《전자기록 관리방법》 해설(3): 직책, 분업, 협업 및 전문화

국가기록국 제22호령 《전자기록 관리 방법》이 그저께부터 정식 시행됩니다. 여러분이 《방법》의 구체적 조문 의도, 시행 범위 및 실제 운영을 깊이 이해할 수 있도록, 저희는 《전자기록 관리 방법》 해설 및 분석 시리즈 단문을 준비했습니다. 오늘은 이어서 "《전자기록 관리 방법》의 제2장: 직책, 분업, 협업, 전문화"를 살펴보겠습니다.

제2장은 주로 국가에서 지방, 다시 각 단위와 기록관에 이르기까지 전자회계기록 관리에서의 직책 분담을 명확히 하고, 부서 간 협력과 인력 전문화의 중요성을 강조합니다.

이런 제도적 배치는 하향식 관리 체계를 형성하는 데 도움이 되며, 전자회계기록이 각 관리단계에서 규범 요구에 부합하도록 보장하여 안전·규범·효과적인 관리 목표를 달성합니다.

제9조 - 각급 기록 주관 부서의 직능 구분

제9조는 국가 및 지방 기록 주관 부서, 향진 인민정부의 전자기록 관리에서의 직책을 명확히 분담하였습니다.

국가 기록 주관 부서: 전국 전자기록 관리를 총괄하며 주로 계획, 조직, 조정, 감독 등 종합적 기능을 담당합니다. 동시에 해당 부서는 정책과 표준의 제정 및 이행을 담당하며, 특히 전자기록의 안전과 효과적 활용에 주목하고 전 과정 관리 능력 향상을 추진합니다. 전 과정 관리는 전자문서의 생성, 수집부터 보관, 활용까지 전 과정을 포괄하여 문서가 생애주기의 각 단계에서 적절히 관리되도록 보장합니다.

지방 기록물 주관부서: 현급 이상 지방정부 기록물 주관부서를 포함하며, 주로 해당 지역 전자기록물 관리 감독을 담당하여 지방 단위의 전자기록물 관리 규범성을 보장합니다. 이는 지방의 감독 기능을 강화하는 동시에 각 행정구역에서 전자기록물 관리 업무의 실행을 보장합니다.

향진인민정부: 향진정부가 전자회계기록 관리를 기록물 업무 범위에 포함시키고, 소속 기업·사업단위, 기층 주민자치조직을 지도할 직책을 명확히 합니다. 이 규정은 기층 단위의 기록물 관리 업무와 지방 및 국가 정책의 통일성과 일관성을 보장합니다.

제10조 - 기관 및 각종 단위의 직무

제10조는 국가 기록 관리 규범 하에 각종 기관의 전자기록 관리 업무에서의 구체적 직무를 규정한다:

관리 기구 또는 인원 확정: 관련 기관이 전자기록 관리의 책임 주체를 명확히 하고 이를 기록 업무 책임제에 포함시켜 전담자 또는 전문 기구가 책임지도록 해야 합니다. 동시에 전자기록 관리를 본 기관의 정보화 계획에 통합하고 필요한 정보화 인프라를 구성하여 전자기록의 효과적 관리를 보장해야 합니다.

직능 부서 협업: 전자회계기록 관리는 기록물 부서만의 직무가 아니라 비서, 업무, 정보화, 보안 등 여러 부서의 참여가 필요하여 합력을 이루어야 하며, 특히 시스템 기록 기능 건설을 강화해야 합니다. 이러한 부서 간 협업은 기록물 관리와 기관 내부의 다른 업무가 긴밀히 결합되도록 보장하고, 기록물 형성, 기록 등 단계의 단절도 방지합니다.

전자문서 형성 부서의 직책: 전자문서 생성을 담당하는 부서가 수집, 정리 및 보관의 직책을 맡도록 요구합니다. 이러한 직책 구분은 문서 생성 초기부터 질서 있게 관리되도록 보장하여 이후 보관 정리의 난이도를 낮춥니다.

기록 관리 담당자의 직무: 전자기록의 전담 관리자 또는 관리 기구가 단위 내 기록 업무를 통일적으로 관리하며, 각 부서의 전자문서 수집, 정리 및 편철을 감독하고 지도합니다. 이는 기록 관리 업무의 전체성과 체계성을 보장하며, 특히 기록 이관이 규정된 요구사항에 부합하도록 합니다.

제11조 - 기록관의 직무

기록관은 전자기록 장기 보관 장소이며, 제11조는 그 직책을 명확히 하였다:

정보화 인프라 구축: 기록관은 전자회계기록의 장기 보존 및 안전 관리 요건을 충족하는 정보화 시설을 구축해야 합니다. 이는 전자회계기록의 안전한 보존과 효율적 관리에 기술적 보장을 제공하여, 기록이 장기 보존 중 손상되지 않도록 보장합니다.

전자기록의 수집, 보관 및 활용: 기록관은 그 분관 범위 내의 전자기록 보관을 책임지고 필요에 따라 활용 서비스를 제공합니다. 이 직책은 기록이 장기 보존 중에 그 활용 가치를 상실하지 않도록 보장하고 동시에 이용자의 기록에 대한 수요를 보장합니다.

제도 및 규범 건설: 기록관은 또한 본관의 전자기록 관리 제도와 규범을 정비하여 관리의 규범성과 효과성을 보장해야 합니다.

제12조 - 부서 간 협업

제12조는 기록 주관 부서가 해당 지역의 정보화, 전자정부, 데이터, 암호 및 비밀 등 관련 부서와 긴밀히 협력해야 한다고 강조한다. 이 규정은 전자기록 관리가 고립된 것이 아니라 정보화 구축, 데이터 관리, 비밀 관리 등 여러 분야에 걸쳐 있으며, 이러한 분야의 주관 부서와 공동으로 추진해야 함을 지적한다. 이러한 협업은 전자기록 관리의 규범성을 높일 뿐만 아니라 관리 업무의 전반적 효율을 효과적으로 향상시킬 수 있다.

제13조 - 인재 양성 및 전문 요건

제13조는 전자기록 관리 인원에 대한 전문 요건과 교육 지원을 규정한다. 단위는 기록 관리 인원이 교육에 참여하여 전문 지식과 기술을 갖추도록 지원해야 한다. 전자기록 관리는 전문 기술 지식이 필요한 업무이므로, 인원이 체계적인 교육을 받아 관리 과정에서 전문 기준과 규범을 준수하도록 요구한다.

요약

제2장은 주로 국가에서 지방, 다시 각 단위와 기록관에 이르기까지 전자회계기록 관리에서의 직책 분담을 명확히 하고, 부서 간 협력과 인력 전문화의 중요성을 강조합니다. 이러한 제도적 배치는 하향식 관리 체계를 형성하여 전자회계기록이 각 관리 단계에서 규범 요건을 충족하고 안전·규범·효과적인 관리 목표를 달성하도록 돕습니다.

출처: 네트워크

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