「電子アーカイブ管理弁法」解説（三）：職責、分担、協力および専門化

国家アーカイブ局第22号令『電子アーカイブ管理弁法』は一昨日から正式に施行されました。皆様が『弁法』の具体的な条文の意図、実施範囲および実際の運用を深く理解できるよう、私たちは『電子アーカイブ管理弁法』の解説と分析のシリーズ短文を特別に用意しました。本日は、引き続き「『電子アーカイブ管理弁法』の第二章：職責、分担、協働、専門化」を検討します。

第2章は主に、国家から地方、さらに各単位及び档案館に至るまでの電子アーカイブ管理における職責分担を明確にし、部門間連携と人員の専門化の重要性を強調している。

この制度設計は、トップダウンの管理体系の形成に役立ち、電子アーカイブがあらゆる管理环节で規範要求に適合し、安全、規範、有効な管理目標を達成することを確保します。

第九条 - 各級アーカイブ主管部門の職能分担

第九条は、国家および地方のアーカイブ主管部門、郷鎮人民政府の電子アーカイブ管理における職責を明確に分担しています。

国家アーカイブ主管部門：全国の電子アーカイブ管理を統括する責任を負い、主に計画、組織、調整、監督などの総合的機能を含みます。同時に、同部門は政策と基準の策定および実施も担当し、特に電子アーカイブの安全と有効な利用に注目し、全過程管理能力の向上を推進します。全過程管理には、電子文書の生成、収集から保管、利用までの全プロセスのカバーが含まれ、文書がそのライフサイクルの異なる段階で適切に管理されることを確保します。

地方档案主管部門：県級以上の地方政府档案主管部門を含み、主に本地域の電子アーカイブの管理監督を担当し、地方単位の電子アーカイブ管理における規範性を確保します。この措置は地方の監督機能を強化すると同時に、電子アーカイブ管理業務の各行政区域での実施に保障を提供します。

郷鎮人民政府：郷鎮政府が電子会計アーカイブ管理をアーカイブ業務の範囲に組み入れ、所属する企業、事業単位、基層大衆自治組織を指導する職責を負うことを明確化しています。この規定により、基層単位のアーカイブ管理業務と地方および国家政策の統一性と一致性が確保されます。

第十条 - 機関及び各種単位の職責

第十条は、国家アーカイブ管理規範の下で、各種機関の電子アーカイブ管理業務における具体的な職責を規定している：

管理機構または人員を確定：関連単位に対し電子アーカイブ管理の責任主体を明確にし、それをアーカイブ業務責任制に組み込み、専任者または専門機構が担当することを確保するよう求める。同時に、電子アーカイブ管理を本单位の情報化計画に融合し、必要な情報化基盤を配備し、電子アーカイブの有効な管理を保障すべきである。

職能部門の協同：電子档案管理は档案部門だけの職責ではなく、文秘、業務、情報化、機密保持など複数部門の参加が必要で、合力を形成し、特にシステムのアーカイブ機能構築を強化する必要があります。このような部門横断の協働は、档案管理と組織内部の他の業務との緊密な結合を保証し、档案の形成、アーカイブなどの工程の分断も回避します。

電子ファイル形成部門の職責：電子ファイルの生成を担当する部門が収集、整理、アーカイブの職責を担うことが求められる。このような職責の区分により、ファイル生成の初期段階から秩序ある管理が確保され、その後のアーカイブ整理の難易度が低減される。

アーカイブ管理担当者の職責：電子アーカイブの専任管理者または管理機構が単位内のアーカイブ業務を統一的に管理し、各部門の電子文書の収集、整理、アーカイブを監督・指導することを含みます。これによりアーカイブ管理業務の全体性と系統性が確保され、特にアーカイブの移管が規定の要件に適合します。

第十一条 - 公文書館の職責

公文書館は電子アーカイブの長期保管場所であり、第十一条はその職責を明確にしている：

情報化インフラ整備：アーカイブ館は電子アーカイブの長期保存と安全管理の要件を満たす情報化施設を整備する必要がある。これにより電子アーカイブの安全な保存と効率的な管理に技術的保障を提供し、長期保存中にアーカイブが損なわれないことを確保する。

電子アーカイブの収集、保管および利用：アーカイブ館はその分管範囲内の電子アーカイブの保管を担当し、必要に応じて利用サービスを提供します。この職責はアーカイブが長期保存においてその利用価値を失わないことを確保すると同時に、利用者のアーカイブに対するニーズを保障します。

制度と規範の整備：アーカイブズは自館の電子アーカイブ管理制度と規範を整備し、管理の規範性と有効性を確保する必要がある。

第十二条 - 部門間協働

第十二条は、アーカイブ主管部門が本地域の情報化、電子政府、データ、暗号及び機密などの関連部門と緊密に協力すべきことを強調している。この規定は、電子アーカイブ管理が孤立したものではなく、情報化建設、データ管理、機密管理など多くの領域に関わり、これらの領域の主管部門と共同で推進する必要があることを指摘している。このような協働は電子アーカイブ管理の規範性を高めるだけでなく、管理業務全体の効率を効果的に向上させることができる。

第十三条 - 人材育成と専門要件

第十三条は、電子アーカイブ管理者に対する専門要件と研修支援を規定している。単位はアーカイブ管理者が研修に参加し、専門知識と技能を備えることを支援すべきである。電子アーカイブ管理は専門技術知識を要する業務であるため、人員が体系的な研修を受け、管理過程で専門基準と規範に従うことを確保することが求められる。

まとめ

第2章は主に、国家から地方、さらに各単位及び档案館に至るまでの電子アーカイブ管理における職責分担を明確にし、部門間連携と人員の専門化の重要性を強調している。このような制度設計は、トップダウンの管理体系の形成に資し、電子アーカイブがあらゆる管理段階で規範要件に適合し、安全・規範・有効な管理目標を達成することを確保する。

出典：ネットワーク

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