今月から《電子アーカイブ管理办法》を施行し、電子アーカイブ管理業務の規範化を強化

日前、国家档案局令第22号が《電子档案管理办法》（以下《办法》）を公布し、2024年11月1日から施行された。《办法》は電子アーカイブ管理業務を更に強化・規範化し、電子アーカイブの真実性、完全性、可用性、安全性を確保するため、電子アーカイブの全過程管理に関する規範的要求を提示している。

「弁法」の公布は、「中華人民共和国档案法」「中華人民共和国档案法実施条例」を貫徹・実施し、電子アーカイブ管理業務が法に基づき適切に展開されることを確保するための重要な措置であり、我が国の電子アーカイブ管理業務が新たな段階に入ったことを示す。档案事業の革新的発展を推進し、档案の現代化を実現する上で重要な意義を有する。

「弁法」は全7章38条からなる。電子アーカイブの定義および「来源が信頼でき、手続が規範的で、要素が適格である」という具体的要件と全過程管理の原則を明確にした。档案主管部門、電子アーカイブ形成単位、档案館の職責を規定した。電子文書の整理とアーカイブ化、電子アーカイブの移管と受領、電子アーカイブの保管と処分、電子アーカイブの公開と利用などの面について明確な要件を提示した。档案館およびアーカイブを形成する機関、団体、企業事業単位その他の組織が関連業務を規範的に行う上で指導的意義を有する。

全面デジタル化電子インボイス政策の継続的な推進に伴い、企業の電子アーカイブ管理の規範化要件にはより明確な指針が与えられました。政策の力強い誘導の下、多くの企業がインボイス精算、記帳、アーカイブの電子化プロセス構築を次々と開始し、企業財務のデジタル転換への道をさらに後押ししています。しかし、国家の要件に適合しつつ業務発展のニーズも満たす電子アーカイブ管理方案の策定が、現在の企業財務が早急に解決すべき重要な課題となっています。

業務管理の面では、データ収集および業務処理（インボイスのスキャン、認識、真偽検証、認証など）を担い、企業ごとのデータ管理における共通ニーズと個別ニーズに柔軟に対応できる。

アーカイブレベルでは、アーカイブの収集、保管、貸出、鑑定、移管、廃棄などの基本アーカイブフローを担当し、アーカイブ管理に関する国家法令の規定要件に適合する。

1.電子会計アーカイブの全ライフサイクル管理

Kailing Technology会計電子アーカイブ管理の課題とニーズを切り口として、電子会計アーカイブの全ライフサイクル管理ソリューションを打ち出しました。自動収集、インテリジェントなアーカイブ、規範的な管理、効率的な活用などの機能により、企業財務が国のコンプライアンス要件を満たす前提で、アーカイブの管理と処理効率を高め、財務担当者の業務負担を軽減することを支援します。

自動収集：Kailing Technology電子アーカイブシステムは各大手業務システム（ERP、OA、CRMなど）、各大手財務システム（金蝶、SAPなど）、各大手銀行（中国銀行、農業銀行、工商銀行、建設銀行など）および税務システム（例えばインボイス認証システム）と相互に接続されています。企業内外のアーカイブデータを直接每刻電子アーカイブシステムに収集し関連付けを構築でき、データの真実性、有効性、透明性を確保すると同時に、財務担当者のアーカイブ整理・収集の作業量を節約し、さらに企業のアーカイブ保管コストを低減します。

スマートアーカイブ：全宗号、目録号、案巻号のカスタム設定を提供し、システムは設定ルールに従い自動生成し、手動調整も可能。表紙情報と盒脊データの生成およびワンクリック印刷をサポートします。異なる次元に基づく自動アーカイブ設定を提供し、定期的にルールに適合するアーカイブをアーカイブ処理します。

便利な貸出：内部関係者に権限を設定し、アーカイブ閲覧範囲を制御し、閲覧ログを記録する。権限のない者が閲覧を申請する場合は、承認フロー設定に従って承認を行い、承認後に閲覧権限を付与する。外部関係者が閲覧を申請する場合も同様に承認フロー設定に従って承認を行い、承認後に一時アカウントおよび権限を開設する。閲覧権限には、閲覧アーカイブ範囲、閲覧期限、コピー・ダウンロード権限等が含まれる。承認フローはカスタマイズ可能で、承認ノードとステータスを設定できる。電子アーカイブと紙アーカイブの貸出をサポートし、電子アーカイブの貸出時は借受人に一時的に権限を付与し、期限到来時に自動的に権限を回収する。紙アーカイブの貸出時はオンラインとオフラインの紙アーカイブ情報の同期を維持し、紙アーカイブの棚上げ・棚下げ操作を管理する。

鑑定：鑑定はユーザーが起動でき、システムが保存期間に基づいて自動的に起動することもできます。アーカイブ管理者が鑑定プロセスを開始した後、アーカイブ管理者が単位会計、審計、紀律検査監察などの人員にアーカイブの閲覧を授权し、鑑定意見に署名させます。鑑定意見に基づき、アーカイブ保存期間を変更したり、破棄プロセスに進んだり、転存したりできます。

移管：システムは会計档案移管目録を生成し、移管すべき会計档案の名称、巻号、冊数、起止年度、档案番号、保管期限および既保管期限を詳細に記載し、档案管理者の権限を再設定し、最高権限を档案部門に移管します。

破棄：鑑定により廃棄が必要な会計档案について、システムは会計档案廃棄清冊を自動生成し、廃棄予定の会計档案の名称・巻号・冊数・起止年度・档案番号・保存期限・保存済期限・廃棄時間等の内容を列挙する。同時に単位責任者・档案管理機構責任者・会計管理機構責任者・档案管理機構担当者・会計管理機構担当者に審核請求を発する。審核通過後にのみ、廃棄作業を行うことができる。

2.Kailing Technology 電子会計アーカイブの安全保障

▪ アーカイブのコンプライアンスと安全性

二次元権限管理：機能と権限の二軸権限管理により、ボタンレベルの精度でアーカイブの安全を確保します。顧客の精細なアーカイブ管理ニーズに対応し、異なる業務エンティティ、ロール及びデータ権限グループの設定に応じて、グループ内の多面的なデータ管理を正確に実現します。同時に、アーカイブ管理の異なるロールに応じて異なる機能権限を付与し、データ漏洩リスクをさらに低減します。

三員管理：関連法規、国の機密保持規定および基準に基づき、データセキュリティを保障するため、機密情報システムにはシステム管理者、安全機密管理者、安全監査員（略称「三員」）を配置し、それぞれ機密情報システムの運用保守、安全機密管理、安全監査業務を担当する。また「三員」は厳格な審査を経て、定期的に審査され、相対的に安定している必要がある。Kailing Technology 電子会計アーカイブは「三員」の役割区分と権限設定を厳格に遵守し、国家の機密規定と基準に適合する。

四性検測：《中華人民共和国アーカイブ業界標準（DA/T 70—2018）》の要求に基づき、真実性、完全性、可用性及び安全性を確保し、電子ファイルのアーカイブ及び電子アーカイブの移管、受領、長期保存過程における検測を容易にするため、四性検測標準を提唱します。Kailing電子会計アーカイブシステムアーカイブの立巻、移管、アーカイブ化の全プロセスをカバーする四性検測を提供し、立巻、移管、アーカイブ化の各ノード完了後に、システムが自動的に四性検測レポートを発行します。これは電子アーカイブが経費精算、記帳、アーカイブ化の試行検収を順調に通過するための保障でもあります。

▪ アーカイブ利用

オンライン閲覧は安全で信頼できる：監査検査に直面した場合、システム監査・検査担当者に一時的な権限を付与してアーカイブ閲覧を行えます。この過程で、閲覧済みファイルのダウンロード制御が可能です。エクスポートファイルの用途説明をサポートし、アーカイブ貸出フローの規範化と情報の照会可能性を確保します。

透かし設定で漏洩防止：システムはページ透かしと画像透かしの設定をサポートし、データ漏洩を効果的に防止し、データや伝票などのトレーサビリティを実現します。同時に、異なるロールや伝票タイプごとの細かい透かし設定もサポートし、さまざまなシーンでのデータセキュリティ要件に対応します。

▪ リスク管理

ログ管理：ユーザーログ管理に対応し、操作記録を明確に表示、システム問題を追跡可能、システムログをダウンロード可能で、アーカイブデータリスクを効果的に管理し、データ漏洩を防止します。

システム検出：システムは日常的な監視を提供し、メタデータ、イメージデータなどの状況が一目で分かり、容量不足や使用量異常などのリスクを排除し、システムの健全で安定した運用を促します。

Kailing Technologyは業務・財務・税務デジタル化総合ソリューションサービスプロバイダーとして、各種機関、機構、大中小企業に業務・財務・税務管理デジタル化転換製品と運営サービスを提供し、製品ラインには：

販売契約管理システム、購買契約管理システム、数電楽企インターフェースプロジェクト、売上自動インボイス発行システム、従業員経費管理・精算システム、仕入VATインボイス管理システム、サプライチェーン協同照合システム、影像OCR識別システム、財務自動記帳システム、電子会計アーカイブシステムなどの業務ソリューションで、各領域のデジタル化プロセスを全方位的に推進。

もしあなたに業務・財務・税務デジタル化转型のニーズがあれば、ぜひお問い合わせください、北京Kailing Technologyが誠心誠意サービスいたします。