왜 전자회계기록 관리는 시대 발전의 필연적 추세인가?

인터넷의 급속한 발전과 클라우드 컴퓨팅 시대의 도래로 회계 정보화의 걸음도 빨라지고 있으며, 전자상거래와 전자세금계산서의 적용이 점점 보편화되면서 전자회계자료가 종이 회계자료를 점차 대체하고 있습니다. 전자회계기록 관리 기술 수단에 적응하는 큰 배경이 날로 형성되고 있다고 할 수 있습니다. 재정부와 국가기록원이 발급한 《회계기록 관리 방법》 제7조, 제8조, 제9조는 전자회계기록 관리에 관한 관련 내용을 명확히 하여 전자회계기록의 규범적 관리에 대한 요구를 제시했습니다. 《방법》은 정보화의 기술적 지원을 명확히 했을 뿐만 아니라 관련 법률 규범의 지침도 담고 있습니다. 필자는 전자회계기록 관리를 잘하는 것이 시대 발전의 필연적 추세가 되었다고 생각합니다.

1. 전자회계기록 관리는 비용을 절감하고 친환경 발전 이념을 구현합니다.

당의 18기 5중전회는 혁신, 조화, 녹색, 개방, 공유의 발전 이념을 관철하고 녹색 발전의 길을 고수하며 자원 절약, 환경 보호, 지속 가능한 발전, 생태가 양호한 문명 발전의 길, 환경 친화적 사회를 고수하여 글로벌 생태 안전에 기여할 것을 제시했습니다. 전자회계기록 관리의 발전은 바로 녹색 친환경 관리 이념을 구현한 것입니다.

대체로 말하자면, 전자회계기록 관리 방식을 채택하면,첫째, 인쇄 비용을 절감하고 경제적 가치를 높입니다.전자회계기록은 인쇄로 인한 종이, 소모품, 에너지 소비, 장비 감가상각, 이관 운송, 인력 종합 관리 비용 등의 비용을 줄입니다. 전자세금계산서는 인쇄 비용이 없고 우편 발송도 필요 없어, 종이 세금계산서를 전자세금계산서로 바꾸는 것만으로도 이미 막대한 경제적 가치를 창출하며 저탄소 시대에 부응합니다“그린 기록”의 발전 요구에 따라 점차 “그린 장부”를 구축하는 회계기록 관리 방식을 실현하여 저탄소친환경적인 공간 배치로 녹색 친환경 이념을 직관적으로 구현합니다.

둘째, 기록 보관소 비용을 절약하고 관리 비용을 줄인다.회계기록의 보관 기한은10년, 30년 및 영구. 다른 전문 기록물과 비교할 때, 독립적인 회계를 수행하는 모든 단위와 개인은 회계 기록물을 생성하며, 매일 빈번하고 복잡한 경제 사항이 발생하여 대량의 회계 증빙, 장부, 보고서를 형성합니다. 《민법전》 규정에 따라 특별한 필요로 기록물 관리 기한을 연장해야 하는 기록물이 있습니다. 예를 들어 부동산 관련 세금계산서의 보관 기한은 30년을 초과할 수 있고, 사람의 수명과 관련된 기록물의 보관 기한은 사람의 생애 주기 내내 사용될 수 있어 이 보관 기한이 30년을 넘을 수 있습니다. 또한 특수 직종의 퇴직, 법률 분쟁 사건 등이 관련된 회계 기록물은 회계 기록물 보관 기한을 감정할 때 보관 시간을 연장해야 합니다. 이렇게나 많고 경제적 가치가 있는 회계 기록물 자료는 모두 기록물 서고에 보관해야 하며, 밀집 서가나 기록물 캐비닛, 통로 공간 등에 보관하는데 이를 임대료나 감가상각 비용으로 환산하면 한 단위가 기록물 관리에 사용하는 비용은 결코 적지 않습니다. 전자회계기록에 비해 디지털 형식으로만 저장하면 컴퓨터 등 장비 매체가 사무 면적을 차지하는 것 외에는 전자회계기록이 물리적 공간을 거의 차지하지 않아 기록물 서고 비용을 절약하고 관리 비용을 줄일 수 있습니다.

셋째, 인건비를 절감하고 업무 효율을 높입니다.회계기록 보관에서 기록고 관리와 종이 회계기록의 제본·정리는 인력과 물자가 필요하며, 이러한 작업은 대부분 반복적이고 부가가치가 낮은 인력 노동으로 경제적 비용뿐 아니라 시간 비용도 소모합니다. 전체 업무 체인에서 보면 전자회계기록 관리 시스템을 도입하면 데이터 수집, 자동 정리, 지능형 전표·보고서 작성 등 일련의 표준화·자동화 프로세스를 실현하여 인적 누락을 방지하고 인건비를 절감하며 업무 효율을 높일 수 있습니다.

2. 전자회계기록의 보관은 재무 공유, 스마트 관리가 더 편리한 우위를 가집니다.

전자회계기록 관리 시스템은 전자회계기록을 수집, 아카이빙, 목록화, 관리 및 처분하는 정보 시스템으로, 저장 방식은 다르지만 전자회계기록과 종이회계기록은 내재적으로 유기적으로 연결된 전체이며, 전자회계기록의 보관이 더 우수합니다.

첫째, 저장 매체 우위.전자회계기록의 전자 형식은 비교적 다양하며, 다음을 포함합니다DBF, TXT, ACCESS, JPG, PDF, EXCEL 등이며, 이러한 전자 데이터는 전자 컴퓨터, 광디스크, 하드디스크, 클라우드 저장(실제로도 서버 컴퓨터에 저장됨), 심지어 블록체인을 저장 매체로 사용할 수 있어 활용에 편리합니다.

둘째, 기술 우위를 보호한다.전자회계기록 데이터 형식과 저장 매체가 다양화되어, 데이터의 가독성과 안전성을 보장하고 해커 공격과 위변조를 방지하며 소실 방지 등 안전 조치를 위해 백업이 필요합니다. 오래된 데이터 형식이 판독 불가로 인해 데이터가 유명무실해지는 것을 피하고, 백업 메커니즘을 구축하면 데이터 손실을 더욱 효과적으로 방지할 수 있습니다. 종이 회계기록은 기록 보관 환경의 온습도 기준을 통제하고 기록 실물의 방습, 방화, 도난 방지, 방진 등의 조치를 잘 해야 하며, 그에 따라 관리 비용이 발생합니다. 전자회계기록이든 종이 회계기록이든 사고와 자연재해를 방지해야 합니다.

셋째, 데이터 조회 우위입니다.열람 편의성 측면에서 전자회계기록은 강력한 검색 기능을 활용하여 빠르게 검색할 수 있고, 부여된 권한에 따라 권한 내 자료 열람을 실현할 수 있으며, 데이터 공유를 빠르게 구현할 수 있어 원격으로 데이터를 열람할 수 있을 뿐만 아니라 모바일에서도PC 버전 등 다양한 기기 단말에서 데이터를 조회할 수 있으며, 컴퓨터의 강력한 분석 능력을 활용해 빅데이터 분석을 수행할 수 있어 데이터 활용률 면에서 종이 회계기록보다 훨씬 우수합니다. 반면 종이 회계기록은 물리적 공간 제약으로 창고에 보관되어 공유에 불리하고, 데이터 조회 면에서도 큰 제약을 받습니다.

3. 전자회계기록 관리 모듈이 상호 연결되어 회계기록 관리의 안전성과 진실성을 보장합니다.

회계기록 관리 시스템은 파일 수집, 기록 정리, 기록 보관, 기록 검색, 기록 활용, 기록 편찬, 기록 통계 및 시스템 관리 등의 기능 모듈을 포함하여 기록 관리의 전 과정을 아우러야 하며, 전자화 관리는 회계기록의 진실성, 관련성, 완전성, 안전성, 합법성을 보장할 수 있어 전자회계기록 관리 시스템을 통해 전자회계기록 정보를 통합하는 것은 매우 편리합니다.

첫째, 전자세금계산서의 출처가 진실하고 유효합니다.전자세금계산서는 컴퓨터 등 전자기기로 생성·전송되며,비용 정산 담당자는 온라인 정산 시스템을 통해 전자세금계산서 업로드, 해석, 진위 검증, 중복 검증 등의 기능을 완료하여 증빙의 자동 생성을 실현하고, 세금계산서와 전표를 인쇄할 필요가 없어 우편·수령·품질검사 등의 절차를 줄이고, 데이터 진위 열람과 중복 검색이 용이하며, 인력·물력 비용을 낮추고비용 정산 효율을 높입니다.

둘째, 전자회계증빙, 회계장부, 회계보고서 형성 경로가 규범적이고 안전하다.전자회계 원시증빙은 외래 원시증빙, 자체 작성 원시증빙 등으로 구성되며, 내부 통제 승인을 거친 문서, 예를 들어 구매 입고서, 제품 출고서, 고정자산 카드, 감가상각 배분표, 고정자산 감소 전표, 그리고 관인 문서 등 내부 문서가 디지털 가공을 거쳐 전자회계증빙을 형성합니다. 재무 회계 시스템이 자동으로 생성한 회계 장부, 회계 보고서, 계정 잔액표, 각종 프로젝트 보조 계정 잔액표, 명세서, 월보, 분기보, 반기보를 전자기록 시스템으로 보관하여 모든 회계 기록의 관련 조회를 실현하고 보관 자료의 진실성, 안전성, 완전성, 합법성을 보장합니다.

셋째, 전자회계기록의 보관 절차가 통제 가능합니다.전부 전자화된 데이터 자료는 다양한 데이터 형식으로 데이터베이스에 저장되며, 데이터 작업은 전 과정이 기록되어 기록의 전 생애주기 추적 가능성을 보장하고, 핵심 업무 단계에는 엄격한 승인 절차를 적용하며, 운영자의 데이터 접근 범위와 권한을 엄격히 관리합니다.

빅데이터와 클라우드 컴퓨팅의 지능형 기술 발전 시대에 전자회계기록은 업무·재무 융합과 비용 절감·효율 향상을 진정으로 실현할 수 있으며, 업무 시스템이 자동으로 기록 데이터를 수집하여 데이터 수집을 사후에서 사전·실시간으로 전환해 문제를 더 신속히 발견하고 해결할 수 있습니다. 미래에는 업계 내부의 각 유통 체인 업무 단에서만 데이터를 수집하는 것이 아니라 외부 상하류 업무 체인의 연결, 나아가 업종을 초월한 업무 연결도 구축할 것입니다. 예를 들어 출장비 정산은 더욱 간단해져 항공권, 기차표 등 교통수단 영수증이 자동으로 전송되고 식비, 숙박비도 자동으로 수집됩니다. 사물인터넷의 지속적인 발전으로 데이터 위조는 더 어려워지고 회계 자료의 진실성은 더욱 보장되며, 음성, 이미지, 영상 모두 경제적 가치가 있는 데이터로서 전자회계기록으로 보관될 수 있는데, 이는 종이 매체로는 실현할 수 없는 것입니다.

출처: 네트워크

Kailing Technology는 업무·재무·세무 디지털 종합 솔루션 서비스 제공업체로서 각종 기관, 기구, 대중소형 기업에 업무·재무·세무 관리 디지털 전환 제품과 운영 서비스를 제공하며, 제품 라인에는 다음이 포함됩니다:

영업 계약 관리 시스템, 구매 계약 관리 시스템, 전면 디지털 전자세금계산서 러치 인터페이스 프로젝트, 매출 자동 세금계산서 발행 시스템, 직원 비용 통제 및 상환 시스템, 매입 부가가치세 계산서 관리 시스템, 공급망 협업 대사 시스템, 이미지OCR 인식 시스템, 재무 자동 기장 시스템, 전자 회계 기록 시스템 등의 업무 솔루션으로 각 분야의 디지털화 과정을 전방위적으로 촉진합니다.

만약 귀하께서 업무·재무·세무 디지털 전환 관련 필요가 있으시다면, 저희에게 연락해 주시기 바랍니다, 베이징 Kailing Technology가 성심껏 서비스를 제공하겠습니다.