Kailing電子会計アーカイブソリューション及び核心機能の全面解析

一、電子会計アーカイブ構築の背景

1. 電子アーカイブの背景

《電子文書アーカイブ及び電子アーカイブ管理規範》GB/T 18894 - 2016は2016年に公布された新版の電子アーカイブ管理規範であり、全業種の単位に適用され、すべての業種の電子アーカイブ管理の基準要求であり、電子アーカイブの名詞定義を規範化した。

2. 電子会計アーカイブ発展の背景

財政部などの部門は、財政票拠電子化改革の推進、会計档案管理の規範化、財政電子票拠様式の統一、増値税電子インボイスの電子化経費精算・記帳・アーカイブ試行の拡大などに関する一連の通知と政策を相次いで公布しました。

3. 電子会計アーカイブのアーカイブ政策サポート

「会計アーカイブ管理弁法」国家档案局令第79号及び「財政部と国家档案局の共同发布6号文」によると、単位内部で形成されアーカイブ範囲に属する電子会計資料は一定の条件を満たす場合、電子的形式のみで保存し電子会計アーカイブを形成することができます。同時に、単位が電子会計証憑の紙印刷物を精算入帳アーカイブの根拠とする場合、電子会計証憑のソースファイルも同時に保存しなければなりません。さらに、外部証憑については、電子インボイス、銀行領収書等の場合、電子原本を保持しなければなりません。

4. 電子インボイス自動原本アーカイブの説明

電子会計アーカイブシステムは電子税務局と接続し、毎日企業のすべてのインボイスデータと全面デジタル化電子インボイスXML原件をアーカイブシステムに同期し、同時に毎日帳務システムから証憑情報とインボイス番号を取得し、インボイス番号に基づき電子インボイス原件をマッチングし、XML原件を自動保存し、ペーパーレス証憑アーカイブを形成する。

5. 税務アーカイブ归档説明

電子会計アーカイブシステムは電子税務局と接続し、36の省局の企業が関与する税務のアーカイブ電子件を同期し、対応する証憑と自動で組立・マッチングを完了し、電子化アーカイブを完了し、完全な電子税務アーカイブを形成する。

6. 銀行受領票のアーカイブフロー

システムはネットバンキングから銀行受領証を一括自動ダウンロードし、電子会計アーカイブプラットフォームに保存し、構造化情報を形成し、受領証の銀行名＋銀行明細番号と財務システムの銀行明細番号を自動マッチングして対応する業務番号と証憑番号を特定し、アーカイブシステムが自動でオンライン組立を完了し、銀行受領証の自動アーカイブを実現します。

7. 申請書・電子インボイスを印刷し、記帳伝票を印刷しないフローモードの説明

業務アーカイブの電子版は業務システムの申請書に添付ファイル形式で紐付け、紙の業務アーカイブは紙の申請書の後に添付する。業務申請書と電子インボイスを印刷し、電子添付ファイル内のキーワードを識別して業務分類を行い、申請書情報と電子添付ファイルを電子会計アーカイブシステムに同期し、業務申請書に基づいて記帳を完了する。会計アーカイブは業務申請情報と電子添付ファイルを受信し、関連関係を電子会計アーカイブシステムに同期する。

8. 申請書、電子インボイス、記帳伝票を印刷しない運用モードの説明

業務アーカイブの電子版と紙の影像を業務システムにアップロードし、OCRと仕入VATインボイス管理プラットフォームを通じてインボイスと申請書のデータ関連性を確立する。電子添付ファイル内のキーワードを識別して業務分類を行い、申請書情報と電子添付ファイルを電子会計アーカイブシステムに同期し、業務申請書に基づいて記帳証憑を生成する。オンラインで製本アーカイブし、従業員は紙のインボイスをインボイス袋に入れ、財務担当は紙のインボイスを一括スキャンして受領し、受領済みのインボイスは業務申請書と受領インボイスの記録リストを一括印刷する。

二、Kailing Technology 電子会計アーカイブ構築方案

1. システムアーキテクチャ

電子会計アーカイブシステムのアーキテクチャは、インターフェース層、事前アーカイブ、アーカイブ受領、関連設定、データ関連付け、アーカイブ生成、アーカイブ鑑定、整理保管、全文検索、アーカイブ利用、鑑定廃棄などの機能モジュールを含みます。システムは、税務インボイス、業務システム、その他の会計資料（固定システムなしで取得）、帳務システム、財務監査、仕入VATインボイス管理、売上VATインボイス管理、その他の会計資料、紙媒体資料、経費精算書/添付資料、承認フロー、記帳証憑、会計帳簿、会計報告、資金システム、ネットバンキング受領書、銀行取引明細などのシステムと連携します。

2. アーカイブ内容の整理

財務システムが必要とする収集データとファイルには会計証憑、会計帳簿、財務会計報告、関連索引などが含まれ、資金システムが必要とする収集データとファイルには入出金情報、連携情報などが含まれ、OAシステムが必要とする収集データとファイルには申請書、承認記録などが含まれ、税務システムが必要とする収集データとファイルにはインボイス情報、連携情報などが含まれ、業務システムが必要とする収集データとファイルには購買類、売上類などが含まれ、イメージシステムが必要とする収集情報とファイルには外部報告類、税務類資料、資金類資料、統計登記類、制度規範類、その他類などが含まれます。

3. アーカイブ核心能力説明

データ取得：システムは複数のデータソースからデータを取得し、データを事前アーカイブおよび整理できます。

スキャン影像圧縮：最小のスペースで最高精度の画像を保存できる。

スキャン影像処理：画像強調、画像回転補正などの機能を含む。

OCR認識プラットフォーム：プライベートデプロイ、自主トレーニング可能、多様な文書タイプを認識し、キー情報を抽出、情報交換と構造化出力を実現。

アーカイブシステムのOCR応用シーン：各種インボイス、票拠、審批表、銀行領収書などの識別と分類を含みます。

自動収集マッチング、事前アーカイブ：アーカイブ来源とフロー類型に基づき、自動で収集と完全性検証を行い、事前アーカイブページは会計システム、審査フローと埋め込み統合でき、事中コンプライアンス管理を実現。

自動収集マッチング、星鏈図：星鏈図により任意のデータグループの組立状況を閲覧でき、1件の証憑が複数回引用される場面の迅速な関連表示に対応。

アーカイブ四性検測基準：『電子会計アーカイブ管理規範』（DA/T 94 - 2022）に基づき、電子会計アーカイブの真正性、完全性、可用性、安全性を検測します。

アーカイブ四性検測報告：ファイルがシステムに取り込まれると、自動的に四性検測動作が完了し、不合格の場合はその異常原因を確認でき、四性検測報告は財務監査審査フローと連携できます。

四性検測の中核ロジック説明：電子アーカイブデータ総量と構造ファイルの完全性、電子アーカイブメタデータの完全性、紙アーカイブ移管の完全性、外部データ真実性検証、可用性検測、安全性検測などを含む。

閲覧管理：アカウント職能は職能に応じて区分し、アーカイブシステムで監査担当者に職能アカウントを開設し、メニューバー、ディレクトリ数および重要フィールドの遮蔽を制限できます。権限委託は各アカウントに委託権限を設定でき、監査担当者やアーカイブ担当者が休暇中に閲覧承認と出庫承認を行えないように対応します。ロール区分はロールに応じて相応の閲覧権限と操作権限を割り当てます。全文検索、分類検索、所属期間検索、立档人検索などの条件によるクロス検索で最終結果を抽出でき、利用体験を最適化します。

紙アーカイブ倉庫の棚入れフロー：電子資料から電子文書リストを生成し、自動で製本（電子アーカイブ）し、アーカイブを完了、ボックス背表紙と庫位コードを印刷してアーカイブボックスに貼付、実物アーカイブを一括で入库・棚入れ。

電子会計アーカイブの移管：綴り込み・箱詰めが完了した財務アーカイブは一括でアーカイブ移管が可能で、移管目録を生成し、対応する受領担当者にアーカイブ受領のタスクが届き、バーコードをスキャンすれば受領が完了します。

電子会計アーカイブプラットフォームの構築は、企業の財務管理とアーカイブ管理にとって重要な意義を持つ。Kailing Technologyの電子会計アーカイブシステム企業を支援業務効率を向上させ、コストを削減し、税務と監査の要件を満たし、企業のデジタルトランスフォーメーションを実現する。

Kailing Technologyは企業のニーズに応じて、企業の業務・財務・税務デジタル化製品ラインを提供します：

販売契約管理システム、購買契約管理システム、数電楽企インターフェースプロジェクト、売上自動インボイス発行システム、従業員経費管理・精算システム、仕入VATインボイス管理システム、サプライチェーン協同照合システム、影像OCR識別システム、財務自動記帳システム、電子会計アーカイブシステムなどの業務ソリューションで、専門的かつ高効率に企業の業務・財務・税務デジタル化管理の転換・アップグレードを支援。

もしあなたに業務・財務・税務デジタル化转型のニーズがあれば、ぜひお問い合わせください、北京Kailing Technologyが誠心誠意サービスいたします。