전자회계기록 관리의 정책 변천과 시행 추진

당의 19기 5중전회는 중국 경제사회 발전이 신발전 단계를 정확히 파악하고, 신발전 이념을 깊이 관철하며, 신발전 구도를 가속화하여 구축해야 한다고 제시했습니다. 녹색 발전 이념은 재무와 세무 영역에서 상당 부분 전자 전표의 보급·응용과 전자회계기록 관리의 실현으로 나타납니다(리우메이링, 2018). 2013년 최초의 전자세금계산서가 발행된 이래 중국 전자회계증빙의 응용 영역은 계속 확대되어 현재 전자세금계산서, 재정 전자전표, 전자승차권, 전자여정표, 전자세관 전용 납부서, 은행 전자 회신 등을 포괄합니다. 대량의 전자회계증빙의 출현과 함께 재정부, 국가기록원 등은 전자회계증빙의 재무 처리 규정 준수에 대해 구체적 요구를 제기하여 2015년 12월 《회계기록 관리 방법》(이하 《관리 방법》)을 발표하고, 2020년 3월 《전자회계증빙 경비청구 입장 보관 규범에 관한 통지》(재회[2020]6호, 이하 《경비청구 입장 보관 통지》)를 발표했으며, 2021년 2월 《부가가치세 전자세금계산서 전자화 경비청구, 입장, 보관 시범 업무를 추가 확대하는 것에 관한 통지》(당반발[2021]1호) 등을 발표했습니다. 동시에 '정보로 세금을 관리'한다는 총체적 목표를 실현하기 위해 국가세무총국 등 부처는 2020년 9월부터 부가가치세 전자전용세금계산서 시범 업무를 정식으로 시작했고, 2021년 12월부터 상하이, 광저우, 내몽골에서 전면 디지털 전자세금계산서(전면 디지털화 전자세금계산서) 시범 업무를 시작하여 전자세금계산서(부가가치세 전자일반세금계산서와 부가가치세 전자전용세금계산서 포함)를 신속히 보급·응용하고 세무 거버넌스 현대화를 점진적으로 실현하는 것을 목표로 합니다.

전자회계기록 관리는 전자회계증빙의 종이 없는 비용처리·회계반영·보관의 마무리 단계이며, 전자회계증빙의 종이 없는 비용처리·회계반영·보관을 실현하는 중요한 전제이자, 현재 각 감독 부서가 적극적으로 추진하고 중점 시범을 진행하며 많은 기업이 활발히 탐색하고 실천하는 분야입니다. 본 글은 전자회계기록 관리의 정책 변천과 시행 추진, 업무 로직과 전형적 시나리오, 실현 경로와 향후 전망 등을 논의하여 전자회계기록 관리의 기본 문제를 명확히 하고, 각 단위의 전자회계기록 시스템의 규정 준수 구축과 전자회계기록 관리의 효과적 시행을 힘있게 뒷받침하고자 합니다.

(1) 정책 변천

《관리방법》 및 관련 법규에 따른 전자회계기록 관리 모델은 "종이 단일체계제——종이·전자 이중체계제——전자 단일체계제"로 진화하였다. 《관리방법》은 1984년, 1998년, 2015년 세 버전의 변천을 거쳤으며, 기업 회계기록의 정의 범주도 끊임없이 확장되었다. 1984년판 《관리방법》에서 회계기록은 회계증빙, 회계장부 및 회계보고서 등 회계회계 전문자료로서 경제업무를 기록·반영하는 중요한 사료이자 증거이며, 회계증빙류, 회계장부류, 회계보고서류 및 기타류를 포함하며, 이때의 회계기록 관리는 종이 단일체계제 관리모델에 속한다. 종이 단일체계제 관리모델에서는 전자문서도 종이문서로 인쇄하여 보관해야 한다. 1998년판 《관리방법》에서 회계기록은 회계증빙, 회계장부 및 재무보고서 등 회계회계 전문자료로서 단위의 경제업무를 기록·반영하는 중요한 사료이자 증거이며, 회계증빙류, 회계장부류, 재무보고서류 및 기타류를 포함하며, 이때의 회계기록 관리 역시 종이 단일체계제 관리모델에 속한다. 2015년판 《관리방법》에서 회계기록은 단위가 회계회계 등 과정에서 접수하거나 형성한, 단위의 경제업무 사항을 기록·반영하는, 보존 가치가 있는 문자, 도표 등 각종 형식의 회계자료로서, 컴퓨터 등 전자설비를 통해 형성·전송·저장된 전자회계기록을 포함하며, 회계증빙, 회계장부, 재무회계보고서 및 기타 회계자료로 구분된다. 《관리방법》 제7조는 단위가 컴퓨터, 네트워크 통신 등 정보기술 수단을 이용하여 회계기록을 관리할 수 있다고 지적하며, 즉 전자회계기록 관리를 허용한다. 제8조와 제9조는 각각 단위 내부에서 형성된 것과 단위가 외부에서 접수한 편철 범위에 속하는 전자회계자료가 전자형식으로만 보존하려면 충족해야 할 조건, 즉 무종이 보관 조건을 규범화하였다. 이로 볼 때, 이 버전 《관리방법》은 회계기록의 전자 단일체계제 관리모델, 즉 조건을 충족하는 원생 전자문서는 종이문서로 인쇄하여 보관할 필요 없이 전자문서만 보관할 수 있음을 허용한다. 전자 단일체계제 관리모델에서 전자문서는 완전한 회계기록으로, 원생 전자문서(예: 외부에서 접수한 전자세금계산서 PDF 판형문서와 OFD 판형문서)와 종이에서 변환된 전자문서(예: 종이 부가가치세 전용세금계산서의 이미지 사본)를 포함하며, 종이문서는 원생 종이문서(예: 원생 종이계약, 원생 종이 부가가치세 전용세금계산서 등)만을 포함한다.

실무에서 판매자가 제공하는 전자 원본 증빙에는 전자세금계산서, 재정 전자영수증, 전자승차권, 전자여정표, 전자세관 전용 납부서, 은행 전자 회신 등이 포함되지만, 모든 기업이 발행한 전자 원본 증빙이 바로 무종이 보관 조건을 갖추는 것은 아니며(예: 은행이 제공하는 전자 회신에 전자 서명이 없는 경우), 또한 모든 기업이 외부에서 수령한 전자 원본 증빙의 무종이 보관에 상응하는 시스템 조건과 관리 조건을 갖춘 것도 아닙니다. 그리고 회계 기록의 외부 사용자(외부 감사, 순시, 재무·회계 감독, 세무 감독 등 외부 감독·검사 인원을 포함하되 이에 국한되지 않음)의 전자회계기록에 대한 수용도와 활용 능력이 상대적으로 제한적이어서, 기업은 자연히 종이 문서를 사용한 회계 보관을 선택하는 경향이 있으며, 일부 조건을 갖춘 기업(예: 스마트 정산 시스템과 전자회계기록 시스템을 도입한 기업)은 동시에 전자 문서로 회계 보관을 합니다.

각종 전자회계증빙의 상환·입장·보관을 규범화하기 위해 《상환·입장·보관 통지》는 "단위가 전자회계증빙의 종이 출력본을 상환·입장·보관 근거로 사용하는 경우, 해당 종이 문서를 출력한 전자회계증빙을 반드시 함께 보관해야 한다"고 요구하며, 단위가 전자회계증빙만으로 상환·입장·보관을 진행하는 조건을 재차 명확히 했다. 이 통지는 기업이 상환·입장·보관 과정에서 외부로부터 수취한 전자회계증빙 원본 파일을 반드시 보관해야 하며, 이를 통해 회계증빙·거래증빙·세무증빙으로서의 법적 효력을 보장해야 함을 명확히 했다. 이로부터 회계기록의 종이·전자 이중 관리 모델, 즉 종이 문서 회계기록 한 세트와 전자 문서 회계기록 한 세트를 보관하며 두 세트 모두 완전한 회계기록으로 하는 관리 모델이 파생된다.

(2) 실행 추진

중국은 2013년 6월 27일 최초의 전자세금계산서를 발행했으며, 지금까지 약 10년의 발전과 변화를 겪었습니다. 계산서 종류는 부가가치세 전자 일반세금계산서에서 부가가치세 전자 전용세금계산서로 발전했고, 형식은 PDF에서 OFD를 거쳐 XML로, 시스템 배치는 성급 세무서 분산 배치에서 국가세무총국 중앙 집중 배치로, 암호화 수단은 세금통제장비 활용에서 세금통제장비와 디지털 서명 동시 활용으로, 나아가 세금통제장비 없이 발전했습니다. 전자세금계산서가 발행, 교부 단계에서만 전자화되고 상환, 회계처리, 보관 단계에서 전자화되지 않으면 사회 전체 차원에서 비용 절감, 효율 향상, 리스크 방지, 정보 기반 세무 관리 등의 중요한 역할을 진정으로 하기 어렵습니다. 이를 위해 국가발전개혁위원회, 재정부, 국가세무총국, 국가기록원은 이미 2013년 12월부터 전자세금계산서 및 전자회계기록 종합 시범 작업을 조직해 왔으며, 주요 임무는 전자세금계산서의 수취 및 보관 저장 추진, 전자세금계산서 시스템과 회계 시스템의 연계 구축으로, 2015년판 《관리방법》 제정을 위한 실행 가능성 탐색을 목표로 했습니다.

2015년 12월, 《관리방법》이 발표되자 일부 선진 기업이 전자회계기록 관리에 대해 적극적이고 효과적인 탐색을 진행했으며, 창홍전기, 대화주식 등 기업은 즉시 회계기록의 전자 단일 세트제 관리를 실현했다. 기업 전자문서 아카이빙 및 전자기록 관리 업무를 추진하고 전자 단일 세트제 아카이빙 관리를 시행하기 위해 국가기록원은 국가발전개혁위원회와 공동으로 2016년부터 기업 전자문서 아카이빙 및 전자기록 관리 시범 단위를 선정하기 시작했으며, 이는 보급·복제 가능한 경험과 방법을 형성하여 기업 전자문서 아카이빙 및 전자기록 관리의 실행을 효과적으로 지원하고 중국 디지털 경제의 고속 발전과 빠른 진화를 효과적으로 뒷받침하는 것을 목표로 한다. 2021년 10월까지 총 3차에 걸쳐 47개 기업이 선택한 업무 시스템의 전자문서 아카이빙 및 전자기록 관리 시범 업무를 완료하고 국가기록원이 조직한 시범 검수를 통과했다.

동시에 전자세금계산서 적용과 보급·시행을 추진하고 국가 디지털 경제 발전을 지원하기 위해 국무원의 관련 요구에 따라 국가기록원은 재정부, 상무부, 국가세무총국과 함께 2019년부터 전자세금계산서 전자화 정산·계상·아카이빙 시범을 실시했습니다. 2022년 4월까지 총 세 차례에 걸쳐 539개 기업이 전자세금계산서 전자화 정산·계상·아카이빙 시범 작업을 완료하고 검수를 통과하여 보급·복제 가능한 모범 경험을 형성했으며, 다른 기업이 전자 세금계산서 전자화 정산·계상·아카이빙 문제를 해결하는 데 높은 참고와 벤치마킹 가치를 제공했습니다.

(3) 실행 난점

실제로 기업은 구체적인 전자회계기록 관리 과정에서 다음과 같은 어려움에 직면합니다. 첫째, 여러 정책 문서가 동시에 회계 자료의 무종이화 처리(《기업회계정보화업무규범》<재회[2013]20호, 제40조 및 제41조>)와 무종이 보관 조건(《관리방법》제8조 및 제9조, 《비용청구 계상·아카이빙 통지》제3조)을 규정하고 있어, 외부 전문가의 도움으로 무종이 보관 조건을 전면적으로 정리하고 기업의 무종이 조건 충족 여부를 정확히 판단해야 합니다. 둘째, 현재 기업은 일반적으로 비교적 완비된 회계처리 시스템을 갖추고 있어 계상 업무는 원활히 완료할 수 있지만, 스마트 비용청구 시스템과 전자회계기록 시스템을 동시에 구축해야 회계 자료의 무종이화 처리와 회계기록의 무종이화 관리를 원활히 실현할 수 있어, 기업 재무 정보화 구축에 부담이 됩니다. 셋째, 회계기록의 사용자, 특히 외부 감사, 순시, 재무·회계 감독, 세무 점검 등 외부 사용자의 전자회계기록에 대한 수용도와 활용 능력이 상대적으로 제한적이어서, 기업의 전자회계기록 관리 시행 내생 동력을 약화시킬 수 있습니다.

출처: 네트워크

베이징 Kailing Technology 유한회사——기업 업무·재무·세무 디지털화 솔루션 서비스 제공업체.

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