全面デジタル化の背景において、企業はどのようにスマートな経費精算システムを構築すべきか？

経済社会が全面的にデジタル変革を開始する中、ビッグデータや人工知能などの新技術の迭代速度は不断に加速し、企業は自社の発展に適合するデジタルモデルを模索しています。近年、経費精算システムを切り口とした財務デジタル化の道筋が次第に人気を集めており、大中規模企業であれ、情報化水準の低い小規模企業であれ、そこから利益を得ることができます。

一、背景

1.経費管理・経費精算が直面する問題と困難

2020年3月23日以降、「電子会計証憑の経費精算・記帳・アーカイブに関する規範的通知」により、電子インボイスなどの電子会計証憑の経費精算時には、財務は原本の電子会計証憑ファイルを保存しなければならないと規定されていますが、実際の執行は極めて困難です。

全面デジタル化電子インボイスの試行プロセスの推進に伴い、各地区でますます多くの全面デジタル化電子インボイスを受け取ることになるでしょう。

現在、経費精算の実務において、大部分の企業が受け取る電子インボイスは会計担当者が国税公式サイトを通じて識別する必要があり、インボイス検証の作業量が膨大で、誤票、重複票などの問題が発生しやすい。

従来の経費精算モデルでは、現場の操作が複雑で、財務バックエンドの検証が困難。予算・費用基準は自動検証できず、インボイスは重複や真偽を自動照合できず、電子インボイスの原本ファイルを自動集約できず、データも自動集約が難しい。現場の操作難度が高く、財務バックエンドの処理も困難で、不満が多い。

完全な精算制度があっても、基準超過、予算超過の支出にタイムリーに対応できず、事前・事中の管理が難しく、最終的には財務が予算などを統計・照合するだけで、作成した予算と費用管理が真に実行に移されません。

財務は支払い/経費精算を受領後、人手で票のコンプライアンス性を検証する必要があり、作業が断片的で煩雑かつ業務量が大きいです。

出納は支払い段階での作業量が大きく、システム内で直接支払いを行うことができない。

財務は手動で精算証憑を書き写し、手動で記帳証憑を入力し、作業量が膨大。

2.情報技術の発展により上記の困難はすでに効果的に解決されています

「インターネット＋」が各分野に浸透するにつれ、OCR、人工知能、ビッグデータなどの技術が日益に成熟し、スマートフォンが全面的に普及し、基盤となるソフトウェア・ハードウェア設備が整い、経済社会はよりスマートで効率的、相互接続された方式を選択できるようになりました。経費管理・精算管理業務を通じて、財務管理と業務管理を自動的かつ効率的に接続し、スマートな経費管理・精算ソリューションを構築できます。

したがって、新興インターネット技術を十分に活用し、新たな俊敏で高効率なスマート経費管理・精算システムを構築することは、全面的な経費管理制度の実施、収支運営管理の規範化、予算制約の強化、経費管理・精算管理効率の向上に堅固な支えを築きます。

二、Kailing Technologyのスマート費控精算システムソリューション

以下の側面を通じて、「予算管理、経費精算、消費連携、台帳・レポート管理、証憑連携」などの機能を一体化したスマート経費統制・精算システムを構築し、事前・事中・事後の透明な財務経費統制・精算管理体系を完成させ、予算-発注-精算-支払-証憑の全面的な自動処理を実現する新型アジャイルスマート経費統制・精算システムを実現します。

1.予算管理のクローズドループを構築

このプラットフォームはトップダウン、ボトムアップ、独立編成などの方式で予算編成を行い、剛性、柔性、弾力性など多様な管理方式をサポートします。

2.1台のスマートフォンで経費精算プロセスを完了

費用の事前申請・管理機能を提供し、スマートフォン、iPadなどモバイル端末での承認をサポート。借入・返済の全プロセス管理を構築し、PC端での経費精算入力、承認、借入相殺、費用基準管理などを提供し、出張立替、経費精算の困難などの問題を効果的に解決します。

スマートフォンのカメラと最新のOCRインテリジェント認識技術を活用し、自動入力を最大化し、手動入力の煩雑さを免除します。

保存された電子データを利用し、証票（特に電子証票）の真偽、重複使用・精算の有無を自動照合し、財務の人手による証票検証の煩雑さを解決する。

3.マルチプラットフォームの消費予約シーンを集約

公務出張で発生する鉄道チケット、ホテル、航空券などの消費シーンに対し、出張申請と全面的に連携し、予約時点で予約者に基準超過かどうかを判断し、事後の経費精算段階で基準超過により処理できないことを回避します。同時に出張申請との連携により、完全な内部統制のクローズドループを実現し、その後の経費精算フローを大幅に短縮し、出張経費精算業務を削減します。

4.台帳・レポートにより費用裏付けがより合理的に

インボイス台帳、借款台帳などの管理をサポート。予算執行表、費用集計表など各種経費管理関連レポートを提供し、各種科目、部門、プロジェクトなど異なる次元で対応するレポート管理が可能です。

5.ネットバンキング決済を連携

合思費控は複数の銀行の支払決済体系と標準化統合され、費控システムの証憑が直接銀行の支払を駆動でき、財務作業量を大幅に軽減すると同時にエラー率を低減する。

6.伝票から証憑を自動生成

電子精算プロセスを実現すると同時に、そこで生成される電子伝票は自動的に予製証憑を生成し、各種ERP財務システムに即時同期し、ワンクリックで正式な財務証憑を生成し、財務作業量を大幅に軽減します。

7.電子証憑の原本ファイルの保存

「電子会計証憑の経費精算・記帳・アーカイブの規範に関する通知」の電子会計証憑の電子保存要求を満たし、財務業務をよりコンプライアントにします。同時に、財務がいつでも電子会計証憑ファイルを閲覧・取得し、対応する経費精算伝票と承認フローを迅速に取得する能力を提供します。

三、経費管理・精算システムの構築には重大な価値と意義がある

1.管理は無形の中で、サービスは温かさの中で

優質なサービス提供を内部統制の着実な実施の強力な推進力とし、「インターネット+」管理モデルを十分に活用して、「キーボードサービス」や「指先サービス」により経済活動の管理を実現します。日常の出張旅費精算を例にすると、その管理ポイントは三つの段階を含みます。第一に公務出張の承認、第二に経費予算の管理、第三に経費精算の承認です。関係者はスマートフォンでプラットフォームにログインし、「出張精算」をタップするだけで、公務出張申請の提出時から商旅プラットフォームとワンクリックで連携し、職位レベルに応じた基準で自動的に乗車券（航空券）を購入し、ホテルを予約して出張手当を受け、同時にオンラインで上司の承認を得ることで、出張経費精算の全過程を完了し、真に「管理は無形の中で、サービスは温かさの中で」を実現します。

2.コスト削減と効率向上、透明な管理

費用予算、基準、支出などを中心に合理的で有効な制御戦略を確定し、同時に費用支出の制御フローを整理し、業務と活動に基づく事前制御フローをより多く構築し、業務責任者と財務責任者の業務・活動事項に対する承認制御を強化します。機能上で深く統合し、財務管理との高度な融合を実現し、予算から発注、精算、支払、証憑まで全面的な自動処理を実現し、財務事務効率を大幅に向上させ、全行程の経費管理とインテリジェント分析を達成します。予算およびリアルタイム管理を活用して経費管理業務を推進します。

【増効】インテリジェント入力は精算時間を75%節約し、業務効率を向上させ、重複する低頻度業務を削減する。モバイル承認はリアルタイムで伝票を承認でき、承認効率を向上させ、人による催促のコミュニケーションコストを低減する。

【費用削減】実践によれば、費用コストを削減し、各支出をリアルタイムで把握し、計画外の支出を効果的に防止し、日常及び出張費用の支出コストを大幅に節約できます。

【管理】経費精算規範を100%向上させ、人件費のコミュニケーションコストを大幅に削減し、完備した経費精算管理と費用統制体系を提供し、政策執行力を強化します。

【透明性】透明な費用基準が自動的に執行・統制され、透明なデータレポートが意思決定者に前瞻的なデータを提供し、重要指標を通じて意思決定を行い改善を推進します。

Kailing Technologyは企業のニーズに応じて、企業の業務・財務・税務デジタル化製品ラインを提供します：

販売契約管理システム、購買契約管理システム、数電楽企インターフェースプロジェクト、売上自動インボイス発行システム、従業員経費管理・精算システム、仕入VATインボイス管理システム、サプライチェーン協同照合システム、影像OCR識別システム、財務自動記帳システム、電子会計アーカイブシステムなどの業務ソリューションで、専門的かつ高効率に企業の業務・財務・税務デジタル化管理の転換・アップグレードを支援。

もしあなたに業務・財務・税務デジタル化转型のニーズがあれば、ぜひお問い合わせください、北京Kailing Technologyが誠心誠意サービスいたします。