とする必要があり、単位は専門システム・ソフト開発業者と有効な連絡を保つ必要があります。もしこの過程で何らかの問題が存在すれば、会計アーカイブ情報の保存リスクが高まり、長期保存の過程で破壊され、情報の歪みを引き起こします。

三、電子会計アーカイブ情報管理における問題点

3.1 部品サポートの問題

なぜなら電子会計アーカイブ情報の長期保存には信頼性の高いソフトウェア・ハードウェアのサポートが必要だが、現状を見ると多くの単位でこの面の整備が不十分である。現用のアーカイブ情報の保存・利用媒体であるサーバー、ハードウェア周辺機器及び端末はすべて交換・アップグレードが必要であり、財務管理システムも更新が必要である。

3.2 管理業務の問題

電子会計アーカイブ情報管理への重視は高まっているものの、技術水準の制約により、現在の管理業務の実務には依然として大きな欠陥が存在する。会計など財務・経済系の学歴を持つ財務担当者の多くは、アーカイブ学の専門背景を持たず、アーカイブ管理業務の内容や要件を十分に理解していない。同時に、管理制度の欠如も管理業務の効果的な展開を制限する主要因であり、電子会計アーカイブの長期保存において紛失、情報漏洩、読み取り不能などの問題が生じ、指導文書として活用できない。

3.3 専門技術上の問題

電子会計アーカイブ情報の長期保存の鍵は、その完全性と安全性を確保すること、すなわち保存段階で改ざん・窃取されず、後期の活用において円滑に読み取りできることを保証することです。しかし現在、財務管理業務に携わる人員は専門的な情報バックグラウンドを持たず、各種情報技術を効率的に活用できず、財務管理システムや保存システムを操作する際に、人的ミスにより保存リスクが増大することがしばしばあります。

四、電子会計アーカイブ情報管理の最適化措置

4.1 人員の総合資質の向上

すべての保存管理業務の実施は、専門家が担当する必要があり、そのため単位は専門的資質と職業精神の高い人材を配置して担当させ、人為的要因が保存業務に与える影響を低減する必要があります。財務担当者に専門的なトレーニングを実施し、財務関連知識を習得すると同時に、情報セキュリティ意識を高め、自主的に情報技術を学習・習得し、自身の情報処理能力を向上させ、実際の業務要件に応じて異なる電子会計アーカイブシステムを熟練に操作できるようにします。同時に、電子情報アーカイブの長期保存業務への重視を高め、対策を適用してアーカイブ保存の安全性を向上させ、実際のニーズに応じて必要なアーカイブ情報を迅速に検索・照会し、単位の経済活動の展開に情報サポートを提供する必要があります。

4.2 各種規程制度の整備

電子会計アーカイブの長期保存業務要件に照らし、管理制度を策定・整備し、管理業務の展開に保障を提供する必要がある。伝統的な会計業務と比べ、電子会計業務では電子証憑の長期保存の難度がより高いため、必ず専門的な制度によって管理行為を拘束し、管理者の職責を明確にし、各管理措置の有効な実施を保証しなければならない。そして賞罰制度の実施を通じて、職員の主観的能動性を高め、要求に従って管理作業を展開する。

4.3 専門技術システムの最適化

機能が完備したシステムを構築し、各種付帯ソフト・ハードウェアの実装を確保し、定期的にオペレーティングシステムを更新する必要があります。物理面では、コンピュータシステムの防火、防水、防盗、耐震を徹底し、人員を配置してオフィスエリアを不定期に巡回し、外力がシステムに影響を与えるのを避ける必要があります。コンピュータシステム、電子アーカイブ管理システム及び会計核算システムの運用安全性を高めることで、すべての資料情報を正確かつ迅速に読み取り、国家標準のアーカイブ形式に適合する会計証憑、財務会計報表、会計帳簿などの会計資料を出力できます。さらに、電子アーカイブ情報の長期管理要件に基づき、经办、審査、承認などの審査署名手続きを設定し、アーカイブ情報の利用の完全性を確保する必要があります。

以上を総合すると、社会が絶え間なく発展・進歩する中で、会計アーカイブ業務は時代とともに歩み、観念を更新し、関連制度を絶えず整備し、高素質な人材を育成し、実際に有効な措置を講じ、会計アーカイブの現代化管理モデルを積極的に模索し、会計アーカイブ管理の完全化・規範化・科学化を促進し、会計アーカイブ管理業務が社会主義調和社会の建設促進によりよく寄与するようにすべきである。

出典：ネットワーク

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