企業の経費管理デジタル化の方向性と経費管理・精算ソリューション

現在の時代状況の中で、全プロセスのデジタル化変革はすでに世界の社会、科学技術及び経済発展の主导的な脈絡となっており、全面デジタル化電子インボイスの日益の普及に伴い、組織内のインボイス、伝票、アーカイブなどの紙媒体は最終的にすべてデジタル化の転換を完了することになります。同時に、組織がデジタル予算費用管理を推進する実際の実践過程において、一連の問題と課題が普遍的に存在しています：

1. 経費精算の入力が困難で、従業員の立替が多い、精算フローが冗長、領収書貼付が煩雑、精算体験の使いやすさに欠ける。

2. 経費精算審査が困難に直面しており、組織の不断の発展・拡大に伴い人員が日々増加し、リーダーの経費精算審査量が持続的に増大、その中には大量の重複審査と無価値な審査が含まれ、かつ各支出にはリーダーの迅速な審査を支える関連データ（例：契約、プロジェクト、予算など）が欠如しています。

3. 財務再確認には難しさがあり、財務の日常業務は反復性が強く付加価値が低く、経費精算業務におけるインボイス真偽検証、重複チェック、支払い、記帳などは非常に時間と労力を要する。

4. 制度の定着に困難が生じ、標準管理、予算管理、コンプライアンス管理などをいかに達成するかは、組織のデジタル費用管理変革を悩ませる課題と挑戦である。

上述の時代背景および組織が直面する問題と課題に鑑み、予算・経費管理のデジタルトランスフォーメーションは避けて通れない議題であり、では企業は一体どのように計画すべきでしょうか？

機能面から言えば、デジタル経費管理システム全プロセス計画以下の範囲を網羅すべき：

01 予算管理

多次元の予算編成を実現し、部門・プロジェクト・個人・カスタム次元での予算編成を支援するだけでなく、「部門+プロジェクト+個人」などの組合せ方式での予算編成も支援。同時に予算編成方式は柔軟で、Excel取込・オンライン編成・期間均等配分など多様な方式での予算編成を支援。

予算統制戦略は剛柔並済で、複雑にも簡単にも、強くも弱くもでき、予算解放と組み合わせて柔軟に統制します。費用タイプ、予算周期、予算主体（部門・プロジェクト／人員）などで予算を統制でき、統制強度は強控、弱控、不控の三方式に対応します。

02 インボイス管理

紙インボイス、電子インボイス、全面デジタル化電子インボイスのライフサイクル全体を管理。WeChat、Alipay、メールなどの電子インボイスをワンクリックで取得し、スマートフォンでの撮影やQRコードスキャンによるインボイス情報の抽出に対応、画像/PDF/OFDファイルの直接インポートも可能。OCR自動認識を採用し、高速・高精度・省時省力。収集した票は票ファイルで管理し、分類管理で乱れなし。単票/一括で経費精算を起票でき、インボイスと精算書が相互に関連付けられ、ワンクリックで貫通検索が可能。精算済みの票にはシステムが自動でタグ付けし、二重精算を防止。

インボイス審査は企業の証憑コンプライアンスに直接影響します。この経費管理システムは税務システムと連携し、アップロードされたインボイスの真偽確認と重複チェックを自動で行い、インボイスと税番号の照合を自動で完了します。インボイスの自動真偽確認により、偽造インボイス、改ざんインボイス、無効インボイスの計上を防ぎ、同時に既に経費精算済みのインボイスとの重複照合を行うことで、従業員の二重精算を回避し、正確でミスがありません。企業が電子会計の重複計上と税務リスクを回避できるよう支援し、財務担当者の作業量も大幅に削減します。

03 スマート経費精算/スマート承認

自動起票、費用科目の自動マッチングなどを実現。費用申請と予算管理が連動し、システムは予算基準、事前申請、費用基準、借款記録などの内容に基づいて自動審査を行い、予算超過の精算時には即座にリマインダーを発出。費制御基準が真にプロセスに浸透。

承認意思決定情報を集約して承認を支援し、経費精算や支払を立項/顧客/プロジェクト/契約/購買/サプライヤーなどの業務情報と関連付け、業務・財務の連携を実現。システムが自動でコンプライアンスチェックを行い、システムにリスク埋め込みポイントとコンプライアンスチェック項目をプリセットし、承認プロセス中に内部統制コンプライアンスチェックポイントに基づき各種経費精算内容を自動検証・制御し、不適切な経費精算を削減。財務コンプライアンス管理を徹底する有効な保障。

04 自動支払

銀企直結・資金管理などのツールを導入し、ワンクリックでの一括支払いを実現します。企業の財務システムやネットバンキングと連携し、経費精算業務の完了後、出納担当者はワンクリックで【支払指図】を起動してオンラインで支払いを完了でき、ネットバンキングへのログインは不要です。複数の銀行と接続し、一括で支払いを行うことができ、経費精算の送金処理効率を大幅に向上させます。銀企直結により、企業と銀行システムをつなぎ、支払いをオンライン化管理し、より正確かつ効率的にします。システムは銀行口座の入出金記録をリアルタイムで同期し、取引記録をリアルタイムで照会でき、便利で迅速です。

05 自動記帳

伝票の自動生成を実現し、人手による記帳が不要。

06 自動アーカイブ

経費精算データを自動アーカイブし、電子会計アーカイブの収集・管理・保存・利用の全ライフサイクル管理を実現。「電子会計証憑の経費精算・記帳・アーカイブに関する規範的通知」の規定に従い、電子的形式の各種会計証憑はすべてアーカイブ管理に含めるべきである。新版費控システムは各種電子会計証憑のアーカイブ管理を規範化：費控管理承認プロセスで生成されるプロセスフォーム、電子インボイス、電子行程表、銀行電子受領書、財務証憑等の電子会計証憑をすべて自動的に集約し、電子アーカイブキャビネットに統一的に保存。分類別で一目瞭然、いつでも閲覧・検索でき、電子会計証憑のアーカイブ要件にも適合する。

07 業務・財務融合

予算費制御プラットフォームは調達システム・契約管理システムなどと深く融合し、業務・財務の一体化を実現。と商旅プラットフォーム深く融合し、出張精算不要を実現。

08 データ自動集計、リアルタイム照会とアラート

予算体系・費用ルールに基づき、費用発生過程の各種データはシステムにより自動集計され、予算総額、予算執行状況、予算対比データなど多次元のデータ分析レポートをリアルタイムで生成します。また、グラフで直感的に表示し、予算執行比率、費用発生状況、各部門・プロジェクトの状況などのデータをドリルダウン表示でき、設定した警告値に基づいて警告を提示し、経営状況をリアルタイムで把握できます。

デジタル経費管理システムの価値：

経費管理の電子化、経費管理制度の定着

企業の費用管理の全プロセスを電子化処理し、予算ルールの策定、費用プロセス管理から実行結果分析までの全チェーンを閉ループで規範的に管理する。各種費用基準と経費精算ルールを業務プロセスに事前設定し、事後チェックを事前または事中の自動制御に転換することで、予算管理と費用統制制度を真に定着させる。

財務管理の標準化・コンプライアンス化を加速

財務プロセスの標準化を加速し全員参加により、各種財務リスクと管理コストを低減し、従業員満足度を高めつつ企業管理のプロセス規範を満たし、財務管理の専門化水準を向上させる。インボイス電子化、真偽検証、コンプライアンスチェック、自動仕訳などのサービスは、効率を高めると同時に関連リスクを回避し、企業のコンプライアンスに沿った財務内部統制体系の構築を支援する。

財務効率と従業員満足度を向上

デジタル化・スマート化された経費管理方式により、組織の財務プロセス効率を向上させます。自動化技術の活用により、財務担当者の票拠審査、証憑作成、支払送金における作業量を削減し、財務業務の負担を軽減します。従業員の経費精算・領収書貼付、出張立替の負担を軽減し、承認プロセスを随時追跡でき、財務プロセスの運転効率を高めます。

全面的で精確な費用データ分析を提供

予算・費用管理の執行データを自動集計し、多様な次元に分解して直感的なグラフで可視化。費用状況をリアルタイムに反映し、迅速にデータレポートを作成して経営層の意思決定に根拠を提供します。予算と組み合わせ、費用の発生日程を効果的に計画・組織・制御・分析することで、費用の使用効率を高め、管理と業務の最適化を支援します。

出典：ネットワーク

ソリューション

Kailing Technology経費管理・経費精算ソリューションその全面的かつ強力な機能により、現在の企業直面する各種の問題と課題。デジタル化を通じて、スマートインボイス管理システムと経費管理システムの全プロセス計画は、予算管理からインボイス管理、スマート精算承認、自動支払、自動記帳、自動アーカイブなど各环节の知能化と自動化を実現し、企業の経費管理を高効率・コンプライアント・便利にしました。さらに詳しくお知りになりたい場合はKailing経費管理・経費精算ソリューション、お気軽にお問い合わせください！

Kailing Technologyは企業のニーズに応じて、企業の業務・財務・税務デジタル化製品ラインを提供します：

販売契約管理システム、購買契約管理システム、数電楽企インターフェースプロジェクト、売上自動インボイス発行システム、従業員経費管理・精算システム、仕入VATインボイス管理システム、サプライチェーン協同照合システム、影像OCR識別システム、財務自動記帳システム、電子会計アーカイブシステムなどの業務ソリューションで、専門的かつ高効率に企業の業務・財務・税務デジタル化管理の転換・アップグレードを支援。

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