《電子アーカイブ管理弁法》施行、Kailingが病院の電子会計アーカイブ運営管理を支援

デジタル・インテリジェント時代において、情報技術は急速に発展し、政府会計制度の革新、公立病院の高品質発展への邁進、および精細化管理のニーズは、いずれも公立病院の財務管理事務と情報化構築プロセスに深く影響している。会計アーカイブは財務業務の重要な物質的依拠形態の一つとして、従来の紙媒体から電子データ形態への管理モデルへの移行は、疑いなく大勢の趨勢である。

先日、国家档案局は正式に第22号令を発令し、「電子アーカイブ管理弁法」（以下「弁法」）を打ち出した。この弁法は2024年11月1日より発効・実施される。「弁法」は電子アーカイブの管理業務をさらに強化・規範化し、電子アーカイブが真実性、完全性、可用性、安全性などの特性を備えることを保障することを目的とし、電子アーカイブの生成から保存、利用までの全過程管理について明確な規範基準を制定した。

政策主導要因

2016年、国家档案局と財政部が《会計アーカイブ管理弁法》を改正し、定期保管の会計アーカイブを電子形式で保存して電子会計アーカイブを形成できることを確定した。

2019年、病院は《政府会計基準制度》を実施し、現代財政管理制度のプロセスを推進した。同年、国家档案局は《企業電子文書アーカイブおよび電子アーカイブ管理ガイド》を公布し、電子アーカイブ業務に指針と要件を提供した。

2020年3月、国家档案局と財政部は共同で《電子会計証憑の経費精算・記帳・アーカイブの規範に関する通知》（財会〔2020〕6号）を公布し、各種電子会計証憑の経費精算・記帳・アーカイブを規範化し、単位が電子会計証憑の紙の印刷物で経費精算・記帳・アーカイブを行う場合、同時に電子会計証憑を保存する必要があり、電子インボイスの経費精算時には原本の電子ファイル（PDF/OFD）を提供しなければならないと規定しており、従来の管理方式とプロセスは新政策に適合しなくなっている。

2021年2月、四部委員会は協同で電子インボイスの収集・経費精算・記帳・アーカイブの全プロセス電子化を推進し、「第14次五カ年計画」も档案体系建設に戦略方針を提示し、公立病院の会計アーカイブ電子化管理は必然となった。

2024年、国家档案局は第22号令を発し、『電子アーカイブ管理弁法』を公布した。これは電子アーカイブ管理を法令に基づき適切に実施することを保障する重要な措置であり、我が国の電子アーカイブ管理が新たな段階に入ったことを示し、アーカイブ事業の革新的発展とアーカイブの現代化の実現にとって大きな意義を持つ。

公立病院の運営とサービス範囲の拡大に伴い、会計資料が急速に増加しています。印刷、番号付け、製本、ファイル作成・入库などのプロセスがオフィスコストと保管スペースを増やし、情報伝達、データ照会・分析および実効性に影響を与えています。精細化管理と経済運営管理の多次元データへのニーズから、公立病院の発展に適した電子会計アーカイブ管理体系の構築が急務となっています。

会計アーカイブ電子化建設の必要性

1.人件費削減

《会計アーカイブ管理弁法》に基づき、病院が会計アーカイブの電子化を達成するには、会計証憑記入、費用支出管理、予算執行管理、コスト集計、支払決済、帳務処理などの一連の業務プロセスにおいて、オンライン生成、審査、処理を達成する必要があります。これにより、医療従事者の手作業による記入及び署名のための移動・待ち時間を免除できます。病院の財務承認プロセスをリアルタイムで把握でき、財務担当者はいつでもどこでも過去の記録を閲覧し経費支出状況を確認でき、従来の経費精算と審査の時空間的制約を完全に突破します。従来の会計アーカイブアーカイブ規範の要求に従うと、財務部門はアーカイブ整理、会計アーカイブ案巻目録清冊の作成、総帳、日記帳、明細帳、往来補助帳などの帳簿作成・整理・印刷・製本、及びアーカイブ部門の会計アーカイブ証憑移管と棚入れなどで、大量の時間を費やします。会計アーカイブの電子化後は、アーカイブ整理と移管の時間を大幅に節約できます。

2.財務管理リスクの低減

会計アーカイブの電子化を実現し、会計基準に基づき核算システムがオンラインで審核・承認などの財務承認手続きを完了することを要求。同システムは病院の日常費用精算・発票インテリジェント認識などの機能により、票据のコンプライアンス、金額の正確性、経費精算書の規範性、单据の完全性など経費精算の重要ポイントを全面的に審査し、インボイスの真偽検証・重複チェック、インテリジェント監査による自動却下、インテリジェント事前審査・警告補助、経費精算要件の完全性審査を実現し、人手による審査と計算ミスを減少させ、経費精算のインテリジェント管理目標を達成します。会計システムは予算執行進捗のリアルタイム照会をサポートし、予算超過や経費不足などの状況を心配する必要がありません。コスト配分の精緻化、オンライン承認の権限と責任の明確化、多次元統計、キャッシュフローの自由な調整、銀医ダイレクト接続などにより承認のクローズドループ管理を実現し、財務管理リスクを低減し、重複作業を減少させ、財務業務の効率を向上させます。

3.会計アーカイブ利用効率向上

会計アーカイブは病院運営管理の全プロセスを記録しており、極めて重要なアーカイブ資料です。病院の毎年の監査・監察、幹部離任審査、内部統制管理、内外の監督など各種財務検査では、関連する会計アーカイブを繰り返し閲覧する必要があります。会計アーカイブは数量が多く年度をまたぐ期間も長いため、手作業での閲覧・検索は極めて時間と手間がかかり、多大な人的・時間コストを消費します。会計アーカイブを電子化すれば、システムを通じて直接内容を索引検索し、会計アーカイブ関連の証憑と承認フローを直接閲覧できるため、会計アーカイブの利用効率を高めることができます。

Kailing電子会計アーカイブシステムの構築経路と価値

Kailing電子会計アーカイブ管理システムの核心機能は、組織機構のデータソースを設定することにより、アーカイブが必要なデータの収集と整理を行い、関連法令に厳格に従って、アーカイブ要件に適合する形式に変換し、その後、永久保存のために電子会計アーカイブ管理システムにアーカイブすることにあります。本システムはローカルおよびリモートの照会機能も備え、索引情報に基づいて会計アーカイブのスマート検索、組み合わせ検索、あいまい検索を実行でき、会計アーカイブ情報の共有目標を達成し、会計アーカイブの保管や照会などの業務効率を大幅に向上させます。

一体型運営管理プラットフォームを構築。アーカイブのデジタル資源の地域間・部門間での共有と利用をさらに促進するため、病院の一体型運営管理プラットフォームの構築に注力する。このプラットフォームは、オフィスシステム、財務管理システム、アーカイブ管理システムなど各種業務システムを統合し、各システム内部はそれぞれの部門が個別に運用し、最終的にすべてがアーカイブ管理システムと連携する。各業務システム内でアーカイブ対象となる原本データを統一的に収集することで、すべてのシステムで生成された電子アーカイブを直接アーカイブ管理システムに保管でき、アーカイブ管理システムを通じて関連データを取得できる。

既存会計アーカイブのデジタル化。重要度が高く、ユーザー利用率が高く、紙の破損率が高い既存の会計アーカイブを厳選してデジタルスキャン作業を実施します。既存の会計アーカイブのデジタル化処理は、遠隔利用の課題を解決し、財務担当者のアーカイブ閲覧ニーズを満たし、業務効率を向上させるのに役立ちます。さらに、会計アーカイブの保管期限が満了し破棄された後も、電子会計アーカイブの保存期限を延長し、その後の参照の必要性に備えることができます。利用率の高い原始証憑と記帳証憑については、原文スキャンを実施し、さらにOCR認識と全文検索に対応する二層PDF/OFD形式で保存することも可能です。コンピュータ生成ではない手書きの総勘定元帳、明細帳、日記帳、およびコンピュータ生成ではない手書きで永久保存が必要な年度財務報告書、部門決算なども同様に処理します。

電子会計アーカイブシステムの応用価値は主に以下に表れます：財務管理効率の向上を力強く推進し、完備した財務資料庫を構築し、財務ビッグデータの構築を支援し、会計監督と検査業務を容易にし、管理コストを削減し、資源の浪費を減少させます。

電子会計アーカイブ管理：病院運営管理価値の飛躍を駆動

業務・財務融合の大きな背景の下、会計アーカイブ管理が情報技術を借りて数智化管理へと向かうプロセスは、もはや阻止できない発展の潮流となっています。電子会計アーカイブ管理システムを積極的に構築・応用することは、新情勢下の行政事業単位の会計情報化発展の内在的ニーズと正確に合致します。

1.全ライフサイクル管理：デジタル知能がアーカイブ管理を新境地へ

先進的なデジタル・インテリジェント管理システムを活用し、会計アーカイブ管理は自動収集から整理分類、アーカイブ保管、照会アクセス、さらに鑑定・廃棄までの全ライフサイクル管理を達成し、厳格な全プロセス閉ループ型管理メカニズムを構築しました。これにより、管理効率を著しく向上させるだけでなく、アーカイブ管理の正確性と完全性を全方位的に確保し、病院の運営意思決定に強固なデータ基盤を築きました。

2.紙・電子協同と空間最適化：グリーンで効率的なアーカイブ管理の新たな道

デジタルインテリジェント管理システムにより、紙の使用量を大幅に削減し、病院のエネルギー消費支出、オフィスコストを効果的に削減し、倉庫の保管圧力を大幅に緩和しました。バーコード技術により、電子アーカイブと実体アーカイブおよび倉庫情報の緊密な関連を構築し、紙アーカイブの位置と状態のリアルタイム追跡を実現しました。この革新的な実践は、検査と棚卸作業を便利にするだけでなく、仮想化管理手段により、会計アーカイブの閲覧、照会、アーカイブ化の利便性を大幅に向上させ、アーカイブ管理のグリーン化とスマート化のプロセスを力強く推進します。

3.プロセスの標準化：会計アーカイブ管理の精確性と規範性を実現

電子会計アーカイブは製本、移管、審査等の重要な段階において、いずれも統一かつ標準化されたプロセス規範に従って操作を展開し、電子会計資料と他のシステムのイメージファイルの自動的かつ正確なマッチングを達成し、会計アーカイブの自動採番、目録生成及び迅速な棚卸等の機能を実現し、人為的判断基準の差異による管理上の抜け穴を効果的に回避し、会計アーカイブ管理の品質と効率を全面的に向上させます。

4.情報のリアルタイム連携と精緻なマッチング：病院の意思決定の効率と精度を支援

財務会計システムと病院のHRP、HIS、契約管理などのシステムとの深い連携により、原始証憑、電子会計証憑、会計帳簿、財務諸表報告などの会計アーカイブデータ情報が自動同期され、電子会計アーカイブ管理システムにリアルタイムで保存されます。これにより会計アーカイブ情報はより正確、完全かつ適時性が著しく強化され、病院の各階層の管理者に便利で効率的な閲覧チャネルを提供し、重要な会計情報を迅速に取得できるようにし、意思決定の科学性と適時性の向上を力強く推進します。

5.データセキュリティ防護：会計アーカイブ管理の堅固な要塞を構築

電子化会計アーカイブ管理システムはユーザー認証、鍵認可等の先端セキュリティ技術を運用し、原始会計データの安全性、完全性、真実性、可用性を全力で保障する。同時に、厳格な権限管理、プロセス管理、データバックアップおよびオフラインアーカイブ等の機能モジュールにより、データ損失のリスク隐患を効果的に低減し、病院運営管理のために堅固なデータセキュリティ防線を築く。

公立病院は電子会計アーカイブ管理の数智化建設経路を積極的に模索すべきである。これは数智化時代の発展趨勢への積極的な顺应と国家政策要求の確実な実行であるだけでなく、会計アーカイブ情報の利用効率を高め、病院の経済運営コストを削減し、業財の深度融合を促進する核心的措置である。病院運営管理の数智化転換を効果的に推進することで、財務管理のレベルと水準を全面的に高め、公立病院が激しい市場競争の中で戦略的先機と優位な地位を獲得する。

電子会計アーカイブ関連のご要望はKailing Technologyまでお問い合わせください：https://www.kailingteck.com/h-col-110.html 。

Kailing Technologyは業務・財務・税務デジタル化総合ソリューションサービスプロバイダーとして、各種機関、機構、大中小企業に業務・財務・税務管理デジタル化転換製品と運営サービスを提供し、製品ラインには：

販売契約管理システム、購買契約管理システム、数電楽企インターフェースプロジェクト、売上自動インボイス発行システム、従業員経費管理・精算システム、仕入VATインボイス管理システム、サプライチェーン協同照合システム、影像OCR識別システム、財務自動記帳システム、電子会計アーカイブシステムなどの業務ソリューションで、各領域のデジタル化プロセスを全方位的に推進。

もしあなたに業務・財務・税務デジタル化转型のニーズがあれば、ぜひお問い合わせください、北京Kailing Technologyが誠心誠意サービスいたします。