이번 달부터 《전자기록 관리방법》 시행, 전자기록 관리 업무 규범 강화

일 전, 국가기록원령 제22호로 《전자기록 관리방법》(이하 《방법》)을 공포하였으며, 2024년 11월 1일부터 시행됩니다. 《방법》은 전자기록 관리 업무를 더욱 강화하고 규범화하여 전자기록의 진실성, 완전성, 가용성, 안전성을 보장하기 위해 전자기록 전 과정 관리에 대한 규범적 요구를 제시합니다.

《방법》의 제정은 《중화인민공화국 기록물법》과 《중화인민공화국 기록물법 시행조례》의 관철·시행을 위한 것으로, 전자기록 관리 업무가 법에 따라 규범적으로 수행되도록 보장하는 중요한 조치이며, 우리나라 전자기록 관리 업무가 새로운 단계에 진입했음을 의미합니다. 기록물 사업의 혁신적 발전을 촉진하고 기록물 현대화를 실현하는 데 중요한 의의가 있습니다.

《방법》은 총 7장 38조로 구성되어 있습니다. 전자기록의 정의 및 '출처 신뢰, 절차 규범, 요소 컴플라이언스'의 구체적 요구사항과 전 과정 관리 원칙을 명확히 했습니다. 기록 주관 부서, 전자기록 생성 단위, 기록관의 직책을 규정했습니다. 전자문서 정리·보관, 전자기록 이관·접수, 전자기록 보존·처분, 전자기록 개방·이용 등의 측면에 대해 명확한 요구사항을 제시했습니다. 기록관과 기록을 생성하는 기관, 단체, 기업·사업 단위 및 기타 조직이 관련 업무를 규범적으로 수행하는 데 지침적 의의가 있습니다.

전면 디지털 전자세금계산서 정책의 지속적 시행과 함께 기업 전자 기록 관리 규범화 요구에 더욱 명확한 지침이 제시되었습니다. 정책의 강력한 유도 아래 많은 기업이 세금계산서 비용 청구, 계상 및 보관의 전자화 프로세스 구축을 시작해 기업 재무의 디지털 전환을 더욱 촉진합니다. 그러나 국가 요구에 부합하면서 업무 발전 요구도 충족하는 전자 기록 관리 방안을 마련하는 것이 현재 기업 재무가 시급히 해결해야 할 핵심 문제가 되었습니다.

비즈니스 관리 차원에서,데이터 수집 및 업무 처리 작업(세금계산서 스캔, 인식, 진위 확인, 인증 등)을 수행하여 다양한 기업의 데이터 관리 공통 및 개별 요구를 유연하게 충족할 수 있습니다.

기록 차원에서,기록의 수집, 편철, 대출, 감정, 이관, 폐기 등 기본 기록 프로세스를 담당하며, 국가 법규의 기록 관리 규정 요구에 부합합니다.

1. 전자회계기록의 전 생애주기 관리

Kailing Technology회계 전자 기록 관리의 문제점과 요구를 출발점으로 삼아 전자 회계 기록 전 수명주기 관리 솔루션을 출시했습니다. 자동 수집, 지능형 아카이빙, 규범적 관리, 효율적 활용 등의 기능을 통해 기업 재무가 국가 컴플라이언스 요건을 충족하는 전제하에 기록 관리와 처리 효율을 높이고 재무 담당자의 업무 부담을 줄입니다.

자동 수집:Kailing전자기록물 시스템은 각 대형 업무 시스템(예: ERP, OA, CRM 등), 각 대형 재무 시스템(예: 킹디, SAP 등), 각 대형 은행(예: 중국은행, 농업은행, 공상은행, 건설은행 등) 및 세무 시스템(예: 세금계산서 인증 시스템)과 상호 연동됩니다. 기업 내외부 기록물 데이터를 직접 메이커 전자기록물 시스템으로 수집하고 연관을 구축하여 데이터의 진실성, 유효성, 투명성을 보장하고 재무 인력의 기록물 정리·수집 업무량을 절약하며 기업의 기록물 보관 비용도 낮춥니다.

지능형 보관:전종호, 목록호, 권호의 사용자 정의 구성을 제공하며, 시스템은 구성 규칙에 따라 자동 생성하고 수동 조정도 가능하며, 표지 정보와 박스 등 데이터 생성 및 원클릭 인쇄를 지원합니다. 다양한 차원에 기반한 자동 아카이빙 설정을 제공하여 규칙에 부합하는 기록을 정기적으로 아카이빙합니다.

편리한 대출:내부 인원에게 권한을 설정하여 기록 열람 범위를 통제하고 열람 로그를 기록합니다. 권한이 없는 인원이 열람을 신청할 경우 승인 흐름 설정에 따라 승인하고, 통과 후 열람 권한을 부여합니다. 외부 인원이 열람을 신청할 경우에도 마찬가지로 승인 흐름 설정에 따라 승인하고, 통과 후 임시 계정 및 권한을 개설합니다. 열람 권한에는 열람 기록 범위, 열람 기한, 복사 및 다운로드 권한 등이 포함됩니다. 승인 프로세스를 사용자 정의할 수 있으며 승인 노드와 상태를 설정할 수 있습니다. 전자기록과 종이기록의 대출을 지원하며, 전자기록 대출 시 대출자에게 임시로 권한을 부여하고 만료 시 자동으로 권한을 회수합니다. 종이기록 대출 시 온라인과 오프라인 종이기록 정보를 동기화하여 유지하고 종이기록의 등록 및 해제 작업을 관리합니다.

감정:감정은 사용자가 시작할 수도 있고, 시스템이 보존 기간에 따라 자동으로 시작할 수도 있습니다. 기록 관리 담당자가 감정 절차를 시작한 후, 기록 관리자는 단위 회계, 감사, 기율 감독 검사 등 담당자에게 기록 열람 권한을 부여하고 감정 의견에 서명하게 합니다. 감정 의견에 따라 기록 보존 기간을 수정하거나, 폐기 절차로 진행하거나, 다른 곳으로 이관 보관할 수 있습니다.

이관:시스템은 회계 문서 이관 대장을 생성하여 이관해야 할 회계 문서의 명칭, 권호, 권수, 시작·종료 연도, 문서 번호, 보존 기한 및 기보존 기한을 상세히 나열하고, 문서 관리자 권한을 재설정하여 최고 권한을 문서 부서로 이전합니다.

폐기:감정을 거쳐 폐기해야 할 회계기록에 대해 시스템은 회계기록 폐기 대장을 자동 생성하여 폐기 예정 회계기록의 명칭, 권호, 책수, 시작·종료 연도, 기록 번호, 보존 기한, 이미 보존한 기한, 폐기 시간 등의 내용을 나열한다. 동시에 기관 책임자, 기록 관리기구 책임자, 회계 관리기구 책임자, 기록 관리기구 담당자, 회계 관리기구 담당자에게 심사 요청을 발송한다. 심사 통과 후에야 폐기 작업을 진행할 수 있다.

2. Kailing 전자회계기록의 안전 보장

▪ 기록 규정 준수 및 보안

이중 차원 권한 관리:기능과 권한의 이중 차원 권한 관제로 버튼 단위 정밀도로 기록 보안을 보장합니다. 고객의 정밀한 기록 관리 요구에 대응하여 다양한 업무 주체, 역할 및 데이터 권한 그룹 설정에 따라 그룹 내 다차원 데이터 관제를 정확히 구현합니다. 동시에 기록 관리의 다양한 역할에 따라 서로 다른 기능 권한을 부여하여 데이터 유출 위험을 더욱 낮춥니다.

삼원 관리:관련 법규, 국가 보안 규정 및 표준에 따라 데이터 보안을 보장하기 위해 기밀 정보 시스템에는 시스템 관리자, 보안기밀 관리자, 보안 감사원(약칭 '삼원')을 배치하여 각각 기밀 정보 시스템의 운영 유지보수, 보안기밀 관리 및 보안 감사 업무를 담당해야 합니다. 또한 '삼원'은 엄격한 심사를 거쳐야 하며 정기적으로 심사하고 상대적 안정성을 유지해야 합니다.Kailing 전자회계기록물은 '삼원'의 역할 구분과 권한 설정을 엄격히 준수하여 국가 기밀 규정과 표준에 부합합니다.

사성 검사:《중화인민공화국 기록물 산업 표준(DA/T 70—2018)》의 요구에 따라, 진실성, 완전성, 가용성 및 안전성을 보장하고 전자문서의 아카이빙 및 전자기록의 이관, 수취 및 장기 보존 과정에서의 검사를 용이하게 하기 위해 사성 검사 표준을 제시합니다.Kailing 전자회계기록 시스템기록 편철, 이관, 보관 전 과정을 아우르는 사성 검사를 제공하며, 편철, 이관, 보관 노드 완료 후 시스템이 자동으로 사성 검사 보고서를 발급합니다. 이는 전자회계기록이 상환, 장부 기입, 보관 시범 검수를 원활히 통과하기 위한 보장입니다.

▪ 기록 활용

온라인 열람은 안전하고 신뢰할 수 있다:감사 검사를 받을 때,시스템감사·검사 인원에게 임시 권한을 부여하여 기록을 열람하게 할 수 있습니다. 이 과정에서 이미 대출된 파일에 대한 다운로드 제어가 가능합니다. 파일 내보내기 용도 설명을 지원하여 기록 대출 절차가 규범적이고 정보를 조회할 수 있도록 보장합니다.

워터마크 설정으로 유출 방지:시스템은 페이지 워터마크와 이미지 워터마크 설정을 지원하여 데이터 유출을 효과적으로 방지하고 데이터, 전표 등의 추적을 가능하게 합니다. 또한 다양한 역할과 전표 유형별 세밀한 워터마크 설정을 지원하여 다양한 시나리오의 데이터 보안 요구를 충족합니다.

▪ 리스크 통제

로그 관리:사용자 로그 관리를 지원하여 작업 기록이 명확하게 표시되고 시스템 문제를 추적할 수 있으며, 시스템 로그를 다운로드할 수 있어 기록 데이터 리스크를 효과적으로 관리하고 데이터 유출을 방지합니다.

시스템 감지:시스템은 일상 모니터링을 제공하여 메타데이터, 이미지 데이터 등의 상황을 한눈에 파악할 수 있고, 용량 부족, 사용량 이상 등의 리스크를 방지하여 시스템이 건강하고 안정적으로 운영되도록 합니다.

Kailing Technology는 업무·재무·세무 디지털 종합 솔루션 서비스 제공업체로서 각종 기관, 기구, 대중소형 기업에 업무·재무·세무 관리 디지털 전환 제품과 운영 서비스를 제공하며, 제품 라인에는 다음이 포함됩니다:

영업 계약 관리 시스템, 구매 계약 관리 시스템, 전면 디지털 전자세금계산서 러치 인터페이스 프로젝트, 매출 자동 세금계산서 발행 시스템, 직원 비용 통제 및 상환 시스템, 매입 부가가치세 계산서 관리 시스템, 공급망 협업 대사 시스템, 이미지 AI OCR 인식 시스템, 재무 자동 기장 시스템, 전자회계기록 시스템 등 업무의 솔루션으로 각 분야의 디지털화과정을 전방위적으로 추진합니다.

만약 귀하께서 업무·재무·세무 디지털 전환 관련 필요가 있으시다면, 저희에게 연락해 주시기 바랍니다, 베이징 Kailing Technology가 성심껏 서비스를 제공하겠습니다.