Kailing Technology 전자회계기록 시스템: 기업 전표 관리 과제를 해결하고 규정 준수와 효율적 운영을 지원합니다

기업 운영 과정에서 업무 회전이 빈번하고 시장 활동이 다양하여 세무와 컴플라이언스 속성을 포함한 각종 증빙을 실시간으로 생성해야 합니다. 업무 시나리오가 복잡하고 지사가 많은 기업의 경우 종이 서류 수량이 지수적으로 증가하여 인쇄, 보관, 우편, 감사 등 업무 단계에 큰 압력을 줍니다. 전통적 종이 서류 관리 모델은 이미 기업 발전 요구에 적응할 수 없으며, 전자회계기록 시스템을 도입해 증빙이 생성부터 보관까지 전 과정 클라우드 유통을 실현하는 것이 기업이 위 문제를 해결하고 컴플라이언스 관리를 최적화하는 핵심 경로가 됩니다. 카이링 테크놀로지 전자회계기록 시스템은 바로 이러한 요구에 맞춰 만든 전문 솔루션으로 기업이 전통적 관리 곤경에서 벗어나도록 돕습니다.

1. 기존 전표 관리의 4대 핵심 문제점이 기업 발전 효율을 제약합니다

현재 기업 운영에서 전통적인 증빙 관리 모델은 뚜렷한 결함을 가지고 있어 업무 효율성을 떨어뜨릴 뿐만 아니라 규정 준수 위험을 높이며, 구체적으로 다음 네 가지 측면에서 나타납니다。

1.증빙 저장이 분산되어 통합 난이도가 높음

기업의 각종 증빙은 서로 다른 시스템과 물리적 공간에 분산 저장되어 다차원적 데이터 고립 현상을 형성합니다. OA 이메일 시스템에는 결재서가 저장되고, 법무 부서 철제 캐비닛에는 계약 파일이 보관되며, 기업 매장 POS 시스템 백엔드에는 할인 기록이 남고, 교외 창고에는 리베이트 전표가 쌓여 있으며, 구매 매니저 개인 이메일에는 품질 검사 보고서가 저장됩니다. 완전한 증빙 세트를 통합하려면 4개 부서를 넘나들며 조율해야 하고, 소통 비용이 높으며 전 과정에 3~5영업일이 소요되어 업무 프로세스 추진 효율에 심각한 영향을 미칩니다.

2.증빙 수량이 방대해 조회와 관리에 시간이 많이 소요

증빙 관리 업무량이 매우 큼，각 심사 과정에서 재무 담당자는 200여 부의 종이 전표를 수동으로 찾아야 하며, 연간 전표 검색, 데이터 대조, 라벨 부착 등 사무적 업무에 600시간 이상을 소모하여 대량의 인력이 점유되어 재무 분석, 의사결정 지원 등 더 높은 가치의 업무에 투입될 수 없습니다.

3.시스템 적응성이 낮아 정책 요구사항을 충족할 수 없음

단지기업의 기존 OA 시스템은 정책 업데이트에 대한 대응 능력이 부족하여 뚜렷한 기능 부족이 존재합니다: 재정부 《재회〔2025〕9호》 문서에서 요구하는 XML/XBRL 형식 전면 디지털 전자세금계산서를 읽을 수 없고, 국가기록원 79호령에서 규정한 전자기록 판형식 파일도 저장할 수 없습니다. 시스템 기능 업데이트가 정책 기준보다 뒤처져 기업이 컴플라이언스 위험에 직면하고 규제 요구를 충족하기 어렵습니다.

4.리스크 예방·통제 능력이 약하고 증빙 안전성이 낮음

전통적인 종이 증빙 관리에는 여러 보안 위험이 존재합니다. 한편으로는 인위적 변조 위험이 두드러지며, 실제로 한 기업이 3분기에 공급업체 리베이트 결산서 3건에서 수기 변조를 발견한 사례가 있습니다. 다른 한편으로는 물리적 저장이 환경 영향을 받기 쉬워, 한 기업의 교외 창고가 침수 사고로 지난 3년간의 판촉 증빙이 훼손되어 벌금과 추징 책임을 져야 할 뿐만 아니라 감사 결과에도 영향을 미칠 수 있어 기업의 재무 안전과 신뢰에 이중 손실을 초래했습니다.

이、 정책이 강력히 추진하여 전자회계기록이 기업 전환의 필연적 선택이 되다

기업 증빙 관리의 '종이 없는' 전환은 국가 정책의 명확한 지원과 규범적 지도를 받아 되돌릴 수 없는 발전 추세가 되었습니다. 2025년 재정부는 세무총국, 중앙은행, 국가기록원 등 9개 부처와 공동으로 《재회〔2025〕9호》 문서를 발표했으며, 이 문서는 《회계기록 관리방법》(국가기록원령 제79호), 《전자회계증빙 상환·입장·보관 규범에 관한 통지》(재회〔2020〕6호)와 원활하게 연결되어 전자회계기록의 보급·적용을 위한 완벽한 정책 프레임워크를 구축했습니다. 동시에 중국 금세 4기 사업의 전 과정 디지털 감독 요구와 결합하여 기업의 전환 방향을 더욱 명확히 했습니다.。

- 법률 효력 명확:컴플라이언스 전자회계기록은 종이 증빙 원본과 동등한 법적 효력을 가지며, 기업은 종이와 전자 두 버전을 동시에 보존할 필요 없이 종이 서류 '제로 저장'을 안심하고 추진할 수 있습니다.

- 데이터 형식 통일:XML/XBRL을 통일 데이터 인터페이스 표준으로 확립하여 전자세금계산서, 재정 전자영수증, 은행 전자회신 등 각종 전자증빙의 수취, 검증, 비용처리, 아카이빙 전 과정을 원활히 연결하고 기장 링크를 직접 개통합니다.

- 개조 리듬 계층화:규모별 기업에 차별화된 개조 경로를 마련하여, 대기업은 자체 기술 역량을 기반으로 심층 시스템 업그레이드를 진행할 수 있고, 소기업은 제3자 서비스를 활용하여 전환을 실현할 수 있으며, 모든 기업은 2028년 전까지 시스템 업그레이드를 완료하여 전 업종이 전자회계기록 관리 기준에 부합하도록 해야 합니다.

- 보안 추적 강화:전자증빙 처리 시 '진실성, 완전성, 가용성, 안전성' 네 가지 검사 요구사항을 충족해야 함을 명확히 하고, 기술적 수단을 통해 전 과정 위변조 방지, 감사 가능을 실현하여 디지털 감독 환경에서의 리스크 방지 요구에 적응합니다.

삼、 Kailing Technology 솔루션: 전 수명주기 관리로 증빙 가치 극대화

정책 규정 준수 요구와 기업의 비용 절감·효율 향상 요구에 직면하여 Kailing Technology 전자회계기록 시스템은 "전 과정 디지털화, 지능화"를 핵심으로 하여 증빙의 "수집-연결-보관-활용-폐기" 전 생애주기를 커버하며, 분산된 증빙 자원을 효율적으로 활용 가능한 디지털 자산으로 전환하여 전통적인 관리 모드의문제점을 맞춤형으로 해결합니다。

1.전역 데이터 자동 집계, 정보 사일로 타파

- 다중 시스템 원활한 통합:기업의 프런트엔드 ERP, 공급망 관리 시스템, OA 시스템, 비용 통제 시스템, 세무 시스템, 자금 관리 시스템 등 각종 업무 시스템과 원활하게 연동되어 데이터를 수동으로 반복 입력할 필요 없이 매입 부가가치세 계산서, 공급업체 결제서, 은행 전자 입금증, 결재 문서 등 전자 및 이미지화 증빙을 실시간으로 확보합니다.

- 스마트 전표 캡처:자체 개발 OCR-AI 인식 기술(프라이빗 배포 지원, 기업 데이터 보안 보장)을 탑재하여 부가가치세 계산서, 기차표, POS 영수증 등 20여 종의 전표를 정확하게 인식하고, 세금계산서 코드, 금액, 결제 정보 등 핵심 데이터를 자동 추출하며 인식 정확도 99.9% 이상입니다. 또한 종이 전표를 고속 스캐너를 통해 신속하게 전자 이미지로 변환하여 모든 증빙의 전자적 집계를 구현합니다.

2. 자동 아카이빙으로 재무 인력 해방

- 스마트 전표 매칭:'계약번호, 세금계산서 번호, 증빙 번호' 등 핵심 식별자를 기반으로 시스템은 결재서류, 계약 문서, 세금계산서, 은행 입금증 등 관련 자료를 자동으로 연결하여 회계 전표의 자동 편철과 보관을 완료하며 수작업 개입이 필요 없습니다.

- 비용 절감·효율 향상 효과 탁월:수작업 정리, 철거 등 사무적 작업을 완전히 대체하여 증빙 관리의 수작업 업무량을 70% 절감합니다. 실제 적용 사례를 예로 들면, 한 대형 유통 기업은 이 시스템을 통해 연간 증빙 처리 효율이 60% 향상되어 재무 인력이 기초 작업에서 벗어나 예산 관리, 원가 분석 등 핵심 업무로 전환할 수 있었습니다.

3. 온라인 감사 기능, 대응 효율 향상

- 빠른 검색 기능:다중 조건 조합 전문 검색을 지원하며, 수십억 건의 전표 데이터에서도 검색 응답 시간을 1초 이내로 제어할 수 있어 임의의 업무 실체, 임의의 거래 전표를 실시간으로 조회할 수 있어 전표 검색 난이도를 크게 낮춥니다.

- 표준 템플릿 지원:세무조사, 세관 조회, 내부감사 등을 내장다양한 유형표준 증거 체인 템플릿으로 감사에 필요한 자료의 규범성과 완전성을 보장하고, 임시로 자료를 짜맞추는 문제를 방지합니다.

- 감사 효율 향상:시스템은 감사에 필요한 파일을 자동으로 수집하여 표준 감사 자료 패키지를 원클릭으로 생성하고, 감사 준비 시간을 기존 5영업일에서 2시간으로 단축하여 효율을 80% 향상시키며 빈번한 감사 요구에 효과적으로 대응합니다.

4. 전 과정 관리로 컴플라이언스 보장

- 다형식 적용:XML, XBRL 등 전면 디지털 전자세금계산서 형식 데이터를 정밀하게 분석하며, 《재정회계〔2025〕9호》 문서 요구사항을 완전히 준수하여 기존 시스템이 전면 디지털 전자세금계산서를 읽지 못하는 문제를 해결합니다.

- 전 과정 지능형 관리:전면 디지털 전자세금계산서의 수집·중복검사·진위확인부터 상태 폴링 모니터링까지 전 과정 자동화를 실현하고, 전자세무국과 연동하여 세금계산서 상태를 실시간으로 획득하며, 중복 경비정산·허위 세금계산서 장부기입 등의 리스크를 효과적으로 방지하여 세무 규정 준수를 보장합니다.

- 규정 준수 저장:국가기록원 79호령 요구에 부합하는 전자 아카이브 판형 파일을 자동 생성하고 장기 안전 저장을 지원하여 감독 부서의 전자 아카이브 저장 규범을 충족합니다.

5. 공간 자원 최적화, 운영 비용 절감

기업의 물리적 저장 공간 수요를 대폭 줄이고 전통적인 철제 캐비닛, 교외 창고 등 종이 증빙 저장 설비를 도태시켜 기존 문서고를 핵심 업무 사무 구역으로 개조합니다. 통계에 따르면 이 시스템을 적용한 기업은 연평균 용지 구매, 인쇄 소모품, 창고 임대, 물류 운송 등의 비용을 100만 위안 이상 절감하여 비용 센터를 업무 발전을 지원하는 가치 공간으로 전환하고 기업 경제 효율을 직접 향상시킵니다.

사、 다차원 성과 실현으로 기업 고품질 발전 지원

Kailing Technology 전자회계기록 시스템은 기업의 전통적인 증빙 관리 문제를 해결할 뿐만 아니라 인력, 비용, 규정 준수, 가치 발굴의 네 가지 차원에서 기업에 실질적인 이익을 창출하고 기업 관리 수준 향상을 촉진합니다。

- 인력 효율 향상:기록 관리 전담 업무량 70% 감소, 증빙 정리, 편철, 열람, 감사 준비 등의 업무 효율이 전면 향상되어 재무팀은 핵심 업무에 집중하고 기업 의사결정에 더 전문적인 지원을 제공할 수 있습니다.

- 운영 비용 절감:년 평균 종이, 인쇄, 창고, 물류 등 비용 100만 위안 이상 절감, 확보된 예산을 연구개발, 시장 확장 등 핵심 사업에 투입 가능, 기업 자금 활용 효율 향상.

- 규정 준수 대응 속도 향상:세무 조사, 내외부 감사 시 자료를 원클릭으로 패키징하여 생성할 수 있어 대응 시간이 '일/시간' 단위에서 '분' 단위로 압축되어 규정 준수 리스크 창구를 신속하게 닫고 증빙 문제로 인한 처벌을 방지합니다.

- 증빙 가치 재활용:고신기업 인정, 수출세 환급 신청, 정부 보조금 신청 등의 시나리오에서 시스템에 저장된 증빙 증거 체인 템플릿을 직접 호출하여 하나의 데이터를 여러 번 활용하고 기업이 정책 혜택을 얻도록 돕습니다.

Kailing Technology 전자회계기록 시스템은 전 과정 디지털 관리를 통해 기업이 전통적인 전표 관리의 속박에서 벗어나 규정 준수와 효율의 이중 향상을 실현하고, 디지털 시대의 기업 발전에 강력한 지원을 제공합니다.

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Kailing Technology는 업무·재무·세무 디지털 종합 솔루션 서비스 제공업체로서 각종 기관, 기구, 대중소형 기업에 업무·재무·세무 관리 디지털 전환 제품과 운영 서비스를 제공하며, 제품 라인에는 다음이 포함됩니다:

영업 계약 관리 시스템, 구매 계약 관리 시스템, 전면 디지털 전자세금계산서 러치 인터페이스 프로젝트, 매출 자동 세금계산서 발행 시스템, 개인 세금계산서 대리발행 시스템, 직원 비용 통제 및 상환 시스템, 매입 부가가치세 계산서 관리 시스템, 공급망 협업 대사 시스템, 이미지 AI OCR 인식 시스템, 재무 자동 기장 시스템, 전자회계기록 시스템 등 업무의 솔루션으로 각 분야의 디지털화과정을 전방위적으로 추진합니다.

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