Kailing 業界専門家が「電子会計アーカイブ管理規範」を解説する電子会計アーカイブ管理

《電子会計アーカイブ管理規範》（DA/T94▪2022）は中華人民共和国のアーカイブ業界標準であり、2022年4月7日に公布され、7月1日に実施された。本標準は電子会計資料の形成、収集、整理、アーカイブ及び電子会計アーカイブの保管、統計、利用、鑑定、処分等の業務の要求を規定し、機関、団体、企業事業単位その他の組織が電子会計アーカイブ管理活動を展開するのに適用される。

《規範》は全17章からなり、第1章から第3章は適用範囲、規範的引用文書、用語と定義であり、標準の固定内容である。第4章は管理原則であり、電子会計アーカイブ管理の全体的要求、職責、業務フロー、メタデータ要件を明確にしている。第5章から第16章が主体である。第5章ではまず電子会計アーカイブ管理のプロセスモデルを設計し、全体として電子会計アーカイブ管理プロセスの概観を把握できるようにしている。第6章から第13章では電子会計アーカイブ管理プロセスに沿って、電子会計資料の作成、収集、整理、アーカイブ化および電子会計アーカイブの保管、統計、利用、鑑定、処分などの要求を逐一述べている。メタデータとシステム構築が電子会計アーカイブ管理において重要であることを鑑み、第14章では電子会計アーカイブメタデータの取得ノード、メタデータ項目およびその取得方式を詳細に記述している。電子会計アーカイブ管理は会計核算システムと電子会計アーカイブ管理システムに関わるため、第15章では会計核算システムおよび電子会計アーカイブ管理システムの構築について重点的に要求を提示している。なお、多くの中小企業が依然として会計核算システムや電子アーカイブ管理情報システムを導入していないため、これらの単位は電子インボイスアーカイブまたは電子会計アーカイブをいかに適切に管理するかについて多くの疑問を抱えており、《規範》第16章では電子会計アーカイブ管理情報システムを導入していない単位の電子会計アーカイブ保存方法を重点的に規範化し、二種類の電子会計資料保存方法を提示している。《規範》の正式な公布は、電子会計アーカイブ業務が新たな段階に入ったことを示している。

Kailing Technology権威解説：

情報技術が会計領域で広く応用されるにつれ、電子会計アーカイブの管理はますます重要になっています。DA/T94 ▪ 2022標準の公布は電子会計アーカイブ管理に全面的・系統的な規範を提供し、会計アーカイブ管理の科学性・規範性・安全性の向上に重要な意義を有する。

一、標準の適用範囲と重要性

この標準は各種機関、団体、企業事業単位およびその他の組織に適用され、電子会計アーカイブの形成から処分までの全ライフサイクル管理を網羅しています。電子会計アーカイブ管理の各要件を明確にし、会計情報の真実性、完全性、可用性、安全性を確保し、単位内部の管理と外部監督のニーズを満たすのに役立ちます。

二、核心概念の解説

1. 電子会計資料とアーカイブの境界

   ▪ 電子会計資料は会計核算過程で電子機器を通じて形成された各種記録であり、電子会計アーカイブは証憑・査考・保存価値を有し既にアーカイブされた電子会計資料である。この区別は管理の対象と重点を明確にし、特定の条件を満たす電子会計資料のみがアーカイブとして長期管理され得る。

2. 関連システムの役割

   ▪ 会計核算システムは会計業務処理の中核であり、生成される会計証憑、帳簿、報告などは電子会計資料の重要な来源です。

   ▪ 経費精算システム、契約管理システムなどの業務システムも電子会計証憑を生成し、これらは会計核算システムとともに電子会計資料の生成環境を構成する。

   ▪ 電子会計アーカイブ管理情報システムは、電子会計資料の収集、整理、アーカイブ及びアーカイブの保管、統計、利用、鑑定、処分などの操作を行うための重要なプラットフォームです。

三、管理原則と要求の重要ポイント

1. 制度整備と責任の徹底

   ▪ 法人は完善な管理制度を構築し、電子会計アーカイブ管理を規範化の軌道に乗せなければならない。これには各段階の操作規範と責任主体の明確化が含まれる。例えば会計機構が収集・整理を担当し、アーカイブ機構が保管・利用を担当し、情報技術機構が技術サポートを提供する等である。管理業務を職務職責と業績評価に組み込むことで、関連担当者の責任意識を強化し、制度の有効な執行を確保する。

2. 安全と機密保持

   ▪ 電子環境において、安全と機密保持は電子会計アーカイブ管理の中核要件である。単位は、機密アーカイブの特別管理、および条件を満たす電子会計資料を電子形式でアーカイブする際の安全性の確保を含む、信頼できる安全防護技術と措置を講じる必要がある。これはデータ暗号化、アクセス制御、バックアップ復旧など多面的な技術・管理措置に関わる。

四、管理プロセスの詳細分析

1. 電子会計資料の形成と出力

   ▪ 内部で形成された電子会計資料は厳格な審査・署名手続きを経て、内容とメタデータの完全性を保証する必要があります。出力・アーカイブ時には、異なる会計資料タイプ（証憑、帳簿、報告など）に応じて規定の時間と形式で行います。例えば、証憑は処理完了後に速やかに出力し、帳簿は周期ごとに出力し、報告は会計期間ごとに出力します。同時に、OFD形式の使用を推奨し、長期保存と互換性への配慮を体现しています。

2. 収集と検出

   ▪ 合理的なアーカイブ範囲の確定は収集作業の基礎である。資料とそのメタデータはインターフェースを通じて関連システムから管理情報システムへ転送され、この過程は安全で制御可能であることが重視される。収集過程では真実性、完全性、可用性、安全性の検査を行い、検査に合格した資料のみが管理情報システムに入り、関連標準に基づき保管期限を定める。これはアーカイブ品質の厳格な管理を体現している。

3. 整理と分類

   ▪ 整理作業は速やかに行い、電子会計資料の自然な形成規則と固有の特徴に従う必要があります。分類方法は多様で、会計資料形式・会計年度・保管期限分類法などがあり、異なる種類と規模の単位に適しています。分類により、電子会計資料をより適切に組織・管理し、保管と利用を容易にすることができます。構成、巻構成、配列の過程では、会計資料間の有機的な関連を保ち、合理的な文書番号を編成し、その後のアーカイブ管理に便宜を提供する必要があります。

4. アーカイブと保管

   ▪ 整理された資料は会計年度終了後、規定に従って一時保管と移管を行う。アーカイブ管理機構が受領時に行う検測および受け渡し手続きの办理は、アーカイブの品質と責任の明確化を確保する。保管過程では、定期的な可読性評価と移行評価が鍵となる。オンラインとオフラインのストレージを組み合わせた方式を採用し、オフラインストレージ媒体の選択と管理およびその定期的な検査は、いずれもアーカイブの長期保存と可読性を保証するためである。

5. 統計・利用・鑑定処分

   ▪ 統計業務は国家と単位自身の電子会計アーカイブ管理に対する情報ニーズを満たす。利用過程では厳格な権限規定を制定し、アーカイブが改ざんされないことを保証すると同時に、利用過程情報をメタデータとして記録・保存する。鑑定処分業務は定期的に行い、複数部門の人員が共同で参与し、期限到来アーカイブに対して合理的な処理を行い、保管期限の再画定または廃棄、および特殊な状況のアーカイブの個別処理を含み、アーカイブ価値の動的評価と合理的管理を体現。

五、メタデータ管理の重要性と方法

メタデータは電子会計アーカイブ管理において極めて重要な役割を果たす。アーカイブの主題内容と形式特徴を記述し、アーカイブの検索、利用、管理を支援する。管理過程では、メタデータを同時に捕捉、アーカイブ、管理する必要があり、システム開発段階から捕捉ノードを計画し捕捉方式を明確にし、メタデータを不断に改善して正確性と規範性を確保し、同時に一部の重要メタデータが変更されないよう保護する。

六、関連システム構築の要件と連携

1. 会計核算システムと業務システムの構築

   ▪ これら2つのシステムは構築時に電子会計資料のアーカイブ要件を十分に考慮する必要があります。適切な保存形式の選択（後続でアーカイブ保存形式に変換しやすいように）、メタデータ取得ノードと要素の計画（資料のメタデータが完全であることを確保）、合理的な出力方式とデータパッケージ形式の確定（資料の円滑なアーカイブを保障）を含みます。

2. 電子会計アーカイブ管理情報システムの機能と連携

   ▪ このシステムの機能は標準付録Eの規定に適合し、収集、アーカイブ化、保存、保管、利用などあらゆる側面を網羅する必要があります。システム連携の面では、会計核算システム、業務システム、管理情報システム間の円滑なデータ伝送と機能協調を実現し、電子会計資料が生成からアーカイブ化、さらには利用までの全過程管理を円滑に行えるようにする必要があります。

七、管理情報システムを導入していない単位の対応措置

電子会計アーカイブ管理情報システムを導入していない単位についても、標準は相応のアーカイブ保存方法を提供しています。会計核算システムを通じて会計核算を行う単位であれ、同システムを通じない単位であれ、規定の手順に従って操作を行う必要があり、資料のダウンロードまたは受領、検測、組立、保管期限の設定、配列、登記表の記入、説明文書の作成などを含み、最終的にアーカイブを档案担当者に引き渡し、多重バックアップなどの措置を講じてアーカイブの安全と完全性を確保します。

《電子会計アーカイブ管理規範》は電子会計アーカイブ管理に詳細かつ全面的な規範と指導を提供している。単位は本標準を深く理解し貫徹し、電子会計アーカイブ管理業務を不断に改善し、会計情報管理の質と水準を高め、情報化時代の会計アーカイブ管理に対する新たな要求に適応すべきである。Kailing Technology電子会計アーカイブ管理システムは、アーカイブ業務の質と効率を向上させ、企業の持続的発展に有力な支援を提供する、企業アーカイブ管理の先進的な選択である。リンクをクリックすると詳細を確認し試用について問い合わせできる：https://www.kailingteck.com/h-col-110.html 。

原ファイル添付：

Kailing Technologyは業務・財務・税務デジタル化総合ソリューションサービスプロバイダーとして、各種機関、機構、大中小企業に業務・財務・税務管理デジタル化転換製品と運営サービスを提供し、製品ラインには：

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