開霊総合アーカイブ管理システムが企業のアーカイブ管理変革を推進

1. アーカイブ管理の現状

問題：紙アーカイブ管理は紙の海から抜け出すのが難しく、実体アーカイブ管理は使いやすさの面で問題があり、電子アーカイブ管理が企業のコスト削減・効率向上やより大きなデータ価値の掘り起こしに寄与できるか、またどう迅速かつコンプライアントに電子アーカイブ管理を実現するかは、いずれも解決すべき課題です。

ニーズ：管理はコンプライアンス、整理は高効率、活用は便利、グリーンアーカイブを実現、企業管理を～させる節約・時短・安心・手間なし。

2. 政策主導

2020年新改正《档案法》解説：全国人民代表大会常務委員会は2020年6月20日に新改正《档案法》を審議・可決し、2021年1月1日から正式に施行され、「档案情報化建設」と「監督検査」の二章を追加し、档案館と関連組織が従来の媒体档案のデジタル化を推進することを明確に奨励・支持し、電子档案と従来の媒体档案が同等の効力を有することを明確にした。

「第14次五カ年計画」の政策背景と解釈：「第14次五カ年計画全国档案事業発展計画」は档案情報化建設の発展目標と主要任務を提示し、档案資源体系の建設の深入推进、档案資源のデジタル転換の加速、デジタル档案館（室）建設の加速などを含み、同時にカーボンピーク・カーボンニュートラル「ダブルカーボン」目標のデジタル化プロセスへの推進作用、および高品質発展における科学技術革新の核心的地位を強調している。

3. 開霊総合アーカイブ管理システムソリューション

製品機能

ユーザー管理、身分認証、実体アーカイブ管理、アーカイブ利用、アーカイブ統計、システム設定などの機能、および動的透かし、四性検測、密級管理、権限制御、ログ管理などの安全保障措置を含みます。

Kailing Technologyアーカイブシステム全体アーキテクチャ

APIを通じて企業の内部システムと連携し、電子アーカイブの全プロセス管理（収集、整理、アーカイブ、閲覧・照会、鑑定・廃棄など）を実現し、同時に安全保障と紙・電子マッチング機能を提供します。

アーカイブ全ライフサイクル管理

カスタム档案門類と分類をサポートし、メタデータを柔軟に定義して、電子档案の収集から廃棄までの全ライフサイクル管理を実現します。これには企業内部および外部システムから受信した電子資料、ならびに紙档案のイメージ化副本管理が含まれます。

全体フロー

企業のアーカイブデジタル管理とコスト削減・効率向上のニーズを満たし、電子アーカイブの収集、整理、アーカイブ、検索、閲覧、移管、鑑定、廃棄までの全ライフサイクル管理を実現します。

影像管理プロセス概要：以下によりKailing Technology影像サービス能力により、公文書、稟議、契約書、人事档案などの実物書類を電子影像に変換し、紙档案の影像化副本の活用を実現するとともに、OCR認識などの能力と組み合わせて業務管理のクローズドループプロセスを実現します。

イメージのマルチ端末収集

一括スキャナー読み取り、高撮影儀撮影、ローカルインポートなど多様なイメージ入力方式に対応し、グループ業務の多様なシーンに適応します。

電子ファイルと档案データのセキュリティ

ブロックチェーン技術を用いてメタデータとファイルHASH値をブロックチェーン上に保存し、電子アーカイブの真正性・完全性・安全性を強化できます。;

RSA/SM2デジタル署名アルゴリズム、MD5暗号化アルゴリズムを採用し、データおよびファイルの改ざんを防止します;機能レベルの全方位な操作ログ記録を提供し、操作の追跡と問題の迅速な解決を支援;

負荷分散戦略と組み合わせ、アプリケーションシステムの高可用性を保証し、応答効率を向上。

同一都市、遠隔地およびクラウド災害復旧と迅速な復元をサポートし、アーカイブは永久保存。

電子アーカイブシステム構築目標

アーカイブ資料の自動归档・高効率検索利用を実現し、システムとデータの安全を確保し、アーカイブ監査追跡と長期保存を支援。

4.典型的な業務シーン

カスタムアーカイブカテゴリ

カスタムによる档案門類と档案分類の柔軟な設定をサポートし、個別の業務管理ニーズに対応します；

柔軟なメタデータのカスタマイズに対応し、異なるアーカイブ入力ニーズを満たします。

柔軟な認可

柔軟な権限管理に対応し、企業が電子アーカイブの操作・管理過程で、マルチ組織、マルチロール、カスタムの設定および権限管理を行えます；

ユーザーごとに権限を割り当て、ユーザーのアーカイブ、検索、閲覧、ダウンロードなどの操作を制御できます。

オンラインプレビュー

テキストファイル、画像ファイル、版式ファイル、表計算ファイル、音声ファイル、マルチメディアファイルなど95%以上の主要形式のオンライン閲覧に対応。権限の範囲内で直接オンラインプレビューでき、ダウンロード不要、印刷不要。。

メタデータ管理＋四性検測ツール

すべてのアーカイブ門類及び分類のメタデータ定義及びメタデータ管理をサポート；

アーカイブ化段階、移管段階、長期保存段階における四性検測項目の定義、四性検測レポートの自動生成、閲覧、再検測をサポート。

紙アーカイブとデジタルアーカイブ室

紙アーカイブの箱詰め、棚上げ、アーカイブ移転など通常操作に対応し、電子アーカイブとオフライン紙アーカイブの有効な関連索引を満たし実現。

製品は単套制・双套制の2種類の電子アーカイブ管理模式に同時に対応・サポートしています。

実物アーカイブのオンライン管理により、企業アーカイブ室のデジタル化建設を完了。

アーカイブ閲覧

システムは電子・紙アーカイブの全フローオンライン貸出管理に対応し、動的ウォーターマーク、安全閲覧、権限別ダウンロードをサポート；

電子アーカイブは貸出期間の管理に対応し、人員の介入なしで、期限到来後に閲覧権限が自動的に失効します；

紙アーカイブは携帯電話とメールによる返却期限リマインダーに対応；

カスタム承認ポリシー、または企業の既存承認フローとの統合をサポートします。

全文検索

電子アーカイブと紙アーカイブの全文検索、組合せ検索、曖昧検索など多方式の検索機能に対応し、アーカイブ内容および著録情報を多次元で

検索し、検索速度と効率を向上させ、情報のオンライン共有を実現する；

検索したアーカイブの内部検索をサポートし、関連添付ファイルを連携検索可能；

フォーマット変換サービスとAI OCR認識サービスを提供。

企業アーカイブ管理の全体像

異なる門類のアーカイブ操作状況を確認でき、アーカイブ管理状況を適時に把握できます。

アーカイブ保存トレンドを確認でき、管理意思決定を支援します。

5.導入価値

電子アーカイブシステムの構築と使用を通じて、企業のアーカイブ管理コストの削減、業務効率の向上、データセキュリティの確保、アーカイブ利用の質と効率の向上を効果的に実現します。企業のアーカイブ管理の自動化、スマート化、デジタル化の堅固な基盤を築き、企業データ資産を蓄積し、デジタル時代におけるアーカイブのデータ化、スマート化の変革を実現します。

企業のコスト削減と効率向上を実現

実体管理方式を電子アーカイブ処理に転換する；

各門類のアーカイブの保存・呼出・共有を実現；

情報サイロを打破し、データ情報をリアルタイムで共有。

アーカイブ管理の業務効率を向上

オンラインで貸出を申請し、アーカイブ管理を規範化、処理効率を向上；

経営コストを節約し、人材効率を最適化。

デジタル変革を支援し、企業データ資産を蓄積

企業の電子アーカイブ資源データベースを構築；

データ資産を蓄積し、経営管理の意思決定に重要なデータインサイトを提供し、デジタル化を支援。

カーボンピーク・カーボンニュートラル行動派

グリーンオフィスがインターネットの快速列車に乗り、電子化を実現し、紙の浪費による炭素排出を削減し、グリーンオフィスを実践し、省エネ・排出削減の社会的責任を担う。

Kailing Technologyは企業のニーズに応じて、企業の業務・財務・税務デジタル化製品ラインを提供します：

販売契約管理システム、購買契約管理システム、数電楽企インターフェースプロジェクト、売上自動インボイス発行システム、従業員経費管理・精算システム、仕入VATインボイス管理システム、サプライチェーン協同照合システム、影像OCR識別システム、財務自動記帳システム、電子会計アーカイブシステムなどの業務ソリューションで、専門的かつ高効率に企業の業務・財務・税務デジタル化管理の転換・アップグレードを支援。

もしあなたに業務・財務・税務デジタル化转型のニーズがあれば、ぜひお問い合わせください、北京Kailing Technologyが誠心誠意サービスいたします。