なぜ電子会計アーカイブ管理が時代発展の必然的趨勢と言えるのか？

インターネットの急速な発展とクラウドコンピューティング時代の到来に伴い、会計情報化の歩みも加速し、電子商取引、電子インボイスの応用がますます普及し、電子会計資料が徐々に紙の会計資料に取って代わりつつあります。電子会計アーカイブ管理の技術手段に適応する大背景が日益に形成されていると言えます。財政部、国家档案局が公布した「会計アーカイブ管理弁法」の第七条、第八条、第九条は電子会計アーカイブ管理の関連内容を明確にし、電子会計アーカイブの規範管理に要件を提示しました。「弁法」は情報化の技術的支えを明確にするだけでなく、関連する法律規範の指針も有しており、筆者は、電子会計アーカイブの管理を適切に行うことがもはや時代発展の必然的趨勢となっていると考えます。

一、電子会計アーカイブ管理は費用コストを節約し、グリーンで環境に優しい発展理念を体現する。

党の十八期五中全会は、革新、協調、グリーン、開放、共有の発展理念を貫徹し、グリーン発展の道を堅持し、資源節約を堅持し、環境保護を堅持し、持続可能な発展を堅持し、生態良好な文明発展の道を堅持し、環境友好型社会を実現し、世界の生態安全に貢献することを提唱しました。電子会計アーカイブ管理の発展は、まさにグリーンで環境に優しい管理理念を体現しています。

概して言えば、電子会計アーカイブ管理方式を採用することで、第一に、印刷コストを節約し、経済的価値を高める。電子会計アーカイブは印刷による紙、消耗品、エネルギーの消費、設備の減価償却、移庫輸送、人的総合管理コスト等の費用を削減します。電子インボイスは印刷コストがなく、郵送も不要であるため、紙インボイスを電子インボイスに替えるだけで既に大きな経済的価値が生まれ、低炭素時代に適合しています「グリーンアーカイブ」の発展要件、徐々に「グリーン帳簿」の会計アーカイブ管理方式の実現を目指し、低炭素環境に配慮した空間構成が、グリーン・環境保護の理念を直感的に体現しています。

第二に、アーカイブ庫房コストを節約し、管理費用を削減する。会計アーカイブの保管期限には10年、30年、永久。他の専門アーカイブと比べ、独立した会計核算を行う単位・個人はすべて会計アーカイブを生成し、毎日頻繁で複雑な経済事項が発生し、大量の会計証憑、帳簿、報表が形成されます。「民法典」の規定により、特別な必要がありアーカイブ管理期限を延長する必要があるアーカイブ、例えば：住宅関連のインボイスの保管期限は30年を超える可能性があり、人の寿命に関連するアーカイブの保管期限は人のライフサイクル内で使用される可能性があり、この保存期限は30年を超えるかもしれません。また特殊職種の退職、法律紛争事件など、これらの側面に関わる会計アーカイブは、会計アーカイブ保管期限を鑑定する際に保管時間を延長する必要があります。これほど多くの経済的価値のある会計アーカイブ資料は、すべてアーカイブ庫房に保管する必要があり、密集棚や書庫棚、通路スペースなどに保管し、賃料や減価償却コストに換算すると、1つの単位がアーカイブ管理に費やすコストは確かに少なくありません。電子会計アーカイブと比較すると、デジタル形式で保存するだけであり、コンピュータなどの設備媒体がオフィス面積を占有する以外、電子会計アーカイブはほとんど物理的空間を占有せず、アーカイブ庫房コストを節約し、管理コストを削減できます。

三つ目は人件費を節約し、業務効率を向上させることです。会計アーカイブ保管におけるアーカイブ庫房の管理、紙の会計アーカイブの製本・整理には人的・物的資源が必要であり、これらの作業は基本的に大量の反復的で低価値な人作業であり、経済コストだけでなく時間コストも費やします。業務チェーン全体から見ると、電子会計アーカイブ管理システムを採用すれば、データ収集、自動整理、伝票・レポートのインテリジェント作成など一連の標準化・自動化プロセスを実現し、人為的漏れを回避し、人件費を節約し、業務効率を向上させることができます。

二、電子会計アーカイブの保管には、財務共有、スマート管理がより便利であるという優位性があります。

電子会計アーカイブ管理システムは電子会計アーカイブを収集、アーカイブ、目録作成、管理及び処分する情報システムであり、保存方式は異なるものの、電子会計アーカイブと紙会計アーカイブは内在的に有機的に連関した全体であり、電子会計アーカイブの保管はより優位性がある。

第一に、保存媒体の優位性。電子会計アーカイブの電子フォーマット形式は比較的多く、以下を含みますDBF、TXT、ACCESS、JPG、PDF、EXCELなど。これらの電子データは、電子計算機、光ディスク、ハードディスク、クラウドストレージ（実際にはサーバーコンピュータ上に保存される）、さらにはブロックチェーンを保存媒体として利用でき、利用提供が容易です。

第二に、技術的優位性を保護する。電子会計アーカイブのデータ形式と保存媒体は多元化しており、データの可読性と安全性を確保し、ハッカー攻撃を防ぎ、改ざんを防ぎ、滅失防止のためのバックアップなどの安全対策が必要で、古いデータ形式が読み取れずにデータが有名無実化するのを避け、バックアップ体制を構築することでデータ損失をより効果的に防止できる。紙の会計アーカイブはアーカイブ保管環境の温湿度基準を管理し、アーカイブ実体の防湿、防火、防盗、防塵などの対策を講じる必要があり、相応に管理費用が発生する。電子会計アーカイブであれ紙の会計アーカイブであれ、不測の事態や自然災害への対策が必要である。

三つ目はデータ閲覧の優位性です。閲覧の利便性の面では、電子会計アーカイブは強力な検索能力を活用して迅速に検索でき、付与された権限に応じた権限内での資料閲覧を実現し、データ共有を迅速に実現でき、リモートでのデータ閲覧も、モバイル端末からのPC端など異なるデバイスポートでデータを閲覧でき、コンピュータの強力な分析能力を活用してビッグデータ分析も可能で、データ利用率において紙の会計アーカイブを大きく上回る。一方、紙の会計アーカイブは物理的スペースの制約により、倉庫に保管され共有に不利で、データ閲覧面でも大きな制限を受ける。

三、電子会計アーカイブ管理モジュールが相互に連携し、会計アーカイブ管理の安全で真実性を保障します。

会計アーカイブ管理システムは、ファイル収集、アーカイブ整理、アーカイブ保管、アーカイブ検索、アーカイブ利用、アーカイブ編纂研究、アーカイブ統計、システム管理などの機能モジュールを網羅し、アーカイブ管理の全過程を含む必要があります。電子化管理により会計アーカイブの真実性、関連性、完全性、安全性、合法性を保障できるため、電子会計アーカイブ管理システムを利用して電子会計アーカイブ情報を統合することは非常に便利です。

第一に、電子インボイスの出所が真実かつ有効であること。電子インボイスはコンピュータ等の電子機器により生成・伝送され、経費精算者はオンライン経費精算システムを通じて電子インボイスのアップロード、解析、真偽検証、重複検証等の機能を完了し、証憑の自動生成を実現し、インボイスや伝票の印刷が不要で、郵送、受領、品質検査等の工程を削減し、データの真実性の閲覧と重複検索を容易にし、人的・物的コストを低減し、経費精算効率を向上させます。

第二に、電子会計証憑、会計帳簿、会計報表の形成チャネルが規範的かつ安全。電子会計原始証憑は外来原始証憑、自制原始証憑などで構成され、内部統制の承認を経た文書、例えば購買入庫票、製品出庫票、固定資産カード、減価償却配賦表、固定資産減少伝票、および紅頭文書などの内部文書もデジタル加工を経て電子会計証憑を形成する。財務核算システムにより自動形成される会計帳簿、会計報表、科目残高表、各種項目補助科目残高表、明細帳、月報、四半期報、半期報は、電子アーカイブシステムでアーカイブし、すべての会計アーカイブの関連照会を実現し、アーカイブ資料の真実・安全・完全・合法を保証する。

三つ目は電子会計アーカイブのアーカイブプロセスが制御可能であることです。すべて電子化されたデータ資料は異なるデータフォーマットでデータベースに保存され、データ操作は全過程記録され、アーカイブの全ライフサイクル追跡可能性を確保。重要な業務環節には厳格な承認プロセス制御を採用し、操作者のデータアクセス範囲と権限を厳格に管理。

ビッグデータ、クラウドコンピューティングのスマートテクノロジー発展時代において、電子会計アーカイブは業務・財務の融合とコスト削減・効率向上を真に実現できます。業務システムがアーカイブデータを自動収集し、データ収集を事後から事前・事中へと変えることで、問題をより迅速に発見し、迅速に解決できます。今後は、業界内部の各流通チェーンの業務端からデータを収集するだけでなく、外部の上流・下流業務チェーンの接続、さらには業界を超えた業務接続も構築していきます。例えば、出張費の精算はより簡単になり、航空券や鉄道券などの交通機関の証憑が自動的にプッシュされ、食事代や宿泊費も自動収集されます。IoTの不断の発展により、データ改ざんはより困難になり、会計資料の真実性はさらに保障されます。音声、画像、映像も経済的価値のあるデータとなり、電子会計アーカイブとして保管できます。これらは紙媒体では実現できないものです。

出典：ネットワーク

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