紙のアーカイブに別れを告げる：Kailingの電子会計アーカイブが企業に持続的な価値を創造

現代のデジタル時代において、企業管理のあらゆる側面が深い変革を経験しており、会計アーカイブ管理も例外ではありません。財政部は「会計情報化業務規範」と「会計ソフトウェア基本機能・サービス規範」を公布し、会計情報化の発展に明確な指針を提供し、電子会計アーカイブの構築は新たな加速期を迎えています。

「会計情報化業務規範」第二章において、29条、30条、31条等の内容はさらに企業の電子会計アーカイブの管理要件を明確にしています。

上記二つの新規制のほか、近年関連部門も様々な措置を通じて楽企試点を大力に推進し、電子証憑会計データ標準試点を深化させてきた。デジタル化、ペーパーレス化、自動化、スマート化は必ず未来の企業業務・財務・税務管理の重要な発展方向となる。したがって、企業にとって業務・財務・税務のデジタル化は非常に必要かつ緊迫している。

一、企業の会計アーカイブ管理の現状

▪ 手作業による製本・アーカイブ業務は煩雑この上ない

従来の会計アーカイブ管理モデルでは、会計証憑や帳簿などの資料の製本とアーカイブはしばしば手作業に依存していました。担当者は多くの時間と労力を費やして、1枚ずつ紙の証憑を整理し、揃えてから製本機で製本する必要があります。このプロセスは効率が低いだけでなく、製本ミスや漏れが発生しやすいです。例えば、大量の取引証憑を処理する際、担当者は疲労により証憑の順序を間違え、その後の検索や使用に不便をきたす可能性があります。

▪ 紙は長期保管で破損しやすい

紙の会計アーカイブは長期保存の過程で、環境要因の影響を非常に受けやすい。湿度・温度の変化は紙のカビ、退色、破損を引き起こす可能性がある。特に良好なアーカイブ保存条件のない企業では、紙アーカイブの劣化がより速い。例えば南方地域の一部企業では、梅雨の季節にアーカイブ保管環境に除湿設備がないと、紙アーカイブが湿気でカビやすく、重要な会計情報が判読できなくなり、企業に潜在的な財務リスクをもたらす。

▪ 実体アーカイブの検索・閲覧が極めて不便

企業が特定の時期または特定の業務に関連する電子会計アーカイブを閲覧する必要があるとき、従来の実体アーカイブ管理モデルでは、担当者が山積みのアーカイブ棚を一つ一つ探す必要がしばしばある。この方法は時間と労力を要するだけでなく、正確性も保証しにくい。例えば、企業が監査を受ける際、監査人が過去数年間のあるコスト支出証憑を確認する必要がある場合、アーカイブ管理者が関連資料を見つけるのに数日を要することがあり、監査業務の進捗と効率に深刻な影響を与える。

▪ アーカイブの手作業管理は紛失しやすい

人手によるアーカイブ管理に依存し、人為的ミスによるアーカイブ紛失のリスクがあります。アーカイブ管理者は不注意でアーカイブを誤った場所に置いたり、アーカイブの貸出・返却過程で記録ミスが発生し、アーカイブが紛失する可能性があります。重要な会計アーカイブが一度紛失すると、企業は正確に財務核算と意思決定ができなくなり、法的リスクに直面する可能性さえあります。

▪ 全プロセスのソリューションが急務

企業・事業単位は電子会計証憑の安全でコンプライアンスに適合した保管問題を早急に解決する必要があります。財務業務プロセスが複雑で、安全かつコンプライアンスに適合した電子会計証憑の収集、経費精算、記帳、アーカイブの全プロセス電子化ソリューションが急務です。

二、Kailing Technology 電子会計アーカイブの製品能力

1. 多様なタイプの会計資料のアーカイブに対応

▪ 電子档案＆紙档案を全面的にカバー

Kailing Technology電子会計アーカイブシステムは、多種類の会計資料のアーカイブ処理が可能です。原始証憑、記帳証憑、会計帳簿、会計報告のいずれも、このシステムで秩序あるアーカイブを実現できます。電子アーカイブについては、システムが直接受領・保存し、電子データの完全性と安全性を確保します。

紙のアーカイブについても、システムは便利なデジタル化変換機能を提供しており、スキャンなどの技術を通じて紙のアーカイブを電子形式に変換し、紙・電子一体型管理を実現します。

例えば、企業が受け取った電子インボイスはそのままシステムに取り込んでアーカイブでき、従来の紙インボイスもスキャン後にシステムが正確に認識してアーカイブできるため、企業が後日照会・利用するのに便利である。

2.多面的なアーカイブ管理ニーズに対応

▪ アーカイブ収集：システムは企業の財務ソフトウェアからのデータ自動抽出や、外部インターフェースを通じた他の業務システムからの関連アーカイブ資料の受信など、多様な方法で会計アーカイブを収集できます。これによりアーカイブデータの適時性と正確性が確保されます。

▪ メタデータ管理：アーカイブのメタデータを精细に管理し、アーカイブの作成時間、作成者、修正記録などの重要情報を記録し、アーカイブのライフサイクル全体の追跡と管理を容易にする。

▪ アーカイブ分類：企業の業務ニーズと会計核算ルールに基づき、アーカイブを科学的かつ合理的に分類する。例えば、会計科目、業務類型、時間周期等の基準で分類でき、ユーザーが必要なアーカイブを迅速に特定できる。

▪ アーカイブラベル：ユーザーがアーカイブにカスタムタグを追加できるようにし、アーカイブの識別をさらに細分化し、アーカイブ検索の精度を高める。

▪ アーカイブ閲覧：規範的なアーカイブ閲覧フローを提供し、ユーザーはオンラインで閲覧申請を提出でき、システムが自動的に承認と権限管理を行い、閲覧過程でのアーカイブの安全を確保します。

▪ アーカイブ鑑定：アーカイブの価値を定期的に評価し、どのアーカイブを長期保存する必要があるか、どのアーカイブを廃棄できるかを判断し、企業のアーカイブ保存リソースを最適化します。

▪ アーカイブ廃棄：アーカイブ鑑定の結果に基づき、法令に適合する前提で、保存価値のないアーカイブを安全に廃棄し、データ漏洩を防止します。

▪ アーカイブ統計：各種のアーカイブ管理統計レポートを生成でき、アーカイブ数量統計、アーカイブ閲覧頻度統計など、企業のアーカイブ管理意思決定にデータサポートを提供します。

三、Kailing電子会計アーカイブを選ぶ理由

1. コスト効果とデータ価値の挖掘

採用するKailing Technology電子会計アーカイブシステムは企業に顕著なコスト削減をもたらします。一方で、紙アーカイブの使用を減らし、紙、印刷、製本、保存設備などの費用を削減します。他方で、自動化とデジタル化管理により、人工作業コストを削減し、業務効率を向上させます。同時に、システムは膨大な会計アーカイブデータを深く挖掘し、企業の財務状況と経営トレンドを分析し、企業の財務管理と戦略的意思決定に価値あるデータサポートを提供します。

2. インボイス情報の自動識別・真偽検証がデータの正確性を保障

Kailing Technology電子会計アーカイブシステムは先進的なインボイス情報自動識別・真偽検証機能を備えている。企業がインボイスを受け取った際、電子インボイスであれ紙インボイスをスキャンした電子版であれ、システムはインボイス上のインボイス番号、金額、発行日、インボイスコードなどの重要情報を迅速に抽出し、税務システムと照合し、インボイスの真実性を検証できる。この機能は偽インボイスが企業の財務システムに進入することを効果的に防止し、企業財務データの正確性とコンプライアンスを保障する。

3. 原始証憑と記帳証憑のデータ関係を構築し、帳簿の明確性を確保

このシステムでは、原始証憑と記帳証憑の間のデータ関連を自動的に確立できます。記帳証憑が生成されると、システムは対応する原始証憑を正確に追跡でき、その逆も可能です。このようなデータ関係の確立により、企業の会計処理がより明確で透明になります。例えば、財務監査を行う際、監査人は記帳証憑を通じて関連する原始証憑を迅速に見つけ出し、業務の真実性と正確性を検証し、監査業務の効率と品質を向上させることができます。

4. 紙・電子アーカイブの二重管理がデータの安全性と完全性を確保

Kailing Technology電子会計アーカイブシステムは、紙媒体アーカイブと電子アーカイブの二重管理モデルを実現しました。日常の会計業務では、電子アーカイブは財務核算やレポート作成などの操作に便利かつ迅速に利用できます。一方、紙媒体アーカイブは電子アーカイブのバックアップおよび補完として、特定の状況下で重要な役割を果たします。システムは紙媒体と電子のアーカイブを統一的に管理し、両者のデータの一致性と完全性を確保し、企業のデータセキュリティを保障すると同時に、さまざまな業務シーンにおける会計アーカイブの利用ニーズにも応えます。

Kailing Technology電子会計アーカイブシステム企業の会計アーカイブ管理において包括的、効率的、安全なソリューションを提供し、企業がデジタル時代において財務データをより適切に管理し、財務管理水準を向上させることを支援する，ぜひKailing Technologyまでお問い合わせいただき、デモまたはご利用ください。

Kailing Technologyは業務・財務・税務デジタル化総合ソリューションサービスプロバイダーとして、各種機関、機構、大中小企業に業務・財務・税務管理デジタル化転換製品と運営サービスを提供し、製品ラインには：

販売契約管理システム、購買契約管理システム、数電楽企インターフェースプロジェクト、売上自動インボイス発行システム、従業員経費管理・精算システム、仕入VATインボイス管理システム、サプライチェーン協同照合システム、影像OCR識別システム、財務自動記帳システム、電子会計アーカイブシステムなどの業務ソリューションで、各領域のデジタル化プロセスを全方位的に推進。

もしあなたに業務・財務・税務デジタル化转型のニーズがあれば、ぜひお問い合わせください、北京Kailing Technologyが誠心誠意サービスいたします。