電子会計アーカイブソリューション、アーカイブ管理の新変革を開く

・紙の票単は各種印刷と貼付が必要で、経費精算プロセスが極めて煩雑；

·複雑な業務モデルでは、組織をまたぐ書類の取り寄せ、郵送、保存などの操作でミスが発生しやすくなります。

·業務ユニットが多く、監査時に書類の取り出しが頻繁で時間がかかる；

·グループ会社が多く、本部が会社のアーカイブデータを統一的に管理・統制することが難しい；

·重要アーカイブにデータセキュリティ面の懸念がある；

·……

これらの課題に対して、政策の方向性とデジタル化ニーズの推進に伴い、多くの企業が電子会計アーカイブ体系の構築を積極的に求めています。しかし、市場のソリューションの品質は玉石混交で、電子アーカイブ管理システムの種類は繁多であり、多くのソリューションは問題を効果的に解決できないばかりか、かえって高額な統合・保守コストをもたらします。

Kailing Technologyは企業の課題を熟知し、電子アーカイブ管理に対して全面的な革新を行いました。当社が提供するソリューションは、会計アーカイブの全面的なペーパーレス化、電子化、デジタル化を実現するだけでなく、アーカイブの収集、使用、管理、安全など複数の次元で、ワンストップソリューションを提供。Kailing Technologyを通じて、企業はシンプルで、効率的で、安全な電子アーカイブ管理体験を享受でき、アーカイブ管理の現代化と智能化を真に実現できる。

アーカイブ収集：電子化、オンライン化で、プロセスを真に簡素化

従来のモデルでは、出張精算のプロセスはしばしば業務担当者と財務担当者を悩ませてきました。業務担当者は各種電子証憑を手動で印刷し、貼付票を整理してから財務部門へ提出する必要があります。一方、財務担当者はさらに会計証憑を印刷し、整理、照合、マッチング、製本・アーカイブする必要があります。プロセス全体は煩雑で時間がかかり、非常に誤りやすく、業務効率を大幅に低下させます。

しかし、技術の絶え間ない進歩に伴い、Kailing Technology電子会計アーカイブシステムは革命的な変化をもたらしました。このシステムはシステムアーカイブと原始証憑の自動収集機能を実現し、プロセスを大幅に簡素化しました。業務担当者は電子インボイスや伝票を再印刷する必要がなく、オンラインで操作するだけで済みます。財務担当者も会計証憑を印刷する必要がなく、すべての業務を電子プラットフォーム上で効率的に完了できます。これにより業務効率が向上するだけでなく、人為的ミスも減少し、企業に真の利便性と効果をもたらします。

整理、照合からマッチング、製本まで、アーカイブ収集効率が90%以上向上。

アーカイブ利用：検索から取り出しまで、真に効率的

企業が完了するために年次審査、多くの場合、複数の財務担当者を動員する必要がある，長時間を要する。外部監査期間中は履歴業務や財務証憑を頻繁に照会・閲覧するため、月間10万件を超える証憑量に直面しても、当時アーカイブは部分的に電子化管理が実現していたものの、ある支出に必要な完全な証憑を見つけるには依然として10〜15分の時間を要しました。

Kailing Technology電子会計アーカイブを使用システム、企業は作業量がほぼ変わらない状況で、財務担当者の人数を大幅に削減し、監査作業時間を短縮できる。。これは以下のいくつかの面の最適化によるものである：

1.「キーワード」精密検索

ファイル内の任意の語句を入力することで、システムは関連アーカイブを迅速に特定・呼び出し、複数回の検索をサポートし、検索効率を大幅に向上させます。

2.多面的なアーカイブ台帳で監査資料を迅速に特定

企業は実際のニーズに応じて、台帳を契約、精算書、照合明細書、インボイス、受領書などの次元で個別に管理できます。この管理方式により、アーカイブ監査時の検索がより迅速になり、さまざまな監査ニーズに対応できます。

3.ワンクリック印刷とパッケージダウンロード

異なる監査人の異なるニーズに直面し、財務担当者は紙アーカイブをワンクリックで印刷したり、証憑と関連添付をワンクリックでパッケージ化でき、整理と準備に大量の時間を費やす必要がない。

4.「仮想倉庫」、オンラインとオフラインのシームレスな接続

電子档案のオンラインアーカイブ時、システムは現物の档案棚、档案ボックスに対応する専用QRコードを同時に生成します。印刷後、これらのQRコードを対応する档案ボックスに貼ることができます。監査人が紙の原本の閲覧を求めた場合、電子档案内のQRコードをスキャンすることで、紙の原本の倉庫位置を迅速に特定でき、検索効率が大幅に向上します。

アーカイブ管理：コスト削減と効率向上を容易に実現

某社の財務は毎月1,000枚を超える証憑を処理する必要があり、多くの時間を紙档案の印刷、整理、製本、保管、郵送に費やしており、煩雑で時間のかかる作業です。

使用Kailing Technology電子会計アーカイブシステム、会社できる従来は証憑の印刷、整理、物流、保管などに要していた工程を削減の費用、これにより企業全体のコストを80%削減します。

業務が複雑な企業にとって、アーカイブ管理の範疇は財務証憑にとどまりません。製造業を例にとると、設備や製品の受注から会計処理までの完全なプロセスを全面的に理解するために、すべての関連証憑を追跡・保存する必要があります。

Kailing Technology電子アーカイブシステムは証憑のインポートフローを簡素化するだけでなく、業務、財務、管理など異なるシステムをシームレスに接続し、統合された企業アーカイブデータベースを構築します。これは、企業が販売注文、出庫伝票、物流伝票、支払伝票、インボイス、会計処理など全プロセスのすべての証憑とデータをワンクリックで取得できることを意味します。

システムはさらに各プロジェクトを実現しました完全なリンク、全面的な貫通と連合クエリにより、従来のコミュニケーションと協業の障壁を効果的に打破し、管理効率を著しく向上させます。

アーカイブセキュリティ：多面的な防御、シンプルで安心

Kailing Technology電子アーカイブシステムは、行動セキュリティ、ファイルセキュリティ、権限セキュリティの三大次元を通じて、企業に堅固な防衛線を築き、アーカイブの安全を安心して確保します：

1.行動の安全性：すべての操作が明確に可視化

システムはすべての照会・呼び出し行為をリアルタイムで記録し、アクセス記録を一目瞭然にします。この「行動即記録」の仕組みは、透明性を高めるだけでなく、セキュリティ監査に有力な根拠を提供します。

2.ファイルセキュリティ：閲覧時に保護モードを起動

文書ウォーターマーク機能は、ファイルを閲覧する際に閲覧した従業員の名前と工号を自動的に表示し、アーカイブ文書上に直接表示する。この革新的な設計はファイルの外部漏洩を効果的に防止し、企業の機密情報に堅固な錠をかけた。

3.権限セキュリティ：人員の階層別管理、権限の厳格な区分

システムはユーザータイプに応じて異なる機密レベル権限を設定し、一般照会ユーザーが「極秘」アーカイブに触れられないようにします。この精細な権限管理により、企業の中核機密を保護しつつ、アーカイブ管理の効率も向上します。

電子会計アーカイブがもたらす文書一体型管理、情報共有、集中管理、データセキュリティなどの優位性により、財務の会計アーカイブの安全な保管問題は著しく改善された。

Kailing Technology電子会計アーカイブ分野における専門能力により、会計アーカイブ構造化データの収集、伝達、管理、照合、検索のワンストップ電子化を実現するだけでなく、より便利なアーカイブ管理シーンと方法を不断に探索しています，企業の紙の業務・財務・税務管理を簡単かつ高効率にすることを目指す。

北京Kailing Technology有限公司——企業の業務・財務・税務デジタル化ソリューションサービスプロバイダー。

Kailing Technologyは企業のニーズに応じて、販売管理システム、購買管理システム、売上VATインボイス発行システム、仕入VATインボイス受領システム、画像管理システム、財務記帳システム、電子会計アーカイブ、全面デジタル化電子インボイス・楽企インターフェースなどの業務ソリューションを提供し、専門的かつ効率的に企業の業務・財務・税務デジタル管理の転換・アップグレードを支援します。

もしあなたに業務・財務・税務デジタル化转型のニーズがあれば、ぜひお問い合わせください、北京Kailing Technologyが誠心誠意サービスいたします。