電子会計アーカイブにまだ疑問がある？電子証憑の精算、記帳、アーカイブ完全ガイド！

記帳伝票は全工程電子化を実現、全面デジタル化電子インボイスはより便利だが、財務担当者の心中はますます不安になっている。例えば：電子インボイスの異なるフォーマットには一体どのような違いがあるのか？電子証憑はどのように経費精算、記帳、アーカイブを行うのか？一緒に見ていきましょう！

1.財政部会計司『電子会計証憑の経費精算・記帳・アーカイブの規範化に関する通知』

一、本通知でいう電子会計証憑とは、単位が外部から受け取る電子的形式の各種会計証憑を指し、電子インボイス、財政電子証憑、電子チケット、電子旅程表、電子税関専用納付書、銀行電子受領書などの電子会計証憑を含む。

二、合法的な出所を持つ真実の電子会計証憑は、紙の会計証憑と同等の法的効力を有します。

三、法律および行政法規に別段の定めがある場合を除き、以下の条件を同時に満たす場合、単位は電子会計証憑のみを使用して精算・記帳・アーカイブを行うことができます：

（一）受領した電子会計証憑は検証により合法かつ真実であること；

（二）電子会計証憑の伝送・保存が安全かつ信頼でき、電子会計証憑へのいかなる改ざんも速やかに発見できること；

（三）使用する会計核算システムが電子会計証憑及びそのメタデータを正確、完全、有効に受信・読み取りでき、国の統一会計制度に従って会計核算業務を完了でき、国務院アーカイブ行政管理部門の規定形式で電子会計証憑及びそのメタデータを出力でき、経理、審査、承認等の必要な審査署名手続きを設定し、かつ電子会計証憑の重複記帳を有効に防止できる；

（四）電子会計伝票のアーカイブ及び管理は《会計アーカイブ管理弁法》（財政部国家档案局令第79号）等の要件に適合する。

四、単位が電子会計証憑の紙媒体印刷物を経費精算・記帳・アーカイブの根拠とする場合、当該紙媒体を印刷した電子会計証憑も同時に保存しなければならない。

五、アーカイブ管理要件に適合する電子会計アーカイブは、紙アーカイブと同等の法的効力を有する。法律・行政法規に別段の定めがある場合を除き、電子会計アーカイブはもはや別途紙形式で保存する必要はない。

六、単位及び個人が電子会計証憑の経費精算・入帳・アーカイブにおいて本通知の規定に違反する行為があった場合、県級以上の人民政府財政部門、档案行政管理部门は《中華人民共和国会計法》《中華人民共和国档案法》等の関連法律、行政法規に基づき処理・処罰しなければならない。

七、本通知は財政部、国家档案局が解釈を担当し、公布の日から施行する。

　　財政部

　　国家アーカイブ局

2020年3月23日

2.全プロセスの電子化！どの形式がアーカイブ可能？

早くも2022年、国務院は「营商环境をさらに最適化し市場主体の制度的取引コストを低減する意見」を公布しました。

当該「意見」では、電子インボイスのペーパーレス化による経費精算、記帳、アーカイブ、保存などを全面的に実現することが言及されています。

2023年、新たに《電子インボイス全プロセス電子化管理ガイド》が発表され、香港・マカオ・台湾を除く全国で数電票の試行が全面的にカバーされ、全プロセスの電子化が正式なトレンドとなりました。具体的にはどのように規定されているのでしょうか？《財政部国家档案局による電子会計証憑の経費精算・記帳・アーカイブの規範化に関する通知》（財会〔2020〕6号）第三条によると：

アーカイブ形式

全面デジタル化電子インボイスを記帳・アーカイブするには、どのような形式がある？現在の政策では、全面デジタル化電子インボイスにはOFD、PDF、XMLの3形式があります。

▪ PDF

PDFファイルは最もよく受け取る形式である。実際、PDFは納税者向けのプレビューであり、納税者はPDFファイルを印刷し、紙印刷物を経費精算・記帳の証憑とすることができるが、PDFはソースファイルではない！また、PDFはインボイス監製章および電子署名の有効性の検証に対応していない。

▪ OFD

OFDは経費精算・記帳・アーカイブの電子証憑であり、かつ、その様式はPDFと違いがない。両者の最大の違いは、OFDは「増値税電子インボイス版式ファイルリーダー」でインボイス監製章と電子署名の有効性を検証できること。

▪ XML

XMLはPDFやOFDとは異なり、形式上は単なるコードの文字列であり、インボイスのすべてのメタデータを記録します。そのスタイルは以下のとおりです。では、全面デジタル化電子インボイスはどのように正しく経費精算、記帳、アーカイブを行うのでしょうか？続きをご覧ください！

3.全面デジタル化電子インボイスの正しい精算・記帳・アーカイブ

全面デジタル化電子インボイスはどのように正しく経費精算、記帳、アーカイブを行うのか？

直接フロー図へ：

1.電子インボイス、電子証憑の取得と保存：企業はメールダウンロード、税務局ウェブサイトダウンロードなどのチャネルを通じて、全面デジタル化電子インボイスのデジタル署名XMLデータファイルを取得します。

2.票拠保存：取得した全面デジタル化電子インボイスをインボイスプールに保存します。経費精算システムやインボイスプールなど、ファイルの取得と保存を支える仕組みがない企業・事業単位については、従業員が手動でローカルにダウンロードして保存することを推奨します。

3.ファイル検証・インボイス真贋確認：精算・記帳を行う前に、企業は受領したデジタル署名付きXML形式の全面デジタル化電子インボイスについて、現行の税務徴収管理要件に従ってインボイス検証を行い、インボイスの真実性を確保する必要があります。検証に成功したインボイスのみ精算・記帳が可能であり、企業はインボイスの真偽検証・署名検証情報を記録します。

4.XML文書を解析：自行または財政部が提供する無料の電子証憑ツールキットを呼び出して、受信したXMLファイルを解析し、インボイスプールに保存する。

5.全面デジタル化電子インボイスが増値税専用インボイスかどうかに基づき、専用インボイスの場合は5.1と5.2の処理を行います。

5.1.インボイス控除：数電票に関連する業務が記帳された後、税務総局の要求に基づき控除処理を行い、控除確認後、インボイスプールに保存し、インボイスの控除情報を記録します。

5.2 仕入税額控除の転出：インボイスを控除した後、企業はインボイス用途の変更に応じて仕入税額控除の転出処理を行い、インボイス転出情報をインボイスプールに記録する。

6.資金支払：支払いが必要な業務については、資金システムで業務処理承認を行った後に資金支払いを完了することができます。情報化が比較的進んだ企業単位では、『全面デジタル化電子インボイス標準』の要求に従い、銀行の入出金明細に基づいて電子証憑の支払状態ビット情報を書き戻します。

7.会計記帳：核算システムは、経費精算業務情報と全面デジタル化電子インボイスの電子証憑情報に基づき、同時に『全面デジタル化電子インボイス標準』の要求に従って電子証憑のステータスビット情報を書き戻します。

8.帰档準備：企業はアーカイブ前のファイル生成準備タイミングを設定でき、自社または財政部の無料ツールキットを利用して電子証憑-入帳情報構造化データファイルを生成できます。そして記帳証憑、経費精算書、全面デジタル化電子インボイスのデジタル署名を含むXML形式電子ファイル、電子証憑入帳情報構造化データファイルなどをパッケージ化して電子会計証憑ファイルを形成します。

9.会計資料のアーカイブ：法人は財政部の監督要求に従い、財政部、国家档案局「会計アーカイブ管理弁法」（財政部 档案局令第79号）および「電子会計証憑の経費精算・記帳・アーカイブの規範に関する通知」（財会〔2020〕6号）の関連要求に従い、「電子会計アーカイブ管理規範」（DA/T 94—2022）および「行政事業単位一般公共予算支出財務経費精算電子会計証憑アーカイブ管理技術規範」（DA/T 95—2022）を参考にして、上記の電子会計証憑ファイルをアーカイブし、財政部の関連監督部門の検証に備えなければならない。

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Kailing Technologyは業務・財務・税務デジタル化総合ソリューションサービスプロバイダーとして、各種機関、機構、大中小企業に業務・財務・税務管理デジタル化転換製品と運営サービスを提供し、製品ラインには：

販売契約管理システム、購買契約管理システム、数電楽企インターフェースプロジェクト、売上自動インボイス発行システム、従業員経費管理・精算システム、仕入VATインボイス管理システム、サプライチェーン協同照合システム、影像OCR識別システム、財務自動記帳システム、電子会計アーカイブシステムなどの業務ソリューションで、各領域のデジタル化プロセスを全方位的に推進。

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