전자회계기록 관리의 문제점 및 최적화 방안

정보기술의 발전에 따라 기록 정보의 생산, 전파 및 저장 형태가 크게 변화하여 디지털 형태로 저장되는 전자회계기록이 회계 기록 업무에서 점점 더 중요한 기록 형태가 되었습니다. 회계 기록은 회계 프로세스의 매우 중요한 구성 요소로, 기업 단위의 재무 관련 역사 자료 등의 정보를 효과적으로 기록하고 반영할 수 있습니다. 그러나 회계 기록 관리의 장기 보존 업무에는 여전히 몇 가지 문제가 존재합니다. 따라서 회계 담당자는 회계 기록 관리 업무를 촉진하고 이를 단위의 재무 업무에 더 잘 활용할 수 있도록 열심히 학습하고 적극적으로 탐구해야 합니다.

1. 전자회계기록 정보 관리의 중요성

경제 운영은 조직이 존재하는 생명의 원천이며, 재무회계 기록 관리의 품질은 조직의 경제 운영 상황에 직접 영향을 미친다. 전자회계기록은 조직이 장기 운영 과정에서 생성한 재무 자료로서 조직의 재무 상황을 대표하며, 이후 경제활동의 전개와 관리에 중요한 지침적 의미를 지닌다. 전자회계기록 관리 업무의 효과적 수행은 정보 처리 속도와 품질을 높이고 각 부서의 다음 단계 경제활동에 재무 데이터 지원을 제공할 수 있으며, 신기술의 적용은 노동력을 효과적으로 절감하고 비용 투입을 통제하며 회계정보의 종합적 활용 효과를 높일 수 있다. 그러나 전자회계기록의 관리, 활용 및 보존 등의 업무 실현은 모두 컴퓨터 네트워크를 매개로 해야 하므로 기록 정보의 불안전성이 결정되며, 어느 단계에서든 외부 요인의 영향을 받아 문제가 발생하여 기록 정보가 훼손되거나 왜곡될 수 있다. 조직 운영 필요에 따라 전자회계기록의 장기 보존에 대한 중요성을 강화하고 보존 과정에서의 손상을 방지하기 위한 조치를 취해야 한다.

이、 전자회계기록 정보의 특징

2. 1 정보 보존 기간 연장

새 법규에서는 회계기록의 정기 보존 연한을 10년과 30년 두 가지로 변경하고, 회계기록을 단위 기록물 관리기관에 이관하는 연한도 적절히 연장했습니다. 이러한 배경에서 전자회계기록 정보의 장기 보존을 어떻게 실현할 것인가가 업계의 연구 핵심이 되었습니다. 각종 기술을 활용해 기록물 정보를 보존할 때에는 후속 단계에서 기존 데이터 기록물 정보를 효과적으로 판독할 수 있는 시스템과 플랫폼이 존재하는지, 각종 기록물 정보가 지닌 지도적 정보 기능을 충분히 발휘할 수 있는지도 유의해야 합니다.

2. 2 정보 보존 요구 높음

현재 컴퓨터 정보기술은 이미 각 분야에 광범위하게 응용되어 기록 정보 관리 업무의 실행에도 일정한 추진 역할을 하며, 현대화와 디지털화 발전을 이미 실현했다. 이러한 배경에서 종이 기록에 대응하는 원본 전자회계기록이 지속적으로 발생하고 증가하지 않는 경우는 없으며, 이는 기록 정보 보존 관리의 난이도를 일정 부분 높인다. 새로운 《방법》은 단위가 생성하고 외부에서 접수한 전자회계기록 정보를 전자 형식으로 보존할 수 있다고 규정하며, 컴퓨터 시스템과 전문 소프트웨어 기술의 지원이 필요하다. 그러나 이 과정에서 원본 전자회계기록 보존에 결함이 존재하면 필연적으로 전자회계기록 정보의 장기 보존에도 악영향을 미칠 것이다.

2. 3 정보 내용 복잡성

전자회계기록 정보의 장기 보존을 실현하려면 그 특성을 분석해야 합니다. 이는 여러 주체가 관련되므로 과학성이 높은 조직자가 각종 기록 자료를 총괄 관리해야 하며, 동시에 높은 전문 기술 수준을 갖춘 인력이 관리에 참여해야 합니다. 또한 전자회계기록 보존 매체의 특성상 이미 상대적으로 성숙한 시스템과 소프트웨어·하드웨어가 기반으로 필요하며, 단위는 전문 시스템·소프트웨어 개발자와 효과적인 연락을 유지해야 합니다. 만약 이 과정에서 어떤 문제든 존재하면 회계기록 정보 보존 위험성이 커져 장기 보존 과정에서 훼손되고 정보가 왜곡될 수 있습니다.

삼、 전자회계기록 정보 관리의 문제점

3. 1 부품 지원 문제

전자회계기록 정보의 장기 보존은 신뢰성이 높은 소프트웨어와 하드웨어의 지원이 필요하지만, 현황을 보면 많은 기관이 이 방면의 구축이 미흡합니다. 현재 기록 정보 보존 및 활용 매체의 서버, 하드웨어 주변기기 및 단말을 모두 교체·업그레이드해야 하고 재무관리 시스템도 업데이트해야 합니다.

3. 2 관리 업무 문제

전자회계기록 정보 관리에 대한 중요성이 계속 높아지고 있지만, 기술 수준의 한계로 인해 현재 관리 업무는 실제 수행 과정에서 여전히 큰 결함이 존재합니다. 회계 등 재경 전공 학력을 가진 많은 재무 인력은 기록학 전공 배경이 없어 기록 관리 업무의 내용과 요구사항을 전면적으로 이해하지 못합니다. 또한 관리 제도의 부재도 관리 업무의 효과적인 수행을 제한하는 주요 요인으로, 전자회계기록의 장기 보존 과정에서 분실, 유출, 판독 불가 등의 문제가 발생하여 지침 문서로 활용할 수 없습니다.

3. 3 전문 기술 문제

전자회계기록 정보의 장기 보존에서 핵심은 완전성과 안전성을 보장하는 것, 즉 보존 단계에서 위·변조되거나 탈취되지 않고 후기 활용 시 원활하게 판독될 수 있도록 하는 것입니다. 그러나 현재 재무 관리 업무에 종사하는 인력은 전문적인 정보 배경을 갖추지 못해 각종 정보기술을 효율적으로 활용하지 못하며, 재무 관리 시스템 및 보존 시스템을 운영할 때 인적 실수로 보존 리스크를 키우는 경우가 많습니다.

사、 전자회계기록 정보 관리 최적화 방안

4. 1 인력 종합 자질 제고

모든 보존 관리 작업의 시행은 전문 인력이 담당해야 하므로, 기관은 전문성과 직업정신이 높은 인력을 배치하여 보존 작업에 대한 인적 요인의 영향을 줄여야 합니다. 재무 담당자에게 전문 교육을 실시하여 재무 관련 지식을 습득함과 동시에 정보 보안 의식을 높이고, 정보 기술을 자발적으로 학습·습득하여 자신의 정보 처리 능력을 향상시키고, 실제 업무 요구에 따라 다양한 전자회계기록 시스템을 능숙하게 운영할 수 있도록 해야 합니다. 동시에 전자 정보 기록의 장기 보존 작업에 대한 중요성을 높이고, 조치를 적용하여 기록 보존 안전성을 향상시키며, 실제 필요에 따라 필요한 기록 정보를 신속히 검색·조회하여 기관 경제 활동 전개에 정보 지원을 제공할 수 있어야 합니다.

4. 2 각종 규정 제도 완비

전자회계기록의 장기 보존 업무 요건에 맞춰 관리 제도를 정비·완비하고 관리 업무의 전개에 보장을 제공해야 합니다. 전통적 회계 업무와 비교해 전자회계 업무에서는 전자증빙의 장기 보존 난이도가 더 크므로, 반드시 전용 제도로 관리 행위를 제약하고 관리 인원의 직책을 명확히 하며 각 관리 조치의 효과적 이행을 보장해야 합니다. 또한 상벌 제도의 이행을 통해 직원의 주관적 능동성을 높여 요구에 따라 관리 작업을 수행하도록 해야 합니다.

4. 3 전문 기술 시스템 최적화

기능이 완벽한 시스템을 구축하고 각종 지원 소프트웨어와 하드웨어의 이행을 보장하며 운영 체제를 정기적으로 업데이트해야 합니다. 물리적으로는 컴퓨터 시스템의 방화, 방수, 도난 방지, 진동 방지를 잘 하고 인원을 배치하여 사무 구역을 불시에 순찰하여 외력이 시스템에 영향을 미치지 않도록 해야 합니다. 컴퓨터 시스템, 전자기록 관리 시스템 및 회계 처리 시스템의 운영 안전성을 높여 모든 자료 정보를 정확하고 신속하게 읽고 국가 표준 보관 형식에 부합하는 회계 증빙, 재무회계 보고서, 회계 장부 등 회계 자료를 출력할 수 있습니다. 또한 전자기록 정보의 장기 관리 요구에 따라 담당, 심사, 결재 등의 서명 절차를 설정하여 기록 정보 활용의 완전성을 보장해야 합니다.

이상과 같이, 사회가 지속적으로 발전·진보하는 가운데 회계기록 업무는 시대와 함께 나아가 관념을 갱신하고 관련 제도를 끊임없이 개선하며 고품질 인재를 양성하고 실제로 효과적인 조치를 취하여 회계기록 현대화 관리 모델을 적극적으로 탐구하여 회계기록 관리의 완전화·규범화·과학화를 촉진하고 회계기록 관리 업무가 사회주의 조화사회 건설을 촉진하는 데 더 잘 기여하도록 해야 합니다.

출처: 네트워크

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