Kailing 종합 기록 관리 시스템, 기업 기록 관리 혁신 추진

1. 기록 관리 현황

문제：종이 기록 관리는 종이의 바다에서 벗어나기 어렵고, 실물 기록 관리는 사용 편의성 측면에서 문제가 있으며, 전자기록 관리가 기업의 비용 절감 및 효율 향상, 더 큰 데이터 가치 발굴에 도움이 될 수 있는지, 그리고 어떻게 신속하고 규정에 맞게 전자기록 관리를 실현할 수 있는지가 모두 해결해야 할 문제입니다.

수요:관리 컴플라이언스, 정리 효율, 편리한 활용으로 그린 문서를 실현,기업 관리비용 절약, 시간 절약, 마음 편안, 일 절약。

2. 정책 주도

2020년 새로 개정된 《기록물법》 해설: 전국인민대표대회 상무위원회는 2020년 6월 20일 새로 개정된 《기록물법》을 심의·통과시켜 2021년 1월 1일부터 정식 시행했으며, '기록물 정보화 건설'과 '감독검사' 두 장을 신설하여 기록관과 관련 조직이 전통적 매체 기록물의 디지털화를 추진하도록 명확히 장려·지원하고, 전자기록물이 전통적 매체 기록물과 동등한 효력을 가진다고 명확히 했습니다.

'14차 5개년 계획' 정책 배경 및 해석: 《'14차 5개년 계획' 전국 기록물 사업 발전 규획》은 기록물 정보화 건설의 발전 목표와 주요 임무를 제시하며, 기록물 자원 체계 건설 심화 추진, 기록물 자원 디지털 전환 가속화, 디지털 기록관(실) 건설 가속화 등을 포함하고, 동시에 탄소피크·탄소중립 '더블 탄소' 목표가 디지털화 과정에 미치는 추진 역할과 고품질 발전에서 과학기술 혁신의 핵심 지위를 강조했습니다.

3. Kailing 종합 기록 관리 시스템 솔루션

제품 기능

사용자 관리, 신원 인증, 실물 기록물 관리, 기록물 활용, 기록물 통계, 시스템 구성 등의 기능 및 동적 워터마크, 사성 검사, 밀급 관리, 권한 제어, 로그 관리 등의 보안 조치를 포함합니다.

Kailing기록 시스템 전체 아키텍처

API를 통해 기업 내부 시스템과 연동하여 수집, 정리, 보관, 조회·열람, 감정·폐기 등 전자회계기록의 전 과정 관리를 구현하고, 동시에 보안 보장과 종이·전자 매칭 기능을 제공합니다.

기록 전 수명주기 관리

사용자 정의 기록 유형과 분류를 지원하고 메타데이터를 유연하게 정의하여, 전자기록의 수집부터 폐기까지 전 수명주기 관리를 실현합니다. 여기에는 기업 내부 및 외부 시스템에서 수신한 전자 자료와 종이 기록의 이미지화 사본 관리가 포함됩니다.

전체 흐름

기업의 기록 디지털 관리 및 비용 절감·효율 향상 요구를 충족하여 전자기록의 수집, 정리, 보관, 검색, 대출, 이관, 감정, 폐기까지 전 생애주기 관리를 실현합니다.

영상 관리 프로세스 개요: 다음을 통해Kailing영상 서비스 역량으로 공문, 보고, 계약, 인사기록 등 실물 서류를 전자 영상으로 변환하여 종이 기록의 영상화 사본 활용을 실현하고, OCR 인식 등의 역량과 결합하여 업무 관리 폐쇄 루프 프로세스를 구현합니다.

이미지 다중 단말 수집

일괄 스캐너 스캔, 고속 촬영기 촬영, 로컬 가져오기 등 다양한 이미지 입력 방식을 지원하여 그룹 업무의 다양한 시나리오에 대응합니다.

전자 파일 및 기록물 데이터 보안

블록체인 기술을 사용하여 메타데이터와 파일 HASH 값을 블록체인에 저장하여 전자회계기록의 진실성, 완전성 및 보안성을 강화할 수 있습니다.;

RSA/SM2 디지털 서명 알고리즘, MD5 암호화 알고리즘을 채택하여 데이터 및 파일의 변조를 방지;기능 차원의 전방위 작업 로그 기록을 제공하여 작업 추적 및 문제의 신속한 해결을 지원;

로드 밸런싱 전략과 함께 사용하여 애플리케이션 시스템의 고가용성을 보장하고 응답 효율을 향상시킵니다;

동일 도시, 원격 및 클라우드 재해 복구와 신속한 복원을 지원하며 기록을 영구 보존합니다.

전자기록 시스템 건설 목표

기록물 자료의 자동 보관·효율적 검색 활용을 실현하고, 시스템과 데이터 안전을 보장하며, 기록물 감사 추적과 장기 보존을 지원합니다.

4. 대표적 업무 시나리오

사용자 정의 기록 분류

사용자 정의로 기록 유형과 기록 분류를 유연하게 구성할 수 있어 개별 업무 관리 요구를 충족합니다.

유연한 메타데이터 사용자 정의를 지원하여 다양한 기록 입력 요구를 충족합니다.

유연한 권한 부여

유연한 권한 제어를 지원하여 기업이 전자기록 운영 및 관리 과정에서 다조직, 다역할, 사용자 정의 설정 및 권한 관리를 수행할 수 있습니다.

사용자별로 권한을 할당하여 사용자의 아카이빙, 검색, 조회, 다운로드 등의 작업을 통제할 수 있습니다.

온라인 미리보기

텍스트 파일, 이미지 파일, 판형 파일, 표 파일, 오디오 파일, 멀티미디어 파일 등 95% 이상의 주류 형식 파일의 온라인 열람을 지원하며, 권한 범위 내에서 다운로드나 인쇄 없이 바로 온라인 미리보기가 가능합니다。

메타데이터 관리+네 가지 속성 검사 도구

모든 기록 문류 및 분류의 메타데이터 정의 및 메타데이터 관리를 지원하며,

보관 단계, 이관 단계, 장기 보존 단계의 사성 검사 항목 정의를 지원하며, 사성 검사 보고서 자동 생성, 조회 및 재검사를 지원합니다.

종이 기록 및 디지털 기록실

종이 기록의 박스 포장, 서가 배치, 기록 이관 등 일반 작업을 지원하여 전자 기록과 오프라인 종이 기록의 효과적인 연계 색인을 충족하고 실현합니다.

제품은 단일 세트제, 이중 세트제 두 가지 전자기록 관리 모드를 동시에 호환하고 지원합니다.

실물 기록의 온라인 관리로 기업 기록실의 디지털화 구축 완성。

기록 대출

시스템은 전자·종이 기록의 전 과정 온라인 열람 관리를 지원하며, 동적 워터마크, 안전 열람 및 권한별 다운로드를 지원합니다.

전자 기록물은 열람 시효 관리를 지원하며, 인력 개입 없이 만료 후 조회 권한이 자동으로 무효화됩니다;

종이 기록은 휴대폰 및 이메일 만기 반납 알림을 지원합니다;

사용자 정의 결재 정책을 지원하거나 기업의 기존 결재 프로세스와 연동할 수 있습니다.

전문 검색

전자기록과 종이 기록의 전문 검색, 조합 검색, 퍼지 검색 등 다양한 검색 기능을 지원하며, 기록 내용 및 기술 정보를 다차원적으로

검색하여 검색 속도와 효율을 높이고 정보 온라인 공유를 실현한다;

조회한 기록의 내부 검색을 지원하고 연관 첨부파일을 연동 조회할 수 있으며,

전환 서비스와 OCR 인식 서비스를 제공합니다。

기업 기록 관리 총람

다양한 분류의 기록 운영 상황을 조회하여 기록 관리 상황을 적시에 파악할 수 있습니다.

기록 저장 추세를 조회하여 관리 의사결정을 지원합니다.

5. 적용 가치

전자기록 시스템의 구축과 사용을 통해 기업 기록 관리 비용 절감, 업무 효율 향상, 데이터 보안 보장, 기록 활용의 질적 향상과 효율 증대를 효과적으로 실현합니다. 기업 기록 관리의 자동화, 지능화, 디지털화를 위한 견고한 기반을 마련하고 기업 데이터 자산을 축적하여 디지털 시대의 기록 데이터화, 지능화 변혁을 실현합니다.

기업의 원가 절감과 효율 증대를 실현

실물 관리 방식을 전자기록 처리로 전환;

각 종류 기록물의 저장·열람·공유를 실현;

정보 사일로를 허물고 데이터 정보를 실시간 공유합니다.

기록 관리의 업무 효율 향상

온라인으로 대출 신청하여 기록 관리를 규범화하고 처리 효율을 높입니다;

운영 비용을 절감하고 인력 효율을 최적화합니다.

디지털 전환을 지원하고 기업 데이터 자산을 축적

기업 전자기록 자원 데이터베이스 구축;

데이터 자산을 축적하여 경영 관리 의사결정에 중요한 데이터 인사이트를 제공하고 디지털 전환을 돕습니다.

탄소피크·탄소중립 행동파

녹색 업무가 인터넷의 빠른 발전에 힘입어 전자화를 실현하고, 종이 낭비로 인한 탄소 배출을 줄이며, 녹색 업무를 실천하고 에너지 절약 및 배출 감축의 사회적 책임을 다합니다.

Kailing Technology는 기업 요구에 따라 기업 재무·세무 디지털 제품 라인을 제공합니다:

영업 계약 관리 시스템, 구매 계약 관리 시스템, 전면 디지털 전자세금계산서 러치 인터페이스 프로젝트, 매출 자동 세금계산서 발행 시스템, 직원 비용 통제 및 상환 시스템, 매입 부가가치세 계산서 관리 시스템, 공급망 협업 대사 시스템, 이미지 AI OCR 인식 시스템, 재무 자동 기장 시스템, 전자회계기록 시스템 등 업무의 솔루션으로, 전문적이고 효율적으로 기업 재무·세무 디지털 관리의 전환과 업그레이드를 지원합니다.

만약 귀하께서 업무·재무·세무 디지털 전환 관련 필요가 있으시다면, 저희에게 연락해 주시기 바랍니다, 베이징 Kailing Technology가 성심껏 서비스를 제공하겠습니다.