Kailing Technology 業界専門家が権威解説『企業デジタルアーカイブ（室）建設ガイド』

情報技術の飛躍的発展に伴い、企業デジタルアーカイブ館（室）の建設は、企業アーカイブ業務が時代のニーズに適応するための鍵となる措置となっています。国家档案局が組織・編纂した「企業デジタルアーカイブ館（室）建設ガイド」は、企業に全面的で体系的な建設指導を提供しています。

原文説明：

一、企業のデジタルアーカイブ館（室）の概念と特徴

権威ある解説：

（一）概念

企業のデジタルアーカイブ館（室）は、企業が現代情報技術を運用してアーカイブ業務プロセスを固定化し、本企業または資産隷属関係にある企業の電子アーカイブその他のデジタル資源を収集、整理、保存し、ネットワークを通じてアーカイブ情報サービスと共有利用を提供する統合管理システムプラットフォームである。

（二）基本特徴

▪ アーカイブ資源デジタル化

電子ファイルのアーカイブ及び伝統的媒体アーカイブのデジタル化を通じて、アーカイブ情報をデジタル形式で保存します。これによりアーカイブの保存と検索がより効率的かつ便利になり、企業にアーカイブ情報をより迅速に取得する手段を提供します。

▪ アーカイブ管理情報化

アーカイブ管理の業務プロセスを電子アーカイブ管理システムに固定化し、デジタルアーカイブ資源の自動管理を実現します。アーカイブの受入、管理、保存、利用はすべて情報技術手段によって行われ、アーカイブ管理の効率と正確性が大幅に向上します。

▪ アーカイブサービスの知識化

知識管理、ビッグデータ等の理念と技術を利用し、アーカイブ情報を深层次に加工・知識化組織し、企業のアーカイブ利用の多様なニーズを満たし、企業に意思決定支援サービスを提供する。

二、構築目標と原則

原文説明：

権威ある解説：

（一）建設目標

企業のアーカイブ業務の品質向上・効率化と革新的発展を実現し、アーカイブ管理・開発共有サービス能力を高め、企業の管理水準向上と中核競争力の強化を促進し、企業の持続的で健全な発展に有力な支えを提供する。

（二）構築原則

▪ 統籌的計画、段階的実施

企業はデジタルアーカイブ館（室）建設を企業情報化建設計画に組み込み、全体アーキテクチャと技術方案の計画を適切に行い、システムの拡張性と互換性を考慮すべきです。同時に、既存条件に応じて計画的・段階的に建設し、企業内の複数部門が協同して完成させる必要があります。

▪ ニーズ志向、利用優先

企業の中心業務の建設を中心に、デジタル利用が頻繁で価値の高いアーカイブを優先します。ネットワークアーキテクチャは共有・利用に有利であるべきで、電子アーカイブの保存形式は長期保存と利用の便宜の要件に適合すべきで、システム機能とインターフェースはユーザーの操作習慣に適合すべきです。

▪ 安全機密保持、適法コンプライアンス

国家法律法規と標準規範を遵守し、安全保密管理制度を確立・健全化し、アーカイブ情報の安全を確保します。電子アーカイブ管理システムの設計、実施、運用、保守の過程で厳格に安全保密要件に従う必要があります。

三、インフラ建設

原文説明：

権威ある解説：

（一）機械室の建設

デジタルアーカイブ（室）の運用ニーズとサーバー室建設の基本要件に基づき、企業の既存情報化基盤条件を活用してサーバー室を建設する。機密サーバー室は国の機密保持規定に適合しなければならない。

（二）ネットワーク設備

ネットワークは企業網に接続しインターネットとは隔離すべきであり、機密アーカイブのネットワークは物理的に隔離する必要があり、企業アーカイブ部門のローカルエリアネットワークを構築することもできる。電子ファイルの収集、アーカイブおよび電子アーカイブの管理・利用のニーズを考慮し、各種データ伝送要件を満たす必要がある。

（三）ハードウェア設備

サーバー、データ保存バックアップ設備、コンピュータ、スキャナなどの設備を配備し、電子アーカイブ管理システムおよび基盤ソフトウェアシステムの導入と効率的で安定した運用ニーズを満たします。

（四）基盤ソフトウェア

企業の情報化現状を踏まえ、正規版または自主開発の基盤ソフトウェア（オペレーティングシステム、データベース管理システム等）を配備する。

（五）その他の施設

安全保密要件に適合するアーカイブデジタル化加工場所と電子アーカイブ閲覧場所を配備します。

四、電子アーカイブ管理システムの構築

原文説明：

権威ある解説：

（一）収集機能

▪ 電子ファイルの登記

手動登録と検証機能を備え、メタデータに対して多様な操作が可能です。

▪ 電子ファイルと電子档案のオンライン受領

関連ガイドラインと方法の要件に適合するインターフェースを備え、業務システムやその他の管理システムから受信できます。

▪ 電子ファイルと電子档案のオフライン受領

多様なファイル形式のオフライン一括インポートに対応し、インポート過程でデータ検証が可能、断点再開に対応。

▪ 電子ファイルと電子档案の受領検査

受信した電子ファイルと電子アーカイブの関連属性を検出でき、要件に適合しないものにマークを付けます。

▪ 従来媒体アーカイブ全文情報のアップロード・紐付け

単一、一括アップロードに対応し、ディレクトリと全文の関連付けを構築。

（二）整理機能

分類、保管期限の設定、構成、保管単位の構成、番号付与、目録作成、関連関係の構築、表のエクスポートなどの機能を含み、アーカイブ文書の規範的な整理を確保します。

（三）保存機能

▪ 電子アーカイブの保存形式変換と情報組織化

フォーマット変換に対応し、要求に応じて情報を整理しオフライン記憶媒体に保存します。

▪ 電子アーカイブの長期保存

多様な方式で長期保管を保障し、非汎用フォーマットの閲覧に必要なソフト・ハードを明示します。

▪ アーカイブ整理

業務要件に基づきデータベースを構築し、電子アーカイブの配列・位置決め・表示を行います。

▪ バックアップ

多様なバックアップ方式に対応。ソフトウェア、データベース、電子アーカイブのバックアップを含む。

▪ 定期鑑定

定期的な鑑定を人の補助で完了し、関連操作をリマインドする。

▪ 破棄管理

廃棄申請、承認などの一連の操作をサポートします。

▪ 移管

移管情報パッケージの生成などの機能を備え、移管時間と移管先を識別します。

▪ 媒体管理

記憶媒体を一元管理し、警告機能を備える。

（四）統計機能

多様なルールに基づく統計に対応し、統計データを出力でき、カスタムレポート機能を提供します。

（五）利用機能

▪ 検索

多様な検索方式に対応。精確検索、曖昧検索などを含む。

▪ 閲覧

一般的な形式の閲覧とダウンロードに対応し、マルチメディアアーカイブは再生に対応。

▪ 閲覧

電子アーカイブと実体アーカイブの閲覧申請、承認などの機能に対応。

▪ 編研

編研専題の設定をサポートし、条件に合致する档案を集約します。

▪ 開放利用設定

目録データおよび全文に開放利用標識を設定可能。

▪ コピー管理

電子アーカイブと実体アーカイブの複製申請・承認機能を備えています。

▪ 利用効果のフィードバック

ユーザーがアーカイブ利用で生み出す効果のフィードバックに対応。

▪ ナレッジマネジメント

知識管理機能を開発し、アーカイブ情報の知識加工とプッシュ通知を行えます。

（六）システム管理機能

▪ ログ管理

システム関連情報を記録し、検索・監査・統計機能を提供する。

▪ システム設定

アーカイブのプロセス化管理に対応し、コード表とメタデータの設定・保守、全宗設定機能を備えます。

▪ ユーザー管理

ユーザー情報の入力と読み取りをサポートし、ユーザーとIPアドレスの紐付け、「三員」分立をサポート。

▪ 組織機構設定管理

組織情報の入力と読み取りをサポートし、多段階管理をサポート。

▪ 権限管理

認可ユーザーの合法的操作を保証し、アクセスと使用権限を精密に制御し、有効期限を設定する。

▪ マルチ全宗管理

全宗単位を構築し、全宗群管理をサポート、各全宗単位は相対的に独立します。

▪ 作業プロセス記録管理

管理プロセス情報を詳細に記録します。

（七）従来型媒体アーカイブの補助管理機能

▪ 従来媒体アーカイブ情報の収集

目録著録と全文掛接機能を備え、収集時にデータを検証します。

▪ アーカイブ保管位置の管理

ルールに基づいて保管位置の提案を行い、位置を特定します。

▪ スマート倉庫管理

条件を満たす組織は、所在特定、出庫、入庫、棚卸などの操作や温湿度調整を含む、実体档案のスマート管理を実現できます。

（八）その他のオプション機能

企業は自社の必要に応じてファイル資料配布制御などの機能を追加できます。

五、デジタルアーカイブ資源構築

原文説明：

権威ある解説：

（一）従来の媒体アーカイブのデジタル化

▪ 内容と範囲

管理系、核心製品または業務アーカイブ、科学研究アーカイブ等多種の類型のアーカイブを含み、一部の場合を除きできる限りデジタル化すべきであり、異なる類型のアーカイブのデジタル化には相応の順序がある。

▪ 技術要件

関連規範に従って行います。例えば「紙アーカイブデジタル化規範」（DA/T 31 - 2017）など。

（二）電子ファイルのアーカイブ

範囲には企業の各業務活動で形成された電子ファイルが含まれ、情報システムで形成された電子ファイルは本企業のサーバーになくてもアーカイブすべきであり、関連情報システムはアーカイブ機能を備えるべきであり、建設期間中に一部システムの電子ファイルアーカイブを完了すべきである。

（三）専題データベースの構築

既存のデジタルアーカイブ資源を基盤に、企業領導、会議類、政策法規類など特定の専題のアーカイブを組織し、専題データベースを構築します。

六、制度・規範の整備

原文説明：

権威ある解説：

（一）制度整備

デジタルアーカイブズ（室）の人員職務責務、システム運用保守管理制度など一連の制度を策定する。

（二）標準規範の構築

国家の関連標準規範を参考に企業の実情と組み合わせ、電子アーカイブの収集、管理、保存、利用などの面での標準規範体系および実施要件を形成し、従来媒体アーカイブのデジタル化、電子文書アーカイブなど各段階の規範を含む。

七、安全機密保持体系の構築

原文説明：

権威ある解説：

安全管理を強化し、保密規定を遵守し、安全設備を配置し、情報利用範囲を制御し、審査制度を策定し、データアクセス権限を制御し、整備された管理規範を構築する。機密システムは機密情報システムの等級別保護管理要件に従って構築し、非機密システムは関連標準を参照してセキュリティレベルを定めて構築する。

八、経費と人材の保障

原文説明：

権威ある解説：

（一）経費保障

ハードウェア購入費、ソフトウェア開発費等多種の費用を含み、企業は経費計画を策定し確実に実施すべきである。

（二）人材保障

アーカイブ部門の人員スキルを育成し、関連人材を導入し、構築と運用のニーズを満たす。

九、構築ステップ

原文説明：

権威ある解説：

（一）プロジェクト計画

▪ プロジェクト作業組織を設立

企業のアーカイブ部門、情報化部門、機密管理部門などの人員でプロジェクトチームを構成し、計画、実施、検査などを担当します。

▪ プロジェクト方案を策定

現状調査、実現可能性調査、要件分析および建設方案の作成などを含み、機密システムでは安全保密方案も作成する必要があります。

（二）プロジェクト立上げ

専門家による論証審査を組織し、通過後にプロジェクト立項を申請する。

（三）プロジェクト実施

▪ 人材チームの構築

既存人員のスキルを向上させるか、人員を導入する。

▪ 基礎業務の整備と規範化

アーカイブ管理制度を完善し、体制・メカニズムを整備し、業務フローを規範化し、関連单据を統一。

▪ 制度・標準・規範の策定

制度標準規範を採用または制定し、運用の規範化を確保します。

▪ ハードウェア機器の配備

既存のインフラを基盤に、またはニーズに応じて配備します。

▪ 電子アーカイブ管理システムの導入

システム開発、基礎データ準備、システムテスト、人員研修、システム切替と試運転、システムの評価と検収等の環節を含む。

▪ 従来媒体アーカイブのデジタル化実施

一定の原則に従って段階的に推進し、自主的に完了するか外部委託することができ、異なる種類のアーカイブには異なるデジタル化方法があります。

▪ アーカイブ専題データベース構築

ニーズを志向として建設します。

▪ 電子ファイルのアーカイブ実施

評価を基礎に方案を策定し、要求に従って業務を展開します。

（四）プロジェクト検収

関連報告を形成し、専門家の検収を組織し、評価検収を申請できる。

（五）プロジェクト運用保守

関連規範を参照して業務を展開し、組織機構の設立、運維対象と内容の確定、運維モデルの選択などを含む。

企業のデジタルアーカイブ館（室）建設は系統的な工程であり、企業の各部門が協同して協力し、ガイドラインの要求に従い、インフラ建設、電子アーカイブ管理システム建設、デジタルアーカイブ資源建設、制度規範建設、安全保密体系建設、経費と人材の保障および建設ステップなど多方面から全面的に推進し、企業アーカイブ業務のデジタルトランスフォーメーションを実現し、企業アーカイブ管理水準とサービス能力を向上させ、企業の持続的発展に有力な支援を提供する必要がある。

Kailing Technology数字アーカイブシステムは機能が強力で、収集、整理、保存、統計、利用、システム管理など多方面を網羅し、いずれも建設ガイドラインの要件に適合します。安全保密では、法規規範を遵守し、暗号化技術と厳格な権限管理を採用します。従来の媒体アーカイブの補助管理機能を備え、企業にワンストップソリューションを提供します。Kailing Technologyできる企業のデジタルの効率的な構築と管理を支援アーカイブ館、アーカイブ業務の品質と効率を向上させ、企業の持続的発展に有力なサポートを提供し、企業アーカイブ管理の先進的な選択です。リンクをクリックすると詳細を確認し、試用についてお問い合わせいただけます：https://www.kailingteck.com/h-col-110.html。

Kailing Technologyは業務・財務・税務デジタル化総合ソリューションサービスプロバイダーとして、各種機関、機構、大中小企業に業務・財務・税務管理デジタル化転換製品と運営サービスを提供し、製品ラインには：

販売契約管理システム、購買契約管理システム、数電楽企インターフェースプロジェクト、売上自動インボイス発行システム、従業員経費統制・精算システム、仕入VATインボイス管理システム、サプライチェーン連携照合システム、イメージOCR認識システム、財務自動記帳システム、電子会計アーカイブシステムなどの業務ソリューションにより、各領域のデジタル化プロセスを全方位的に推進する。

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