종이 기록 디지털화 절차 업무 전면 분석

1. 왜 기록 디지털화 스캔을 실시해야 하는가?

1. 더 편리한 관리와 활용

전통적인 기록 관리 수단은 기록 목록을 통해 기록 정보를 검색하고, 서고에서 권을 꺼내 기록을 관리·활용합니다. 디지털 전자 목록이 있으면 검색이 비교적 쉽지만, 수동 등록한 종이 목록만 있으면 검색 난이도가 배로 증가하고 심지어 검색이 불가능할 수도 있습니다. 필요한 기록 정보를 검색하고 기록 번호를 통해 서고에서 권을 꺼내면 기록의 관리와 활용이 가능하지만 효율이 비교적 낮습니다. 디지털 스캔 후 데이터를 연결하여 디지털 원문과 기록 목록을 일대일로 대응시키면 기록 활용 효율을 크게 높이고 직원의 노동 부담을 줄일 수 있습니다.

2. 종이 기록 실물 원본 보호

종이 실물 원본의 이용을 줄여 종이 실물 원본을 최대한 보호하고 불필요한 마모·노화를 피하며 원본의 분실·페이지 누락 등 상황 발생도 방지.

이、 기록 디지털화 작업을 진행하는 근거

1.중화인민공화국 기록물법(중화인민공화국 주석령 제47호)규정에 따라 각급 인민정부는 기록 정보화를 정보화 발전 계획에 포함시켜 전자기록, 전통 매체 기록 디지털화 성과 등 기록 디지털 자원의 안전한 보존과 효과적 활용을 보장해야 합니다. 기록보관소와 기관, 단체, 기업·사업 단위 및 기타 조직은 전통 매체 기록 디지털화를 추진합니다. 이미 디지털화가 완료된 경우 기록 원본을 적절히 보관해야 합니다.

2.제13호 국가기록원령 《기관 기록물 관리 규정》규정에 따라 기관은 디지털 기록실 구축을 수행하고 전통 매체 기록 디지털화, 전자문서 편철 및 전자기록 관리를 총괄해야 합니다.

삼、 디지털 스캔을 진행하는 단계

1.업무 방안을 수립하고 시설·설비를 갖춥니다.

① 작업 계획에는 디지털화 대상, 작업 목표, 작업 내용, 비용 산정, 디지털화 기술 방법과 주요 기술 지표, 검수 근거, 인원 배치, 책임 분담, 일정 계획, 안전 관리 조치 등의 내용이 포함되어야 합니다.

② 직무 관리, 인원 관리, 장소 관리, 설비 관리, 데이터 관리, 기록 실물 관리 등의 디지털화 업무 제도를 수립합니다.

③ 전용 가공 장소를 갖추고, 기록물 보관, 디지털화 전처리, 기술, 스캔, 이미지 처리, 품질 검사 등의 작업 구역을 구획 배치하며; 필요한 컴퓨터, 스캐너, 저장 디스크, 기록물 정리 가공 도구를 갖추고; 도난 경보, 영상 모니터링 등 안전 관리 설비를 갖춥니다;

④ 종이 기록물 디지털화 작업을 외주할 경우, 기업 성격, 주주 구성, 안전 보안, 기업 규모, 등록 자본 상황 등의 측면에서 디지털화 가공 기업의 관련 자격을 엄격히 심사하고, 전담 인력을 지정하여 외주 업무의 감독, 지도에 참여하게 하여 품질 모니터링, 진행 모니터링, 투자 모니터링, 안전 모니터링 및 협조 소통 등의 업무를 완수해야 합니다. 프로젝트 시행 과정에서 디지털화 장소, 디지털화 가공 설비, 기록물 실물, 디지털화 성과 이관·접수와 설비 처리 등의 측면에서 엄격한 안전 관리 요구를 실행해야 합니다.

2. 기록 출고 작업을 잘 수행

① 작업 계획에서 정한 디지털화 대상을 기준으로 기록 추출, 점검, 등록 등 사전 준비 작업을 수행하고 기록 출고 신청을 제출하며, 관련 책임자 승인 후 기록 서고 관리 규정을 엄격히 준수하여 디지털화 대상의 출고 관련 절차를 처리하고 디지털화 부서와 공동 점검하여 이상이 없음을 확인한 후 기록을 인계·출고합니다.

② 종이 기록 디지털화 과정에서 디지털화 작업장과 가까운 보관고를 설치하여 종이 기록을 임시 보관하고, 종이 기록의 수령과 반납을 엄격히 관리하며, 검사·점검·등록 등의 업무를 철저히 하여 종이 기록의 안전을 확보해야 합니다.

3. 디지털화 전처리

(1) 스캔 페이지 확정

원칙적으로 디지털화 대상으로 확정된 종이 기록물은 전부 스캔해야 하며, 선별 스캔은 바람직하지 않습니다. 스캔이 필요 없는 페이지가 있을 경우 표시해야 합니다.

기밀 등급 기록은 일반 기록과 함께 스캔할 수 없으며, 스캔이 필요한 경우 전용 기밀 컴퓨터, 스캐너, 저장 디스크를 별도로 마련하여 단독 스캔 및 단독 저장해야 합니다.

(2) 페이지 번호 작성

① 페이지 번호가 없거나 페이지 번호가 잘못된 기록은 페이지 번호를 다시 부여합니다.

② 페이지 번호를 재편성할 때는 통일된 위치에 페이지 번호를 기재하고 기록 내용을 가리지 않아야 합니다. 일반적으로 앞면 오른쪽 상단, 뒷면 왼쪽 상단의 여백 위치로, 수직 또는 수평 상단 가장자리에서 1CM 떨어진 곳입니다. 오른쪽 상단, 왼쪽 상단에 이미 페이지 번호가 편성된 경우 통일하여 왼쪽 하단, 오른쪽 상단에 편성할 수 있습니다.

③ 경도가 낮은 연필로 페이지 번호를 작성합니다.

④ 파손된 페이지, 누락 페이지 등의 특수 상황을 등록합니다.

(3) 제본 해체

종이 기록물 보호를 원칙으로 삼아 제본을 해체할지 여부를 결정해야 합니다. 제본물을 해체해야 할 경우 기록물이 손상되지 않도록 주의하고, 배열 순서가 정확하지 않은 기록물을 재배열해야 합니다. 특수 제본으로 해체 후 복원이 필요한 기록물은 제본물 해체 시 사진 촬영 등의 방식으로 기록물 원형을 기록하여 복원에 용이하게 해야 합니다.

(4) 기술 복구

① 파손이 심하거나 기타 직접 스캔할 수 없는 종이 기록은 먼저 기술 복원을 해야 하며, 수선·배접 기술 표준은 《기록 수선·배접 기술 규범》(DA/T25-2022)을 참조합니다.

② 주름·불균일로 스캔 품질에 영향을 주는 종이 기록은 먼저 압평 등 상응하는 기술 처리를 해야 합니다.

4. 목록 데이터 기재

① 기록관리 소프트웨어로 기록 분류를 구축하고, '권'을 보관 단위로 하는 기록은 권급 및 파일급 목록을, '건'을 보관 단위로 하는 기록은 파일급 목록을 작성합니다. 전종호, 기록 분류 코드, 보존 기한, 연도, 실체 분류 번호, 권 번호, 건 번호, 기록 번호, 문서 번호, 페이지 번호, 페이지 수, 제목, 책임자, 문서 작성 시간, 날짜, 비밀 등급 등의 기술 항목을 설정하며, 구체적으로는 《기록 기술 규칙》(DA/T18-2022)을 참조합니다. 설정 시 현지 기록 행정 부서 또는 기록관 전문가의 도움을 받을 수 있습니다.

② '문서번호' 규칙을 확정하며, 동일 문류의 기록은 본 행정구역 내에서 일관성을 유지해야 하고, 표준은 《문서번호 편성 규칙》(DA/T13—2022)을 참조하며, 구체 설정 시 현지 기록 행정부서 또는 기록관 전문 인력의 도움을 받아 확정해야 합니다.

③ 《기록물 기술 규칙》에 따라 기술 항목의 데이터를 기술하며, 그중 "전종번호, 기록물 문류 코드, 보존기한, 연도, 실체분류번호, 권번호, 건번호, 당호, 페이지번호, 페이지수, 제목, 책임자, 문서 형성시간, 정리일자"는 일반적으로 필수 항목이고, 기타 기술 항목은 필요에 따라 선택적으로 입력합니다.

④ 기술 항목 중 "제목"은 문서 자료의 표제를 말하며, 표제가 없거나 표제가 규범적이지 않거나 표제가 문서 주요 내용을 반영하지 못하여 검색이 불편한 경우, 전부 또는 부분적으로 자체 제목을 작성하고 자체 작성 내용 바깥에 대괄호 "[ ]"를 붙입니다.

⑤ 기술 항목의 데이터 형식은 통일되어야 하며 규범 요구에 부합해야 합니다. 예를 들어 전종번호는 현지 기록관이 통일적으로 편성하며 문자를 더 쓰거나 덜 쓰면 안 됩니다; 기록물 문류 코드, 실체분류번호, 보존기한은 일반적으로 대문자를 사용합니다; 연도는 네 자리 아라비아 숫자로 하고 한자 "년"을 붙이지 않습니다; 페이지번호, 페이지수에는 기호나 문자가 있어서는 안 됩니다; 문서 형성시간, 정리일자는 8자리 아라비아 숫자 등입니다. 구체적으로는 《기록물 기술 규칙》(DA/T18-2022)을 참조하십시오.

⑥ 기술된 "권번호, 건번호, 보존기한, 연도"는 기록물 실물의 정리 방안과 일치해야 하며 조금도 차이가 있어서는 안 됩니다.

5. 기록 스캔

(1) 문서 스캔의 기본 요건

기록 스캔은 종이기록 원본의 실제 상황, 디지털화 목적, 디지털화 규모, 컴퓨터 네트워크 및 저장 조건 등에 따라 적합한 스캔 장비를 선택하고 관련 파라미터를 설정 및 조정해야 합니다. 파라미터의 설정과 조정은 스캔 후 디지털 이미지가 선명하고 완전하며 왜곡되지 않고, 이미지 효과가 기록 원본에 가장 근접하도록 보장해야 합니다.

(2) 스캔 설비의 선택

① 기록 실물 보호에 특히 유의하고, 기록 실물에 대한 파괴성이 작은 스캔 장비를 사용하여 디지털화하는 것이 좋습니다. 종이가 오래되고 얇거나 부서지기 쉬운 경우 고속 스캐너를 사용하여 스캔해서는 안 됩니다.

② 사용하는 스캐너의 스캔 크기를 초과하는 기록물은 더 큰 포맷의 스캐너로 스캔하거나, 작은 포맷 스캐너로 분할 스캔한 후 이미지를 이어 붙이는 방식으로 처리할 수 있습니다. 분할 스캔 시 인접 이미지 사이에 충분한 중첩을 두고, 표준판 등의 방식으로 분할 방법을 명확히 설명해야 합니다. 후기에 소프트웨어 자동 이어 붙이기 방식을 사용하는 경우, 중첩 크기는 단일 이미지에 대응하는 원본 크기의 1/3 이상을 권장합니다.

③ 관련 설비의 사용 규칙에 따라 정기 유지보수·관리를 해야 합니다.

（3) 스캔 색상 모드

① 모두 컬러 모드로 스캔하는 것이 좋습니다.

② 스캔한 전자 이미지의 색조, 밝기, 채도는 기록 실물 원본과 기본적으로 일치해야 합니다.

③ 스캔 이미지에는 기록물 실물 원본에 없는 이상 색상이 나타나서는 안 됩니다.

(4) 스캔 해상도

일반적으로 종이 기록의 스캔 해상도는 300 DPI를 사용합니다. 사진 기록, 문자 밀집 기록, 귀중 기록은 600 DPI 이상의 해상도를 사용할 수 있습니다.

(5) 저장 형식

① 종이 기록 디지털 이미지의 장기 보존 형식은 TIFF, JPEG 등 범용 형식이며, 동일 배치 기록은 동일한 저장 형식을 사용해야 합니다.

② 이미지 압축률 선택은 실제 응용 요구에 따라 정할 수 있습니다. 일반적으로 A4 판형 기록 이미지 파일 용량은 500KB~1.5MB 사이, A3 판형 기록 이미지 파일은 500KB~2MB 사이로 관리합니다.

③ 종이 기록물 디지털 이미지를 활용할 때에는 네트워크 열람 속도, 조작 용이성, 저장 공간 점유 등의 측면을 종합적으로 고려하여 이미지를 PDF 등 다른 형식으로 변환할 수도 있습니다.

(6) 이미지 명명

① 기록 번호를 기반으로 디지털 이미지의 이름을 지정하여 이미지 명명의 유일성을 보장해야 합니다.

② 디지털 이미지를 단일 페이지 파일로 저장하고, 문서번호와 이미지 일련번호의 조합으로 이미지 이름을 지정할 것을 권장합니다.

“권”을 보관 단위로 하는 기록물

“문서번호”+“.”+“스캔 페이지 순번”+“이미지 확장자” 형식으로 명명하며, 스캔 페이지 순번은 일반적으로 세 자리 아라비아 숫자를 사용합니다.

예:

J001-WS·1999-Y-0001-001.001.tif

J001-WS·1999-Y-0001-001.002.tif

“건”을 보관 단위로 하는 기록물

“문서번호”+“.”+“스캔 페이지 순번”+“이미지 확장자” 형식으로 명명하며, 스캔 페이지 순번은 일반적으로 세 자리 아라비아 숫자를 사용합니다.

예:

J001-WS·2012-Y-0001.001.tif

J001-WS·2012-Y-0001.002.tif

③ 디지털 이미지를 다중 페이지 파일로 저장해야 할 경우, 해당 기록물의 당호로 이미지 이름을 지정할 수 있습니다.

예:

J001-WS·1999-Y-0001-001.pdf

J001-WS·2020-Y-0001.pdf

④ "당호"의 구성 항목으로 디지털 자원을 분류 저장하여 데이터 연결의 정확성을 보장합니다.

《편철문서 정리 규칙》은 편철문서의 문서번호 구조를 다음과 같이 규정한다:

전종번호-기록물 분류 코드·연도-보존기간-기관(문제) 코드-건번호

예: J011-WS·2020-Y-BGS-0001

그렇다면, 저장 경로는 다음과 같을 수 있습니다:

\전종호\기록문류코드\연도\보존기한\기관(문제)코드\문서번호

즉 \J011\WS\2020\Y\BGS\J011-WS·2020-Y-BGS-0001

《문서번호 편성 규칙》이 제공하는 권별 정리 기록물(세무조사 기록물) 문서번호 편성 예시

전종번호-기록물 분류 코드·2급 범주 번호·3급 범주 번호·연도·보존기간

예시: J019-ZY•JC•CC•2019•D30-001-001

설명: J019는 전종번호, ZY는 기록물 문류 코드(전문 기록물), JC는 2급 분류번호(세무 조사), CC는 3급 분류번호(조사·처리류), 2019는 연도, D30은 보존기간 코드, 001은 권호, 001은 건번호다.

그렇다면, 저장 경로는 다음과 같을 수 있습니다:

\전종호\기록문류코드\2급 분류번호\3급 분류번호\연도\보존기한\권철급 문서번호\파일급 문서번호

즉 \J019\ZY\JC\CC\2019\D30\J019-ZY•JC•CC•2019•D30-001\J019-ZY•JC•CC•2019•D30-001-001

기록 번호의 구성 항목을 사용하여 디지털 자원을 분류·저장할 때, 기록 번호의 구성 항목 순서에 따라 분류·저장할 수도 있고 실제 업무 상황에 따라 조정할 수도 있지만, 하나의 기록 분류로서 반드시 표준을 통일할 수 있어야 합니다.

6. 이미지 처리

(1) 이미지 이어 붙이기

분할 스캔으로 생성된 여러 디지털 이미지는 이어 붙이기 처리를 하여 하나의 완전한 이미지로 병합해야 하며, 이는 종이 기록 디지털 이미지의 전체성을 보장하기 위함입니다. 이어 붙일 때는 접합부가 매끄럽게 융합되도록 해야 하며, 이어 붙인 후 전체 이미지에 뚜렷한 접합 흔적이 없어야 합니다.

(2) 회전 및 기울기 보정

① 읽기 방향에 맞지 않는 디지털 이미지는 회전 복원해야 하며, 시계 방향 또는 반시계 방향 90도, 180도 회전은 일반적으로 스캔 단계에서 수행하고 이미지 처리 단계까지 기다리지 않습니다.

② 스캔 과정에서 인위적·기계설비적 원인으로 기울어진 이미지는 시각적으로 거의 기울기를 느끼지 못하는 수준까지 보정 처리해야 합니다. 기록 실물 자체가 기울어진 경우 스캔 이미지는 보정할 필요가 없습니다.

일반적인 경우, 인위적·기계설비 원인에 의한 것은 제도적 제약, 기술적 검출 등의 수단으로 통제해야 하며, 발생 시 즉시 재스캔하고 이미지 처리 단계까지 기다렸다가 복구·조정하지 말아야 한다.

(3) 재단

디지털 이미지의 테두리 자르기 처리가 필요한 경우, 페이지 가장자리 최외곽에서 최소 2~3밀리미터 떨어진 곳에서 이미지를 잘라야 합니다.

일반적인 경우 디지털 이미지 기록 페이지 부분은 어떠한 상황에서도 가장자리 자르기 작업을 해서는 안 됩니다.

(4) 오염 제거

디지털 이미지의 오염 제거 처리를 통해 스캔 과정에서 발생한 얼룩, 오염선, 검은 테두리 등 이미지 품질에 영향을 미치는 불순물을 제거해야 하는 경우, 기록 원본을 그대로 보여주는 원칙을 따라야 하며, 처리 과정에서 기록 페이지의 원래 종이 변색 반점, 물얼룩, 오점, 제본 구멍 등의 흔적을 제거해서는 안 됩니다.

7. 디지털 품질 검사

(1) 목록 품질 검사

① 저록 항목 완전성: 규정에 따라 필수 항목을 완전하게 작성하고 저록 규칙에 부합해야 합니다.

②제목 완전성, 제목 기록 정확성; 제목이 불완전하거나 기록물 내용 정보를 완전히 표현할 수 없는 경우 자체 제목을 작성해야 하며, 자체 제목은 규범적이고 정확해야 합니다;

③ 정확하고 규범적이며, 기술 데이터는 정확하고 누락자·오자·중복자가 없어야 합니다; 책임자 전체 명칭은 정확해야 하고 약칭은 통일되고 규범적이어야 합니다; 문서 번호는 규범적으로 기입해야 합니다; 페이지번호, 페이지수는 실물 기록물과 일치해야 합니다;

④ 데이터 형식, 당호, 전종, 연도, 기한, 분류번호, 시간, 권번호, 건번호, 페이지번호, 페이지수 등이 데이터베이스 형식 요구에 부합해야 합니다;

⑤ 메타데이터 수집, 디지털화 과정의 메타데이터를 수집, 취합하여 기록물 기술 항목 데이터에 저장합니다;

⑥ 항목의 정확성, 항목 데이터가 종이 실물 기록물과 일치하고 디지털화 스캔 이미지와 일치해야 합니다;

（2) 이미지 품질 검사

① 디지털 이미지가 불완전하거나 선명하게 인식할 수 없거나 이미지 왜곡도가 클 경우 다시 스캔해야 합니다.

② 누락 스캔, 중복 스캔, 과다 스캔 등의 경우 즉시 수정해야 합니다.

③ 디지털 이미지의 배열 순서가 기록물 원본과 일치하지 않을 경우, 즉시 조정해야 합니다.

④ 디지털 이미지 이어붙이기, 회전 및 기울기 보정, 가장자리 자르기, 오염 제거 등의 처리 상황을 검사하고, 이미지 품질 요구에 부합하지 않는 것을 발견하면 이미지 처리를 다시 해야 합니다.

8. 데이터 연결

(1) 관련 소프트웨어를 활용하여 데이터베이스의 목록 데이터와 그에 대응하는 종이 문서 디지털 이미지를 연결하여 목록 데이터와 디지털 이미지의 연관을 실현해야 합니다.

(2) 연계 결과를 항목별로 점검합니다. 목록 데이터와 종이 기록물 디지털 이미지의 대응 정확성, 연계된 디지털 이미지와 실제 스캔 수량의 일치성, 디지털 이미지의 정상 열람 가능 여부 등을 포함하며, 오류 발견 시 즉시 시정합니다.

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