コンプライアンスに適合した電子会計アーカイブ管理を実施し、企業の安全で効率的な発展を後押し

『会計法』の最新改正に直面し、企業の電子会計アーカイブ管理者は以下のいくつかの重要領域から対応戦略を策定すべきである：

法規を理解し遵守する：企業は新『会計法』および財政部・国家档案局令第79号『会計アーカイブ管理弁法』の具体的規定を適時に理解・学習し、会計アーカイブ管理業務のコンプライアンスを確保すべきです；

管理制度を構築または更新：新「会計法」の要求に基づき、企業内部の会計アーカイブ管理制度を制定または更新し、アーカイブ管理のプロセスと責任を明確にする。

技術保障を強化：暗号化技術やアクセス制御などの手段を用いて、電子会計アーカイブ管理における情報技術の活用を強化し、アーカイブの安全性を確保する；

従業員を研修：財務およびアーカイブ管理者に対して研修を行い、会計アーカイブ管理に対する意識と能力を高めます；

定期審査と評価：会計アーカイブの管理と保管状況を定期的に検査・評価し、最新の法規程要件；

緊急対応预案を構築：会計アーカイブの紛失、破損などの状況における緊急対応計画を策定し、迅速に対応して措置を講じ損失を軽減できるようにする；

専門サービスを利用：会計情報システムベンダー、アーカイブ管理コンサルタントなど外部の専門サービスを活用し、企業の会計アーカイブ管理水平の向上を支援することを検討する。

「会計法」の改正においても、「国家は会計情報化の建設を強化し、法に基づく現代情報技術による会計業務の実施を奨励し、具体的な方法は国務院財政部門が関係部門と共同で制定する」という条項が新たに追加されました。早くも2015年、我が国は「会計アーカイブ管理方法」を通じて「単位内部で形成された電子会計資料及び外部から受け取った電子会計資料は、一定の条件を満たす場合、電子的形式のみでアーカイブ保存することができる」と明確にし、これは政策法規の面から電子会計アーカイブの法的効力を認めたことを示しています。新たに改正された「会計法」が会計情報化への政策支援をさらに強化し、加えて全面デジタル化電子インボイスが企業の日常運営で広く応用される中、企業の電子会計アーカイブの情報化建設は不可逆的な趨勢となっていると確信する理由があります。この転換は時代の発展の要求に合致するだけでなく、企業により効率的でより安全な会計管理手段を提供し、会計業界のデジタル転換が加速していることを予示しています。企業はアーカイブのコンプライアンス保障、アーカイブ整理、データ標準の実行、情報システム統合、制度と規範の建設のいくつかの面から企業の電子会計アーカイブ情報化建設を検討・計画すべきことを推奨します。

アーカイブのコンプライアンス保障：電子会計アーカイブの法的属性は、構築企業が極めて強い電子会計アーカイブ専門管理能力を備え、電子会計資料の生成、収集、整理、保存、利用、処分の全ライフサイクル管理が『中華人民共合国档案法』『電子会計アーカイブ管理規範』などの関連法令の要件に適合することを確保し、電子会計アーカイブの真正性、完全性、可用性、安全性を保障することを求めます。

アーカイブアーカイブ整理：電子会計アーカイブの構築の核心は、企業の経営過程において保存価値のある会計資料を全面的に収集・保存することであり、企業自身が極めて強い業務・財務管理の内部統制能力を備え、応用構築の初期段階で内部の財務プロセスと業務プロセスを全方位的に整理し、業務プロセス及び関連する審査要素、アーカイブ範囲、添付要件、業務管理規範などの内容を明確にし、電子会計資料の合理的かつ全面的な収集を保障することが求められます。

データ標準の実行：電子会計アーカイブの構築は、企業の各種情報システム上の関連する会計情報の規範化・標準化処理を伴います。例えば、版式ファイル生成、メタデータ収集、四性検測、メタデータ、データインターフェースなどの標準が含まれ、電子会計アーカイブ応用構築チームは豊富な電子会計アーカイブ構築経験を備え、企業の実情に応じて合理的な提案を行い、プロジェクトの有効な実現を確保できることが求められます。

情報システム統合：電子会計アーカイブのデータは異なる情報化システムに由来し、電子会計アーカイブ構築は企業の関連情報化システムを一体化統合し、会計資料の標準化処理、オンライン化フロー、全業務文書の関連付け収集を実現すると同時に、データ伝送の安全を確保し、会計資料の真正性・有効性を確保することが求められる。

制度と規範の整備：電子会計アーカイブは新興の事物であり、普及の過程でアーカイブ内容の変化、アーカイブフローの変更、管理モデルの変更、職務責任の変動、操作習慣の変化など一連の関連問題が存在し、企業が電子会計アーカイブの安全性とコンプライアンスを保障するための完備した制度と規範を整備し制約することが求められる。制度規範の整備が不十分または執行が厳格でない場合、アーカイブの信頼性と完全性に管理リスクをもたらしやすい。

Kailing Technology電子会計アーカイブ：

収集アーカイブ

自動収集を主要方式とし、手動アップロードを補助手段として、紙と電子が混在する証憑を迅速に集中集約でき、財務統合から切り離した状態でも関連付けが可能となり、証憑が業務プロセスと自動的にマッチングされ、リアルタイムの事前アーカイブを実現します。

アーカイブ閲覧

システムはサポートオンライン期間範囲、組織範囲でアーカイブ済みのすべての証憑、レポート、帳簿、固定資産カード、電子インボイスを検索，原本のエクスポートに対応。Kailing Technologyが独自に開発した「星鏈図」機能は、関連する伝票、添付資料、インボイスなどの原始証憑を関連付けて照会。

実物管理

システム内でデジタルアーカイブキャビネットを構築でき、リアルなUIデザインは現実に近く、アーカイブキャビネットを自行追加でき、アーカイブのオンライン・オフライン関連管理を実現し、企業従業員の使用・理解も容易です。紙アーカイブの箱詰め、棚上げ、アーカイブ移転などの通常操作をサポートし、電子アーカイブとオフライン紙アーカイブの有効な関連インデックスを構築し、会計アーカイブのオンライン・オフラインの一致性を保障します。

電子会計アーカイブの情報化構築は、従来のアーカイブ管理方式に対する革新であるだけでなく、企業が運営効率を高め、リスクを低減し、競争力を強化するための重要な手段です。アーカイブのコンプライアンス確保、アーカイブ整理、データ標準の実行、情報システム連携、制度と規範の構築を通じて、企業は会計資料の真正性、完全性、可用性を確保し、将来の持続可能な発展のための堅固な基盤を築くことができます。

Kailing Technologyは企業のニーズに応じて、企業の業務・財務・税務デジタル化製品ラインを提供します：

販売契約管理システム、購買契約管理システム、数電楽企インターフェースプロジェクト、売上自動インボイス発行システム、従業員経費管理・精算システム、仕入VATインボイス管理システム、サプライチェーン協同照合システム、影像OCR識別システム、財務自動記帳システム、電子会計アーカイブシステムなどの業務ソリューションで、専門的かつ高効率に企業の業務・財務・税務デジタル化管理の転換・アップグレードを支援。

もしあなたに業務・財務・税務デジタル化转型のニーズがあれば、ぜひお問い合わせください、北京Kailing Technologyが誠心誠意サービスいたします。