高効率、便利：電子証憑記帳基準下のスマート経費管理・精算方案

一、経費管理・経費精算の現存する問題

1.事前申請の問題

従業員はしばしば事後申請を行い、事前申請の意義が不明確です。管理が難しく、申請が形式化し、従業員が面倒と感じるなどの状況があります。

2.証憑依存の問題

大部分の業務が紙の票に依存し、大量の不適合伝票が発生。コンプライアンスが困難で、インボイスの整理や貼付にミスが生じやすく、費用が長期的に蓄積され想起が困難などの問題が存在します。

3.承認問題

業務責任者がチェックせず、または承認が面倒だと感じる。承認が難しく、責任者が業務プロセスを把握しにくく、承認が思うに任せず、勘に頼るなどの状況が存在します。

4.審査に関する問題

主な業務はインボイスの審査で、まだ手作業で記帳しています。審査が難しく、インボイスのコンプライアンス審査はすべて人に依存し、費用政策の執行も人に依存するなどの状況があります。

5.支払い問題

各支払いは依然としてネットバンキングで手作業で伝票作成しています。支払困難などの状況が存在します。

6.管理統制の考え方の問題

企業の費用支出構造が不明確で、合理的な節約を実現するための最適化方法が分からない。管理統制の考え方がなく、企業の支払いが増え続けているのに、コスト削減・効率向上の方法が分からないなどの状況。

二、経費管理・経費精算システムの必要性と政策背景

もしあなたの企業に上記の問題が存在する場合、管理制度を変えるだけではこれらの問題は解決できません。経費管理精算システムを通じて従業員の経費精算行為を監督・承認し、経費精算行為が会社のポリシーと法規に適合することを確保し、違反行為を迅速に発見・防止することで、企業の財務安全と管理効率を保障することをお勧めします。

早くも2021年12月に財政部が発行した「会計情報化発展計画（2021-2025年）」では、2025年までに電子証憑会計データ標準が主要な電子票据タイプを有効にカバーすることを明確にしています。経費管理精算は、企業が費用支出を管理し、従業員の精算行為を規範化する重要な管理制度です。

三、Kailing Technologyのスマート費控精算システム

1.インボイス認識と収集

インボイス認識・重複チェック・真偽検証を一度に完了。インボイス来源は多様で、スマートに速度を向上（OCR認識、WeChatインポート、スキャンなど）、手入力の割合は小さい。紙、電子インボイス、全面デジタル化電子インボイスを効果的に収集、検証、重複チェックし、損失を回避し、リアルタイム経費精算を支援します。

2.スマート検証

検証次元には体験識別、宛名検証、重複検証、インボイス真偽、インボイス経費精算、インボイスコードなどが含まれ、異常なインボイスを自動的にフィルタリングする。

3.スマート申告入力

タクシー番号、運輸サービス、金額などのインボイス情報をインテリジェントに認識して記入できます。出張精算書には伝票コード、日付、事由などの情報があります。システム自動審査はインボイスの日付、金額、明細などをチェックし、要件に適合しない場合は通過せず、人手承認は仕入税額などをチェックします。

4.紙・電子照合機能

従来の財務再審査では、紙のインボイスとイメージが一致するかを照合する必要があり、Kailing Technologyインテリジェント経費管理・経費精算システム紙・電子照合はスキャナーまたは高拍儀で紙インボイスをスキャンし、システムが二次OCR認識を行い、紙票とイメージを自動照合し、一致詳細を出力します。財務は異常インボイスのみを処理すれば済みます。

5.銀企ダイレクト接続

銀企直連方式で複数の銀行システムと直結し、企業銀行口座の支払、残高照会などの機能を実現し、多様な支払方式（対公/対私、単筆/バッチなど）をサポートし、銀行取引明細の集計、残高情報も照会でき、銀行取引成功の受領書を経費精算書影像に自動マッチングし、電子アーカイブ归档をサポートします。

6.データ統計と分析

費用分析：費用類型、部門などで費用構成比を分析できます。例えば接待費、オフィス費などで、データはドリルダウン照会が可能です。

フォーム統計：申請書統計、経費精算書集計統計、経費精算書明細統計などを含み、部門費用統計表、プロジェクト費用統計表などの費用分析をカスタマイズすることもできます。

インボイス統計：個人票拠池、企業票拠池、旅客運輸控除統計などを含みます。

業務シナリオ統計：未収金統計、前払金統計、掛金明細統計などを含みます。

7.電子受領明細の照合とアーカイブ

銀行取引の成功明細を経費精算書の影像に自動マッチングし、電子インボイスを自動アーカイブ。関連部門の電子会計証憑保存要件を満たします。

四、経費管理・経費精算システムの効果

1.総合効率向上

インボイス審査時間、費用基準、電子インボイスの重複チェック、真偽検証等の环节を最適化し、総合効率が80%以上。

2.各工程の改善効果

管理者：モバイル承認・費用ビッグデータ分析・予算執行管理などを実現し、管理者の効率を向上。

財務：予算執行制御、インボイスの自動真偽検証・重複チェック、違規費用アラート、自動価税分離などを実現し、財務効率を向上。

従業員：スマートインボイス認識・手入力不要・手当自動計算・モバイル申請と精算・電子インボイスの印刷不要・電子アーカイブなどを実現し、従業員の効率を向上。

経費管理・経費精算システムは企業にとって、費用管理と財務管理を実現する重要な手段であり、企業管理効率とリスク制御能力を著しく向上させることができるため、企業は重視し導入すべきです。それは企業運営において不可欠な役割を果たし、企業の規範化管理と持続可能な発展に強力な支援を提供し、企業が自社の競争力を高める有効な手段の一つです。Kailing Technologyは企業向けに全面デジタル化電子インボイスとスマート経費管理・精算の一体型ソリューションを構築しています。ご要望があれば、DMまたは電話でKailing Technologyまでお気軽にお問い合わせください！

Kailing Technologyは企業のニーズに応じて、企業の業務・財務・税務デジタル化製品ラインを提供します：

販売契約管理システム、購買契約管理システム、数電楽企インターフェースプロジェクト、売上自動インボイス発行システム、従業員経費管理・精算システム、仕入VATインボイス管理システム、サプライチェーン協同照合システム、影像OCR識別システム、財務自動記帳システム、電子会計アーカイブシステムなどの業務ソリューションで、専門的かつ高効率に企業の業務・財務・税務デジタル化管理の転換・アップグレードを支援。

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