「電子会計アーカイブ」に関する知識と実践情報が届きました。ぜひ保存を！

デジタル経済の発展に伴い、会計アーカイブ分野の重要政策が絶えず推進されています。国家税務総局の増値税インボイス電子化改革、財政部の電子票拠試点、税関総署の電子税関専用納付書試点などの取り組みが積極的に進められています。電子会計アーカイブの全プロセスの電子化と情報化は今後の大きな流れであり、中国の会計アーカイブ管理は次第にデジタル化へと発展しています。

電子会計アーカイブ政策まとめ

2016年1月1日、《会計アーカイブ管理弁法》が施行を開始し、同弁法は財政部・国家档案局が共同で公布し、その第八条は特定の条件を満たす単位内部で形成されたアーカイブ範囲に属する電子会計資料を電子形式のみで保存し、電子会計アーカイブを形成できると規定した。

2020年3月23日、《電子会計証憑の経費精算・記帳・アーカイブに関する問題通知》が公布され、電子会計証憑と紙の会計証憑が同等の法的効力を有することが明確に規定された。

2022年7月1日、《電子会計アーカイブ管理規範》が実施を開始し、電子会計資料の形成・収集・整理・アーカイブおよび電子会計アーカイブの保管・統計・利用・鑑定・処置等の内容を規定している。

2023年5月15日、《電子証憑会計データ標準深化試行業務の共同展開に関する通知》は《電子証憑会計データ標準》を研究・制定し公布し、試行電子証憑の種類を増やし、开具端と受領端の試行単位範囲を拡大し、数電票の経費精算・アーカイブの保存方式をさらに明確にした。電子証憑の経費精算・記帳・アーカイブ端の「最後の一キロ」をさらに打通した。

電子会計アーカイブとは何か

「電子会計アーカイブ管理規範」は次のように指摘しています。電子会計アーカイブとは、会計核算業務において電子計算機により直接形成または受信、伝送、保存及びアーカイブされ、単位の経済業務事項を記録・反映し、証憑、査考及び保存価値を有する電子会計資料である。

以下の資料はすべて電子会計アーカイブに属します：

（1）電子証憑、原始証憑、記帳証憑を含む；

（2）電子帳簿には、総勘定元帳、明細帳、日記帳、固定資産カード及びその他の補助帳簿が含まれます。

（3）電子レポート（月次、四半期、半期、年度の財務会計報告を含む）；

（4）その他の電子会計核算資料。預金残高調整表、銀行取引明細書、税務申告書、会計アーカイブ移管目録、会計アーカイブ保管目録、会計アーカイブ廃棄目録、会計アーカイブ鑑定意見書及びその他保存価値のある会計資料を含む。

電子会計アーカイブの優位性

1. 会計業務の効率向上：電子会計アーカイブは自動処理を実現し、手作業を削減。コンピュータシステムによる会計報告書の自動生成、審査、提出を通じて、会計報告書の作成サイクルを大幅に短縮し、企業の意思決定効率を向上。

2. 企業コストの削減：電子会計アーカイブは紙アーカイブの保管・管理コストを削減し、オフィススペースを節約し、企業の運営コストを低減できます。同時に、電子会計アーカイブは遠隔アクセスと共有を実現し、企業の内部・外部の情報交流を容易にし、コミュニケーションコストを削減します。

3. 会計情報品質の向上：電子会計アーカイブはリアルタイム更新と照会を実現し、会計情報の正確性と適時性を確保できます。コンピュータシステムの自動検証と監査機能により、人為的ミスや不正行為を効果的に防止し、会計情報の品質を向上させます。

4. 企業情報化管理の促進：電子会計アーカイブは企業情報化建設の重要な構成要素であり、企業の全面的な情報化管理の実現を促進する。他の業務システムとの統合により、財務データの自動インポートとエクスポートを実現し、企業情報化管理水準を向上させる。

5. 内部統制の強化：電子会計アーカイブは会計データのリアルタイム監視と分析を実現し、企業の内部統制強化に役立ちます。会計データのリアルタイム追跡と分析を通じて、潜在的なリスクと問題を発見し、速やかに是正措置を講じ、企業の経営リスクを低減できます。

6. 環境保護要件への適合：電子会計アーカイブは紙アーカイブの使用を削減でき、環境保護に有利。

企業はどのように電子会計アーカイブを実現するか

企業は電子会計アーカイブの収集、作成、保存、照会などの各段階を含む完全なアーカイブ管理プロセスと制度を構築する必要がある。また、クラウドコンピューティング、ビッグデータ、人工知能などの先進的な技術手段を備え、電子会計アーカイブの収集、保存、処理、照会の効率と品質を高める必要がある。

具体的には、電子会計アーカイブの実現ステップは以下を含みます：

1. 電子会計アーカイブシステムの構築：企業は整備された電子会計アーカイブシステムを構築する必要があり、このシステムは企業の財務ソフト、経費精算システム、税務システムなどの業務システムと連携し、データの自動取得とアーカイブを実現する必要がある。

2. データ収集：インターフェースまたはその他の方法を通じて、アーカイブが必要なデータを電子会計アーカイブシステムに収集します。

3. データ整理：アーカイブ規則に従い、アーカイブが必要なファイルを整理・棚上げし、データの正確性と完全性を確保。

4. データ保存：アーカイブ資料をシステムに保存し、クラウドストレージ、分散ストレージなどの先進的なデータ保存技術を採用し、データの信頼性と安全性を向上させる。

5. データ利用：照会と検索機能を通じて、内部及び外部での利用を容易にし、データの共有と交換を実現。

さらに、電子会計アーカイブの真実性と完全性を保障するため、企業はデジタル署名技術、暗号化技術などの措置を講じ、電子会計アーカイブが伝送と保存の過程で改ざんまたは偽造されないようにする必要があります。同時に、一部の重要な電子会計アーカイブについて、企業は紙バックアップまたは電子バックアップの方式で保管し、アーカイブの安全性と信頼性を確保できます。

明らかに、企業が電子会計アーカイブを実現するには一定の技術力が必要であり、現在多くの第三者電子会計アーカイブサービス事業者が存在します。例えばKailing Technologyの電子会計アーカイブシステム企業の電子会計アーカイブの各種能力実現を支援し、かつ財政部、档案局の電子アーカイブ管理の最新規定に厳格に従って構築されたクラウドサービス製品で、企業の大部分の要望を満たすことができます。

「電子会計アーカイブ管理規範」の推進に伴い、今後数年で電子会計アーカイブの管理は不可欠となります。そのため、企業は全ライフサイクルの会計電子アーカイブ管理ブループリントを構築し、会計核算情報システムのデータを十分に活用して、電子会計アーカイブの自動分類・アーカイブを実現する必要があります。

出典：ネットワーク

北京Kailing Technology有限公司——企業の業務・財務・税務デジタル化ソリューションサービスプロバイダー。

Kailing Technologyは企業のニーズに応じて、販売管理システム、購買管理システム、売上VATインボイス発行システム、仕入VATインボイス受領システム、画像管理システム、財務記帳システム、電子会計アーカイブ、全面デジタル化電子インボイス・楽企インターフェースなどの業務ソリューションを提供し、専門的かつ効率的に企業の業務・財務・税務デジタル管理の転換・アップグレードを支援します。

もしあなたに業務・財務・税務デジタル化转型のニーズがあれば、ぜひお問い合わせください、北京Kailing Technologyが誠心誠意サービスいたします。