電子会計アーカイブシステムを構築し、会計アーカイブのデジタル・インテリジェント変革を支援する

今日のビジネス環境において、大規模グループ企業の運営は高度に複雑な様相を呈しています。その事業は多分野に広がり、内部に導入された業務・財務システムはさらに大規模で、OAシステム、業務・財務システム、総勘定元帳システム、経費管理システム、資金システム、および複数の基幹システムなどを含み、これらのシステムはそれぞれ独立して稼働しています。企業の日常の業務経営過程では、毎日、各種の契約、協議書、財務諸表などの大量の文書が生成されます。統一された電子アーカイブ管理システムがなければ、これらの文書は異なる部門やシステムに散在し、情報のサイロ化を招く可能性が極めて高いです。そうなると、情報検索が極めて困難になるだけでなく、全面デジタル化電子インボイスなどの電子文書の保存においても、コンプライアンス上の課題に直面します。同時に、管理プロセスが十分に規範化されていないため、アーカイブの安全性と完全性を効果的に保障することが難しく、アーカイブ損傷のリスクを確実に高めます。

これに鑑み、これほど大量かつ複雑な文書に直面し、このような大型グループ企業は電子会計アーカイブ管理システムの構築が急務です。同システムは煩雑なアーカイブを異なる門類に細かく区分し、精細な管理を実現できます。さらに、会社の業務シーンと深く融合・相互関連し、アーカイブの利用率を高め、アーカイブが業務の発展に還元できるようにし、外部の政策法規の要求を満たすと同時に、企業内部のアーカイブ管理ニーズにも十分に適合する必要があります。

Kailing Technology常に企業のニーズを指針とし、全企業で基準統一、内容完備、階層別権限管理、データセキュリティ、機能充実、使いやすいインターフェース、高い統合性と拡張性を備えた電子会計アーカイブ管理システムの構築に成功しました。システムはインターフェース管理機能により、業務システム、インボイスシステム、経費管理システム、OAシステムなどとのシームレスな接続を実現し、データ収集の適時性と正確性を強力に確保しました。その構築範囲は財務アーカイブ、業務アーカイブ、歴史アーカイブなど多方面を全面的にカバーしています。このシステムの完成は、大型グループ企業のアーカイブ管理に革命的な変化をもたらし、より効率的かつ科学的にアーカイブ資源を管理できるようにし、企業の持続的発展に強固な支えを提供しました。

従来のアーカイブ管理モデルに別れ、印刷不要、製本不要

▪ デジタル変革：アーカイブ電子化前、企業の財務担当者は会計期末に大量の時間を費やして原始証憑と記帳証憑を分類・照合・綴じ込みする必要があり、このプロセスは非効率で、証憑の紛失や検索困難のリスクがありました。電子会計アーカイブ管理システム稼働後、企業の各システムとシームレスに連携し、各業務で発生する原始証憑と添付資料は自動的に更新され電子アーカイブシステムに伝送され、記帳証憑も同期更新され、原始証憑と対応関係を形成します。記帳証憑、電子インボイス、銀行領収書及びシステムで発生する各電子伝票はすべて印刷不要で、印刷と整理の作業量を削減し、企業が段階的にアーカイブ管理のペーパーレス化に向かうのを支援します。

▪ アーカイブのライフサイクル管理：現在、企業は電子会計アーカイブ管理システムでアーカイブの立巻、移管、归档、検索、閲覧、鑑定から廃棄までの全ライフサイクル管理を完了でき、アーカイブが合法・コンプライアンスに適合し、国家の電子アーカイブ归档要件に適合することを確保できる。

▪ 検索効率の向上：原始証憑などのアーカイブ資料を閲覧する際、企業はもはや紙のアーカイブを大量にめくる時間を費やす必要がなく、電子アーカイブシステムの効率的な検索機能が検索時間を大幅に短縮する。

▪ データ価値の最大化：電子会計アーカイブ管理システムは会計アーカイブのデータ価値を十分に発揮し、企業により豊富で便利なデータサポートを提供し、企業の業務意思決定と戦略計画に資する。

Kailing電子会計アーカイブ管理システムを活用し、企業のアーカイブ管理はより効率的、インテリジェント、環境に優しくなり、企業の長期的発展とデジタルトランスフォーメーションの基盤を強固にします。

紙・電子関連付け管理が二套制アーカイブから電子アーカイブ単套制への円滑な移行を支援

Kailing Technology 電子会計アーカイブ管理システムは、企業に革新的な紙・電子連携管理戦略を提供し、企業が従来の二重制度アーカイブから現代の電子アーカイブ単一制度時代へ円滑に移行することを支援します。

▪ 電子アーカイブの独立管理：電子アーカイブに対し、システムは独立したアーカイブ整理プログラムを提供し、保管目録を生成した後、アーカイブの全ライフサイクル管理プロセスにシームレスに統合し、電子アーカイブの効率的な管理と活用を確保します。

▪ 紙・電子マッチング：紙の会計アーカイブのスマート管理を実現し、電子会計アーカイブと実物アーカイブの関連付けを構築。電子会計アーカイブを活用して実物アーカイブを迅速に索引でき、仮想庫房展示などの技術を通じて、便利で直感的な実物管理を提供。

▪ 全量電子アーカイブ保存：電子会計アーカイブ管理システムはすべての電子アーカイブの完全な情報を保存し、オフラインでは原本の紙アーカイブのみを保持する。これにより物理的保存スペースの需要が大幅に減少し、アーカイブのアクセス性と安全性が向上する。

▪ スターリンク図の可視化：電子会計アーカイブ管理システムにおいて、ユーザーは完全な業務星鎖図と構造ツリーを通じて関連電子文書を閲覧でき、監査、コンプライアンス検査、業務分析に多大な利便性を提供する。

▪ 自動閲覧権限管理：電子アーカイブを閲覧する際、システムは承認フローと時間周期に従って自動的に閲覧権限を開放し、権限満了後は自動的に閉鎖し、アーカイブの安全とコンプライアンスを確保する。

▪ 実物アーカイブの貸出管理：特殊な状況で実物アーカイブを閲覧する必要がある場合、アーカイブ担当者はシステムを通じて出庫、棚下げ、引き継ぎ、返却などの操作を行い、実物アーカイブの安全な閲覧と適時の返却を確保します。

この紙電関連管理により、開霊電子会計アーカイブ管理システムはアーカイブ管理の効率と正確性を向上させるだけでなく、企業に柔軟で信頼性が高く、将来の発展ニーズに適合するアーカイブ管理ソリューションを提供します。

流水回収票の自動マッチング、銀行回収票の完全オンライン管理

電子会計アーカイブ管理システムは企業に柔軟で多様な銀行取引明細と取引明細の取得方式を提供し、企業の異なる支店や業務シーンのニーズに適応する。

▪ インターフェース収集：システムはインターフェース連携により、定時に銀行取引明細と受領証を自動取得し、アーカイブ作業を完了します。この機能は資金システム、決済システムなど企業内部システムとのシームレスな連携をサポートし、銀企直連方式に対応し、取引明細及び受領証の自動化とリアルタイム性を確保します。

▪ RPA 収集：まだ銀企直連を実現していない銀行について、電子会計アーカイブ管理システムはRPA技術を活用して銀行取引明細と受領証を収集します。RPA技術は人手操作を模擬し、銀行サイトまたはネットバンキングシステムに自動ログインして、必要な銀行書類をダウンロードし電子アーカイブシステムに転送してアーカイブします。

▪ OCR 認識：システムにはOCR技術が内蔵されており、各大手銀行の領収書を識別・処理し、編集可能な電子形式に変換して、アーカイブと検索を容易にします。

▪ 手動ダウンロードアップロード：自動化方式では取得できないごく少数の銀行取引明細について、Kailing電子アーカイブシステムは手動アップロード機能を提供します。ユーザーは明細をダウンロード後、システム画面からファイルをアップロードして関連付けを確立し、文書の完全性を確保できます。

さらに、Kailing Technologyの電子会計アーカイブ管理システムは複数の銀行流水・受領書マッチングルールを内蔵し、流水と受領書を自動マッチングし、財務業務効率を著しく向上させます。これらの多様な収集方式を通じて、システムは銀行受領書の完全オンライン化管理を実現し、従来の印刷アーカイブの煩雑さと紙の浪費を回避し、企業にコンプライアントで高効率、環境に優しい受領書管理ソリューションを提供します。

価値の成果

Kailing Technology 電子会計アーカイブ管理システムは、企業に統一的な電子アーカイブ管理プラットフォームを構築し、企業内のすべてのアーカイブの集中化・標準化管理を実現し、アーカイブの収集、整理、保管、活用を網羅する全ライフサイクル管理アプリケーション機能、および四性検測、電子署名などの政策要件に対応する安全保障機能を提供します。

▪ システム連携と自動アーカイブ

電子会計アーカイブ管理システムは企業の業務・財務・税務などのシステムと統合し、記帳証憑、財務諸表、帳簿、銀行取引明細、インボイス、日常費用伝票、保険金請求・消込伝票など各種アーカイブの自動収集とアーカイブを実現する。

▪ 各業界のアーカイブ門類の細分化管理

企業は業務シーンおよび関連アーカイブ類型に基づきアーカイブ門類を計画し、カスタマイズされたアーカイブ分類方案を策定し、多段階分類を細分化し、企業アーカイブを実際の業務シーンにより適合させ、異なる類型のアーカイブの差異化管理ニーズを満たし、その後のアーカイブ照会・利用の基礎を築く。

▪ アーカイブのインテリジェント関連付けと業務融合

Kailing電子会計アーカイブ管理システムは、企業のさまざまな業務シーンにおけるアーカイブデータのデジタル化方案および関連ルールを設計・構築し、各業務シーンでのアーカイブの自動関連付けを実現し、同一業務チェーン上の任意の1件のアーカイブから業務の全体像を遡及できます。

▪ アーカイブの効率的利用と業務発展の促進

Kailing電子会計アーカイブ管理システムは、ワンストップの検索エンジンを提供し、全文検索および多様な検索形式をサポートして、異なるユーザーやシーンの検索ニーズに対応し、権限メカニズムと組み合わせてアーカイブの閲覧と利用を厳格に管理します。

▪ アーカイブの安全管理を強化

Kailing電子会計アーカイブ管理システムは、営業秘密や技術秘密に関わるアーカイブの公開状態を制御し、厳格なデータアクセス権限管理および電子透かし技術と組み合わせて、アーカイブの安全を確保します。

Kailing Technologyの電子会計アーカイブ管理システムは、企業がアーカイブ管理の多くの課題を克服し、企業のアーカイブ管理をデジタル化・智能化へと転換することを支援します。企業のデータ品質を向上させ、業務・財務情報の融合と相互連通を強化し、アーカイブ管理コストを削減するだけでなく、企業が関連法規や基準要件をよりよく遵守し、コンプライアンスリスクを低減するのにも役立ちます。

もしあなたの企業に電子会計アーカイブ構築のニーズがあれば、ぜひKailing Technologyまでお問い合わせください、より多くの内容を知るかデモをお試しいただけます：https://www.kailingteck.com/h-col-110.html 。

Kailing Technologyは業務・財務・税務デジタル化総合ソリューションサービスプロバイダーとして、各種機関、機構、大中小企業に業務・財務・税務管理デジタル化転換製品と運営サービスを提供し、製品ラインには：

販売契約管理システム、購買契約管理システム、数電楽企インターフェースプロジェクト、売上自動インボイス発行システム、従業員経費管理・精算システム、仕入VATインボイス管理システム、サプライチェーン協同照合システム、影像OCR識別システム、財務自動記帳システム、電子会計アーカイブシステムなどの業務ソリューションで、各領域のデジタル化プロセスを全方位的に推進。

もしあなたに業務・財務・税務デジタル化转型のニーズがあれば、ぜひお問い合わせください、北京Kailing Technologyが誠心誠意サービスいたします。