紙アーカイブのデジタル化プロセス業務の完全解説

一、なぜアーカイブのデジタル化スキャンを実施するのか？

1.より便利な管理と活用

従来のアーカイブ管理手段は、アーカイブ目録を通じてアーカイブ情報を検索し、書庫からの巻出しによってアーカイブを管理・利用します。デジタル化された電子目録があれば検索は比較的容易ですが、手作業で登録した紙の目録しかなければ、検索の難易度は倍増し、検索すら不可能になることもあります。必要なアーカイブ情報を検索し、档号によって書庫から巻出しを行うことでアーカイブの管理と利用を実現できますが、効率は比較的低いです。デジタル化スキャン後にデータを紐付け、デジタル原文とアーカイブ目録の一対一の対応を実現することで、アーカイブの利用効率を大幅に向上させ、担当者の作業負担を軽減できます。

2.紙アーカイブの実物原本を保護

紙の実体原本の利用を減らし、紙の実体原本を最大限に保護し、不要な摩耗・劣化を避け、原本の紛失やページ欠落などの発生も回避。

二、アーカイブのデジタル化業務を実施する根拠

1.中華人民共和国档案法（中華人民共和国主席令第47号）規定により、各級人民政府はアーカイブ情報化を情報化発展計画に組み入れ、電子アーカイブ、伝統的媒体アーカイブのデジタル化成果等のアーカイブデジタル資源の安全な保存と有効利用を保障すべきである。公文書館及び機関、団体、企業・事業単位その他の組織は伝統的媒体アーカイブのデジタル化を推進する。既にデジタル化を実現したものは、アーカイブ原本を適切に保管すべきである。

2.第13号国家档案局令「機関档案管理規定」規定により、機関はデジタルアーカイブ室の建設を展開し、伝統的媒体アーカイブのデジタル化、電子文書のアーカイブ化及び電子アーカイブ管理業務を統括すべきである。

三、デジタルスキャンを実施する手順

1.作業方案を策定し、施設・設備を整備する

① 作業方案には、デジタル化対象、作業目標、作業内容、コスト計算、デジタル化技術方法と主要技術指標、検収根拠、人員配置、責任分担、進捗計画、安全管理措置などの内容を含めるべきである。

② 職位管理、人員管理、場所管理、設備管理、データ管理、アーカイブ実体管理などの面におけるデジタル化業務制度を確立する。

③ 専用の加工場を設け、アーカイブ保管、デジタル化前処理、記述、スキャン、画像処理、品質検査などの作業区域を区分して配置する。必要なコンピュータ、スキャナ、記憶ディスク、アーカイブ整理加工ツールを備える。防盗警報、ビデオ監視などの安全管理施設設備を備える。

④ 紙アーカイブのデジタル化業務を外部委託する必要がある場合は、企業性質、株主構成、安全保密、企業規模、登録資本状況などの面からデジタル化加工企業の関連資質を厳格に審査し、専任者を派遣して外部委託業務の監督、指導に参加させ、品質監視、進捗監視、投資監視、安全監視及び調整・コミュニケーションなどの業務を完了する。プロジェクト実施過程では、デジタル化場所、デジタル化加工設備、アーカイブ実体、デジタル化成果の移管・受領と設備処理などの面で厳格な安全管理要件を実行する。

2.アーカイブ出庫作業をしっかり行う

① 作業方案で定めたデジタル化対象に従い、アーカイブの取り出し、点検、登録などの事前準備作業を実施し、アーカイブ出庫申請を提出し、関連責任者の承認後、アーカイブ庫房管理規定に厳格に従いデジタル化対象の出庫関連手続きを办理し、デジタル化部門と共同で点検し誤りがないことを確認した後、アーカイブを引き継ぎ出庫する。

② 紙質アーカイブのデジタル化過程では、デジタル化加工場所に近い保管庫を設置して紙質アーカイブを一時保管し、紙質アーカイブの受領と返却を厳格に管理し、検査、点検、登記等の業務を真摯に行い、紙質アーカイブの安全を確保する必要がある。

3.デジタル化前処理

（1）スキャンページの確定

原則として、デジタル化対象と確定した紙媒体アーカイブはすべてスキャンすべきであり、選別スキャンは適切ではない。スキャン不要なページがある場合は注記を付すべきである。

機密級アーカイブは一般アーカイブと一緒にスキャンしてはならず、スキャンが必要な場合は、専用の機密対応コンピュータ、スキャナ、記憶ディスクを別途設置し、個別にスキャンし個別に保存する必要があります。

（2）ページ番号を編成する

① 頁号がない、または頁号が正しくないアーカイブには頁号を再付与する。

② ページ番号を再編成する際は、統一した位置にページ番号を記載し、アーカイブ内容を覆わないようにする。一般的に表面右上角、裏面左上角の空白位置、垂直または水平頂辺から1CMの箇所。右上角、左上角に既にページ番号が編成されている場合、統一して左下角、右上角に編成できる。

③ 硬度の小さい鉛筆でページ番号を付す。

④ 破損ページ、欠落ページなどの特殊状況を登記する。

（3）製本の解体

紙档案の保護を原則として、装丁を解体するかどうかを決定すべきです。装丁物を解体する必要がある場合は、档案が損傷しないよう注意し、配列順序が不正確な档案を再配列すべきです。特殊な装丁で解体後に復元が必要な档案は、装丁物を解体する際に写真撮影などで档案の原状を記録し、復元しやすくすべきです。

（4）技術修復

① 破損が深刻、またはその他直接スキャンできない紙アーカイブは、まず技術修復を行うべきであり、修復・表装の技術標準は『档案修裱技術規範』（DA/T25-2022）を参照。

② 折皱や凹凸がスキャン品質に影響する紙質アーカイブは、まずプレス等の相応の技術処理を行うべきである。

4.目録データを著録

① アーカイブ管理ソフトウェアを使用してアーカイブ門類を設定し、「巻」を保管単位とするアーカイブには案巻級と文件級の目録を作成し、「件」を保管単位とするアーカイブには文件級の目録を作成する。全宗号、アーカイブ門類コード、保管期限、年度、実体分類号、巻号、件号、档号、文件番号、頁号、頁数、題名、責任者、文件形成時間、日付、機密級などの著録項目を設定する。具体的には『档案著録規則』（DA/T18-2022）を参照。設定時には、現地のアーカイブ行政部門または档案館の専門家に連絡して設定を支援してもらうことができる。

② 「档号」規則を確定する。同一門類のアーカイブは、本行政区域内で一致させる必要があり、標準は《档号編制規則》（DA/T13—2022）を参照し、具体的な設定時には、現地のアーカイブ行政部門または档案館の専門家に連絡して確定を支援してもらう必要がある。

③《档案著録規則》に従い著録項目のデータ著録を行う。うち「全宗号、档案門類コード、保管期限、年度、実体分類号、巻号、件号、档号、頁号、頁数、題名、責任者、文件形成時間、帰档日期」は一般的に必須項目であり、その他の著録項目は必要に応じて選択記入する。

④ 記述項目の「題名」は文書資料の標題を指し、標題がない、標題が規範的でない、または標題が文書の主要内容を反映できず検索に不便な場合は、全部または一部を自ら標題を付し、自擬内容の外側に角括弧「[ ]」を付す。

⑤ 記述項目のデータ形式は統一し、規範要件に適合する必要がある。例えば全宗号は、現地アーカイブ館が統一的に編成し、文字を多く書いたり少なく書いたりしてはならない。アーカイブ門類コード、実体分類号、保管期限は一般的に大文字アルファベットを使用する。年度は4桁のアラビア数字で、漢字の「年」を付けない。ページ番号、ページ数には記号やアルファベットを付けてはならない。文書形成時間、アーカイブ日は8桁のアラビア数字など。具体的には『アーカイブ記述規則』（DA/T18-2022）を参照。

⑥ 記述の「巻号、件号、保管期限、年度」はアーカイブ実体の整理方案と一致しなければならず、一点の差異もあってはならない。

5.アーカイブスキャン

（1）アーカイブスキャンの基本要件

アーカイブスキャンは、紙アーカイブ原本の実際の状況、デジタル化の目的、デジタル化の規模、コンピュータネットワーク及び保存条件などに応じて、適切なスキャン設備を選択し、関連パラメータの設定と調整を行います。パラメータの設定と調整は、スキャン後のデジタル画像が鮮明、完全、歪みなく、画像効果がアーカイブ原本に最も近いことを保証する必要があります。

（2）スキャン設備の選択

① アーカイブ実体の保護に特に注意し、アーカイブ実体への破壊性が小さいスキャン装置をできるだけ採用してデジタル化すべきである。紙が古く、薄く脆く、破損している場合は、高速スキャナを使用してスキャンしてはならない。

② 使用するスキャナのスキャンサイズを超えるアーカイブは、より大判のスキャナでスキャンするか、小判のスキャナで分割スキャン後に画像を拼接する方式で処理できる。分割スキャン時は、隣接画像間に十分な重なりを残し、かつ標版等の方式で分割方法を明確に説明する必要がある。後期にソフトウェア自動拼接方式を採用する場合、重なりサイズは単幅画像対応原件サイズの1/3以上を推奨する。

③ 関連設備の使用規律に従い、定期的なメンテナンス、保守を行うべきである。

（3）スキャンのカラーモード

① すべてカラーモードでスキャンすることを推奨。

② スキャンした電子画像の色沢、明度、彩度はアーカイブ実体原件と基本的に一致させる必要がある。

③ スキャン画像にアーカイブ実体原件にない異常な色が出現してはならない。

（4）スキャン解像度

一般的に、紙档案のスキャン解像度は300 DPIを採用します。写真档案、文字が密集した档案、貴重な档案は600 DPI以上の解像度を使用できます。

（5）保存形式

① 紙アーカイブのデジタル画像の長期保存形式はTIFF、JPEGなどの汎用形式とし、同一バッチのアーカイブは同じ保存形式を採用すべきである。

② 画像圧縮率の選択は実際の応用ニーズに応じて決定できる。一般的に、A4判のアーカイブ画像ファイル容量は500KBから1.5MBの間に、A3判のアーカイブ画像ファイルは500KBから2MBの間に抑える。

③ 紙アーカイブのデジタル画像を利用する際は、ネットワーク閲覧速度、操作性、ストレージ容量の占有などの面から総合的に考慮し、画像をPDFなどの他の形式に変換することもできる。

（6）画像命名

① 档号を基礎としてデジタル画像を命名し、画像命名の一意性を確保すべきである。

② デジタル画像は単ページファイルとして保存し、档号と画像流水番号の組み合わせで画像を命名することを推奨する。

「巻」を保管単位とするアーカイブ

「档号」＋「.」＋「スキャンページ順序号」＋「画像拡張子」の形式で命名し、スキャンページ順序号は一般的に3桁のアラビア数字を使用します。

例：

J001-WS·1999-Y-0001-001.001.tif

J001-WS·1999-Y-0001-001.002.tif

「件」を保管単位とするアーカイブ

「档号」＋「.」＋「スキャンページ順序号」＋「画像拡張子」の形式で命名し、スキャンページ順序号は一般的に3桁のアラビア数字を使用します。

例：

J001-WS·2012-Y-0001.001.tif

J001-WS·2012-Y-0001.002.tif

③ デジタル画像をどうしても複数ページのファイルとして保存する必要がある場合は、当該アーカイブの文書番号を用いて画像を命名することができる。

例：

J001-WS·1999-Y-0001-001.pdf

J001-WS·2020-Y-0001.pdf

④ 「文書番号」の構成項目でデジタルリソースを分類保存し、データ紐付けの正確性を確保する。

《アーカイブ文書整理規則》は、アーカイブ文書の文書番号の構造を以下のように定めている：

全宗号-档案門類コード・年度-保存期限-機構（問題）コード-件号

例：J011-WS·2020-Y-BGS-0001

では、保存パスは次のようにできます：

\全宗号\アーカイブ門類コード\年度\保存期限\機関（問題）コード\档号

すなわち \J011\WS\2020\Y\BGS\J011-WS·2020-Y-BGS-0001

《文書番号編成規則》が提供する巻単位整理アーカイブ（税務稽查アーカイブ）の文書番号編成例

全宗号-档案門類コード・二次分類号・三次分類号・年度・保存期限

例：J019-ZY•JC•CC•2019•D30-001-001

説明：J019は全宗号、ZYは档案門類コード（専門档案）、JCは二級類別号（税務稽查）、CCは三級類別号（査処類）、2019は年度、D30は保管期限コード、001は案巻号、001は件号。

では、保存パスは次のようにできます：

\全宗号\アーカイブ門類コード\二級類別号\三級類別号\年度\保存期限\案巻級档号\ファイル級档号

すなわち \J019\ZY\JC\CC\2019\D30\J019-ZY•JC•CC•2019•D30-001\J019-ZY•JC•CC•2019•D30-001-001

档号の構成項目を使用してデジタルリソースを分類保存する場合、档号の構成項目の順序に従って分類保存することも、実際の業務状況に応じて調整することもできますが、一つのアーカイブ門類として、必ず基準を統一できなければなりません。

6.画像処理

（1）画像結合

分割スキャンで形成された複数のデジタル画像は、拼接処理を行い、一つの完全な画像に統合し、紙アーカイブのデジタル画像の全体性を確保する必要があります。拼接時には拼接箇所が滑らかに融合することを確保し、拼接後の画像全体に明らかな拼接痕跡がないようにする必要があります。

（2）回転及び傾き補正

① 閲覧方向に合わないデジタル画像は回転して復元する必要があり、時計回りまたは反時計回りの90度、180度の回転は通常スキャン段階で行い、画像処理段階まで待って操作しない。

② スキャン過程で人為的、機器設備的原因により偏斜した画像は、視覚的にほぼ偏斜を感じない程度に補正処理を行うべきである。アーカイブ実体自体が偏斜している場合、スキャン画像の補正は不要である。

一般的に、人為的・機械設備的原因によるものは、制度制約、技術検出等手段で制御すべきであり、発生時は速やかに再スキャンし、画像処理段階まで修復調整を待たない。

（3）裁断

デジタル画像の裁断処理を行う必要がある場合は、ページ端の最も外側から少なくとも2～3ミリメートルの位置で画像を裁断してください。

一般的に、デジタル画像アーカイブページ部分はいかなる場合も裁ち落とし操作を行ってはならない。

（4）汚れ除去

デジタル画像の汚れ除去処理を行い、スキャン過程で生じた汚点、汚線、黒枠など画質に影響する不純物を除去する必要がある場合は、アーカイブ原本の姿を表現する原則に従うべきであり、処理過程でアーカイブページ本来の紙の退色斑点、水染み、汚点、綴じ穴などの痕跡を除去してはなりません。

7.デジタル品質検査

（1）目録品質チェック

①著録項目の完全性、規定に従い必須項目を完全に記入し、著録規則に適合させる。

② 題名の完全性、題名の著録が正確であること。題名が不完全またはアーカイブ内容情報を完全に表現できない場合は自擬題名が必要であり、自擬題名は規範的、正確であること。

③ 正確かつ規範的で、記述データは正確で脱字、誤字、重複字がないこと。責任者の正式名称は正確に、略称は統一的かつ規範的に。文書番号は規範的に記入。ページ番号、ページ数は実体アーカイブと一致すること。

④ データ形式、文書番号、全宗、年度、期限、分類号、時間、巻号、件号、ページ番号、ページ数などがデータベース形式要件に適合すること。

⑤ メタデータ収集、デジタル化過程のメタデータを収集、収集し、アーカイブ記述条目データに保存する。

⑥ 条目（項目）の正確性、条目データは紙実体アーカイブと一致し、デジタル化スキャン画像と一致すること。

（2）画像品質検査

①デジタル画像が不完全、明確に識別できない、または画像の歪みが大きい場合は、再スキャンすべきである。

② スキャン漏れ、重複スキャン、過剰スキャン等の状況は、適時に修正すべきである。

③ デジタル画像の配列順序がアーカイブ原本と一致しない場合は、速やかに調整を行う。

④ デジタル画像の拼接、回転及び傾き補正、裁辺、汚れ除去などの処理状況を検査し、画像品質要件に適合しないことを発見した場合は、再度画像処理を行うべきである。

8.データ紐付け

（1）関連ソフトを利用してデータベース内の目録データとそれに対応する紙媒体アーカイブのデジタル画像を紐付け、目録データとデジタル画像の関連付けを実現する必要がある。

（2）紐付け結果を1件ずつ検査します。目録データと紙アーカイブのデジタル画像の対応の正確性、紐付け済みデジタル画像と実際のスキャン数の一致、デジタル画像が正常に開けるか等を含み、誤りを発見したら速やかに修正します。

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