「電子アーカイブ管理弁法」解説（六）：電子アーカイブの保管と処分

国家アーカイブ局第22号令『電子アーカイブ管理弁法』は11月1日から正式に施行されました。皆様が『弁法』の具体的な条文の意図、実施範囲および実際の運用を深く理解できるよう、私たちは『電子アーカイブ管理弁法』の解説と分析のシリーズ短文を特別に用意しました。本日は、引き続き「『電子アーカイブ管理弁法』の第五章 情報システム構築、バックアップ管理、変換移行、鑑定と廃棄」を検討します。

第五章は電子アーカイブの保管と処分に関する要件を詳細に規定し、情報システムの構築、バックアップ管理、変換・移行、鑑定・廃棄の規範を特に強調することで、電子アーカイブの長期保存と安全性を確保している。

第二十四条 - 電子アーカイブ管理システムの構築

第二十四条は、機関、団体、企業事業単位などの組織が国家標準に適合する電子アーカイブ管理情報システムを構築し、そのオフィスオートメーションシステム、業務システムと連携することを要求しています。この要求は、システム間の相互運用性を確保し、電子アーカイブの管理、保存、利用プロセスを簡素化します。

公文書館は電子アーカイブの受入れ、保存、バックアップ等多种の機能を支援するアプリケーションシステムを構築する必要があり、受入れ後の多様な処理ニーズに対応し、アーカイブデータの統一管理、柔軟なアクセス及び安全なバックアップを確保する。

第二十五条 - 電子アーカイブデジタルリソースの集中管理

第二十五条は、電子アーカイブおよびその他のデジタル化アーカイブリソースの統一管理を規定し、国家アーカイブ館は専用LANおよび記憶装置などの基盤施設を通じて集中管理を実現する必要があります。

この条項は、電子アーカイブデータの安全、安定を確保し、アーカイブ資源の統一的配分と維持管理を容易にします。

第二十六条 - マルチメディアバックアップと定期検測

第二十六条は、電子アーカイブのバックアップ戦略を強調し、各組織は少なくとも2種類の媒体（磁気媒体、光媒体、マイクロフィルムなど）を選び、3セットの完全なデータ（オンラインアプリケーション1セット、バックアップ2セットを含む）を保存することを要求しています。この戦略は、異なる媒体での多層的なデータ保護を確保します。条項はまた、電子アーカイブの可読性、記憶環境、媒体の完全性を定期的に検測し、問題を発見した場合は速やかに処理し、データの損失や破損を防ぐことを要求しています。

この規定は電子アーカイブの長期保存にとって重要な意義があり、媒体の劣化、技術の代替によるアーカイブ保存リスクに効果的に対応します。

第二十七条 - 遠隔地バックアップと災害バックアップシステム

第二十七条は、重要な電子アーカイブの遠隔地バックアップと災害バックアップシステムの構築を提唱し、条件を備えたアーカイブ館のバックアップセンター建設を奨励しています。国家アーカイブ館は他の組織にバックアップサービスを提供できます。この規定は、突発的な事態における電子アーカイブの復旧能力を高め、災害的な事象がアーカイブデータに与える影響を減らし、アーカイブデータの安全性と永続性を向上させることを目的としています。

第二十八条 - 変換と移行の標準化

第二十八条は、電子アーカイブの変換と移行について明確な要件を定め、技術分析、リスク評価を行い、操作記録を保持する必要があります。変換および移行後のデータは、真正性、完全性、可用性、安全性の検測に合格する必要があります。この条項は、技術の更新、記憶システムのアップグレードに伴うアーカイブ移行のニーズに対応し、変換・移行後もアーカイブが元のアーカイブ属性と価値を保持することを確保するためのものです。

第二十九条 - 鑑定と保管期限の更新

第二十九条は、保管期限に達した電子アーカイブを定期的に鑑定し、引き続き保存が必要なアーカイブの保管期限を再設定することを要求しています。

この条項は、アーカイブ保管期限の合理性と正確性を確保し、保管期限の不適切さによるアーカイブの不当な処理を回避し、アーカイブの使用価値と長期的保存を保障します。

第三十条 - 電子アーカイブ廃棄の承認と記録

第三十条は電子アーカイブの廃棄手続きを定め、承認手続きの履行、すべての記憶媒体上のデータの完全な削除、および廃棄の範囲、数量、承認者、操作者などの情報の記録を求めている。

破棄の徹底性と厳格な承認フローがアーカイブ管理の規範性と安全性を確保し、データへの未承認アクセスや漏洩を防止し、アーカイブの安全と機密性を保護する。

まとめ

第五章は電子アーカイブの保管から最終的な廃棄までの全過程の安全性と規範性を重点的に保障している。

管理システムの構築、バックアップ、検出、変換、移行、鑑定及び廃棄などの厳格な要件を通じて、電子アーカイブが全ライフサイクルにわたって安全性、真正性及び可用性を常に維持することを確保します。

これらの措置は、技術の反復と記憶媒体の劣化がもたらすリスクに効果的に対応し、電子アーカイブの長期安全な管理を実現するための必要な手段です。

出典：ネットワーク

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