「電子アーカイブ管理弁法」解説（二）：目的、定義および要件

国家アーカイブ局第22号令『電子アーカイブ管理弁法』は昨日から正式に施行されました。皆様が『弁法』の具体的な条文の意図、実施範囲および実際の運用を深く理解できるよう、私たちは『電子アーカイブ管理弁法』の解説と分析のシリーズ短文を特別に用意しました。本日は、引き続き「『電子アーカイブ管理弁法』の第一章 目的、定義および要件など」を検討し、これにより皆様が電子管理の総則を把握する助けとなるようにします。

『電子アーカイブ管理弁法』第一章 - 総則を解説

「電子アーカイブ管理弁法」の第1章総則は、電子アーカイブ管理の基本原則、適用範囲、操作規範および安全保障要件を規定しています。電子アーカイブの真正性、完全性、可用性、安全性を強調し、電子アーカイブの全過程管理において法令を遵守するだけでなく、新世代技術を融合し、アーカイブ管理の现代化的ニーズを満たすことを求めています。

第1条 - 制定目的

第一条は「電子アーカイブ管理办法」の制定目的を明確にし、電子アーカイブ管理を規範化・強化することで、電子アーカイブの真実性、完全性、可用性、安全性を確保し、アーカイブ業務が党と国家の全体業務の大局および人民大衆にサービスを提供できるようにすることを定めている。

これは、国家戦略と公共サービスを支える上での電子アーカイブの重要性を強調し、社会秩序と情報セキュリティの保障における電子アーカイブ管理の鍵となる役割を際立たせています。

第二条 - 適用範囲と電子アーカイブの定義

第二条は、本办法がすべての「アーカイブ館および機関、団体、企業事業単位ならびにその他の組織」（すなわち「組織機構」）の電子アーカイブ管理業務に適用されることを説明しています。

ここでの「電子アーカイブ」とは、組織機構または個人が法定職責または事務処理を履行する過程で形成された、国家と社会に対して保存価値を有する電子的情報記録を指します。

この定義は電子アーカイブの法的地位と保存価値を強調し、「電子機器を通じて形成、処理、伝送、保存」などの記述を明確にすることで、電子アーカイブの生成過程、形式および保存条件を網羅しています。

第三条 - 電子アーカイブの基本要件

第三条は電子アーカイブの基本要件をさらに明確にし、以下を含む出典が信頼でき、手続きが規範的で要素がコンプライアント：

1. 信頼できる出所：電子アーカイブは合法的かつ明確な作成者に由来し、作成過程が追跡可能でなければならず、アーカイブの真正性と権威性を確保。この要件はアーカイブ作成過程の合法性を明確にし、作成、処理、整理、アーカイブなどの各段階が安全で信頼できることを確保。

2. 手続きの規範性：電子アーカイブ管理の全過程は国家の法令・標準規範の要求に適合し、過程の追跡可能性と記録の正確性を確保する必要があります。この規範性は電子アーカイブの管理過程におけるコンプライアンスを保証するだけでなく、情報記録の完全性と検証可能性も確保します。

3. 要素コンプライアンス：電子アーカイブは内容、構造、背景情報及び管理過程情報などの面で国家標準の要求に適合すべきである。これにより電子アーカイブ情報の正確性と一致性が確保され、実際の使用において従来の紙アーカイブと同等の法的効力を達成し、証憑として使用する資格を備える。

第四条 - 施設、制度および人員配置

第四条は、組織が電子アーカイブ管理に必要なハードウェア設備と情報化基盤を提供し、管理メカニズム、制度規範、安全保障措置および人材チームを構築することを求めている。

これは電子アーカイブ管理が技術設備に依存するだけでなく、制度、管理規範、人材サポートも要求し、電子アーカイブ管理の総合能力と系統性を確保することを示しています。

第5条 - 全過程管理

第5条は電子アーカイブの全過程管理を強調し、形成、整理、アーカイブ、移管から利用などの業務段階のシステム的連携を含む。

全過程管理は電子アーカイブの動的記録と有効性を確保し、メタデータを継続的に収集・維持し、アーカイブ管理過程を完全に記録。

この管理方式により、アーカイブの生成から使用までの各段階が厳格かつ規範的になり、アーカイブの完全性と追跡可能性の要件を満たすことができます。

第六条 - 技術応用

第六条は、組織・機関が新世代情報技術を積極的に応用し、電子アーカイブ管理の水準を絶えず向上させることを奨励している。

この条項は、電子アーカイブ管理が技術の発展に顺应しなければならないことを示しており、情報技術が絶えず進歩する過程でアーカイブ管理の効率と品質を向上させることができます。

第7条 - 電子ファイルの収集とアーカイブ

第7条は、各種組織が電子ファイルの収集とアーカイブを強化し、保存価値のある電子ファイルがアーカイブされ公文書館に移管されることを確保すべきであると指摘している。

同時に档案館に対して電子アーカイブの受入・管理能力の向上を求め、「応収尽収」を実現します。

この条項は、電子ファイルの前期収集と後期アーカイブの段階において明確な要求を提示しており、保存価値のあるファイルが管理上の手落ちによって失われないことを確保するのに役立ちます。

第八条 - 安全保障

第八条は、電子アーカイブの全過程の管理が国家のネットワークセキュリティ、データセキュリティ、個人情報保護、機密管理及び暗号管理に関する法律法規に適合すべきことを強調し、電子アーカイブの安全性を確保する。

この条項は電子アーカイブの安全性要件を際立たせており、特に機密情報が関わる場合において、コンプライアンス管理を通じてアーカイブの安全性とプライバシーを保護します。

まとめ

「電子アーカイブ管理弁法」の第1章総則は、電子アーカイブ管理の基本原則、適用範囲、操作規範および安全保障要件を規定しています。電子アーカイブの真正性、完全性、可用性、安全性を強調し、電子アーカイブの全過程管理において法令を遵守するだけでなく、新世代技術を融合し、アーカイブ管理の现代化的ニーズを満たすことを求めています。

出典：ネットワーク

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