《전자기록 관리방법》 시행, Kailing이 병원 전자회계기록 운영관리를 지원

디지털 지능화 시대에 정보 기술이 빠르게 발전하고 정부 회계 제도의 혁신, 공립병원의 고품질 발전 진입 및 정밀 관리 수요는 모두 공립병원의 재무 관리 업무와 정보화 구축 과정에 깊은 영향을 미칩니다. 회계기록은 재무 업무의 핵심 물질적 기반 형태 중 하나로서 전통적인 종이 매체에서 전자 데이터 형태의 관리 모델로 전환하는 것은 의심할 여지 없이 대세입니다.

최근 국가기록원은 제22호령을 정식 서명 발표하여 《전자기록 관리 방법》(이하 《방법》)을 내놓았으며, 이 방법은 2024년 11월 1일부터 시행됩니다. 《방법》은 전자기록 관리 업무를 더욱 강화하고 규범화하며, 전자기록의 진실성, 완전성, 가용성 및 안전성 등의 특성을 보장하고, 전자기록의 생성부터 저장, 활용 등 전 과정 관리에 대해 명확한 규범 기준을 마련하는 것을 목적으로 합니다.

정책 주도 요인

2016년, 국가기록원과 재정부는 《회계기록 관리방법》을 개정하여 정기 보관 회계기록을 전자 형식으로 저장하여 전자회계기록을 형성할 수 있음을 확정했다.

2019년에 병원은 《정부회계준칙제도》를 시행하여 현대 재정 관리 제도의 진행 과정을 추진했습니다. 같은 해에 국가기록국은 《기업 전자문서 아카이빙 및 전자기록 관리 지침》을 반포하여 전자기록 업무에 지침과 요구를 제공했습니다.

2020년 3월, 국가기록원과 재정부는 《전자회계증빙 비용처리·입장·보관 규범에 관한 통지》(재회〔2020〕6호)를 공동 발표하여 각종 전자회계증빙의 비용처리·입장·보관을 규범화하고, 단위가 전자회계증빙의 종이 인쇄본으로 비용처리·입장·보관할 경우 전자회계증빙도 함께 보관해야 하며, 전자세금계산서 비용처리 시 원본 전자파일(PDF/OFD)을 제공해야 한다고 규정했습니다. 전통적 관리 방식과 프로세스는 이미 새로운 정책에 적응하지 못하고 있습니다.

2021년 2월, 4개 부처가 협력하여 전자세금계산서의 집계·비용처리·입장·보관 전 과정 전자화를 추진했고, '14차 5개년' 규획도 기록물 체계 건설에 대한 전략 방침을 제시하여 공립병원 회계기록의 전자화 관리가 필연적이 되었습니다.

2024년, 국가기록국은 제22호령을 발급하여 《전자기록 관리방법》을 공포했습니다. 이는 전자기록 관리를 법에 따라 규정대로 수행하도록 보장하는 중요한 조치이며, 우리나라 전자기록 관리가 새로운 단계에 진입했음을 표시하고 기록사업의 혁신적 발전과 기록 현대화 실현에 중대한 의의가 있습니다.

공립병원의 운영과 서비스 범위가 확대됨에 따라 회계자료가 빠르게 증가하고 있습니다. 인쇄, 번호 부여, 제본, 문서 등록 및 보관 등의 절차는 사무 비용과 저장 공간을 증가시켜 정보 전달, 데이터 조회·분석 및 실효성에 영향을 미칩니다. 정밀화 관리와 경제 운영 관리의 다차원 데이터에 대한 수요로 인해 공립병원 발전에 적합한 전자회계기록 관리 체계를 구축하는 것이 시급합니다.

회계기록 전자화 구축의 필요성

1. 인력 비용 절감

《회계기록 관리 방법》에 따라, 병원이 회계기록 전자화를 달성하려면 회계 증빙 작성, 비용 지출 관리, 예산 집행 관리, 원가 집계, 지급 결제, 장부 처리 등 일련의 업무 과정에서 온라인 생성, 심사 및 처리를 달성해야 합니다. 이렇게 하면 의료진의 수작업 작성 및 서명 대기 시간을 면제할 수 있습니다. 병원 재무 승인 과정을 실시간으로 파악할 수 있고, 재무 담당자는 언제 어디서나 과거 기록을 열람하고 경비 지출 상황을 확인할 수 있어, 전통적인 비용 청구와 심사의 시공간 한계를 완전히 돌파합니다. 전통적인 회계기록 보관 규범 요구에 따라, 재무 부서는 기록 정리, 회계기록 권철 목록 대장 작성, 총장, 일기장, 명세장, 거래 보조장 등 장부 제작 정리 인쇄 제본, 그리고 기록 부서의 회계기록 증빙 이관과 서가 입고 등의 단계에서 많은 시간을 소모합니다. 반면 회계기록 전자화 후에는 기록 정리와 이관 시간을 대폭 절약할 수 있습니다.

2. 재무 관리 리스크 감소

회계 기록물 전자화를 실현하고, 회계 시스템이 회계 기준에 따라 온라인으로 심사·승인 등 재무 승인 절차를 완료하도록 요구합니다. 이 시스템은 병원의 일상 비용 정산, 발계산서 지능형 인식 등의 기능으로 영수증 규정 준수성, 금액 정확성, 경비청구서 규범성, 전표 완전성 등 비용 경비청구 핵심 사항을 전면 심사하여, 계산서 진위 확인·중복 검사, 지능형 감사 자동 반려, 지능형 사전 심사 경고 보조, 경비청구 요건 완비 심사를 실현하고, 수동 심사와 계산 오류 상황을 줄여 비용 경비청구 지능형 관리 목표를 달성합니다. 회계 시스템은 예산 집행 진도 실시간 조회를 지원하여 예산 초과, 경비 부족 등의 상황을 걱정할 필요가 없습니다. 비용 배분 정밀화, 온라인 승인 권한·책임 명확화, 다차원 통계, 현금흐름 자유 배치, 은행·의료 직접연결 등으로 승인 폐쇄 루프 관리를 실현하고, 재무 관리 리스크를 낮추며, 반복 노동을 줄이고, 재무 업무 효율을 향상시킵니다.

3. 회계기록 활용 효율 향상

회계기록은 병원 운영 관리의 전 과정을 기록하며, 매우 중요한 기록 자료에 속합니다. 병원의 매년 감사 감찰, 지도자 이임 심사, 내부통제 관리, 내외부 감독 등 각종 재무 검사에서는 관련 회계기록을 반복적으로 열람해야 합니다. 회계기록의 수량이 많고 연도가 길게 걸쳐 있어 수작업 열람과 검색은 매우 시간이 많이 들고 힘들며, 막대한 인력과 시간 비용을 소모합니다. 회계기록을 전자화하면 시스템을 통해 직접 색인 검색하여 내용을 찾고, 회계기록 관련 증빙과 결재 프로세스를 바로 확인할 수 있어 회계기록 활용 효율을 높일 수 있습니다.

Kailing 전자회계기록 시스템 구축 경로 및 가치

Kailing 전자회계기록 관리 시스템의 핵심 기능은 조직·기관 데이터 소스를 설정하여 아카이빙이 필요한 데이터를 수집·정리하고, 관련 법규에 엄격히 따라 아카이빙 요건에 맞는 형식으로 변환한 후 전자회계기록 관리 시스템에 아카이빙하여 영구 보존하는 것입니다. 이 시스템은 또한 로컬 및 원격 조회 기능을 갖추어 색인 정보를 기반으로 회계기록의 지능형 조회, 조합 조회 또는 퍼지 조회를 수행함으로써 회계기록 정보의 공유 목표를 달성하고, 회계기록의 보관과 조회 등 단계의 업무 효율을 크게 향상시킵니다.

일체화된 운영 관리 플랫폼을 구축합니다.지역 간, 부서 간 차원에서 기록물 디지털 자원의 공유와 활용을 더욱 촉진하고 병원 통합 운영관리 플랫폼 구축에 힘쓰기 위한 것입니다. 이 플랫폼은 사무 시스템, 재무관리 시스템, 기록물관리 시스템 등 각종 업무 시스템을 통합하며, 각 시스템 내부는 해당 부서에서 각각 운영하되 최종적으로 모두 기록물관리 시스템과 연계됩니다. 각 업무 시스템 내에서 보존해야 할 원본 데이터를 통합 수집함으로써, 모든 시스템에서 생성된 전자기록물을 기록물관리 시스템에 직접 보존할 수 있고 기록물관리 시스템을 통해 관련 데이터를 획득할 수 있습니다.

기존 회계 기록 디지털화.중요도가 높고 사용자 활용률이 높으며 종이 훼손률이 높은 기존 회계기록을 선별하여 디지털 스캔 작업을 진행합니다. 기존 회계기록의 디지털 처리는 원격 활용의 어려움을 해소하고 재무 담당자의 기록 조회 수요를 충족하며 업무 효율을 높이는 데 도움이 됩니다. 또한 회계기록 보존 기간이 만료되어 폐기된 후에도 전자회계기록의 보존 기간을 연장하여 향후 조회 필요에 대비할 수 있습니다. 활용률이 높은 원시 증빙과 기장 증빙은 원문 스캔이 가능하며, OCR 인식과 전문 검색을 지원하는 이중 레이어 PDF/OFD 형식으로 저장할 수도 있습니다. 컴퓨터로 생성되지 않고 수기로 작성된 총계정원장, 명세장, 일기장, 그리고 컴퓨터로 생성되지 않고 수기로 작성되어 영구 보존이 필요한 연도 재무보고서, 부문 결산 등을 처리합니다.

전자회계기록 시스템의 적용 가치는 주로 다음에 나타납니다:재무 관리 효율성 향상을 강력히 촉진하고, 완비된 재무 자료 라이브러리를 구축하여 재무 빅데이터 구축에 기여하며, 회계 감독과 검사 업무를 용이하게 하고, 관리 비용을 절감하며 자원 낭비를 줄입니다.

전자회계기록 관리: 병원 운영 관리 가치의 도약을 이끌다

업무·재무 융합이라는 큰 배경 아래, 회계 기록물 관리가 정보기술을 활용하여 디지털·지능형 관리로 나아가는 과정은 이미 막을 수 없는 발전 흐름이 되었습니다. 전자회계기록 관리 시스템을 적극적으로 구축하고 적용하는 것은 새로운 상황에서 행정·사업 단위의 회계 정보화 발전이라는 내재적 요구와 정확히 부합합니다.

1.전 생애주기 관리: 디지털 지능으로 기록 관리의 새로운 경지 실현

첨단 디지털 지능형 관리 시스템을 통해 회계 기록 관리는 자동 수집부터 정리 분류, 보관 보존, 조회 접근, 그리고 감정 폐기에 이르는 전 생애주기 관리를 달성하고, 엄격한 전 과정 폐쇄형 관리 메커니즘을 구축했습니다. 이로써 관리 효율성을 현저히 높였을 뿐만 아니라 기록 관리의 정확성과 완전성을 전방위적으로 보장하여 병원의 운영 의사결정에 견고한 데이터 기반을 마련했습니다.

2.종이·전자 협업과 공간 최적화: 친환경 고효율 아카이빙 관리의 새로운 경로

디지털 지능형 관리 시스템을 바탕으로 용지 사용량을 대폭 절감하여 병원의 에너지 비용, 사무 비용을 효과적으로 줄이고 창고의 보관 압박을 크게 완화했습니다. 바코드 기술을 활용하여 전자회계기록과 실물 기록 및 창고 정보 간의 긴밀한 연관성을 성공적으로 구축하여 종이 기록의 위치와 상태를 실시간으로 추적할 수 있게 되었습니다. 이러한 혁신적 실천은 검사와 재고 조사 업무를 편리하게 했을 뿐만 아니라 가상화 관리 수단을 통해 회계기록의 대출, 조회 및 정리 단계의 편의성을 크게 향상시켜 기록 관리의 친환경화와 지능화를 힘있게 추진했습니다.

3.프로세스 표준화: 회계 기록 관리의 정확성과 규범성 구현

전자회계기록은 성책, 이관, 심사 등 핵심 단계에서 모두 통일되고 표준화된 프로세스 규범에 따라 운영되며, 전자회계 자료와 다른 시스템 이미지 파일의 자동화·정밀 매칭을 달성하고 회계 기록의 자동 번호 부여, 목록 생성 및 신속한 실사 등의 기능을 구현하여 인위적 판단 기준 차이로 인한 관리 허점을 효과적으로 방지하고 회계 기록 관리의 품질과 효율을 전면적으로 향상시킵니다.

4.정보 실시간 연동과 정밀 매칭: 병원 의사결정의 효율성과 정확성을 지원

재무 회계 시스템과 병원 HRP, HIS, 계약 관리 등의 시스템과의 심층 연동을 통해 원시 증빙, 전자 회계 증빙, 회계 장부, 재무 보고서 등 회계 기록 데이터 정보가 자동으로 동기화되고 전자 회계 기록 관리 시스템에 실시간으로 저장됩니다. 이를 통해 회계 기록 정보가 더 정확하고 완전하며 적시성이 현저히 강화되어 병원 각 계층의 관리자에게 편리하고 효율적인 열람 채널을 제공하여 핵심 회계 정보를 신속하게 얻을 수 있게 하여 의사결정의 과학성과 적시성 향상을 강력히 촉진합니다.

5.데이터 보안 방호: 회계 기록 관리의 견고한 보루 구축

전자화 회계기록 관리 시스템은 사용자 인증, 키 인가 등 첨단 보안 기술을 활용하여 원본 회계 데이터의 안전성, 완전성, 진실성과 가용성을 전력으로 보장합니다. 동시에 엄격한 권한 통제, 프로세스 통제, 데이터 백업 및 오프라인 보관 등의 기능 모듈을 통해 데이터 손실 위험을 효과적으로 낮추어 병원 운영 관리에 견고한 데이터 보안 방어선을 구축합니다.

공립병원은 전자회계기록 관리의 디지털·지능화 구축 경로를 적극적으로 모색해야 하며, 이는 디지털·지능화 시대의 발전 추세에 부응하고 국가 정책 요구를 충실히 이행하는 것일 뿐만 아니라 회계기록 정보 활용 효율을 높이고 병원 경제 운영 비용을 절감하며 업무·재무의 심층 융합을 촉진하는 핵심 조치입니다. 병원 운영 관리의 디지털·지능화 전환을 효과적으로 추진하여 재무 관리의 수준과 역량을 전면적으로 향상시키고, 공립병원이 치열한 시장 경쟁에서 전략적 선기와 우위를 확보하도록 합니다。

전자회계기록 관련 요구사항은 Kailing Technology로 문의하시기 바랍니다:https://www.kailingteck.com/h-col-110.html 。

Kailing Technology는 업무·재무·세무 디지털 종합 솔루션 서비스 제공업체로서 각종 기관, 기구, 대중소형 기업에 업무·재무·세무 관리 디지털 전환 제품과 운영 서비스를 제공하며, 제품 라인에는 다음이 포함됩니다:

영업 계약 관리 시스템, 구매 계약 관리 시스템, 전면 디지털 전자세금계산서 러치 인터페이스 프로젝트, 매출 자동 세금계산서 발행 시스템, 직원 비용 통제 및 상환 시스템, 매입 부가가치세 계산서 관리 시스템, 공급망 협업 대사 시스템, 이미지 AI OCR 인식 시스템, 재무 자동 기장 시스템, 전자회계기록 시스템 등 업무의 솔루션으로 각 분야의 디지털화과정을 전방위적으로 추진합니다.

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