전자회계기록 솔루션, 기록 관리의 새로운 혁신을 열다

·종이 영수증은 각종 출력과 부착이 필요해 정산 과정이 매우 번거롭습니다;

·복잡한 업무 모델에서 조직 간 오프라인 문서 이관, 우편 발송 및 보관 등의 작업은 실수가 발생하기 매우 쉽습니다.

·업무 단위가 많아 감사 시 자료 요청이 빈번하고 시간이 오래 걸립니다;

·그룹 회사가 많아 본사가 회사 기록 데이터에 대한 통일적 관리를 실현하기 어려움;

·중요 기록에 데이터 보안 측면의 우려가 존재;

·……

이러한 과제에 대응하여 정책 방향과 디지털화 수요의 추진으로 많은 기업이 전자회계기록 체계 구축을 적극적으로 모색하고 있습니다. 그러나 시장의 솔루션 품질은 들쭉날쭉하며 전자기록 관리 시스템의 종류가 다양하여 많은 방안이 문제를 효과적으로 해결하지 못할 뿐만 아니라 높은 통합 및 유지보수 비용을 초래합니다.

Kailing Technology는 기업문제점을 잘 알고 있어 전자기록 관리에 대해 전면적인 혁신을 진행했습니다. 우리가 제공하는 솔루션은 회계 기록의 전면 무지화, 전자화와 디지털화를 실현할 뿐만 아니라 기록 수집, 사용, 관리, 보안 등 여러 차원에서,원스톱 솔루션 제공。Kailing Technology를 통해 기업은 간단하고 효율적이며 안전한 전자기록 관리 경험을 누리고, 기록 관리의 현대화와 지능화를 진정으로 실현할 수 있습니다.

기록 수집: 전자화, 온라인화로 프로세스를 진정으로 간소화

전통적인 방식에서는 출장 경비 정산 과정이 흔히 영업 담당자와 재무 담당자를 골치 아프게 합니다. 영업 담당자는 각종 전자 증빙을 수동으로 출력하고, 영수증을 정리해 붙인 뒤 재무 부서에 제출해야 합니다. 재무 담당자는 다시 회계 증빙을 출력하고, 정리, 대조, 매칭 및 제본하여 보관해야 합니다. 전체 프로세스는 번거롭고 시간이 많이 걸리며 오류가 발생하기 쉬워 업무 효율을 크게 떨어뜨립니다.

그러나 기술이 끊임없이 발전함에 따라,Kailing Technology전자회계기록 시스템은 혁신적인 변화를 가져왔습니다. 이 시스템은 시스템 기록과 원본 증빙의 자동 수집 기능을 구현하여 프로세스를 크게 간소화했습니다. 업무 담당자는 전자세금계산서, 전표를 다시 출력할 필요 없이 온라인에서 작업하면 되고, 재무 담당자도 회계 증빙을 출력할 필요 없이 모든 작업을 전자 플랫폼에서 효율적으로 완료할 수 있습니다. 이는 업무 효율성을 높일 뿐만 아니라 인적 오류를 줄여 기업에 실질적인 편의와 효과를 가져다줍니다.

정리, 대조부터 매칭, 제본까지, 기록 수집 효율이 90% 이상 향상됩니다.

기록 활용: 검색에서 추출까지, 진정으로 효율적

기업이 완료하기 위해년 심사,흔히 여러 재무 인력을 투입해야 함，오랜 시간이 소요됩니다.외부 감사 기간 동안 역사적 업무 및 재무 증빙을 빈번하게 조회하고 열람하기 때문에, 매월 10만 건이 넘는 증빙량에 직면하여 당시 기록이 부분적으로 전자화 관리가 되어 있었음에도 불구하고, 한 건의 지출에 필요한 완전한 증빙을 찾는 데 여전히 10-15분의 시간이 소요되었습니다.

Kailing Technology 전자회계기록 사용시스템, 기업이 업무량이 거의 변하지 않는 상황에서,재무 인력 수를 크게 줄이고 감사 작업 시간을 단축할 수 있습니다。이는 다음과 같은 측면의 최적화 덕분입니다:

1.'키워드' 정밀 검색

파일 내 임의의 단어를 입력하면 시스템이 신속하게 위치를 파악하고 관련 기록을 불러올 수 있으며, 여러 번 검색을 지원하여 검색 효율을 크게 높입니다.

2.다차원 기록 대장으로 감사 자료 신속 위치

기업은 실제 요구에 따라 대장을 계약, 정산서, 대조표, 세금계산서, 회수증 등 차원별로 개별 관리할 수 있습니다. 이러한 관리 방식은 기록 감사 및 열람을 더욱 신속하게 하여 다양한 감사 요구를 충족합니다.

3. 클릭 한 번으로 인쇄 및 패키지 다운로드

서로 다른 감사 인력의 다양한 요구에 대응하여, 재무 담당자는 종이 기록을 원클릭으로 인쇄하거나 전표 및 관련 첨부를 원클릭으로 패키징할 수 있어, 정리와 준비에 많은 시간을 들일 필요가 없습니다.

4.“가상 창고”, 온·오프라인 완벽 연동

전자 기록물을 온라인 아카이빙할 때 시스템은 오프라인 기록물 캐비닛, 기록물 박스 전용 QR코드를 동시에 생성합니다. 인쇄 후 이 QR코드를 해당 기록물 박스에 부착할 수 있습니다. 감사 담당자가 종이 원본을 요청하면 전자 기록물의 QR코드를 스캔하여 종이 원본의 서고 위치를 신속하게 찾을 수 있어 검색 효율이 크게 향상됩니다.

기록 관리: 비용 절감과 효율 향상을 손쉽게 실현

어느 회사 재무는 매월 처리해야 할 증빙이 1000장 이상에 달하며, 많은 시간을 종이 문서의 인쇄, 정리, 제본, 보관 및 우편 발송에 소비하고 있어 번거롭고 시간이 많이 드는 작업입니다.

사용Kailing Technology전자회계기록 시스템, 회사할 수 있음원래 전표의 출력, 정리, 물류, 보관 등에 쓰이던 단계를 축소의비용，이로써 기업 전체 비용이 80% 절감됩니다.

업무가 복잡한 기업에게 기록 관리의 범위는 재무 증빙을 훨씬 넘어섭니다. 제조업을 예로 들면, 설비나 제품의 주문부터 회계처리까지의 완전한 프로세스를 전면적으로 파악하기 위해 모든 관련 증빙을 추적·보존해야 합니다.

Kailing Technology전자 기록물 시스템은 증빙 가져오기 절차를 간소화할 뿐만 아니라 업무, 재무 및 관리 등 서로 다른 시스템을 원활하게 연결하여 통합된 기업 기록물 데이터베이스로 구축합니다. 이는 기업이 판매 주문, 출고 전표, 물류 전표, 지급 전표, 세금계산서, 회계 결산 등 전 과정의 모든 증빙과 데이터를 원클릭으로 획득할 수 있음을 의미합니다.

시스템은 또한 각 프로젝트를 실현했습니다완전한 링크,전면적인 관통 및 연합 조회는 전통적인 소통과 협업 장벽을 효과적으로 허물어 관리 효율을 현저히 높입니다.

기록 보안: 다차원 보호, 간단하고 걱정 없이

Kailing Technology전자기록 시스템은 행위 보안, 파일 보안, 권한 보안의 세 가지 차원을 통해 기업에 견고한 방어선을 구축하여 기록 안전을 걱정 없이 보장합니다:

1. 행위 보안: 모든 조작 단계가 명확히 보임

시스템은 모든 조회 및 호출 행위를 실시간으로 기록하여 접근 기록을 한눈에 확인할 수 있습니다. 이러한 '행동 즉시 흔적' 메커니즘은 투명성을 높일 뿐만 아니라 보안 감사에 강력한 근거를 제공합니다.

2. 파일 보안: 열람 시 보호 모드 시작

문서 워터마크 기능은 열람 시 열람 직원의 이름과 사번을 자동으로 표시하여 기록 문서에 직접 나타낸다. 이 혁신적 설계는 문서 유출을 효과적으로 예방하여 기업의 민감 정보에 견고한 자물쇠를 채워준다.

3.권한 보안: 인원 계층 관리, 권한 엄격 구분

시스템은 사용자 유형에 따라 서로 다른 기밀 등급 권한을 설정하여 일반 조회 사용자가 "극비" 기록에 접근할 수 없도록 보장합니다. 이러한 정교한 권한 관리는 기업의 핵심 기밀을 보호하면서 기록 관리 효율을 높입니다.

전자회계기록이 가져오는 문서 일체화 관리, 정보 공유, 중앙 집중 관리, 데이터 보안성 등의 장점은 재무의 회계기록 안전 보관 문제를 현저히 개선했습니다.

Kailing Technology전자회계기록 분야의 전문 역량을 바탕으로 회계기록 구조화 데이터의 수집, 전달, 관리, 대조, 검색을 원스톱 전자화로 구현했을 뿐만 아니라 더욱 편리한 기록 관리 시나리오와 방식을 지속적으로 탐구하고 있습니다，기업의 종이 재무·세무 관리를 간단하고 효율적으로 만드는 데 힘쓰고 있습니다.

베이징 Kailing Technology 유한회사——기업 업무·재무·세무 디지털화 솔루션 서비스 제공업체.

Kailing Technology는 기업 요구에 따라 판매 관리 시스템, 구매 관리 시스템, 매출 발행 시스템, 매입 수취 시스템, 이미지 관리 시스템, 재무 기장 시스템, 전자회계기록, 전면 디지털 전자세금계산서·러치 인터페이스 등 업무의 솔루션을 제공하여 전문적이고 효율적으로 기업 재무·세무 디지털 관리의 전환·업그레이드를 지원합니다.

만약 귀하께서 업무·재무·세무 디지털 전환 관련 필요가 있으시다면, 저희에게 연락해 주시기 바랍니다, 베이징 Kailing Technology가 성심껏 서비스를 제공하겠습니다.