11월 1일부터 《전자기록물 관리방법》 시행, 기록물 업무 전 과정 관리에 초점

최근, 국가기록원이 제22호령을 발표하여 《전자기록 관리 방법》을 발표했습니다. 이 관리 방법은 2024년 11월 1일부터 시행됩니다.

《전자기록 관리방법》은 주로 "전자문서 편철 및 이후 전자기록 관리 각 단계"를 규범화하여, 전자기록의 편철부터 보관·사용, 이관, 백업, 이용·개방, 폐기의 생애주기 전 과정을 전면적으로 규정하였다.

《전자기록 관리방법》 총칙：적용 범위와 관리 요구사항 분석

"총칙" 부분은 총 8조로, 주로 입법 목적과 근거, 적용 범위, 관리 요건 및 효력, 기초 구성 보장, 전자회계기록 안전 보호 요건 등에 대해 규정하고 있다.

전자기록 정의가 명확합니다:전자기록물은 기관, 단체, 기업·사업 단위 및 기타 조직과 개인이 법정 직책을 이행하거나 사무를 처리하는 과정에서 컴퓨터 등 전자기기를 이용하여 형성, 처리, 전송, 저장하고, 국가와 사회에 보존 가치가 있으며 보관·보존되는 각종 정보 기록을 말합니다. 이 명확한 정의는 전자기록물의 형성 과정, 저장 매체 및 가치 속성을 명확히 하여 이후 관리와 사용에 명확한 범위를 제공합니다.

두 가지 적용 주체가 명확합니다:적용 주체는 주로 두 가지로, 하나는 기록 형성 단위, 예를 들어 기관, 단체, 기업사업단위 및 기타 조직이고, 다른 하나는 기록관으로, 통칭하여 "조직기구"라고 합니다. 이러한 주체의 전자기록 관리에서의 책임과 의무를 명확히 하여 전자기록이 형성부터 아카이빙 보존까지 전 과정에서 해당 주체가 책임지고 관리하도록 보장합니다.

기초 보장 요구사항이 엄격합니다:조직기구는 기록 정보화 인프라를 갖추고 완비된 관리 메커니즘, 표준 규범 체계, 안전 체계 및 전문 인재 육성을 구축하여 전자기록 관리의 실제 요구를 충족해야 합니다. 이러한 일련의 요구사항은 전자기록 관리 업무의 규범화, 표준화 및 안전성을 보장하고 전자기록의 장기 보존과 효과적 활용을 위한 견고한 기반을 제공하는 것을 목표로 합니다.

전자기록 효력 재차 강조:명전자기록이 전통적 매체 기록과 동등한 효력을 가지며 전자 형식으로 증빙 사용이 가능함을 명확히 규정합니다. 이 규정은 법률 및 실제 적용에서 전자기록의 지위를 강조하고 전자기록 효력에 대한 의구심을 해소하여 각 분야에서 전자기록의 폭넓은 활용과 인정을 촉진합니다.

전자 기록물 전 과정 관리의 전면 규범: 전 생애주기 포함

전자기록물의 관리는 문서 형성부터 최종 처분까지 여러 단계를 포함하며, 아래에서 그 전 과정 관리를 상세히 설명하여 전자기록물의 전체 생명주기를 포괄합니다.

1. 전자 파일 정리 및 아카이빙

“전자문서의 정리와 보관” 부분은 총 여섯 개 조항으로, 전자문서 보관의 총체적 요구사항, 보관 형식, 보관 전자문서의 정리 및 전자기록 목록 작성 등의 내용을 규정하고 있습니다.

   ▪ 보관 형식 요건: 전자 파일은 메타데이터와 함께 보관해야 하며, 개방적이고 소프트웨어·하드웨어에 종속되지 않으며, 표시 일관성, 변환 가능, 활용 용이 등의 특성을 갖추어야 하고, 동시에 장기 보존 형식으로의 변환을 지원할 수 있어야 합니다. 이는 전자 파일의 보관 후 판독 가능성과 확장성을 보장하여 미래의 다양한 기술 환경에서도 효과적으로 활용할 수 있게 합니다.

   ▪ 기술 요건: 전자문서 및 메타데이터를 아카이빙할 때 비개방 압축 기술과 비개방 암호화 기술을 사용해서는 안 되며, 전자문서의 내용·구조·배경 정보를 설명하는 메타데이터 및 전체 관리 과정 메타데이터를 완전하게 수집해야 한다. 이는 전자문서의 원본성과 완전성을 보장하고, 이후 기록물 관리와 활용에 전면적이고 정확한 데이터 지원을 제공한다.

   ▪ 특수 기록 요건: 당정기관 전자공문 기록의 경우 전자 인장의 디지털 서명 정보를 보존하지 않고 인장 그래픽만 보존합니다. 이는 공문 관리의 실제 상황과 보안 요구에 따라 정한 규정으로, 공문의 유효성을 보장하면서 기록 작업과 데이터 저장을 간소화합니다.

2. 전자기록 이관 및 접수

“전자기록 이관과 접수” 부분은 총 네 개 조항으로, 전자기록의 이관·접수 기한, 방식, 절차 및 이관 기록에 대한 특별 요구사항을 명확히 하고 있습니다.

   ▪ 이관 접수 기한: 정기적으로 기록관에 전자회계기록을 이관해야 함을 규정합니다. 전문성이 강하거나 보안이 필요한 전자회계기록은 이관 기한을 연장할 수 있습니다. 국가가 규정한 이관 기한에 도달하지 않은 전자회계기록은 권한과 책임을 명확히 한 후 기록관에 조기 보관을 위탁할 수 있습니다. 이러한 유연한 기한 규정은 다양한 유형의 기록 특성을 고려하면서도 기록의 적시 아카이빙과 집중 관리를 보장합니다.

   ▪ 이관 접수 방식: 온라인 이관과 오프라인 이관을 포함합니다. 온라인 이관은 보안 관리 요건에 부합하는 네트워크와 정보 시스템에서 수행해야 하며, 오프라인 이관은 보안 관리 요건에 부합하는 저장 매체를 갖추어야 합니다. 이 두 방식은 다양한 시나리오의 기록 이관 요구를 충족하고 기록 이관의 안전성과 편의성을 보장합니다.

   ▪ 이관 접수 절차: 양측은 전자회계기록에 대해 진실성, 완전성, 가용성, 안전성 검사를 수행하고 합격한 후에야 이관할 수 있습니다. 전자회계기록은 전자 인장의 디지털 서명 정보를 보존하지 않고 인장 그래픽만 보존하며, 기술적 수단으로 암호화된 파일은 복호화 후 암호화 조치를 제거한 후 이관해야 합니다. 이러한 일련의 엄격한 절차는 이관 기록의 품질과 안전성을 보장하고 이관 과정에서 데이터 손실이나 손상 등의 문제를 방지합니다.

3. 전자 기록물 처분 및 보존

“전자기록 보관과 처분” 부분은 총 일곱 개 조항으로, 전자기록 보관, 백업, 전환·이관, 만료 감정 및 폐기 등의 내용을 포함하고 있습니다.

   ▪ 보관 요건: 보관 범위에는 전자회계기록 및 전통 매체 기록의 디지털화 성과에 대한 통합 관리가 포함됩니다. 국가 기록관에 특별 요건이 있는 경우, 접수부터 폐기까지 전 과정 관리 업무를 지원하는 응용 시스템을 구축하고, 전용 근거리 통신망을 구축하며, 서버, 스토리지, 보안 등 시설 장비를 갖추어 기록 디지털 자원을 집중 관리해야 합니다. 이는 전자회계기록이 보관 과정에서 규범화되고 전문화되도록 보장하며, 기록 관리의 효율성과 안전성을 높입니다.

   ▪ 백업 요구사항: 백업 범위에는 전자회계기록 데이터와 전자회계기록 관리 시스템이 포함됩니다. 백업 수량은 최소 3세트의 완전한 데이터로 "1세트 온라인 애플리케이션, 2세트 백업"입니다. 백업 방식은 온라인 방식과 오프라인 방식을 결합하고 자기 매체, 광 매체, 마이크로필름 등의 매체 중에서 최소 두 가지를 선택하여 원격 백업합니다. 중요한 기록물은 원격 백업을 해야 하며, 여건이 되면 재해 복구 시스템을 구축할 수 있습니다. 이러한 상세한 백업 요구사항은 전자회계기록 데이터의 안전성과 신뢰성을 보장하고 예기치 못한 상황으로 인한 데이터 손실을 방지합니다.

   ▪ 전환 이관 요구: 이관 과정은 '사전, 사중, 사후' 전 과정 관리를 해야 하며, 사전에 기술 분석과 위험 평가, 사중에 과정 기록 보관, 사후에 사성 검사를 진행합니다. 전환 이관 범위는 기록 데이터와 기록 시스템을 포함합니다. 이는 기록이 전환 이관 과정에서 원활하게 이전되고 데이터 품질이 유지되도록 보장합니다.

   ▪ 감정 요건: 만료된 전자 기록을 정기적으로 감정하고, 계속 보존해야 하는 경우 보관 기간을 다시 설정해야 합니다. 이는 전자 기록의 저장 합리성을 보장하고 불필요한 저장 공간 점유와 자원 낭비를 방지합니다.

   ▪ 폐기 요구사항: 전자회계기록 폐기는 관련 승인 절차를 이행해야 하며, 임의 폐기는 금지됩니다. 온라인 저장 장치, 재해 복구 백업 등 시스템 및 오프라인 저장 매체에서 완전히 삭제하고, 폐기 범위, 수량, 크기 및 심사자, 작업자 등의 정보를 기록해야 합니다. 이 엄격한 폐기 절차는 전자회계기록의 안전한 폐기를 보장하고 기록 정보 유출을 방지합니다.

4. 전자기록 공개 및 활용

“전자기록 보관과 처분” 부분은 총 여섯 개 조항으로, 전자기록의 개방 요구사항, 이용 채널, 기록 데이터 자원 재이용 및 기록 공유 등의 내용을 규정하고 있습니다.

   ▪ 개방 요건: 국가 법률법규를 준수해야 하며, 기록관은 웹사이트 또는 기타 방식을 통해 정기적으로 개방 전자회계기록 목록을 공표합니다. 이는 전자회계기록 개방의 합법성과 투명성을 보장하여 대중이 기록 정보를 쉽게 획득하고 활용할 수 있도록 합니다.

   ▪ 활용 채널: 정무망, 인터넷 등 채널을 충분히 활용하여 서비스 대상과 활용 범위에 따라 해당 네트워크의 기록 디지털 자원 활용 서비스 플랫폼을 구축합니다. 이는 전자기록의 활용 채널을 넓히고 기록의 활용 효율과 서비스 품질을 높입니다.

   ▪ 이용자 요건: 이용자는 전자기록을 임의로 복제·변조할 수 없고 국가 이익, 사회 공공 이익 및 다른 주체의 합법적 권익을 침해할 수 없습니다. 이는 이용자의 행위를 규범화하고 전자기록의 안전성과 완전성을 보장하며 각 당사자의 합법적 권익을 유지합니다.

   ▪ 기록 디지털 자원 재활용: 인공지능 등 정보기술을 활용하여 편찬, 전시 및 주제 데이터베이스 구축 등의 업무를 전개합니다. 이는 전자기록의 심층 개발과 활용을 촉진하여 사회에 더 많은 가치 있는 정보 자원을 제공합니다.

   ▪ 전자 기록물 공유: 기록물 주관 부서가 기록물 디지털 자원의 지역 간, 계층 간, 부서 간 공유 활용을 추진합니다. 이는 정보 사일로를 허물고 자원 공유를 실현하며 기록물 자원의 활용 효익을 높여 사회 발전에 더 나은 지원을 제공하는 데 도움이 됩니다.

Kailing 디지털 기록관리 시스템: 전자기록 전 분류, 전 수명주기 온라인 관리의 탁월한 솔루션 구축

Kailing 디지털 기록관리 시스템은 기업에 전자기록 관리의 포괄적인 솔루션을 제공하며, 기록 사전 편철부터 최종 활용까지 전 분류, 전 수명주기의 온라인 관리 프로세스를 아우르며 기록 관리의 효율성, 정확성, 안전성을 보장합니다.

1. 기록 사전 편철 플랫폼

기록 출처와 프로세스 유형에 따라 자동으로 수집하고 자동으로 완전성 검증을 수행합니다. 검증 이상 시 이상 원인을 확인하고 첨부파일 보완 또는 정상 상태 표시를 선택할 수 있습니다。

사전 기록 페이지는 회계 시스템, 심사 프로세스와 임베디드 통합되어 실시간 규정 준수 관리를 달성할 수 있습니다。

2. 기록 접수

▪ 인터페이스 획득/서식 생성

고객 현황에 따라 구성, 데이터 출처 시스템。데이터 계층 구조, 메타데이터 속성 정의, 데이터 간 연관 관계로 인터페이스에서 데이터를 가져오며 업무 요구에 따라 필요한 판형 파일을 유연하고 자주적으로 구성합니다.

▪ 스캔/정기 크롤링 연결

종이/기타 자료 등 시스템 지원이 없는 원시 증빙 파일은 이미지 스캔/캡처 자동 OCR로 파일 분류 및 보관을 완료할 수 있습니다。

3. 기록 관리

기록 정리 완료 후, 시스템은 아카이빙 도장 날인, 프로세스 승인 아카이빙, 판형 파일 변환 등 기록의 후속 일련의 표준 동작을 지원합니다. 이러한 기능은 기록 관리 표준 규정 준수 요구를 엄격히 충족하여 기록 관리 업무가 관련 법규와 업계 표준에 부합하도록 보장하고, 기록의 법적 효력과 장기 보존 가치를 보장합니다.

4. 기록 감정 및 처분

시스템은 기록 생애주기 관리 과정에서 관련된 다양한 감정 요구를 충족합니다. 예를 들어 개방 감정, 폐기 감정, 비밀등급 감정, 보존기한 감정 등입니다. 각 감정 과정에서 시스템은 상세한 작업 흔적을 자동으로 보존하여 기록 관리의 추적 가능성에 강력한 지원을 제공하고 기록 감정 작업의 정확성과 공정성을 보장합니다.

5. 기록 이관 및 접수

조 편성과 상자 묶음을 완료한 재무 기록은 일괄적으로 기록 이관을 진행할 수 있으며 이관 명세서를 생성합니다. 해당 수납 담당자에게는 기록 접수 대기 항목이 도착하며 바코드를 스캔하면 서명이 완료됩니다。

6. 기록 활용

전문 검색, 조건 검색 등 다양한 선진 검색 방식을 통해 사용자는 필요한 기록 자료를 신속히 찾을 수 있습니다. 권한이 없는 기록에 대해서는 시스템이 열람 관리 기능과 결합하여 전자기록과 실물기록의 온라인 열람 승인과 권한 부여를 실현하여 기록 활용의 안전성과 규범성을 보장합니다. 동시에 시스템은 기록 편찬·재활용의 과정 관리를 지원하여 기록 자원의 활용 가치를 높이고 기업의 업무 발전과 의사결정에 강력한 지원을 제공합니다.

7. 지능형 기록 관리

RPA(로봇 프로세스 자동화), OCR(광학 문자 인식), 지능형 AI 등 첨단 기술을 통해 기록의 자동 수집, 자동 분류, 자동 기술 및 지능형 검색을 실현합니다. 이러한 지능형 기능은 조직이 전자 및 종이 기록을 통합 관리하도록 도와 기록 관리와 업무를 깊이 융합시키고, 기록 관리의 효율성과 품질을 높이며, 인건비를 절감하고, 기업에 더욱 편리하고 효율적인 기록 서비스를 제공합니다.

8. 기록 변조 방지

시스템은 수집된 전자 문서에 전자 서명을 날인하여 각 전자 기록에 강력한 변조 방지 능력을 부여합니다. 이러한 변조 방지 능력은 전자 기록에만 국한되지 않고 모든 디지털 성과의 아카이빙으로 확장되어 비즈니스 시스템의 모든 정보 데이터 파일에 대해 변조 방지 아카이빙을 수행하여 모든 디지털 성과의 조회·검증·신뢰를 보장하고 기업의 디지털 자산 안전에 견고한 보장을 제공합니다.

Kailing 전자기록 관리 솔루션기록물 업무 전 과정 관리 요구사항에 부합하며, 기록물 관리 분야의 혁신 모범으로 첨단 기술을 기반으로 사용자에게 효율적이고 편리하며 안전한 기록물 관리 경험을 제공합니다. Kailing 종합 디지털 기록물 관리 시스템에 대해 더 알고 싶으시면 댓글이나 메시지로 교류·문의하시거나, 상담 전화로 Kailing Technology에 직접 연락하시기 바랍니다!

Kailing Technology는 업무·재무·세무 디지털 종합 솔루션 서비스 제공업체로서 각종 기관, 기구, 대중소형 기업에 업무·재무·세무 관리 디지털 전환 제품과 운영 서비스를 제공하며, 제품 라인에는 다음이 포함됩니다:

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