電子会計アーカイブ構築の課題と注目Q&A

近年、企業の情報化管理水準の急速な向上と国家による会計デジタル転換業務の積極的な推進に伴い、ますます多くの異なる種類の電子会計資料が企業経営過程の各段階に溢れている。

電子会計資料をどのように効率的かつコンプライアントに帰集、管理、保存、活用するかは、時下のデジタルインテリジェント企業が財務デジタルインテリジェント化転換を推進する鍵となっている。2021年に档案局办公室 财政部办公厅 商务部办公厅 税务总局办公厅が共同で《増値税電子インボイスの電子化精算、記帳、アーカイブ試点の更なる拡大に関する通知》を発表し、全国区域で電子会計アーカイブ試点普及を行った。電子会計アーカイブはその効率性・利便性、保存しやすさ、照会しやすさ、バックアップしやすさ、共有しやすさ、追跡可能性などの利点により、企業経営者と会計従事者に迅速に受け入れられた。

政策支援の後押しと電子会計アーカイブの直感的に目に見える優位性に惹かれ、ますます多くの企業経営者が電子会計アーカイブアプリケーションの構築に着手し始め、企業の電子会計アーカイブアプリケーション構築のボトルネックや難点が徐々に現れている。

アーカイブのコンプライアンス保障

電子会計アーカイブの法的属性は、構築企業が極めて強い電子会計アーカイブ専門管理能力を備え、電子会計資料の生成、収集、整理、保存、利用、処分の全ライフサイクル管理が『中華人民共和国档案法』『電子会計アーカイブ管理規範』などの関連法令の要件に適合することを確保し、電子会計アーカイブの真正性、完全性、可用性、安全性を保障することを求めます。

アーカイブアーカイブ整理

電子会計アーカイブの構築の核心は、企業の経営過程において保存価値のある会計資料を全面的に収集・保存することであり、企業自身が極めて強い業務・財務管理の内部統制能力を備え、応用構築の初期段階で内部の財務プロセスと業務プロセスを全方位的に整理し、業務プロセス及び関連する審査要素、アーカイブ範囲、添付要件、業務管理規範などの内容を明確にし、電子会計資料の合理的かつ全面的な収集を保障することが求められます。

データ標準の実行

電子会計アーカイブの構築は、企業の各種情報システム上の関連する会計情報の規範化・標準化処理を伴います。例えば、版式ファイル生成、メタデータ収集、四性検測、メタデータ、データインターフェースなどの標準が含まれ、電子会計アーカイブ応用構築チームは豊富な電子会計アーカイブ構築経験を備え、企業の実情に応じて合理的な提案を行い、プロジェクトの有効な実現を確保できることが求められます。

情報システム統合

電子会計アーカイブのデータは異なる情報化システムに由来し、電子会計アーカイブ構築は企業の関連情報化システムを一体化統合し、会計資料の標準化処理、オンライン化フロー、全業務文書の関連付け収集を実現すると同時に、データ伝送の安全を確保し、会計資料の真正性・有効性を確保することが求められる。

制度と規範の整備

電子会計アーカイブは新興の事物であり、普及の過程でアーカイブ内容の変化、アーカイブフローの変更、管理モデルの変更、職務責任の変動、操作習慣の変化など一連の関連問題が存在し、企業が電子会計アーカイブの安全性とコンプライアンスを保障するための完備した制度と規範を整備し制約することが求められる。制度規範の整備が不十分または執行が厳格でない場合、アーカイブの信頼性と完全性に管理リスクをもたらしやすい。

付：電子会計アーカイブに関するホットQ&A

1.電子会計証憑は紙の会計証憑と比較して法的効力はありますか？

出典が合法で真実の電子会計証憑は、紙の会計証憑と同等の法的効力を有します。

2.電子会計証憑の紙媒体印刷物を経費精算・記帳・アーカイブの根拠とする場合、電子会計証憑も保存する必要がありますか？

単位が電子会計証憑の紙印刷物を経費精算・記帳・アーカイブの根拠とする場合、その紙印刷物を印刷した電子会計証憑を同時に保存しなければならない。

3.電子会計アーカイブの保管期限はどのくらいですか？

会計アーカイブの保管期限は永久、定期の2種類に分かれます。定期保管期限は一般的に10年と30年に分かれます。会計アーカイブの保管期限は、会計年度終了後の初日から起算します。

4.アーカイブ範囲に属する電子会計資料は、電子形式のみで会計アーカイブとして保存できますか？

単位はコンピュータ、ネットワーク通信等の情報技術手段を利用して会計アーカイブを管理できる。同時に以下の条件を満たす場合、単位内部で形成されたアーカイブ範囲に属する電子会計資料は電子的形式のみで保存でき、電子会計アーカイブを形成する：

（一）形成された電子会計資料の出所が真実かつ有効であり、コンピュータ等の電子機器により形成・伝送されること；

（二）使用する会計核算システムが電子会計資料を正確、完全、有効に受信・読み取りでき、国家標準のアーカイブ形式に適合する会計証憑、会計帳簿、財務会計報表等の会計資料を出力でき、经办、審核、審批等の必要な審査・署名手続きを設定していること；

（三）使用する電子アーカイブ管理システムが電子会計アーカイブを有効に受信、管理、利用でき、電子アーカイブの長期保管要件に適合し、かつ電子会計アーカイブと関連するその他の紙媒体会計アーカイブとの検索関係を構築している；

（四）有効な措置を講じ、電子会計アーカイブの改ざんを防止する；

（五）電子会計アーカイブのバックアップ制度を構築し、自然災害、偶発事故、人為的破壊の影響を有効に防止できること；

（六）形成された電子会計資料が永久保存価値またはその他の重要な保存価値を有する会計アーカイブに該当しないこと。

上記の規定条件を満たし、単位が外部から受信した電子会計資料に「中華人民共和国電子署名法」の規定に適合する電子署名が付されている場合、電子的形式のみでアーカイブ保存できます，電子会計アーカイブを形成する。

出典：ネットワーク

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