11월 1일부터 《전자기록물 관리방법》 시행, 전자회계기록 구축 시급

최근, 국가기록원이 제22호령을 발표하여 《전자기록 관리 방법》을 발표했습니다. 이 관리 방법은 2024년 11월 1일부터 시행됩니다.

제1장 총

경우

제1조
전자회계기록 관리를 강화하고 규범화하며, 전자회계기록의 진실성, 완전성, 가용성, 안전성을 보장하고, 기록 업무가 당과 국가의 업무 대국, 인민 대중을 더 잘 지원하도록 촉진하기 위해 《중화인민공화국 기록물법》 등 법률과 규정에 따라 이 방법을 제정합니다.

제2조

기록관 및 기관, 단체, 기업·사업 단위와 기타 조직(이하 조직기구)의 전자기록 관리는 본 방법을 적용한다.

본 방법에서 말하는 전자기록이란 기관, 단체, 기업사업단위 및 기타 조직과 개인이 법정 직책을 이행하거나 사무를 처리하는 과정에서 컴퓨터 등 전자기기를 통해 형성, 처리, 전송, 저장한, 국가와 사회에 보존 가치가 있어 보관보관된 각종 정보 기록을 말합니다.

제3조

조직기구는 전자기록이 다음 요구사항에 부합하도록 보장해야 합니다:

(1) 출처 신뢰성. 합법적이고 명확한 형성자에 의해 법정 직무를 수행하거나 사무 활동을 처리하는 과정에서 생성되며, 형성자, 형성 활동, 형성 시간을 확인할 수 있고, 형성, 처리, 정리, 보관, 보존, 이관 등의 시스템이 안전하고 신뢰할 수 있다.

(2) 절차 규범. 전 과정 관리가 국가 관련 법률 법규 및 표준 규범의 규정에 부합하고, 정확하게 기록되고 추적 가능하다.

(3) 요소 컴플라이언스. 내용, 구조, 배경 정보 및 관리 과정 정보 등 구성 요소가 국가 관련 표준 규범 요구에 부합한다.

전자 기록물은 전통 매체 기록물과 동등한 효력을 가지며 전자 형식으로 증빙으로 사용할 수 있습니다.

제4조

조직기구는 필요한 시설·설비를 갖추고 관리 메커니즘, 제도 규범, 안전 조치, 인재 육성을 구축하여 전자기록 관리 요구를 충족해야 합니다.

제5조

조직기구는 전자기록 전 과정 관리를 강화하여 생성, 정리, 아카이빙, 이관, 접수, 보관, 처분, 활용 등 각 업무 단계를 담당하는 응용 시스템 간 상호 연계를 보장하고, 메타데이터 수집·유지관리 등의 활동을 지속적으로 수행하여 전자기록 관리 과정을 완전하게 기록해야 합니다.

제6조

조직기구는 신세대 정보기술을 적극 적용하여 전자기록 관리 수준을 지속적으로 향상시켜야 합니다.

제7조

기관, 단체, 기업·사업단위 및 기타 조직은 각종 전자문서 수집·아카이빙 작업을 강화하여 보존 가치가 있는 전자문서를 마땅히 아카이빙해야 하며, 규정에 따라 기록관에 이관해야 합니다. 기록관은 각종 전자기록을 접수·관리하는 능력을 향상시켜 전자기록을 마땅히 수집해야 할 것을 모두 수집하도록 보장해야 합니다.

제8조

전자기록 관리의 전 과정은 국가 네트워크 보안, 데이터 보안, 개인정보 보호, 비밀 관리, 암호 관리 등 관련 법률법규 요구사항에 부합해야 하며 전자기록의 안전을 보장해야 합니다.

제2장 기관 및 그 직책

제9조

국가 기록 주관 부서는 전국 전자기록 관리 업무를 총괄 기획하고 조직·조정하며 감독·지도하고, 정책 제도를 연구·제정하며, 표준 규범 체계를 구축·완비하고, 전자기록의 안전한 보관과 효과적 활용을 추진하며, 전자기록 전 과정 관리 능력 평가를 추진합니다.

현급 이상 지방 기록 주관부서는 본 행정구역 내 전자기록 관리 업무를 감독·지도합니다.

향진인민정부는 전자회계기록 관리를 기록물 업무 범위에 포함시키고, 소속 기업·사업단위, 기층 주민자치조직 등의 전자회계기록 관리 업무를 감독·지도해야 합니다.

제10조

국가 규정에 따라 아카이브를 형성해야 하는 기관, 단체, 기업·사업단위 및 기타 조직은 다음 직무를 이행해야 합니다:

(1) 전자기록을 관리하는 기구 또는 인원을 정하고, 전자기록 관리를 기록 업무 책임제에 포함시키며, 본 단위의 정보화 건설 계획 등에 포함시키고, 전자기록 관리 제도와 규범을 수립·보완하며, 전자기록 관리 필요를 충족하는 정보화 기반 시설을 갖춘다;

(2) 기록, 비서, 업무, 정보화, 보안 등 기능 부서를 조정하여 전자기록 관리를 공동 추진하고, 사무 자동화 시스템, 업무 시스템의 보관 기능 건설을 강화한다;

(3) 전자문서 형성 부서는 본 부서의 전자문서 수집, 정리, 보관 등의 업무를 담당한다;

(4) 전자기록을 관리하는 기구 또는 인원은 본 단위의 전자기록 관리를 담당하고, 각 부서의 전자문서 형성, 수집, 정리 및 보관 등의 업무를 감독·지도하며, 관련 규정에 따라 기록관에 전자기록을 이관한다.

제11조
기록관은 다음 직책을 이행해야 한다:

(1) 전자기록의 장기 보존 및 안전 관리 필요를 충족하는 정보화 기반 시설을 구축한다;

(2) 본 기관의 분관 범위 내 전자기록을 수집, 보관 및 제공·이용한다;

(3) 본 기관의 전자기록 관리 제도와 규범을 수립·보완한다.

제12조
기록 주관 부서는 본 행정구역의 정보화 건설, 전자정부 건설, 전자문서 관리, 데이터 관리, 암호 관리, 기밀 관리 등 관련 주관 부서와의 업무 협업을 강화하여 전자기록 관리를 공동으로 추진해야 합니다.

제13조
조직기구는 전자기록 관리자가 관련 규정에 따라 업무 교육에 참여하도록 지원해야 하며, 전자기록 관리자는 상응하는 전문 지식과 기술을 갖추어야 합니다.

제3장
전자 파일 정리 및 아카이빙

제14조

기관, 단체, 기업·사업단위 및 기타 조직은 국가 관련 법률법규와 표준 규범의 규정에 따라 본 단위의 전자문서 아카이빙 범위와 전자기록 보존 기한, 전자기록 분류 방안을 확정하고, 본 단위 문서자료 아카이빙 범위 및 기록 보존 기한표, 기록 분류 방안에 포함하여 관리해야 합니다.

제15조
기관, 단체, 기업·사업단위 및 기타 조직은 국가 관련 법률법규와 표준 규범에 따라 아카이빙 범위에 속하는 전자문서를 생성·처리·전송·저장해야 하며, 전자문서의 진실성·완전성·가용성·안전성을 보장하고 전자기록이 본 방법 제3조 규정에 부합하도록 해야 합니다.

사무 자동화 시스템과 업무 시스템의 기록관리 기능은 관련 표준 규범에 부합해야 하며, 전자문서 수집·정리·기록관리 등의 업무를 지원해야 합니다.

제16조

전자 파일은 메타데이터와 함께 아카이빙해야 합니다. 전자 파일 아카이빙 형식은 개방성, 소프트웨어·하드웨어 비종속성, 표시 일관성, 변환 가능성, 활용 용이성 등의 특성을 갖추어야 하며 장기 보존 형식으로의 변환을 지원할 수 있어야 합니다. 전자 파일 메타데이터 형식은 국가 관련 표준 규범 요구사항에 부합해야 합니다.

제17조

전자 파일 생성 부서는 전자 파일 생성, 처리, 수집 과정에서 보존 기한 감정, 분류, 명명 등의 작업을 완료하여 전자 파일이 아카이빙 요구사항에 부합하도록 하고, 전자 파일 내용, 구조 및 배경 정보를 설명하는 메타데이터와 전체 관리 과정 메타데이터를 완전하게 수집해야 합니다.

전자 파일 및 그 메타데이터 아카이빙에는 비개방형 압축, 암호화 등의 기술 조치를 사용해서는 안 됩니다.

당정 기관 전자 공문을 보관할 때는 전자 인장의 디지털 서명 정보를 제거하고 인장 그래픽만 보존해야 합니다. 다른 조직 기관의 전자 문서 보관도 이를 참조하여 처리할 수 있습니다.

제18조

전자 파일 생성 부서와 전자 기록물 관리 부서는 아카이빙 제출된 전자 파일 및 그 메타데이터 등 관련 정보를 청점, 등록하고 그 진실성, 완전성, 가용성, 안전성을 검사하며 관련 책임자가 확인해야 합니다.

제19조

전자기록 관리 부서는 접수한 전자기록에 대해 심사, 기록번호 편성, 보관 기한 확인 등의 작업을 해야 하며 전자기록이 기록 관리 요구사항에 부합하도록 보장해야 합니다.

제4장
전자기록 이관 및 접수

제20조
기관, 단체, 기업·사업단위 및 기타 조직은 국가 관련 규정에 따라 정기적으로 기록관에 전자기록을 이관해야 합니다. 기록관은 접수 작업을 잘 해야 하며, 국가 관련 법률법규 및 표준 규범 요건에 부합하는 전자기록에 대해서는 접수를 거부할 수 없습니다.

동급 기록 주관부서의 동의를 받아 전문성이 강하거나 보안이 필요한 전자기록은 국가 관련 규정에 따라 기록관으로의 이관 기한을 연장할 수 있습니다.

기록관의 동의를 받아, 국가가 정한 이관 기한이 도래하지 않은 전자기록에 대해 이관 기한 만료 전 해당 전자기록의 이용, 변환, 이전 등 권한과 책임을 명확히 구분한 후 기록관에 조기 이관하여 보관할 수 있다. 정부정보 공개 사항과 관련된 경우에는 《중화인민공화국 기록물법》 제15조 제2항 규정에 따라 처리해야 한다.

제21조

기관, 단체, 기업·사업단위 및 기타 조직이 전자기록을 기록관에 이관할 때에는 다음 요건을 충족해야 합니다:

(1) 국가의 전자기록 이관 및 접수에 관한 표준 규범 요구에 따라 이관된 전자기록을 조직하고, 진실성, 완전성, 가용성, 안전성 검사를 진행하여 합격한 후에야 이관할 수 있다;

(2) 전자기록은 전자 인장의 디지털 서명 정보를 보존하지 않고 인장 그래픽만 보존한다;

(3) 기술 수단으로 암호화된 전자기록은 암호화 조치를 제거한 후 이관해야 한다;

(4) 이관된 전자기록에는 만료 개방 의견, 정부 정보 공개 상황, 비밀 등급 변경 상황 등을 첨부해야 한다.

제22조

기록관은 국가 관련 표준 규범 요구에 따라 이관된 전자기록에 대해 진실성, 완전성, 가용성, 안전성 검사를 수행해야 하며, 합격한 후에야 인계 수속을 처리하고 접수 등록하여 입고할 수 있습니다.

제23조

전자기록물 이관·수취는 보안 관리 요구에 부합하는 네트워크와 정보 시스템을 통해 진행해야 합니다. 온라인 이관 조건을 갖추지 못한 경우, 보안 관리 요구에 부합하는 저장 매체를 갖추어 오프라인 이관을 해야 하며, 저장 매체의 선택과 검사는 국가 관련 표준 규범 요구에 부합해야 합니다.

제5장 전자기록 보관 및 처분

제24조

기관, 단체, 기업·사업단위 및 기타 조직은 국가 관련 표준 규범 요건에 부합하는 전자기록 관리 정보시스템을 구축하고 사무자동화 시스템, 업무 시스템과 상호 연계해야 합니다.

기록관은 국가 관련 표준 규범 요구에 부합하는 응용 시스템을 구축하여 전자기록 접수, 저장, 백업, 감정, 개발, 이용, 통계 전환, 이관, 폐기 등의 업무를 지원해야 한다.

제25조

조직기구는 전자기록, 전통 매체 기록의 디지털화 성과 등 기록 디지털 자원을 통합 관리해야 합니다.

국가기록원은 전용 근거리 통신망을 구축하고 서버, 저장, 보안 등 시설·설비를 갖추어 기록 디지털 자원을 집중 관리하는 데 사용해야 합니다.

제26조

조직기구는 전자기록 백업 업무를 강화하고 전자기록 백업 업무 방안을 수립하여 전자기록, 전자기록 관리 정보시스템 등을 완전하게 백업해야 합니다.

자기 매체, 광 매체, 마이크로필름 등 매체 중에서 장기 안전 관리 요구에 부합하는 저장 매체를 최소 두 종류 선택하여, 온라인 방식과 오프라인 방식으로 최소 세 세트의 완전한 데이터를 보존하고, 각 매체에 한 세트의 완전한 데이터를 보존하며, 한 세트는 온라인 응용, 두 세트는 백업으로 해야 합니다. 점검 전략을 수립하여 전자기록의 판독 가능 상태, 소프트웨어·하드웨어 환경, 저장 매체의 완전성 등 보관 상황을 정기적으로 점검하고, 문제를 발견하면 즉시 처리하며, 필요 시 전자기록 데이터를 변환·이관해야 합니다.

제27조
기록관은 중요 전자기록에 대해 이전 백업을 수행해야 하며, 필요에 따라 여건을 갖춘 기록관은 재난 백업 시스템을 구축하여 중요 전자기록 및 그 관리 정보시스템의 백업과 재난 복구를 실현할 수 있다. 기관, 단체, 기업·사업 단위와 기타 조직은 이를 참조하여 시행할 수 있다.

국가기록원은 전자기록 백업센터를 건설하여 전자기록 백업 서비스를 제공할 수 있습니다.

제28조

조직기구는 전자기록 전환 및 이관 제도를 수립하고, 기술 수요 분석, 리스크 평가를 거쳐 실제로 필요한 경우 전자기록, 전자기
안 관리 정보시스템 등으로 전환, 이관하고 작업 과정 기록을 보존합니다. 전
교체·이관 후에는 전자회계기록에 대해 진실성, 완전성, 가용성, 안전성을 검사해야 합니다.

제29조

조직기구는 보관 기한에 도달한 전자기록에 대해 정기적으로 감정을 실시해야 합니다. 계속 보존해야 하는 전자기록에 대해서는 보관 기한을 재설정하고 관련 관리 데이터를 변경해야 합니다.

제30조
전자기록 폐기 작업은 국가 관련 규정을 준수하고 관련 승인 절차를 이행해야 하며, 임의로 전자기록을 폐기하는 것은 금지됩니다.

폐기해야 하는 전자기록은 온라인 저장장치, 재해복구 백업 등 시스템과 오프라인 저장매체에서 완전히 삭제하고, 폐기된 전자기록의 범위, 수량, 크기 및 검토자, 작업자 등의 정보를 기록해야 합니다.

제6장 전자기록 공개 및 이용

제31조

전자기록물의 개방 작업은 국가 법률·법규의 관련 규정에 부합해야 합니다. 기록물관은 웹사이트 또는 기타 방식을 통해 정기적으로 개방 전자기록물 목록을 공표해야 합니다.

제32조

조직기구는 전자기록 활용 제도를 수립하고 효과적인 관리 조치와 기술 수단을 채택하여 정무망, 인터넷 등 채널을 충분히 활용해 전자기록의 편리하고 효율적이며 안전한 활용을 실현해야 합니다.

제33조

이용자는 전자기록을 이용할 때 국가 관련 법률법규와 기록 이용 규정을 준수해야 하며, 임의로 전자기록을 복제, 변조할 수 없고 국가 이익, 사회 공공 이익 및 기타 주체의 합법 권익을 훼손할 수 없습니다.

제34조

조직기구는 서로 다른 서비스 대상과 활용 범위에 따라 상응하는 네트워크의 기록 디지털 자원 활용 서비스 플랫폼을 구축해야 합니다.

제35조

조직기구는 인공지능 등 정보기술을 적극 활용하여 편찬·연구, 전시 및 주제별 데이터베이스 구축 등의 업무를 수행하고 기록 디지털 자원을 지속적으로 개발해야 합니다.

제36조

기록 주관 부서는 기록 디지털 자원 공유 작업을 추진하여 지역·계층·부서를 넘나드는 공유 활용을 촉진해야 합니다.

제7장 부

경우

제37조

본 방법은 국가기록국이 해석을 담당합니다.

제38조
  본 방법은 2024년 11월 1일부터 시행됩니다.

전자회계기록발전 과정

완전 종이 단계 1.0

완전 종이：완전 종이 기록 관리 모델로, 전부 종이로 보관하고 순수 수작업으로 제본하며, 전적으로 오프라인에서 저장·검색합니다.

종이·전자 혼합 단계 2.0

먼저 얇아지기：전자문서가 있는 회계기록은 더 이상 인쇄하지 않고 판형 전자문서로 아카이빙. 원본이 종이인 회계기록은 독립적으로 오프라인 보관하여 참고용으로만 제공하고 전자회계기록과의 검색 관계를 구축.

전면 전자화 단계 3.0

다시 변경 없음：종이 기반 시나리오가 지속적으로 디지털화됨에 따라, 종이와 전자가 공존하는 시대에서 궁극적으로 전면 전자회계기록 시대로 전환될 것입니다.

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