11月1日から「電子アーカイブ管理办法」を実施、アーカイブ業務の全プロセス管理に焦点

先日、国家档案局が第22号令を発令し、「電子アーカイブ管理办法」を公布しました。この管理办法は2024年11月1日から施行されます。

《電子アーカイブ管理弁法》は主に「電子文書のアーカイブ及びその後の電子アーカイブ管理の各段階」を規範化し、電子アーカイブのアーカイブから保管・使用、移転、バックアップ、利用開放、廃棄に至るライフサイクル全工程について全面的に規定している。

《電子アーカイブ管理弁法》総則：適用範囲と管理要件の解析

「総則」部分は全八条で、主に立法目的と根拠、適用範囲、管理要件と効力、基盤配置の保障、および電子アーカイブの安全保護要件などについて規定している。

電子アーカイブの定義が明確に：電子アーカイブとは、機関、団体、企業・事業単位その他の組織および個人が法定職責を履行しまたは事務を処理する過程で、コンピュータ等の電子機器を用いて形成、処理、伝送、保存され、国家と社会に対して保存価値を有しアーカイブ保存される各種情報記録を指します。この明確な定義は電子アーカイブの形成過程、保存媒体および価値属性を明確にし、その後の管理と利用に明確な境界を提供します。

2種類の適用主体は明確です：適用主体は主に2種類あり、1つはアーカイブ形成単位、例えば機関、団体、企業事業単位及びその他の組織、2つ目は档案館で、総称して「組織機構」と呼ばれます。これらの主体の電子アーカイブ管理における責任と義務を明確にし、電子アーカイブの形成からアーカイブ保存までの全過程に相応の主体が管理を担当することを確保します。

基礎保障要件は厳格：組織機構はアーカイブ情報化インフラを整備し、かつ完備した管理メカニズム、標準規範体系、安全体系、専門人材チームを確立し、電子アーカイブ管理の実際のニーズを満たす必要がある。この一連の要件は、電子アーカイブ管理業務の規範化、標準化、安全性を確保し、電子アーカイブの長期保存と有効利用に堅固な基盤保障を提供することを目的としている。

電子アーカイブの効力が再度強調：明電子アーカイブが従来の媒体のアーカイブと同等の効力を有し、電子的形式で証憑として使用できることを明確に規定している。この規定は法律上および実際の応用における電子アーカイブの地位を強調し、電子アーカイブの効力への疑念を払拭し、各分野での電子アーカイブの広範な応用と認知を促進する。

電子档案全プロセス管理の全面的な規範：ライフサイクル全体を網羅

電子アーカイブの管理はファイル形成から最終処分までの複数の段階に関わり、以下ではその全プロセス管理を詳細に述べ、電子アーカイブのライフサイクル全体を網羅します。

1.電子ファイルの整理とアーカイブ

「電子文書の整理とアーカイブ」部分は全6条で、電子文書アーカイブの全体的要件、アーカイブ形式、アーカイブ電子文書の整理および電子アーカイブの目録作成等内容を規定している。

   ▪ アーカイブ形式の要求：電子ファイルはメタデータとともにアーカイブし、オープンでソフト・ハードウェアに依存せず、表示一致性、変換可能、利用しやすいなどの特性を備え、長期保存形式への変換を支援できる必要があります。これにより電子ファイルのアーカイブ後の可読性と拡張性が確保され、将来の異なる技術環境でも有効に利用できます。

   ▪ 技術要件：電子文書およびメタデータのアーカイブ時には、非開放的な圧縮技術および非開発的な暗号化技術措置を採用してはならず、電子文書の内容、構造、背景情報を記述するメタデータおよび管理プロセス全体のメタデータを完全に収集する必要がある。これにより電子文書の原本性と完全性が保障され、その後のアーカイブ管理と活用に全面的かつ正確なデータサポートを提供する。

   ▪ 特殊アーカイブ要件：党政機関の電子公文書アーカイブについては、電子印鑑のデジタル署名情報を保持せず、印鑑グラフィックのみを保持します。これは公文書管理の実際の状況と安全ニーズに基づく規定であり、公文書の有効性を確保しつつ、アーカイブ操作とデータ保存を簡素化します。

2.電子アーカイブの移管と受領

「電子アーカイブの移管と受領」部分は全4条で、電子アーカイブの移管受領期限、方式、手続きおよび移管アーカイブに対する特別要件を明確にしている。

   ▪ 移管・受領期限：定期的に電子アーカイブを公文書館に移管する必要があると規定しています。専門性が高い、または機密保持が必要な電子アーカイブは、移管期限を延長できます。国の規定する移管期限に達していない電子アーカイブは、権責を明確にした上で公文書館に早期に保管を委託できます。この柔軟な期限規定は、異なる種類のアーカイブの特徴を考慮しつつ、アーカイブの適時なアーカイブ化と集中管理を確保します。

   ▪ 移管・受領方式：オンライン移管とオフライン移管を含みます。オンライン移管は安全管理要件に適合するネットワークと情報システムで行う必要があり、オフライン移管は安全管理要件に適合する記憶媒体を備える必要があります。この2つの方式は異なるシーンでのアーカイブ移管ニーズを満たし、アーカイブ移管の安全性と利便性を保障します。

   ▪ 移管・受領手続：双方は電子アーカイブについて真実性、完全性、可用性、安全性の検測を行い、合格後に移管できます。電子アーカイブは電子印鑑のデジタル署名情報を保持せず、印鑑の図形のみを保持し、技術的手段で暗号化されたファイルは復号後に暗号化措置を除去してから移管する必要があります。この一連の厳格な手続は、移管アーカイブの品質と安全性を確保し、移管過程でのデータ損失や破損などの問題を防止します。

3.電子档案の処分と保管

「電子アーカイブの保管と処分」部分は全7条で、電子アーカイブの保管、バックアップ、変換移行、期限到来時の鑑定および廃棄等内容を網羅している。

   ▪ 保管要件：保管範囲には電子アーカイブおよび伝統的媒体アーカイブのデジタル化成果の統一管理が含まれる。国家アーカイブ館に特別な要件がある場合、受入から廃棄までの全プロセス管理業務をサポートするアプリケーションシステムの構築、専用ローカルネットワークの構築、サーバー・ストレージ・セキュリティ等の施設設備の配備、アーカイブデジタルリソースの集中管理が必要。これにより電子アーカイブの保管過程における規範化と専門化が確保され、アーカイブ管理の効率と安全性が向上する。

   ▪ バックアップ要件：バックアップ範囲には電子アーカイブデータと電子アーカイブ管理システムを含む。バックアップ数量は少なくとも三套の完全データ、「一セットはオンラインアプリケーション、二セットはバックアップ」。バックアップ方式はオンライン方式とオフライン方式を組み合わせ、磁気媒体、光媒体、縮微フィルムなどの媒体の中から少なくとも二種類を選んで遠隔バックアップを行う。重要アーカイブは遠隔バックアップを行い、条件があれば災害対策システムを構築できる。これらの詳細なバックアップ要件は電子アーカイブデータの安全性と信頼性を保障し、予期せぬ事態によるデータ損失を防止する。

   ▪ 変換・移行要件：移行プロセスでは「事前、事中、事後」の全過程管理を行い、事前に技術分析とリスク評価を行い、事中に過程記録を保存し、事後に四性検測を行う。変換・移行の範囲にはアーカイブデータとアーカイブシステムが含まれる。これにより、アーカイブの変換・移行過程における円滑な移行とデータ品質の維持が確保される。

   ▪ 鑑定要求：期限到来の電子アーカイブを定期的に鑑定し、引き続き保存が必要なものは保管期限を再設定すべきです。これにより電子アーカイブの保存の合理性が保証され、不必要な保存容量の占有とリソースの浪費を回避できます。

   ▪ 破棄要件：電子アーカイブの破棄は関連承認手続きを履行する必要があり、無断破棄は禁止。オンラインストレージデバイス、災害復旧バックアップなどのシステムおよびオフラインストレージ媒体で完全に削除し、破棄範囲、数量、サイズおよび審査者、操作者などの情報を記録する。この厳格な破棄手順が電子アーカイブの安全な破棄を確保し、アーカイブ情報の漏洩を防止する。

4.電子アーカイブの開放と利用

「電子アーカイブの保管と処分」部分は全6条で、電子アーカイブの公開要件、利用チャネル、アーカイブデータ資源の再利用およびアーカイブ共有等内容を規定している。

   ▪ 開放要件：国の法令に適合する必要があり、アーカイブ館はウェブサイトその他の方法で開放電子アーカイブ目録を定期的に公表します。これにより電子アーカイブ開放の合法性と透明性が保障され、公衆がアーカイブ情報を取得・利用しやすくなります。

   ▪ 利用チャネル：政務網、インターネット等のチャネルを十分に活用し、サービス対象と利用範囲に応じて、対応するネットワークのアーカイブデジタル資源利用サービスプラットフォームを構築する。これにより電子アーカイブの利用チャネルが広がり、アーカイブの利用効率とサービス品質が向上した。

   ▪ 利用者への要求：利用者は無断で電子アーカイブを複製、改ざんしてはならず、国家利益、社会公共利益およびその他の主体の合法的権益を損なってはならない。これにより利用者の行為が規範化され、電子アーカイブの安全性と完全性が保障され、各方の合法的権益が維持された。

   ▪ アーカイブデジタル資源の再利用：人工知能などの情報技術を利用し、編研、展示及び専題データベースの建設などの業務を展開します。これにより電子アーカイブの深度開発と利用が促進され、社会により多くの価値ある情報資源を提供します。

   ▪ 電子档案の共有：档案主管部門が档案デジタル資源の地域間、階層間、部門間の共有・利用を推進する。これは情報のサイロ化を打破し、資源共有を実現し、档案資源の利用効果を高め、社会発展により良い支援を提供するのに役立つ。

Kailing Technologyデジタルアーカイブ管理システム：電子アーカイブの全門類・全ライフサイクルオンライン化管理を実現する卓越したソリューション

Kailing Technologyデジタルアーカイブ管理システムは、企業に包括的な電子アーカイブ管理ソリューションを提供し、アーカイブの事前整理から最終的な利用までの全門類・全ライフサイクルのオンライン化管理プロセスを網羅し、アーカイブ管理の効率性、正確性、安全性を確保します。

1.アーカイブ予備アーカイブプラットフォーム

アーカイブの出所とプロセスタイプに基づき自動的に収集し、自動的に完全性チェックを行う。チェックで異常がある場合は、異常原因を確認し、添付ファイルの補完または正常状態としてのマークを選択できる。。

事前アーカイブページは、会計システムや審査フローと組み込み連携して、事中コンプライアンス管理を実現できます。

2.アーカイブ受領

▪ インターフェース取得/帳票生成

顧客の現状に応じて設定、データソースシステム。データ階層構造、メタデータ属性定義、データ間の関連関係はインターフェースからデータを取得し、業務ニーズに応じて、必要な版式ファイルを柔軟かつ自主的に設定します。

▪ スキャン/定時取得連携

紙/その他資料などシステム支援のない原始証憑ファイルは、画像スキャン/取込による自動OCRでファイル分類とアーカイブを完了できる。

3.アーカイブ管理

アーカイブ整理完了後、システムはアーカイブの後続の一連の標準動作をサポートします。これには、アーカイブ章の押印、フロー承認アーカイブ、版式ファイル変換などが含まれます。これらの機能はアーカイブ管理標準のコンプライアンス要件を厳格に満たし、アーカイブ管理業務が関連法令及び業界標準に適合することを確保し、アーカイブの法的効力と長期保存価値を保障します。

4.アーカイブ鑑定と処置

システムはアーカイブライフサイクル管理過程で関わる多様な鑑定ニーズ（公開鑑定、廃棄鑑定、機密レベル鑑定、保管期限鑑定など）を満たします。各鑑定過程で、システムは詳細な操作痕跡を自動的に保持し、アーカイブ管理の追跡可能性を強力に支援し、アーカイブ鑑定作業の正確性と公正性を確保します。

5.アーカイブの移管と受領

組巻/編盒を完了した財務アーカイブは一括でアーカイブ移管でき、移管清冊を生成する。受単ポジションはアーカイブ受領の待ち事項を受け取り、バーコードをスキャンすれば受領が完了する。

6.アーカイブ利用

全文検索、条件検索など多様な先進的検索方式により、ユーザーは必要なアーカイブ資料を迅速に特定できます。権限のないアーカイブについては、システムは閲覧管理機能と組み合わせて、電子アーカイブと実体アーカイブのオンライン閲覧承認と認可を実現し、アーカイブ利用の安全性と規範性を確保します。同時に、システムはアーカイブ編研・再利用のプロセス管理も支援し、アーカイブ資源の利用価値を高め、企業の業務発展と意思決定に有力な支援を提供します。

7.スマートアーカイブ管理

RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）、OCR（光学文字認識）、インテリジェントAIなどの先進技術を活用し、アーカイブの自動収集、自動分類、自動記述、インテリジェント検索を実現します。これらのインテリジェント機能は組織が電子アーカイブと紙アーカイブを統一的に管理するのを支援し、アーカイブ管理と業務の深い融合を可能にし、アーカイブ管理の効率と品質を向上させ、人件費を削減し、企業により便利で効率的なアーカイブサービスを提供します。

8.アーカイブ改ざん防止

システムは収集した電子文書に電子署名を付加し、各電子アーカイブに強力な改ざん防止能力を与えます。この改ざん防止能力は電子アーカイブに限らず、すべてのデジタル成果の保存に拡張され、業務システム内のあらゆる情報データファイルを改ざん防止アーカイブでき、すべてのデジタル化成果の検索・検証・信頼を確保し、企業のデジタル資産セキュリティに確固たる保障を提供します。

Kailing電子アーカイブ管理ソリューションアーカイブ業務の全プロセス管理要件に適合し、アーカイブ管理分野の革新的模範であり、先進技術を支えとして、ユーザーに効率的で便利かつ安全なアーカイブ管理体験をもたらします。Kailing総合デジタルアーカイブ管理システムについてさらに詳しく知りたい方は、コメント欄またはDMで交流・お問い合わせください。直接相談電話でKailing Technologyにお問い合わせいただくことも可能です！

Kailing Technologyは業務・財務・税務デジタル化総合ソリューションサービスプロバイダーとして、各種機関、機構、大中小企業に業務・財務・税務管理デジタル化転換製品と運営サービスを提供し、製品ラインには：

販売契約管理システム、購買契約管理システム、数電楽企インターフェースプロジェクト、売上自動インボイス発行システム、従業員経費管理・精算システム、仕入VATインボイス管理システム、サプライチェーン協同照合システム、影像OCR識別システム、財務自動記帳システム、電子会計アーカイブシステムなどの業務ソリューションで、各領域のデジタル化プロセスを全方位的に推進。

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