専門家が「電子会計アーカイブ」を解説

2022年4月7日、国家档案局は《中華人民共和国档案行業標準》DA/T 94-2022《電子会計アーカイブ管理規範》を公布し、2022年7月1日から実施されている。この標準において、電子会計アーカイブは次のように定義されている：会計核算業務において電子計算機により直接形成または受領・伝送・保存されアーカイブされ、単位の経済業務事項を記録・反映し、証憑・査考・保存価値を有する電子会計資料。他の領域の電子档案の定義と異なるのは、電子会計アーカイブはアーカイブ前に電子会計資料と呼ばれ、会計法におけるアーカイブ前の管理対象の統一定義名称を踏襲しており、「XX電子文件」とは呼ばれない。

規範化は電子会計アーカイブの第一の特徴である。まず、規範化はアーカイブ過程とその各段階の任務の規範、アーカイブ文書の形式と保存形式の規範、各段階の関連担当者の責任の明確化として表れます。次に、規範化は電子会計アーカイブのデータ項目の規範化として表れ、電子会計アーカイブのすべてのデータ項目の番号、名称、ソースシステムが規範的であることが求められます。さらに、規範化は分類方法の規範化として表れます。現段階では電子会計アーカイブの内容は従来の紙アーカイブの内容とほぼ同じであるため、紙会計アーカイブと完全に同じ分類方法を採用します。最後に、規範化は電子会計アーカイブ管理情報システムの機能要件の規範化としても表れ、これは電子会計アーカイブのライフサイクル全体の管理に役立ちます。。   

自動化は電子会計アーカイブの重要な特徴です。会計アーカイブは既に会計核算プロセスを完了し、一定の論理規則に従って整理完了した会計資料であり、電子会計アーカイブの自動化とは、電子会計資料の収集から整理、分類、アーカイブ、保管、統計、利用、処分までの電子会計アーカイブライフサイクル全プロセスを自動化できることを指します。   

2023年会計業界に影響を与える十大情報技術選考活動で定義された会計情報技術の5段階成熟度モデルによれば、電子会計アーカイブは拡散期から成熟期へ移行する段階にあり、電子会計アーカイブ技術はすでに応用標準と実施方法論を形成し、まもなく各種類・各規模の企業で全面的に応用されます。   

電子会計アーカイブの応用は、異なるシナリオにおいて会計業務に異なる影響を与えます。例えば、会計アーカイブの照会と閲覧は会計業務でよくある応用シーンであり、会計処理プロセスがまだ完了していない時点では、会計担当者は処理システムや関連する業務システムから必要な会計資料を閲覧できるが、会計処理プロセスが完了した後は会計アーカイブを閲覧する必要がある。紙の会計アーカイブと比べ、電子会計アーカイブシステムはコーディングルールを内蔵し、構造化データを保存し、精緻にマッチングする管理模式を構築しており、会計アーカイブの迅速な照会と閲覧を実現し、同時に会計アーカイブ情報の閲覧コストを効果的に低減する。さらに、監査も会計アーカイブのよくある応用シーンであり、外部監査、内部監査、国家監査のいずれであっても、会計アーカイブは重要な監査証拠の源泉である。電子会計アーカイブの四性（真実性、可用性、安全性、完全性）は監査が重点的に注目する会計アーカイブの特性であり、この四性は電子会計アーカイブが保存前に必ず通過しなければならない検測特性でもある。電子会計アーカイブは監査証拠チェーンの追跡照会効率を効果的に向上させるだけでなく、オンライン監査と遠隔監査の普及・応用にも役立つ。

出典：ネットワーク

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