電子会計アーカイブがデジタル資源管理の新たなトレンドをリード、あなたは行動しましたか？

デジタル経済の時代、「中華人民共和国档案法」の改正・整備、および「第14次五カ年計画全国档案事業発展計画」など一連の関連重要文書の相次ぐ公布により、国家の档案業務への重視は新たな高みに達し、档案管理をデジタル化・スマート化へ転換し、档案サービスの質と効率を高め、社会各界の档案情報へのニーズによりよく応え、国家の発展と進歩に有力な支援を提供することを指し示しています。

では、国家アーカイブ局は伝統的媒体アーカイブのデジタル化を推進するためにどのような保障的政策を公布したのでしょうか？また、各業界はどのように電子アーカイブ管理の実践を展開しているのでしょうか？

（一）デジタルアーカイブ資源関連政策早見

一、国家アーカイブ局科技プロジェクト計画

2024年06月27日、国家档案局は《2024年度国家档案局科技プロジェクト計画》を発表しました。108のプロジェクトの中で、デジタルアーカイブ資源管理は高度重视されている、電子ファイルのアーカイブと管理、アーカイブデータのガバナンスと開発利用、アーカイブのデジタル変革、人工知能などの技術のアーカイブ管理への応用などを網羅しています。国家档案局はデジタルアーカイブ資源管理に関連する研究と実践を積極的に推進しており、デジタルアーカイブ資源のアーカイブ業務における重要性が日益に顕著になっていることを示しています。

二、アーカイブデジタル資源業界標準

2024年08月22日、国家档案局は発表しました《アーカイブデジタル資源バックアップ実施規範》、《映画フィルムアーカイブデジタル化規範》、《恒温恒湿アーカイブ庫房空調工事施工及び品質検収規範》、《アーカイブ展示業務規範》、《入札電子文書アーカイブ規範》、《ERP システム電子文書アーカイブ及び電子アーカイブ管理規範》の6項の業界標準、2025年2月1日から施行されます。これらの標準の発表は企業のデジタル変革プロセスにおいて重要な役割を果たし、企業が完全なデジタルアーカイブ管理体系を構築し、企業情報資源の総合利用効率を向上させ、企業の業務運営と管理意思決定に信頼できるデータサポートを提供するのに役立ちます。

三、建設業界における電子アーカイブ管理の実践

2024年7月26日、北京市地方標準《建設工事電子文書及び電子アーカイブ管理規程》初回の周知会が順調に開催され、出席した専門家・学者は建設工事の電子文書と電子アーカイブ管理の重要性が日益に高まっていると考えました。『規程』は業界の情報化・スマート化の発展を推進する面で、業界データの集約・分析能力を強化し、業界データベースの構築を効果的に促進し、業界の品質・効率向上、グリーン発展、および工事品質の透明化・トレーサビリティ管理に有力な保障を提供します。

（二）電子会計アーカイブ、デジタルアーカイブ資源管理の新潮流をリード

電子会計アーカイブはデジタルアーカイブ資源の特定類型として、企業の財務諸表、帳簿、証憑を含み、詳細に記録しています企業の経済業務往来、収支状況などの鍵となる財務データ。これらの情報はデジタルアーカイブ資源における重要な経済データであり、企業の管理、意思決定および監査にとって重要な価値を持つ。デジタルアーカイブ資源の一部として、電子会計アーカイブもデジタルアーカイブ資源の共通特性、すなわちデジタル化、保存の便利さ、検索の迅速さ、共有可能性などを持つ。

従来の紙の会計アーカイブと比較して、電子会計アーカイブ多くの明らかな優位性を備えています：

①保存面でより便利である。電子会計アーカイブはデジタル形式でハードディスク、光ディスク、クラウド空間等の媒体に保存され、従来の紙アーカイブのように大量の物理的スペースを占める必要がありません。アーカイブ数の継続的な増加に容易に対応できるだけでなく、環境要因によるアーカイブへの損害を確実に回避することができます。

② 検索がより迅速になる。電子会計アーカイブは情報技術を活用し、迅速かつ効率的な検索を実現します。キーワード検索、分類フィルタリング等の機能を利用することで、ユーザーは紙アーカイブをめくるように多くの時間と労力を費やすことなく、必要なアーカイブ内容を正確に見つけることができ、さらに重ね打ち、エクスポート等の操作も可能で、さまざまなシーンの使用ニーズに対応できます。

③ 共有の面でより便利になる。電子会計アーカイブは、従来の紙アーカイブの共有と協業における限界を打ち破った。異なる部門、異なる地域の人員が同時に電子アーカイブにアクセスし利用でき、情報の迅速な伝達と共有を実現し、コミュニケーションコストと時間遅延を効果的に削減できる。同時に、電子アーカイブ管理システムは権限と機密レベルを設定でき、アーカイブの安全性と機密性を確保し、企業内部の管理と統制をより規範的かつ効率的にする。

④ データがより正確になる。電子会計アーカイブはデータ入力と管理の過程で、自動化された検証機能を通じてデータの安全性、真正性、可用性及び完全性の四性検測を行うことができます。紙アーカイブに生じやすい記入ミス、字が不鮮明等の問題と比較して、電子アーカイブは人為的要因によるミスを効果的に回避できます。

（三）Kailing Technology電子会計アーカイブ技術的支援

スマート分類とアーカイブ。オンプレミス導入で、自己訓練が可能、多様な文書タイプを認識し、重要情報を抽出し、情報交換と構造化出力を実現。できるプリセットされた分類基準とルールに基づき、異なる種類の会計ファイルを正確に分類しアーカイブします。例えば、インボイス、証憑、レポートなど異なる種類の文書を区別し、対応するフォルダに保存できます。これによりアーカイブ整理の効率と正確性が大幅に向上し、手作業による分類ミスを減少させます。

二、スマート検索と照会。全文検索、分類検索、所属期間検索、立档人検索などの条件を組み合わせて最終結果を検索でき、利用体験を最適化します。全文検索技術を応用し、検索キーワードがどのフィールドにあるかを知らなくても検索できます。。権限管理により文書閲覧の安全性を確保し、監査に必要な情報を迅速に提供します。テストの結果、10億レベルのデータから特定のデータ内容を絞り込む際、通常1000ms以内です。。

三、紙・電子協同管理。電子資料から電子ファイルリストを生成し、マッチング後に自動で製本（電子アーカイブ）し、アーカイブを完了します。ボックスの背表紙と保管場所コードを印刷してアーカイブボックスに貼り、実物アーカイブを一括で入库・棚上げします。組巻/編盒が完了した財務アーカイブは一括でアーカイブ移管でき、移管リストを生成します。対応する受単担当者はアーカイブ受領のタスクを受け取り、バーコードをスキャンして受領を完了します。

Kailing Technologyは企業のニーズに応じて、企業の業務・財務・税務デジタル化製品ラインを提供します：

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