電子会計アーカイブ、優位性は「ペーパーレス」だけではない

2023年、財政部会計司は9部委と共同で《電子証憑会計データ標準（試行版）の通知》を発表しました。その後、全国各地でアーカイブ管理のペーパーレス試行が始まり、関連政策も順次発表されました。企業財務デジタル化の最後の一里路として、電子会計アーカイブシステムの構築は極めて重要です。しかし実際には、アーカイブのデジタル化管理は、単なる「ペーパーレス」ではありません。

ペーパーレス化は、アーカイブ管理の大きな一歩

従来のアーカイブ管理モデルは、紙を基本媒体とし、手作業による処理と実体空間での保存に依存しています。コスト、効率、アーカイブ後の利用度のいずれの観点からも、最適化が急務です。

使用電子会計アーカイブ後の最初の変化は、アーカイブプロセスが「紙を消滅させた」ことです。業務・財務システムとの高度な統合により、アーカイブが必要な証憑資料、帳簿資料、報告資料等を収集し、分類・組立し、データ暗号化と版式ファイル変換を完了した後にアーカイブします。このプロセスでは、従来のアーカイブ方式と比較して、紙の使用量が70%削減、保存スペースが40%削減、人件費が30%削減、アーカイブ効率が80%向上しました。今後、全面デジタル化電子インボイスが全面的に導入されると、印刷量はさらに減少し、アーカイブ効率もより高くなります。

高効率な活用こそが電子アーカイブの長期的優位性

デジタル化の優位性はアーカイブの全ライフサイクル管理を貫きます。ペーパーレスアーカイブは一度で永続するものではなく、アーカイブ後の调度、閲覧、統計などこそがデジタル管理の高度な優位性です。

使用電子会計アーカイブ後は、アーカイブの貸出は場所の制限を受けず、オンライン承認を完了するだけで、いつでもどこでもシステムの分類検索又は精密検索により目標ファイルを検索できます。検索は伝票明細表やインボイスまで正確に絞り込むことができ、閲覧効率が大幅に向上します。これは内部人員に利便性を提供するだけでなく、企業が検査に対応する際に、関連機関に資料を迅速に取り出して提供できるようにします。

申請した閲覧期限の締切前に、システムが自動で通知を送信し、速やかな返却を促す。閲覧プロセス全体を通じて、操作ログが全程記録され、リアルタイム照会に対応し、誰が、いつ、どのような操作を行ったかが一目瞭然である。同時に、システムは多次元・全方位の分析レポートを自動生成し、支援する企業アーカイブ状況をよりよく把握し、管理制度をよりよく最適化します。

出典：ネットワーク

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