エンタープライズ級電子会計アーカイブ全チェーン管理ソリューション、Kailing Technologyが業務・財務・税務デジタル化を支援

業務・財務・税務デジタル化の波の中で、中国・金税第4期、電子インボイスの普及、そして楽企プラットフォームの普及・応用が、企業の会計資料管理エコシステムに深刻な変革をもたらしています。電子会計アーカイブは企業財務管理の核心的な担い手として、その管理革新は企業の運営効能の向上、コスト削減・効率向上にとって極めて重要な意味を持ちます。

一、従来の紙のアーカイブ管理の困境

従来の紙のアーカイブ管理には多くの弊害があります。例えば、紙の消費と倉庫コストの高さ、手作業整理の低効率と誤りやすさ、実体アーカイブの損傷しやすさ、情報検索効率の低さなどであり、部門間の連携とコンプライアンス管理を深刻に制約し、安全でコンプライアンスに適合した高効率でインテリジェントな電子会計アーカイブ管理体系の構築が企業の早急に解決すべき課題となっています。

二、ソリューション

政策要件と企業ニーズを満たすため、Kailing Technologyの電子会計アーカイブシステムERP、インボイス発行プラットフォーム、資金プラットフォーム、経費管理システム、財務システムなどの業務・財務エコシステムと深く融合し、業務・財務・インボイス・アーカイブ一体型のデジタルエコシステムを構築し、各種会計資料のオンラインアーカイブ、インテリジェント関連付け、自動製本を実現し、多様なシーンの利用ニーズに対応します。

（一）全体アーキテクチャ

システム全体のアーキテクチャ設計は、企業会計アーカイブの収集から活用までの全プロセスのデジタル管理を実現し、各段階が緊密に連携し効率的に運用されることを確保することを目的としています。

（二）核心能力

1.全量収集、帰属すべきものはすべて帰属

▪ エコシステム接続：標準インターフェース方案を利用し、会計核算システム、経費管理、ERP、資金プラットフォームなどの業務システムとシームレスに接続し、証憑、経費精算書、インボイスなど各種会計資料を自動取得し、手作業の重複入力を回避し、データの正確性と完全性を向上させる。

▪ 外設統合：票据スキャナーとOCR認識ツールを接続し、インボイス、受領書の構造化データを正確に抽出し、紙票据の即時スキャン・即時保存を実現、インボイスXML／OFDソースファイルを一括取得し、紙票据の電子化課題を効果的に解決し、票据処理速度を加速。

▪ インボイス管理：収集したインボイスの真正性検証と重複チェックを行い、インボイスリスク識別・警告機能を提供し、異常インボイスや虚偽インボイスなどのリスクを正確に識別し、企業の税務リスク防止を支援し、財務データの真実性と信頼性を確保します。

▪ スマート検査：アーカイブ関連規範に厳格に従い、収集した会計アーカイブの真実性、完全性、可用性、安全性を検査し、アーカイブ品質を保証し、その後の管理と活用に堅実な基盤を築く。

▪ 税務資料収集：電子税務局、電子口岸を通じて納税申告表、納税証憑および輸出貨物還付（免税）申告表、通関申告書等の税務アーカイブを一括取得し、税務資料の集中管理と電子化保存を実現し、税務計画とコンプライアンス管理を容易にします。

2.高効率なアーカイブ管理、スマート管理

▪ 関連付け成冊：システムに预设された関連付けルールに基づき、記帳伝票と経費精算書、電子受領書、インボイス、契約など各種原本添付資料のマッチング成冊を自動で完了し、完全な会計アーカイブ巻宗を形成し、アーカイブ整理効率を向上させ、閲覧とアーカイブを容易にします。

▪ 受領証の仕分け：事前設定した会社の銀行口座番号に基づき、インテリジェント仕分けエンジンにより、支払受領証と入金受領証の自動分類・保存を実現し、人手による仕分け作業を削減し、受領証管理の正確性と適時性を高めます。

▪ スマート整理：スマート整理エンジンにより、ワンクリックでの整理・格納を実現し、月次で会計アーカイブの巻立てを完了、財務担当者のアーカイブ整理業務にかかるコストと時間を大幅に削減し、より価値の高い財務分析などの業務に専念できるようにする。

▪ 紙・電子協同：仮想庫房を構築し、アーカイブに対して実体庫房の棚入れ、入庫などの操作を行い、紙アーカイブのオンライン化管理および電子会計アーカイブと紙会計アーカイブの関連検索を実現し、企業が紙・電子アーカイブを同時に管理しやすくし、アーカイブ資源の全体的な利用効率を向上させます。

▪ レイアウト変換：システムはword、wpsなどのストリームファイルを要求に応じてOFDレイアウトファイルに変換し長期保存することをサポートし、電子アーカイブの形式統一と長期可用性を確保し、電子アーカイブの保存規範と要件に適合する。

3.多シーンの業務・財務・アーカイブ一体化

▪ 購買シーンの業務・財務・アーカイブ一体化：購買部門がサプライチェーンシステムで購買申請を提出し、システムが購買契約と購買注文を自動生成。物品の入庫後、電子入庫伝票と検収伝票を同期生成し、貨物所有権の移転を完了。サプライヤーのインボイス受領後、出納が資金システムを通じて三票照合を完了し、オンラインで支払を完了して電子受領書を生成。会計担当者はこれに基づき財務システムで同期して記帳処理を完了。電子アーカイブシステムは各業務システムにリアルタイム接続し、購買注文、入庫伝票、インボイス、支払証憑など全プロセスの伝票を自動収集し、購買申請からアーカイブまでの全プロセスのクローズドループ管理を実現し、購買業務の財務データの完全性・正確性を確保し、購買業務の財務処理効率と透明性を向上。

▪ 営業シーンの業務・財務・アーカイブ一体化：サプライチェーン/CRMシステムで販売契約を作成し、システムが販売注文を生成して倉庫モジュールに同期する。出庫操作完了後、システムが自動的に電子出庫伝票を生成して売掛金を確認し、インボイス発行プラットフォームを通じて売上VATインボイスを発行する。出納が銀企直連などのチャネルで支払った後、資金システムが自動的に売掛金を消し込み、電子入金受領書を生成する。会計は関連伝票を確認し、資金フローを確認して記帳および売上税申告の会計処理を完了する。電子アーカイブシステムは販売契約、出庫伝票、売上票、銀行受領書、記帳伝票、税務申告表、納税証明書などをリアルタイムで取得し、業務-資金-税務アーカイブの完全な連携を実現する。これにより企業が営業業務の財務状況を全面的に把握し、営業プロセスを最適化し、営業業務の財務管理水準と意思決定支援能力を向上させるのに役立つ。

▪ 経費管理シーンの業務・財務・アーカイブ一体化：従業員が経費管理/OAプラットフォームで電子精算書と票証添付を提出し、システムは既定のルールに基づいて自動審査し会計仮伝票を生成して財務システムへ送信する。支払段階は資金プラットフォームが送金を完了し同時に電子受領証を生成、財務は各種原本票証に基づいて記帳を完了する。アーカイブシステムは経費精算業務に関わる経費管理システム、OAシステム、資金システム、会計処理システムなどと連携し、費用発生から伝票アーカイブまでの全ライフサイクルのデジタル管理を実現し、費用支出を効果的に管理し、経費精算の効率とコンプライアンスを高め、企業の費用管理の精緻化の程度を強化する。

4.貫通照会と多次元統計

▪ 精緻な公開：公開可能な内容（全文と項目または項目のみ）を柔軟に選択・制御でき、公開対象（役割、部門、ユーザーなど）も制御可能。データの開放可能度と開放可能範囲に応じて正確に共有し、データセキュリティを確保しつつ、異なるユーザーの会計アーカイブ情報に対する多様なニーズを満たし、アーカイブ情報の利用価値と共有効率を向上。

▪ 貫通照会：業務論理関係を完全に保存し、正方向の溯源を実現し、記帳証憑から経費精算書、サプライチェーン業務伝票、銀行受領書、インボイスなどの原始証憑へのワンクリック連査機能を提供し、同時に費控精算業務、サプライチェーン業務、銀行受領書、インボイス、契約などの業務次元から記帳証憑への逆方向連査をサポートし、財務担当者及び関連業務担当者が求める情報を迅速かつ正確に検索し、業務効率を向上させ、業務データの深い分析に役立ち、潜在的な問題とリスクを発見し、企業の業務意思決定に強力なサポートを提供します。

▪ 統計分析：システムは多次元データ統計分析機能を提供し、例えばアーカイブ数量統計、アーカイブ状況統計、従業員業績統計等を、レポート・グラフ等の形式で直感的に表示し、企業の統計・意思決定に全面的かつ正確な根拠と支援を提供し、企業の管理プロセス最適化、運営効率向上を支援し、データ駆動型の科学的意思決定を実現。

▪ データ大画面：既定の指標に基づき、システムがシステム内の関連指標データを自動的に捕捉し、大画面でシステムのリアルタイムデータを展示し、企業の会計アーカイブのワン画面管理を実現します。企業の管理層がアーカイブ管理の全体状況を適時に把握し、企業の財務データの動向を捉え、迅速に意思決定の対応を行い、企業の財務状況に対する掌握能力と管理効能を強化するのに便利です。

5.財務・税務リスク管理

税務リスク分析、財務リスク分析、インボイス貫通リスク分析機能を提供し、リスク分析レポートを生成します。

▪ 税務リスクレポート：税種、税額、税負担率、課税所得、税務処罰、滞納税などの観点から申告情報を深く分析し、以下を含む80+項目の申告指標により、企業の税務リスク状況を全方位的に評価し、企業が税務隐患を事前に発見し、適時に応対措置を講じ、税務コンプライアンスを確保し、税務問題による不要な経済的損失や評判損害を避けることを支援します。

▪ 財務リスクレポート：3大財務諸表、5大類の会計科目、インボイス・財務・税務のクロス深度検証から企業のコンプライアンス性を検証、含む60+項財務指標、財務データの深い分析を通じて、企業の潜在的な財務リスクポイントを明らかにする。例えば貸借対照表構造の不合理、収益力の低下、資金繰りの逼迫などであり、企業の財務管理強化、財務意思決定の最適化に有力な根拠を提供し、企業の財務健全性と安定発展を保障する。

▪ インボイス貫通レポート：地域、税率、インボイスステータス、商品種類などの観点から企業の売上・仕入インボイスを深く分析し、以下を含みます。70+項目のインボイス指標により、企業がインボイスの流れと使用状況を全面的に把握し、インボイス発行・受領過程の異常状況（虚偽インボイス発行、インボイス情報の不一致など）を適時に発見し、インボイスリスクを効果的に防止し、企業の合法的権益と財務安全を守ることを支援します。

三、導入成果

1.某新小売企業

この企業は複数の子会社を持ち、従業員総数が多く、財務処理は多様な業務ラインにまたがっています。システム導入後、一部の人件費を削減し、財務部門の作業負荷を軽減し、一定のコストを節約しました。同時に、毎月大量の銀行受領証を処理し、年間で相当な印刷消耗品費を節約し、ストレージスペースを解放すると見込まれます。EC事業の拡大に伴い、関連書類の量が大幅に増加しましたが、電子会計アーカイブシステムの構築により、高頻度・大規模な財務証憑の処理とアーカイブのニーズを効率的に解決し、企業の急速な事業発展と拡大を力強く支援し、企業全体の運営効率と財務管理水準を向上させました。

2.あるグループ型テクノロジー企業

この会社は各級の全額出資および支配子会社が多く、従業員数が膨大で、電子会計資料は複数の業務システムに由来し、マルチソース異種プラットフォームが電子会計資料のアーカイブ統合の難易度を高めています。システム導入後、ある子会社を例にとると、1年以内に大量の販売データのアーカイブを完了し、相当な紙コストを節約しました。アーカイブデータ中台を形成し、アーカイブのオンライン閲覧および統計機能を提供することで、電子閲覧による紙調閲の代替を推進し、データの壁を打破し、アーカイブ利用率を高め、紙アーカイブの損傷リスクを低減し、企業アーカイブ資源の集中管理と効率的利用を実現し、企業のデジタル変革と発展に有力なアーカイブ情報サポートを提供し、企業の中核競争力と管理効能の向上を支援しました。

会計資料の全面的な電子化に伴い、企業は機械学習やインテリジェント分析技術を活用してデータ価値を掘り起こし、「データ資産の貸借対照表計上」を推進し、コスト管理・利益予測・インテリジェント意思決定を支援し、最終的に数智化運営の新段階へと邁進します。

電子会計アーカイブ管理の革新はツールのアップグレードだけでなく、企業のデジタルエコシステム構築の重要な一環である。以下を通じてKailing Technology全链路管理ソリューションにより、企業はコンプライアンスアーカイブから価値創出への飛躍を実現し、業務・財務・税務デジタル化変革において先機を握る。

Kailing Technologyにお問い合わせ、専用ソリューションを取得：https://www.kailingteck.com/h-col-110.html 。

Kailing Technologyは業務・財務・税務デジタル化総合ソリューションサービスプロバイダーとして、各種機関、機構、大中小企業に業務・財務・税務管理デジタル化転換製品と運営サービスを提供し、製品ラインには：

販売契約管理システム、購買契約管理システム、数電楽企インターフェースプロジェクト、売上自動インボイス発行システム、個人向け代理インボイス発行システム、従業員経費管理・精算システム、仕入VATインボイス管理システム、サプライチェーン協同照合システム、影像OCR識別システム、財務自動記帳システム、電子会計アーカイブシステムなどの業務ソリューションで、各領域のデジタル化プロセスを全方位的に推進。

もしあなたに業務・財務・税務デジタル化转型のニーズがあれば、ぜひお問い合わせください、北京Kailing Technologyが誠心誠意サービスいたします。