デジタルアーカイブ管理システム：管理効率向上を支援する新たな法宝

情報化時代の波の中で、あらゆる業界の管理模式が絶えず転換しており、アーカイブ管理も例外ではありません。従来の紙アーカイブ管理はコストが高いだけでなく、情報の流れが滞りやすく、検索が困難になるなど一連の問題を引き起こしやすいものでした。当社のデジタルアーカイブ管理システムは、管理効率を高め、情報セキュリティを確保するための重要なツールとなっています。

電子アーカイブは国家に認められています

2017年9月1日

《企業デジタルアーカイブズ》（室）構築ガイドライン》本ガイドラインでいう企業デジタルアーカイブ館（室）とは、企業が現代情報技術を運用してアーカイブ業務プロセスを固定化し、本企業または資産従属関係にある企業の電子アーカイブその他のデジタルリソースを収集、整理、保存し、ネットワークを通じてアーカイブ情報サービスと共有利用を提供する統合管理システムプラットフォームを指します。

2020年6月2日

《中華人民共和国档案法》電子アーカイブは来源が信頼でき、手続きが規範的で、要素がコンプライアンスに適合すべき。

電子档案は従来の媒体の档案と同等の効力を有し、電子形式で証憑として使用できる。

2020年11月20日

《電子アーカイブ単一套管理一般要求》電子アーカイブの定義：証憑、査考及び保存価値を有しアーカイブ保存された電子文書。

電子档案の単套管理：電子形式のみで電子档案をアーカイブ・管理する方式。

なぜデジタルアーカイブ管理システムを選ぶのか？

デジタルアーカイブ管理システムはアーカイブの構造化管理、永久保存を実現し、アーカイブの自動化、保管の電子化を達成し、従来の紙アーカイブのアーカイブ困難、数量繁多、検索効率の低さ、保存コストの高さなどの課題を徹底的に解決し、アーカイブ保管機関に便利なサービスを提供します。

アーカイブ管理業務の効率を向上：システムは電子アーカイブのプレビュー、アーカイブ、保存、閲覧などの管理サービス機能を備え、アーカイブの収集、アーカイブ、管理及び利用のプロセスを規範化し、人手によるアーカイブの収集・整理と比較して、作業時間を大幅に短縮しました。

アーカイブの保存年限と安全性を向上：電子档案は使用年限と保存年限が長く、安全な保存性が高いなどの利点がある。システムはデジタル情報技術を通じて、档案の保存期間を延長し、档案の永久保存さえ可能にする；档案データは独立して保存され、データの安全性が大幅に向上する。

アーカイブ管理コストの削減：電子アーカイブシステムの導入により、従来の紙アーカイブから電子アーカイブ形式への転換が実現し、公文書アーカイブの保管スペースの利用率が向上し、アーカイブ管理コストが削減されました。

電子アーカイブデータの真正性と独立性を保証：アーカイブ収集が全面的で、操作の全過程が記録され、追跡・照会可能で、監督管理に便利です。

デジタルアーカイブ管理システムの特色あるハイライト

国家の法令に適合デジタル化の大きな流れの中で、国家はアーカイブ管理にも電子化の方式を推奨しており、アーカイブ管理システムは国家の法令に適合している。

100%アーカイブ：電子アーカイブ管理の要素を備え、多様な方式・チャネルでアーカイブを取得し、電子アーカイブの100%アーカイブを実現できます。

3秒検索：組織に多様な次元・多様なタイプの検索方式を提供し、正確に位置づけ、3秒で情報集合の検索を技術手段により完了し、関連性に応じて並べ替えることができます。

ファイル改ざん防止：各種法令を見ると、国家は電子アーカイブシステムが電子署名能力を備えることを明確に求めており、電子署名は電子アーカイブシステムがファイルの改ざん防止能力を備えることを支援します。

アーカイブ全ライフサイクル管理：プロセスと組み合わせ、関連する責任者の承認・授権を経てシステムが自動実行し、アーカイブにライフサイクル全体の管理能力を持たせることができます。

第三者による証拠保全が可能：アーカイブは管理だけでなく、公証処やブロックチェーンでの証拠保存も選択でき、証拠保存後のファイルはワンクリックで証明書を発行でき、公証処に线下で並ぶ手間を省ける。

デジタルアーカイブ管理システムは作業効率を高める利器であるだけでなく、現代情報時代の背景における重要な管理手段です。技術の絶え間ない進歩と応用の普及に伴い、今後さらに多くの組織や企業がデジタル変革の波に身を投じるでしょう。構築のニーズがある場合は、お気軽にKailing Technologyお問い合わせ、デジタル管理とともに、新時代の課題と機会に共に立ち向かいましょう！

Kailing Technologyは企業のニーズに応じて、企業の業務・財務・税務デジタル化製品ラインを提供します：

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