11月1日から「電子アーカイブ管理办法」が施行、電子会計アーカイブ建設は一刻を争う

先日、国家档案局が第22号令を発令し、「電子アーカイブ管理办法」を公布しました。この管理办法は2024年11月1日から施行されます。

第1章 総

場合

第1条
電子アーカイブ管理を強化し規範化し、電子アーカイブの真実性、完全性、可用性、安全性を確保し、アーカイブ業務が党と国家の業務大局により良く奉仕し、人民大衆に奉仕することを促進するため、「中華人民共和国档案法」等の法律法規に基づき、本弁法を制定する。

第二条

公文書館及び機関、団体、企業・事業単位その他の組織（以下「組織機構」という）の電子アーカイブ管理には、本办法を適用する。

本弁法でいう電子アーカイブとは、機関、団体、企業事業単位その他の組織及び個人が法定職責を履行し又は事務を処理する過程で、コンピュータ等の電子設備を通じて形成、処理、伝送、保存され、国家及び社会に対して保存価値を有しアーカイブ保存される各種情報記録をいう。

第三条

組織機構は電子アーカイブが以下の要件に適合することを確保すべきである：

(一)来源が信頼できる。合法的かつ明確な形成者により、法定職責の履行または事務活動の処理において生成され、形成者、形成活動、形成時間が確認でき、形成、処理、整理、アーカイブ、保管、移管等のシステムが安全かつ信頼できる。

(二)手続きが規範的。全過程管理が国家関連法令及び標準規範の規定に適合し、かつ正確に記録され、追跡可能である。

(三)要素がコンプライアンスに適合。内容、構造、背景情報及び管理過程情報等の構成要素が国家関連標準規範の要求に適合する。

電子档案は従来の媒体の档案と同等の効力を有し、電子形式で証憑として使用できる。

第四条

組織機構は必要な施設設備を整備し、管理メカニズム、制度規範、安全措置、人材チームを確立し、電子アーカイブ管理のニーズを満たすべきである。

第5条

組織機構は電子アーカイブの全プロセス管理を強化し、形成、整理、アーカイブ、移管、受領、保管、処分、利用などの各業務段階を担うアプリケーションシステム間の相互連携を確保し、かつメタデータの収集、維持などの活動を継続的に行い、電子アーカイブ管理プロセスを完全に記録すべきである。

第六条

組織機構は新世代情報技術を積極的に応用し、絶えず電子アーカイブ管理水準を向上させるべきである。

第7条

機関、団体、企業事業単位その他の組織は、各種電子文書の収集・アーカイブ作業を強化し、保存価値のある電子文書を漏れなくアーカイブし、規定に従って公文書館に移管すべきである。公文書館は各種電子アーカイブの受入れ・管理能力を向上させ、電子アーカイブを漏れなく受け入れることを保障すべきである。

第八条

電子アーカイブ管理の全過程は国家のネットワークセキュリティ、データセキュリティ、個人情報保護、機密管理、暗号管理などの関連法令要件に適合し、電子アーカイブの安全を確保する必要があります。

第2章 機構及びその職責

第九条

国家アーカイブ主管部門は、全国の電子アーカイブ管理業務を統括計画し、組織調整し、監督指導し、政策制度を研究・策定し、標準規範体系を整備し、電子アーカイブの安全な保管と有効な利用を推進し、電子アーカイブの全過程管理能力評価を推進します。

県級以上の地方档案主管部門は、本行政区域内の電子アーカイブ管理業務を監督・指導する。

郷鎮人民政府は、電子会計アーカイブ管理をアーカイブ業務の範囲に組み入れ、所属する企業・事業単位、基層大衆自治組織等の電子会計アーカイブ管理業務を監督・指導すべきです。

第十条

国の規定によりアーカイブを形成すべき機関、団体、企業・事業単位その他の組織は、以下の職責を履行しなければならない：

(一)電子アーカイブを管理する機構または人員を確定し、電子アーカイブ管理をアーカイブ業務責任制に組み入れ、本单位の情報化建設計画等に組み入れ、電子アーカイブ管理制度と規範を整備し、電子アーカイブ管理のニーズを満たす情報化インフラを配備する;

(二)アーカイブ、文書、業務、情報化、機密等の職能部門を調整して電子アーカイブ管理を共同で推進し、オフィスオートメーションシステム、業務システムのアーカイブ機能の構築を強化する;

(三)電子ファイル形成部門は本部門の電子ファイルの収集、整理、アーカイブ等の業務を担当する;

(四)電子アーカイブを管理する機構または人員は本单位の電子アーカイブの管理を担当し、各部門の電子ファイルの形成、収集、整理及びアーカイブ等の業務を監督・指導し、関連規定に従って档案館に電子アーカイブを移管する。

第十一条
公文書館は以下の職責を履行しなければならない：

(一)電子アーカイブの長期保存及び安全管理のニーズを満たす情報化インフラを構築する;

(二)本館の分管範囲内の電子アーカイブを収集、保管し、利用に供する;

(三)本館の電子アーカイブ管理制度と規範を整備する。

第十二条
アーカイブ主管部門は、本行政区域の情報化建設、電子政府建設、電子文書管理、データ管理、暗号管理、機密管理などの主管部門との業務連携を強化し、共同で電子アーカイブ管理業務を推進すべきである。

第十三条
組織機構は電子アーカイブ管理者が関連規定に従って業務トレーニングに参加することを支援すべきであり、電子アーカイブ管理者は相応の専門知識と技能を備えるべきである。

第三章
電子ファイルの整理とアーカイブ

第十四条

機関、団体、企業事業単位その他の組織は、国家の関連法律法規及び標準規範の規定に従い、本单位の電子文書アーカイブ範囲及び電子アーカイブ保管期限、電子アーカイブ分類方案を確定し、本单位の文書資料アーカイブ範囲及びアーカイブ保管期限表、アーカイブ分類方案に組み込んで管理すべきである。

第十五条
機関、団体、企業事業単位その他の組織は、国家の関連法律法規及び標準規範に従って、アーカイブ範囲に属する電子文書を形成・処理・伝送・保存し、電子文書の真実性・完全性・可用性・安全性を保証し、電子アーカイブが本弁法第3条の規定に適合することを確保すべきである。

オフィスオートメーションシステム、業務システムのアーカイブ機能は関連標準規範に適合し、電子ファイルの収集、整理、アーカイブなどの業務を支援する必要があります。

第十六条

電子ファイルはメタデータとともにアーカイブすべきである。電子ファイルのアーカイブ形式は、開放性、ソフト・ハードウェア非依存、表示の一貫性、変換可能性、利用の容易性などの特性を備え、長期保存形式への変換をサポートできるものでなければならない。電子ファイルのメタデータ形式は、国の関連標準規格の要求に適合すべきである。

第十七条

電子ファイルの形成部門は、電子ファイルの形成、処理、収集の過程で保管期限の鑑定、分類、命名などの作業を完了し、電子ファイルがアーカイブ要件に適合することを確保するとともに、電子ファイルの内容、構造、背景情報を記述するメタデータおよびその管理過程全体のメタデータを完全に収集しなければならない。

電子ファイルおよびそのメタデータのアーカイブには、非開放的な圧縮・暗号化等技术措置を採用してはならない。

党政機関の電子公文書のアーカイブでは、電子印章のデジタル署名情報を除去し、印章の図形のみを保持すべきです。その他の組織機構の電子文書のアーカイブも同様に処理できます。

第十八条

電子ファイルの形成部門と電子档案の管理部門は、アーカイブに提出された電子ファイルおよびそのメタデータなどの関連情報について点検・登記を行い、その真正性、完全性、可用性、安全性を検査し、関連する責任者が確認しなければならない。

第十九条

電子アーカイブ管理部門は受領した電子アーカイブの審査、档号の編成、保管期限の確認などの作業を行い、電子アーカイブがアーカイブ管理要件に適合することを確保する必要があります。

第四章
電子アーカイブの移管と受領

第二十条
機関、団体、企業事業単位その他の組織は、国家の関連規定に従い、定期的に公文書館に電子アーカイブを移管すべきである。公文書館は受入れ作業を適切に行い、国家の関連法律法規及び標準規範の要求に適合する電子アーカイブについて、受入れを拒否してはならない。

同級のアーカイブ主管部門の同意を得て、専門性が高いまたは機密保持が必要な電子アーカイブは、国の関連規定に従ってアーカイブ館への移管期限を延長できる。

公文書館の同意を得て、国の定める移管期限に達していない電子档案について、移管期限満了前に当該電子档案に係る利用・変換・移行等の権責を明確に区分した上で、期限前に公文書館へ保管を移管することができる。政府情報公開事項に関わる場合は、「中華人民共和国档案法」第十五条第二項の規定に従って処理しなければならない。

第二十一条

機関、団体、企業事業単位その他の組織が公文書館に電子アーカイブを移管する場合、以下の要求に適合しなければならない：

(一)国家の電子アーカイブ移管・受領に関する標準規範の要求に従って移管する電子アーカイブを整理し、真実性、完全性、可用性、安全性の検測を行い、合格した後に移管することができる;

(二)電子アーカイブは電子印章のデジタル署名情報を保持せず、印章図形のみを保持する;

(三)技術手段により暗号化された電子アーカイブは、暗号化措置を除去した後に移管しなければならない;

(四)移管する電子アーカイブには、期限到来開放意見、政府情報公開状況、機密等級変更状況等を添付しなければならない。

第二十二条

公文書館は国家の関連標準規範の要求に従い、引き渡された電子アーカイブについて真正性、完全性、可用性、安全性の検査を行い、合格後にのみ引継手続を办理し、受け入れて登録・入库しなければならない。

第二十三条

電子アーカイブの移管・受領は安全管理要件に適合するネットワークおよび情報システムを通じて行う必要があります。オンライン移管の条件を備えない場合は、安全管理要件に適合する保存媒体を備えてオフライン移管を行い、保存媒体の選択と検査は国家の関連標準規範の要件に適合する必要があります。

第五章 電子アーカイブの保管と処分

第二十四条

機関、団体、企業事業単位その他の組織は、国家の関連標準規範の要求に適合する電子アーカイブ管理情報システムを建設し、オフィスオートメーションシステム、業務システムと相互に連携すべきである。

公文書館は国家の関連標準規範の要求に適合するアプリケーションシステムを構築し、電子アーカイブの受入れ、保存、バックアップ、鑑定、開発、利用、統計変換、移行、廃棄等の業務を支援しなければならない。

第二十五条

組織機構は電子アーカイブ、従来媒体アーカイブのデジタル化成果などのアーカイブデジタルリソースを統一的に管理すべきである。

国家档案館は専用ローカルネットワークを構築し、サーバー、ストレージ、セキュリティ等の施設設備を配備し、アーカイブデジタルリソースの集中管理に使用するものとする。

第二十六条

組織機構は電子アーカイブのバックアップ業務を強化し、電子アーカイブのバックアップ業務方案を策定し、電子アーカイブ、電子アーカイブ管理情報システムなどを完全にバックアップすべきである。

磁気媒体、光媒体、縮微フィルムなどの媒体の中から長期安全管理要件に適合する保存媒体を少なくとも2種類選択し、オンライン方式とオフライン方式で少なくとも3セットの完全なデータを保存し、各媒体に1セットの完全なデータを保存し、1セットはオンライン応用、2セットはバックアップとすべきです。検測戦略を策定し、電子档案の可読状況、所在するソフト・ハード環境、保存媒体の完好程度などの保管状況を定期的に検測し、問題を発見したら速やかに処理し、必要に応じて電子档案データを変換・移行すべきです。

第二十七条
公文書館は重要電子アーカイブについて遠隔地バックアップを行うべきであり、必要に応じて条件を満たす公文書館は災害バックアップシステムを構築し、重要電子アーカイブ及びその管理情報システムのバックアップと災害復旧を実現することができる。機関、団体、企業・事業単位その他の組織はこれを参照して実施することができる。

国家档案館は電子アーカイブバックアップセンターを建設し、電子アーカイブバックアップサービスを提供することができる。

第二十八条

組織機構は電子アーカイブの変換と移行の制度を確立すべきであり、技術要件分析、リスク評価を経て、真に必要な場合、電子アーカイブ、電子档
案管理情報システムなどの変換、移行を行い、操作過程の記録を保存する。転
換・移行後は、電子アーカイブの真正性、完全性、可用性、安全性を検測すべきである。

第二十九条

組織機構は保管期限に達した電子アーカイブを定期的に鑑定すべきである。引き続き保存が必要な電子アーカイブについては、保管期限を再設定し、関連する管理データを変更すべきである。

第三十条
電子アーカイブの廃棄作業は国家の関連規定を遵守し、関連する承認手続きを履行する必要があり、無断での電子アーカイブの廃棄は禁止されています。

破棄が必要な電子アーカイブは、オンラインストレージ設備、災害対策バックアップなどのシステムおよびオフライン記憶媒体から完全に削除し、破棄された電子アーカイブの範囲、数量、サイズならびに審査者、操作者などの情報を記録しなければならない。

第六章 電子アーカイブの開放と利用

第31条

電子アーカイブの開放作業は国家法令の関連規定に適合する必要があります。アーカイブ館はウェブサイトその他の方法で定期的に開放電子アーカイブ目録を公布すべきです。

第32条

組織機構は電子アーカイブ利用制度を確立し、有効な管理措置と技術手段を講じ、政府ネットワーク、インターネットなどのチャネルを十分に活用して電子アーカイブの便利で効率的かつ安全な利用を実現すべきである。

第33条

利用者は電子アーカイブを利用する際、国家の関連法令とアーカイブ利用の規定を遵守すべきであり、無断で電子アーカイブを複製、改ざんしてはならず、国家利益、社会公共利益およびその他の主体の合法的権益を損なってはならない。

第34条

組織機構は異なるサービス対象と利用範囲に応じて、相応のネットワークのアーカイブデジタルリソース利用サービスプラットフォームを構築すべきである。

第35条

組織機構は人工知能などの情報技術を積極的に活用し、編研、展示、専題データベースの構築などを行い、絶えずアーカイブデジタルリソースを開発すべきである。

第36条

アーカイブ主管部門はアーカイブデジタル資源の共有業務を推進し、地域間、階層間、部門間の共有利用を促進すべきである。

第7章 附

場合

第37条

本弁法は国家档案局が解釈を担当する。

第38条
  本弁法は2024年11月1日から施行する。

電子会計アーカイブ発展過程

完全紙媒体段階 1.0

完全紙媒体：完全紙媒体アーカイブ管理模式、すべて紙媒体で保管、完全手作業での製本、完全オフラインでの保管・検索。

紙と電子の混在段階 2.0

まず薄くなる：電子ファイルのある会計アーカイブは印刷せず、版式電子ファイルでアーカイブ。原生の紙会計アーカイブは独立してオフライン保存し、閲覧用のみとし、電子会計アーカイブとの検索関係を構築。

全面電子化段階 3.0

再変無：紙のシーンのデジタル化が進むにつれ、紙と電子の併存時代から最終的に全面電子アーカイブ時代へと移行していきます。

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