電子会計アーカイブ｜紙から電子へ、会計アーカイブ管理のデジタル変革の旅

2023年に中国の会計業界に影響を与えた十大情報技術の中で、電子会計アーカイブは第5位です。直近3年の発表結果を総合すると、電子会計アーカイブは常に上位に位置しています。

デジタル化の推進に伴い、フロントの経費管理システム、シェアードシステムは技術のアップグレードによりますます自動化・インテリジェント化しており、従来の紙の電子会計アーカイブの管理模式はますます財務管理の痛点と難点になっています。

1.実物会計アーカイブ管理の課題

従来の実物アーカイブ管理モデルでは、経費精算担当者は伝票を貼付し、行政担当者は収集・協同郵送を行い、財務担当者は受領・照合を行う必要があり、当月の締め処理後、翌月月初に伝票を印刷し、対応する経費精算伝票やインボイスなどの原始伝票とマッチング・整理し、伝票の順序番号に従って整然と並べ、その後製本し、巻号、期間などを記入し、最後にアーカイブ棚に収めます。

このプロセスの中で、貼付や郵送、印刷などのコストが生じ、また倉庫や密集棚などの保管コストも生じます。遠隔郵送や人手による照合に依存した実物閲覧、档案室での実物管理などは、アーカイブの紛失や保管中の破損などのリスクを招く可能性があり、日常的な使用において頻繁な実物閲覧も効率を低下させます。

2.政策法規の変化が新たな曙光をもたらす

· 2020年6号文の公布、新版档案法の公布により、会計アーカイブの電子保存の法的効力が確定した。

· 2021年公布の「電子アーカイブ管理システム通用機能要求」により、国家標準として電子アーカイブシステムの構築規範と要求が確定した。

· 2022年公布の「電子会計アーカイブ管理規範」により、会計電子会計資料の形成、収集、整理、アーカイブ化および電子会計アーカイブの保管、統計、利用、鑑定、処分などの業務要求が明確化された。

· 今年5月17日、財務部会計司が電子証憑会計データ標準試行の通知を発表し、増値税電子インボイス、数電票、財政電子票拠など9類の電子証憑を対象としており、電子アーカイブの範囲は持続的に拡大し、アーカイブの全面的な電子化構築をさらに推進している。

3.電子会計アーカイブ構築の核心目標

画像のペーパーレス傾向：アーカイブのペーパーレス化管理を段階的に実現

短期的には電子インボイス、全面デジタル化電子インボイスなどの電子証憑のペーパーレス化、内部生成される入庫伝票、記帳伝票などのペーパーレス化を実現。長期的には政策の継続的推進、全面デジタル化電子インボイスの継続的普及、電子証憑会計データ標準試点の継続的拡大に伴い、アーカイブの全面ペーパーレス化をさらに推進し、アーカイブ管理業務のリソース占用を削減し、管理コストを低減する。

画像の規制適合：国家政策の規制要件に適合

会計アーカイブの真実性、完全性、可用性、安全性を確保し、アーカイブ管理の「四性」検査要件に適合し、関連する政策法規の管理要件に適合する。

画像の効率的活用：内外の検査に効率的に対応

アーカイブの日常的な閲覧、照会を満たし、内外の監査、税務などの検査に効率的に対応します。

画像管理の強化：内部管理を規範化し、リスク管理を強化

システム化、集中化、ペーパーレス化された電子アーカイブ管理模式により従来の手作業アーカイブ管理模式を代替し、社内アーカイブ管理の規範統一を実現し、アーカイブの紛失、保管損傷などのリスクを回避します。

画像の統一プラットフォーム：情報プラットフォームを統一し、管理効率を向上

統一電子アーカイブ管理プラットフォームを構築し、各種アーカイブの収集、保存、保管、利用の全プロセス自動化を実現し、会計伝票、原始添付資料、影像などの資料の効率的なマッチングと連結を確立します。

画像データの価値：企業変革を支援し、アーカイブ価値を向上

各業務プラットフォームの情報を集約して構造化データを形成し、多次元の照会、分析、統計作業を支えます。アーカイブのスマート活用シーンを拡張し、アーカイブ利用率を高め、情報価値を示します。

電子会計アーカイブ管理は、単に電子化技術で従来の実物アーカイブ管理を置き換えることでも、単にオフライン業務をオンラインに移行して実現することでもなく、国家が継続的に推進する政策法規に基づき、企業内部の実際の管理状況を組み合わせ、アーカイブすべきアーカイブ類型、電子化できる内容、関与する外部情報システム、関連するアーカイブ管理プロセスなどを十分に考慮し、フロントエンドプロセスや業務・財務システムに対応する改修要求を提示する必要があります。

財務デジタル化のラストワンマイルとしての電子会計アーカイブは、企業内部の管理制度、組織の職責分担、業務プロセスとモデル、核算標準化の最適化に深く影響を与え、さらに推進します。

4.Kailing Technology電子会計アーカイブの核心プロセスと業務価値：

①会計資料の収集：ローカルアップロード、スキャン、インターフェース転送などの方式で全アーカイブデータを収集可能（記帳伝票、原始伝票：経費精算伝票、電子インボイス、電子票据、およびイメージファイルなど、帳簿資料、報告書資料など）、業務システムとの連携により、アーカイブ関連データを実現します。の間の自動関連付けにより、企業アーカイブデータを100%アーカイブ化。

②会計アーカイブ整理：収集した会計資料に対してデータ処理を行い、アーカイブメタデータ及びその添付ファイルを分類・組立し、同時にデータ情報を暗号化し、板式ファイル形式変換を行い、巻組アーカイブを完了し、アーカイブ門類を柔軟に定義することで、年度、種類、全宗、プロジェクト番号など多様なディメンションでカスタム設定でき、かつ国家標準規範に従って全宗巻を構築できます。

③会計アーカイブ利用：膨大なデータに対し、アーカイブ管理システムは全文検索、条件検索、メタデータ検索など複数の検索方式を提供し、目的の文書を特定します。従業員は閲覧リストで検索し、閲覧が必要なファイルを選択して閲覧プロセスに追加でき、閲覧期間内に延長申請を发起し、閲覧期間を延長することもできます。

④会計アーカイブの鑑定：アーカイブシステムにおける鑑定類型は一般的に四種類に分かれます。，開放鑑定、保管期限鑑定、密集鑑定、廃棄鑑定など。システムは予め設定された処理ルールに従い、アーカイブの期限到来を自動的に通知し、アーカイブ管理者は鑑定が必要なアーカイブを一括選択してバッチ処理できます。

⑤会計アーカイブの廃棄：鑑定フローが終了すると、システムは鑑定結果が無価値なアーカイブを自動的に廃棄待ち庫に振り分ける。アーカイブ管理者は定期的に廃棄を実行し、廃棄後のアーカイブは直接削除でき、あらかじめ設定したルールに従ってゴミ箱に入れることもでき、これにより一部のアーカイブが誤って処理されるのを防ぐ。，ユーザーのアーカイブ情報資源の安全を最大限に保障します。

5.Kailing Technology電子会計アーカイブの業務価値

Kailing Technologyの電子会計アーカイブ管理システム紙アーカイブから電子アーカイブまでのライフサイクル全体の管理をお客様に提供できます，電子アーカイブの収集・生成・アーカイブ・閲覧・統計・利用・鑑定・廃棄の全過程管理を実現、企業に従来のアーカイブ管理のコスト高、閲覧不便、紛失しやすいなどの問題に別れ。データを情報化した後、アーカイブのデータチェーンを整備し、財務共有の実現を容易にし、財務共有における物理的な証憑や文書の集中共有などの問題を解決します。

· 政策管理要求を完全に満たす：最新の数電票、電子証憑のアーカイブ要求を満たし、内外の検査に効率的に対応。

· アーカイブ管理者の変革を支援：財務担当者、アーカイブ管理者の煩雑なアーカイブ整理、検索などの基礎業務を代替する。

· 規範管理と管理強化：内部管理を規範化し、リスク管理を強化し、分支機構のアーカイブ分散管理によるリスクを解決する。

· 企業のデジタル変革を支援：アーカイブ管理のデジタル化構築を通じて、グループ全体のデジタル変革構築に貢献する。

一部の文字内容はインターネットに由来します

北京Kailing Technology有限公司——企業の業務・財務・税務デジタル化ソリューションサービスプロバイダー。

Kailing Technologyは企業のニーズに応じて、販売管理システム、購買管理システム、売上VATインボイス発行システム、仕入VATインボイス受領システム、画像管理システム、財務記帳システム、電子会計アーカイブなどの業務ソリューションを提供し、専門的かつ効率的に企業の業務・財務・税務デジタル管理の転換・アップグレードを支援します。

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