効率的な管理の新時代をどう切り開くか？電子会計アーカイブを知っておくべきです！

直近2年、我が国は電子インボイスを大いに推進しており、電子インボイスの使用は企業コストを削減し、消費者が保存しやすく、税務部門の規範的管理にも資する、国と国民に利益をもたらす好事であるが、具体的な実施過程では多くの不満に遭遇している：

①電子会計アーカイブ管理システムを構築済みの単位

会計情報システムを実施し、電子インボイスに関連する記帳証憑、経費精算証憑などはすべて電子化を実現済み（紙証憑のスキャンは含まない、以下同）、電子インボイスと関連する記帳伝票、経費精算伝票などの電子会計証憑を、アーカイブインターフェースまたは手動インポートにより電子アーカイブ管理システムに取り込み、整理・アーカイブして長期保存できます。アーカイブ方法は「企業電子文書アーカイブ及び電子アーカイブ管理ガイド」（档办发[2015] 4号）；

電子インボイスに関連する記帳伝票、経費精算伝票などが電子化されていない場合、電子インボイスのみをアーカイブインターフェースまたは手動で電子アーカイブ管理システムにインポートして整理・アーカイブし長期保存できます。整理・アーカイブ・長期保存の方法は「企業電子文書アーカイブ電子アーカイブ管理ガイド」（档办发[2015] 4号）を参照できます。

つまり、企業が電子化を実現した後は、証憑と帳簿を印刷する必要がありません。

②電子アーカイブ管理システムのない単位

会計情報システムを実施し、電子インボイスに関連する記帳証憑、精算証憑などがすべて電子化されている場合、電子インボイスと関連する記帳証憑、精算証憑などを会計アーカイブ管理者に引き渡して保存し、档号を編成し、保存構造は下図に示す方式を推奨する：

同時に、電子会計アーカイブ台帳または目録を構築し、台帳または目録の構造は以下の表を推奨します：

会計情報システムを導入しておらず、電子インボイスに関連する記帳伝票・経費精算伝票が電子化されておらず、電子インボイスを電子的形式で会計アーカイブ管理者に引き渡して保存する場合、保存構造は下図に示す方式を推奨します：

同時に、電子インボイス台帳または目録を構築し、台帳または目録の構造は以下の表を推奨します：

表示：電子インボイスを保存する際は、多重バックアップ、定期検査などの方法を採用し、電子インボイスアーカイブが規定の保管期限内に失われず、読み取り可能であることを保証しなければならない。

会計情報システムを導入していない場合、企業は国家規定に従ってアーカイブ保存するが、手続きは非常に煩雑で、時間と労力を要する。

電子会計アーカイブ数字化は時代の趨勢

インボイスの電子データ保存について、財政部は、電子インボイスの紙による印刷物を経費精算・記帳・アーカイブの根拠とする場合、当該印刷物を印刷した電子インボイスも同時に保存し、電子会計証憑と関連する会計アーカイブとの検索関係を構築すべきであると指摘している。

しかし企業がアーカイブ管理システムを構築していない場合、実施するのは非常に困難です。電子インボイス自体は会社の各経費精算担当者の手元に分散しており、他人の経費精算は印刷物で行いますが、財務が電子文書を経費精算と同時に提出するよう求めるのも面倒なことです。一方で経費精算証憑番号に基づいてこれらの電子文書を収集・整理するのは時間と労力がかかり、他方で索引を構築するのはさらに膨大な作業量となるため、現状では完全に規範化できている企業はほとんどありません。

これらの問題を根本的に解決するには、単位の情報化建設を強化し、会計核算システムを適時にアップグレードし、電子アーカイブ管理を実施・改善し、単位による電子会計証憑の利用、保管などが関連する法律・行政法規の規定に適合することを確保するしかありません。

電子会計アーカイブ政策の4大重点解説

電子インボイスは電子会計証憑の経費精算・記帳におけるファイル種別の一つにすぎません。早くも2020年3月23日、財政部は電子会計証憑の紙印刷物を経費精算・記帳・アーカイブの根拠とする場合、その紙印刷物を印刷した電子会計証憑も同時に保存しなければならないと指摘し、同時にメタデータの受信、読み取り、使用および管理を強調しました。

①電子アーカイブ管理システムのアーカイブ重点

電子会計証憑は検証により合法・真実

経費管理精算システム/会計核算システムが真偽検証を完了；電子アーカイブ管理システムにアーカイブ後、そのライフサイクル状態がアーカイブ済みで変更不可であることを確保します。

電子会計証憑の伝送・保存が安全・信頼できること、電子会計証憑に対するいかなる改ざんも速やかに発見できること

経費管理・経費精算システム/会計処理システム/電子アーカイブ管理システムはいずれも実現する必要があり、電子アーカイブ管理システムではアーカイブ後の電子会計証憑の安全性を確保し、電子会計証憑に対するいかなる変更も監査のために追跡できるようログ記録を残さなければならない。

会計核算システムが出力する電子会計証憑の形式はPDF、PDF/AまたはOFDであるべきです【GB/T 18894-2016《電子文書アーカイブと電子アーカイブ管理規範》参照】

②電子档案メタデータ管理の重要性

電子会計証憑のメタデータを特に強調しており、メタデータの管理は電子会計証憑の真実性、完全性、安全性および監査追跡にとって極めて重要であるため、電子会計アーカイブのメタデータ規範を必ず構築しなければなりません。

③ 電子会計証憑のアーカイブ要件

アーカイブ範囲：業務伝票、電子インボイス/財政電子票拠/電子チケット/電子旅程表/電子税関専用納付書/銀行電子受領書などを含みますがこれらに限りません。

アーカイブ形式：電子会計証憑はインボイスのPDFまたはOFD原本を取得する必要があり、紙の印刷物/スキャン画像は規範要件に適合しません。

どこに保存するか：電子会計証憑は財務記帳の使用過程において、財務システムの対応する経費精算伝票または記帳伝票に対応するファイル保存リンクに保存できます；ただし統一的に決算・アーカイブして電子アーカイブを形成する場合は、財務会計システムとは独立した電子アーカイブ管理システムによってサポートする必要があります。

④アーカイブ範囲及び保管期限

アーカイブ範囲には内生ファイルと外来ファイルが含まれます。

内生ファイル：記帳伝票、業務单据、会計帳簿、財務報告、業務契約、その他の会計資料など。

外部ファイル：電子インボイス、財政電子票据、電子チケット、電子旅程表、電子税関専用納付書、銀行電子受領書など。

定期保管期限（10年と30年）の電子会計証憑は、電子形式のみでアーカイブでき、紙の原本を保存する必要はありません。

Kailing Technologyの電子会計アーカイブシステム

これで、多くの企業は疑問に思う。自分のシステムはどうなるのか。既存システム上でアップグレードできるのか。システムを全面的に再構築しなければならないのか。Kailing Technologyはクラウド技術に基づき、企業が既存のITアーキテクチャ上で、インボイス・証憑・帳簿の全面的な電子化を実現できるようにする。

Kailing Technologyの電子会計アーカイブ管理システムは、お客様に紙アーカイブから電子アーカイブまでの全ライフサイクル管理を提供でき、電子アーカイブの収集、生成、アーカイブ、貸出、統計、利用、鑑定、廃棄の全過程管理を実現します。

電子会計アーカイブソリューション、従来のアーカイブ管理のコスト高、閲覧不便、紛失しやすいなどの問題を卒業。データを情報化した後、アーカイブデータチェーンを完善し、財務共有を実現しやすくし、財務共有における物理票拠、文書の集中共有などの問題を解決します。

Kailing Technology電子会計アーカイブの核心プロセス

①会計資料の収集：ローカルアップロード、スキャン、インターフェース転送などの方式で全アーカイブデータを収集可能（記帳伝票、原始伝票：経費精算伝票、電子インボイス、電子票据、およびイメージファイルなど、帳簿資料、報告書資料など）、業務システムとの連携により、アーカイブ関連データを実現します。の間の自動関連付けにより、企業アーカイブデータを100%アーカイブ化。

②会計アーカイブ整理：収集した会計資料に対してデータ処理を行い、アーカイブメタデータ及びその添付ファイルを分類・組立し、同時にデータ情報を暗号化し、板式ファイル形式変換を行い、巻組アーカイブを完了し、アーカイブ門類を柔軟に定義することで、年度、種類、全宗、プロジェクト番号など多様なディメンションでカスタム設定でき、かつ国家標準規範に従って全宗巻を構築できます。

③会計アーカイブ利用：膨大なデータに対し、アーカイブ管理システムは全文検索、条件検索、メタデータ検索など複数の検索方式を提供し、目的の文書を特定します。従業員は閲覧リストで検索し、閲覧が必要なファイルを選択して閲覧プロセスに追加でき、閲覧期間内に延長申請を发起し、閲覧期間を延長することもできます。

④会計アーカイブの鑑定：アーカイブシステムにおける鑑定類型は一般的に四種類に分かれます。，開放鑑定、保管期限鑑定、密集鑑定、廃棄鑑定など。システムは予め設定された処理ルールに従い、アーカイブの期限到来を自動的に通知し、アーカイブ管理者は鑑定が必要なアーカイブを一括選択してバッチ処理できます。

⑤会計アーカイブの廃棄：鑑定フローが終了すると、システムは鑑定結果が無価値なアーカイブを自動的に廃棄待ち庫に振り分ける。アーカイブ管理者は定期的に廃棄を実行し、廃棄後のアーカイブは直接削除でき、あらかじめ設定したルールに従ってゴミ箱に入れることもでき、これにより一部のアーカイブが誤って処理されるのを防ぐ。，ユーザーのアーカイブ情報資源の安全を最大限に保障します。

Kailing Technology電子会計アーカイブソリューションのコア応用価値

1.紙の印刷を削減し、消耗品および保管コストを低減。

①国家の電子化趨勢に顺应、電子化記帳及びアーカイブ要件，紙の印刷および消耗品の使用量を削減。。

②紙の使用量を80%削減、省エネ・排出削減、グリーン環境保護，企業の生産コスト削減を支援します。

③紙アーカイブの保管が縮小またはペーパーレス化の傾向の中で，倉庫面積60%及びハードウェア設備投資80%の節約を見込む。

2.手作業の機械的業務を減らし、人材を解放。

①大多数の証憑は紙での印刷が不要で、証憑の整理、マッチング、製本、帳簿作成の時間と人的工数を大幅に節約し、企業の反復的な機械化作業を削減します。

②証憑のマッチング・綴じ作業を90%以上削減し、人材を煩雑な業務から解放し、高付加価値業務に投入。

3.アーカイブの長期保管及び改ざん防止要求を満たす

①データバックアップ、災害対策技術及び拡張ストレージ技術により、データの永久かつ有効な保存を保証します。

②電子署名技術を利用して改ざん防止を実現し、第三者公証機関と連携して証拠保全を行い、完全な証拠チェーンを形成する。これには全データ証拠保全、ファイル真実性証拠保全等が含まれる。

4.コンプライアントなリスク管理要求を満たし、リスクを回避

①アーカイブ管理国家標準、会計アーカイブ管理業界標準及び規範要求を満たし、企業の電子会計アーカイブ管理は合法的かつコンプライアントに実施できます。

②電子インボイス等の電子会計証憑のアーカイブに最適な帰属先を提供し、政策リスクおよび会計アーカイブの管理リスクを回避します。

一部の文字・画像はインターネットに由来します

北京Kailing Technology有限公司——企業の業務・財務・税務デジタル化ソリューションサービスプロバイダー。

Kailing Technologyは企業のニーズに応じて、販売管理システム、購買管理システム、売上VATインボイス発行システム、仕入VATインボイス受領システム、画像管理システム、財務記帳システム、電子会計アーカイブなどの業務ソリューションを提供し、専門的かつ効率的に企業の業務・財務・税務デジタル管理の転換・アップグレードを支援します。

もしあなたに業務・財務・税務デジタル化转型のニーズがあれば、ぜひお問い合わせください、北京Kailing Technologyが誠心誠意サービスいたします。