전문! 전자회계기록 관리 규범(DA/T 94—2022)

《전자회계기록 관리 규범》은 전자회계자료의 형성, 수집, 정리, 편철 및 전자회계기록의 보관, 통계, 이용, 감정, 처분 등 업무 요구를 규정하며, 기관, 단체, 기업사업단위 및 기타 조직의 전자회계기록 관리 활동에 적용된다.

전자회계기록 관리 규범

DA/T 94—2022

1 범위

본 문서는 전자회계자료의 형성, 수집, 정리, 보관 및 전자회계기록의 보관, 통계, 이용, 감정, 처분 등 업무의 요구사항을 규정합니다.

본 문서는 기관, 단체, 기업사업단위 및 기타 조직(이하 '단위')이 전자회계기록 관리 활동을 전개하는 데 적용됩니다.

2 규범적 인용 문서

다음 파일의 내용은 본문의 규범적 인용을 통해 본 파일의 필수 조항을 구성합니다. 그중 날짜가 명시된 인용 파일은 해당 날짜에 해당하는 버전만 본 파일에 적용되며; 날짜가 명시되지 않은 인용 파일은 최신 버전(모든 수정 사항 포함)이 본 파일에 적용됩니다.

DA/T15 자기 매체 기록 관리 및 보존 규범

DA/T38 기록용 기록 가능 광디스크 CD-R, DVD-R, DVD+R 기술 요구사항 및 적용 규범

DA/T39 회계 기록 철 형식

DA/T70 문서류 전자기록 검사 일반 요구사항

3 용어와 정의

다음 용어와 정의가 본 파일에 적용됩니다.

3.1 전자회계자료 electronic accounting document

단위가 회계 처리 과정에서 컴퓨터 등 전자기기를 통해 생성, 전송, 저장하여 단위의 경제 업무 사항을 기록하고 반영하는 전자 형식의 각종 회계 정보 기록.

참고: 전자회계자료에는 전자 형식으로 존재하는 회계증빙, 회계장부, 재무회계보고서 및 기타 회계자료가 포함됩니다. 그중 재무회계보고서에는 기업 재무회계보고서, 정부 회계주체의 재무보고서 및 결산보고서, 민간 비영리조직 재무회계보고서, 기타 회계주체의 재무회계보고서가 포함됩니다.

3.2 전자회계기록 electronic accounting archive

회계 처리 업무에서 전자컴퓨터에 의해 직접 생성되거나 수신·전송·저장 및 아카이빙되어 단위의 경제 업무 사항을 기록·반영하며, 증빙·조회·보존 가치를 지닌 전자회계 자료.

3.3 회계처리시스템 accounting system

단위가 회계 처리를 위해 사용하는 것으로, 데이터를 직접 수집하고 회계 업무를 처리하며 회계 전표, 회계 장부, 재무회계 보고서 등 회계 자료를 생성하고 회계 자료를 변환, 출력, 분석 및 활용하는 컴퓨터 소프트웨어, 소프트웨어 시스템 또는 소프트웨어 기능 모듈.

3.4 업무 시스템 business system

회계 처리 시스템 외에 전자회계 증빙을 생성하는 다른 사무 자동화 시스템, 경비 정산 시스템, 계약 관리 시스템, 전사적 자원 계획 시스템 등 컴퓨터 정보 시스템.

3.5 전자회계기록 관리정보시스템 electronic accounting archives management information system

단위가 전자회계기록 수집, 정리, 보관 및 전자회계기록의 보관, 통계, 활용, 감정, 처분 등의 업무에 사용하는 전자기록 관리 정보 시스템 또는 소프트웨어 기능 모듈.

4 관리 원칙과 요구사항

4.1 단위는 전자회계기록 관리 업무를 강화하고, 전자회계자료의 생성, 수집, 정리, 아카이빙 및 전자회계기록의 보관, 통계, 이용, 감정, 처분 등 관리 제도를 수립·완비하며, 신뢰할 수 있는 안전 방호 기술과 조치를 취하여 전자회계기록이 전달 및 저장 과정에서의 진실성, 완전성, 가용성 및 안전성을 보장해야 합니다.

4.2 단위는 전자회계기록 관리 업무를 회계 인원, 기록 인원, 관련 업무 인원의 직무 책임과 성과 평가에 포함시켜야 합니다.

4.3 단위의 회계 기구 또는 회계 인원 소속 기구(이하 통칭 단위 회계 관리 기구)는 아카이빙해야 할 전자회계자료의 수집, 정리, 아카이빙 등의 업무를 담당하며, 정기적으로 단위의 기록 관리 기구 또는 기록 업무 인원 소속 기구(이하 통칭 단위 기록 관리 기구)에 이관합니다.

4.4 단위 기록 관리 기구는 전자회계기록의 보관, 통계, 이용, 감정, 처분 등의 업무를 담당하며, 전자회계자료의 수집, 정리, 아카이빙 등에 대해 지도·감독합니다. 단위는 기록 관리 조건을 갖춘 기구에 전자회계기록 관리를 위탁할 수도 있습니다.

4.5 단위의 정보기술 기구는 관련 회계 회계처리 시스템 및 업무 시스템의 기획, 분석, 설계, 구현, 운영·유지 등 과정에서 전자회계자료 아카이빙 요구사항을 이행하고, 전자회계자료 아카이빙 요구사항을 회계 회계처리 시스템 및 업무 시스템에 구현하며, 정보기술 지원을 제공하고, 전자회계기록 관리 정보시스템의 운영·유지보수를 담당해야 합니다.

4.6 단위는 전자회계기록의 안전·비밀 관리 를 강화해야 하며, 기밀 전자회계자료 및 전자회계기록 관리는 국가 관련 규정에 따라 집행합니다.

4.7 국가 관련 규정에 부합하게 생성(또는 수취)되고 본 문서에 따라 관리되는 전자회계자료는 전자 형식으로만 아카이빙·보관할 수 있습니다.

5 전자회계기록 관리 프로세스

전자회계기록 관리는 회계 담당자와 기록 담당자가 분업하여 책임지며, 회계처리 시스템, 업무 시스템, 전자회계기록 관리 정보시스템 등의 정보시스템을 포함하고, 관리 과정은 전자회계자료의 형성, 수집, 정리, 보관 및 전자회계기록의 보존, 통계, 활용, 감정, 처분 등을 포함하며, 관리 프로세스는 그림 1과 같습니다.

6 전자회계자료의 생성

6.1 내부에서 생성된 전자회계자료는 경리, 심사, 심의 등 필요한 서명 절차를 거쳐야 하며, 내용 및 메타데이터가 완전해야 합니다. 메타데이터의 구조, 내용 등은 부록 A를 참조하십시오.

6.2 전자회계자료는 해당 형식의 독립적인 전자 파일로 생성하여 보관해야 합니다.

6.3 내부에서 생성된 전자회계자료는 일정한 시간과 단위에 따라 보관용 전자회계자료를 출력해야 하며, 파일 크기는 관리 및 활용이 용이해야 하고, 각종 전자회계자료의 출력 시간 및 형식은 다음 요구사항을 충족해야 합니다.

a) 내부에서 생성된 전자회계증빙은 처리가 완료된 후 아카이빙용 전자회계증빙으로 출력하고, 출력 정보에 관련 전자회계증빙 간의 연관관계를 반영해야 한다. 외부에서 수신한 전자회계증빙은 일반적으로 원본 형식으로 아카이빙한다. 원본 형식이 아카이빙 요건에 부합하지 않는 경우 전용 소프트웨어를 함께 아카이빙하거나, 원본 형식을 아카이빙 요건에 부합하는 형식으로 변환하여 원본 형식과 아카이빙 요건에 부합하는 형식의 전자회계자료를 함께 아카이빙해야 한다.

b) 전자회계장부는 월, 분기, 연도 등 주기별로 정기적으로 전자회계장부를 출력·정리할 수 있으며, 출력 주기는 데이터량 크기에 따라 결정할 수 있다.

c) 전자 재무회계보고서는 회계기간별로 아카이빙 전자 재무회계보고서를 출력할 수 있다.

6.4 판형 전자회계자료 보관은 OFD 형식을 권장하며, OFD 형식을 적용할 조건이 없는 단위는 PDF 형식 또는 장기 보존 요구에 부합하는 기타 판형 형식을 사용할 수 있습니다. 분석 및 통계를 용이하게 하기 위해 XML 유사 설명 파일을 동시에 출력하여 보관할 수 있습니다.

7 전자회계자료 수집

7.1 전자회계자료 보관 범위는 부록 B를 참조하며, 각 단위는 부록 B를 참고하되 이에 한정되지 않고 자체 단위의 전자회계자료 보관 범위를 정할 수 있습니다.

7.2 보관 범위에 속하는 전자회계자료 및 그 메타데이터는 회계처리 시스템, 업무 시스템에서 전자회계기록 관리 정보 시스템으로 전송되어야 하며, 전송 과정은 안전하고 통제 가능해야 합니다. 전자회계기록 메타데이터 방안은 부록 A를 참조하십시오.

7.3 전자회계자료 수집은 일반적으로 인터페이스를 통한 온라인 자동 수집으로 이루어지며, 인터페이스 방안은 부록 C를 참조하십시오.

7.4 전자회계자료를 수집할 때에는 전자회계자료의 출처를 정리해야 하며, 전자회계자료와 출처 시스템의 대조 관계를 보관할 때에는 표 1을 참조할 수 있다.

7.5 전자회계자료를 수집할 때에는 DA/T70의 관련 요구사항에 따라 진본성, 완전성, 가용성 및 안전성을 검사해야 한다. 검사에 합격한 전자회계자료만 전자회계기록 관리 정보시스템에 등록할 수 있다. 검사에 불합격한 경우에는 다시 수집하여 검사에 합격한 후 전자회계기록 정보시스템에 등록해야 한다.

7.6 검사에 합격한 전자회계자료는 부록 B에 따라 보존기간을 정해야 한다. 전자회계기록의 보존기간은 영구와 정기로 구분하며, 정기는 일반적으로 10년과 30년이고 회계연도 종료 후 첫날부터 기산한다. 부록 B의 전자회계기록 보존기간은 최저 보존기간이며, 각 단위는 업무 필요에 따라 더 긴 보존기간을 선택할 수 있다.

7.7 각 단위의 전자회계기록 구체적 명칭이 부록 B에 열거된 명칭과 일치하지 않는 경우에는 유사한 기록의 보존기간에 준하여 처리해야 한다.

8 전자회계자료의 정리

8. 1 정리 시간

전자회계자료 수집이 완료된 후에는 제때에 정리해야 합니다. 그중 전자회계증빙, 전자회계장부, 전자고정자산카드, 전자재무회계보고서 및 기타 전자회계자료는 각각 회계연도 종료 후 1개월 이내, 회계 결산 후 1개월 이내, 고정자산 폐기 후 1년 이내, 전자재무회계보고서 생성 후 1개월 이내, 회계연도 종료 후 3개월 이내에 정리를 완료해야 합니다.

8. 2 원칙

전자회계자료 정리는 그 자연스러운 형성 규칙과 고유한 특성에 따라 전자회계자료 간의 유기적 연계를 유지하고, 보존 가치를 구분하여 보관과 활용을 용이하게 해야 합니다. 전자회계자료 형성 수량이 적은 단위는 전자회계자료를 8.3에 따라 분류한 후 건별로 정리할 수 있습니다.

8. 3 분류

8. 3.1 분류 방안 수립

전자회계자료 정리 시 전자회계기록 분류 방안에 따라 분류해야 합니다. 전자회계기록 분류 방안은 8.3.3을 참조하여 작성하고 전자회계기록 관리 정보시스템에 내장합니다.

8. 3.2 전자회계기록 분류 원칙

전자회계기록 분류 원칙은 다음과 같습니다.

a) 회계자료 형식별 분류: 즉 회계자료의 내용 형식별 분류. 일반적으로 회계전표, 회계장부, 재무회계보고서, 기타 회계자료 4가지로 분류한다.

b) 회계연도별 분류: 즉 회계기록이 대상으로 하는 회계연도별 분류.

c) 보관기간별 분류: 즉 회계기록의 보관기간에 따라 분류한다.

d) 조직기구별 분류: 즉 회계기록이 형성된 조직기구에 따라 분류한다. 일반적으로 총예산 회계단위의 회계기록 분류에 사용된다.

e) 회계유형별 분류: 즉 회계기록이 반영하는 회계유형에 따라 분류한다. 일반적으로 세무기관의 회계기록 분류에 사용된다.

8. 3.3 분류 방법

추천하는 분류 방법 및 적용성은 다음과 같습니다.

a) 회계자료 형식·회계연도·보존기간 분류법은 부록 D의 D.1을 참조하며, 중소형 단위, 즉 회계기록의 연간 생성량이 많지 않은 단위에 적용되며 현재 대부분의 단위가 채택하는 방법이다.

b) 회계연도·회계자료 형식·보관 기한 분류법, 구체적인 내용은 D.2 참조, 예산 단위에 적용된다.

c) 회계연도·조직·회계자료 형식·보관 기한 분류법, 구체적인 내용은 D.3 참조, 여러 부서에서 회계기록을 생성하는 단위 및 각급 총예산 단위에 적용된다.

d) 회계연도·회계유형·회계자료형식·보관기간 분류법, 구체적인 내용은 D.4를 참조하며, 전문성이 높은 각급 세무기관에 적용된다.

8. 3.4 분류번호 설정

전자회계기록 분류 번호의 설정은 과학적이고 간결해야 하며, 실제에 따라 확장할 수 있습니다. 회계연도는 4자리 아라비아 숫자를 사용하고, 회계 자료 형식, 보관 기한, 조직 기구, 회계 유형 등의 항목은 일반적으로 대문자 한어병음 자모, 아라비아 숫자 또는 이 둘의 조합으로 편성하며, 중복 번호가 있어서는 안 됩니다. 상·하위 항목 번호 사이는 '·'로 구분합니다.

8. 4 전자회계증빙의 구성, 편철 및 배열

8.4.1 전자회계증빙은 회계전표 번호로 구성하며, 회계전표 및 그에 첨부된 원시증빙, 기타 첨부서류 등이 한 건을 구성한다. 건 내에서는 회계전표, 원시증빙, 기타 첨부서류의 순서로 배열한다.

8.4.2 전자회계증빙은 일반적으로 시간별로 편철하며, 즉 전자회계증빙을 적절한 시간 주기로 편철하고 권 내 전자회계증빙은 전표 번호 선후 순서로 배열한다. 전자회계증빙 분류를 실시하는 경우 유형과 시간을 결합하여 편철하며, 서로 다른 유형의 전자회계증빙은 하나의 권으로 구성해서는 안 된다.

8.4.3 전자회계증빙 권은 시간 선후 순서로 배열한다. 전자회계증빙 분류를 실시하는 경우 전자회계증빙 권은 유형과 시간 순서를 결합하여 배열한다.

8.4.4 동일 회계전표 번호의 회계증빙에 서로 다른 기록 형식이 존재하는 경우 각각 다른 기록 형식에 따라 정리하고 메타데이터 방식으로 그 연관 관계를 기록할 수 있다. 예를 들어 회계전표가 전자 형식이고 원시증빙이 종이 형식인 경우, 회계전표는 전자기록 형식으로 정리하여 하나의 전자기록이 되고；원시증빙은 종이기록 형식으로 정리하여 하나의 종이기록이 된다. 동시에 회계전표의 해당 메타데이터에 그 원시증빙 번호를 명시하고, 원시증빙의 적절한 위치에 그에 대응하는 회계전표 번호를 명시한다.

8. 5 전자회계장부의 구성요소, 편철 및 배열

8.5.1 전자회계장부는 6.3에 따라 과목, 회계주기별로 단일 전자문서가 저장할 수 있는 데이터량을 결합하여 구성한다. 그중 전자고정자산카드는 고정자산 번호로 구성하며, 동일 고정자산 번호의 전자고정자산카드가 한 건을 구성한다.

8.5.2 전자회계장부는 하나의 회계연도 내에서 유형별로 정기적으로 편철해야 한다. 권 내 전자회계장부는 형성 시간 선후 순서로 배열한다.

8.5.3 서로 다른 유형의 전자회계장부는 총계정원장, 명세분류장, 은행예금일기장, 현금일기장, 고정자산카드, 기타 보조장부의 순서로 배열하며, 동일 유형의 전자회계장부는 시간 순서로 배열한다.

8.6 전자재무회계보고서 및 기타 전자회계자료의 구성, 편철 및 배열

8.6.1 전자재무회계보고서는 유형과 주기를 결합하여 구성한다. 서로 다른 유형, 서로 다른 주기의 보고서는 한 건으로 구성해서는 안 된다.

8.6.2 전자 재무회계보고서는 월보, 분기보, 반기보, 연보별로 각각 편철한다. 권내 전자 재무회계보고서는 작성 시간 순서대로 배열한다.

8.6.3 전자 재무회계보고서 편철은 월보, 분기보, 반기보, 연보 순서로 배열하고, 동일 유형의 전자 재무회계보고서 편철은 시간 순서대로 배열한다.

8.6.4 상기 외의 기타 전자회계자료는 분류별로 시간을 결합하여 정리·편철하며, 분류와 보존기간이 다른 전자회계자료는 하나의 권으로 편철해서는 안 된다. 권내 전자회계자료는 작성 시간 순서대로 배열한다.

8. 7 번호

정리된 전자회계자료는 문서번호를 편성해야 하며, 문서번호 형식은 '[전종번호-]분류번호-권호-건번호(권 내 일련번호)'입니다. 분류번호는 분류 방안에서 주어지며, 권호와 건번호(권 내 일련번호)는 4자리 아라비아 숫자로 표시하고 4자리 미만인 경우 앞에 '0'을 채웁니다.

9 전자회계자료의 기록물 정리

9.1 정리된 전자회계자료는 회계연도 종료 후 단위 회계관리기구에서 임시로 1년간 보관한 후 단위 기록물 관리기구로 이관하여 보관할 수 있다. 업무상 필요로 이관을 지연해야 하는 경우 단위 기록물 관리기구의 동의를 받아야 하며, 최장 3년을 초과할 수 없다. 임시 보관 기간 동안 전자회계기록의 보관은 국가 기록물 관리 관련 규정에 부합해야 하며, 출납원은 전자회계기록을 겸임 관리해서는 안 된다.

9.2 단위 기록물 관리기구는 전자회계기록을 접수할 때 DA/T70 관련 요구에 따라 검측해야 하며, 검측 합격 후에만 접수할 수 있다.

9.3 전자회계기록 이관 및 접수 시, 양측은 온라인 또는 오프라인으로 즉시 인수인계 절차를 처리해야 한다.

10 전자회계기록의 보관

10. 1 정기 평가

단위 기록 관리 기관은 매년 전자회계기록의 가독성을 평가하고 평가 보고서를 작성해야 하며, 시스템 소프트웨어·하드웨어 또는 기타 기술 업그레이드, 갱신으로 인해 전자회계기록을 읽을 수 없는 위험이 있는 경우 전자회계기록을 마이그레이션해야 합니다.

10. 2 마이그레이션 평가

전자회계기록 이전 전에는 이전 가능성 평가를 수행해야 하며, 목표 매체, 시스템, 형식의 지속 가능성, 안전성, 경제성 등의 평가를 포함하고, 이전 과정에서 전자회계기록의 진실성, 완전성을 보장하며 과정을 통제 가능하게 하여 이전 과정에서 전자회계기록 정보의 손실이나 불법 변조를 방지해야 합니다.

10. 3 저장

10.3.1 전자회계기록은 온라인 및 오프라인 저장을 시행해야 합니다. 온라인 저장은 전자회계기록 관리 시스템 운영 요구에 따라 시행합니다. 오프라인 저장 매체는 내구성이 우수해야 하며, 우선순위에 따라 일회성 기록 광디스크, 자기테이프, 하드디스크 등의 순입니다.

10.3.2 중요한 전자회계기록은 3부 세트로 오프라인 저장해야 하며, 3세트의 오프라인 저장 매체는 분리 보관하는 것이 바람직하고, 여건이 되는 기관은 원격지 백업을 해야 합니다.

10.3.3 오프라인 저장 매체 관리는 DA/T15 및 DA/T38에서 제시한 요구에 따라 수행합니다.

10.3.4 오프라인 저장은 보관 기관과 저장 매체 용량에 따라 정보를 조직해야 합니다. 가져오기 후 인계 증빙 생성이 지원되어야 하며, 인계 증빙 요구는 《전자기록 이관 및 접수 방법》을 참조합니다. 운영·유지보수 백업의 정보 조직 방식으로 오프라인 저장을 해서는 안 되며, 시스템 백업 파일로 오프라인 저장 파일을 대체해서는 더욱 안 됩니다.

10.3.5 오프라인 저장 전자회계기록의 자기 매체는 2년마다, 광디스크는 4년마다 표본 기계 판독 검사를 실시하며, 표본 비율은 10% 이상이어야 하고, 문제 발견 시 즉시 조치를 취해야 합니다.

10.3.6 자기 매체상의 전자기록은 4년마다 한 번씩 전사해야 합니다. 원래 매체는 동시에 4년 이상 보존해야 합니다.

11 전자회계기록의 통계

단위는 국가 기록 통계 요구 사항 및 본 단위의 실제 필요에 따라 전자회계기록에 대한 통계를 수행해야 합니다.

12 전자회계기록의 활용

12.1 단위는 전자회계기록 활용 권한 규정을 제정해야 하며, 권한 설정은 과학적이고 합리적이어야 하며 전자회계기록 관리 정보 시스템에서 시행해야 합니다. 권한을 초과하여 기록물을 활용할 경우 승인을 받아야 합니다.

12.2 단위는 전자회계기록이 활용 과정에서 변조되지 않도록 보장해야 합니다.

12.3 전자회계기록은 권한 부여에 따라 온라인 또는 오프라인으로 활용할 수 있으며, 활용 과정은 로그 또는 기타 방식으로 기록을 형성해야 하며, 기록 정보에는 활용자, 활용 시간, 활용 방식, 활용한 전자회계기록 명칭, 문서 번호 등이 포함됩니다. 활용 과정 정보는 전자회계기록 메타데이터로 저장해야 합니다.

13 전자회계기록의 정기적 감정 및 처분

13.1 단위는 보존기간이 도래한 전자회계기록에 대해 정기적으로 감정을 실시하고 감정의견서를 작성해야 한다.

13.2 전자회계기록 감정 작업은 단위의 기록관리기구가 주관하고, 단위의 회계, 정보기술, 감사, 기율감독 등 기구 또는 인원을 조직하여 공동으로 수행해야 한다.

13.3 감정 결과 계속 보존해야 하는 전자회계기록은 보존기간을 재설정해야 하며, 감정 결과 폐기할 수 있는 전자회계기록은 다음 절차에 따라 폐기한다.

a) 단위 기록관리기구가 전자회계기록 폐기 대장을 출력하고, 폐기 예정 전자회계기록의 명칭, 권수, 시작·종료 연도, 기록번호, 보관 기한, 기 보관 기한, 폐기 예정 시기 등의 내용을 명시해야 한다.

b) 단위 책임자, 기록관리기구 책임자, 기록관리기구 담당자가 전자회계기록 폐기 대장에 의견을 서명해야 한다.

c) 단위 기록관리기구가 전자회계기록 폐기 작업을 조직하고, 회계관리기구와 공동으로 인원을 파견하여 감독 폐기하며, 폐기 완료 후 감독자가 폐기 목록에 서명한다. 전자회계기록 폐기는 물리적 삭제 방식으로 진행해야 하며, 복구 불가능성 검증을 수행하고, 폐기 대장 및 기록은 종이 문서로 출력하여 영구 보존하는 것이 바람직하다.

13.4 보존기간이 만료되었으나 채권채무가 결산되지 않았거나 기타 미완결 사항이 관련된 전자회계기록은 폐기해서는 안 되며, 미완결 사항이 종결될 때까지 별도로 분리하여 편철하거나 이관 보관해야 한다. 별도로 분리하여 편철하거나 이관 보관한 전자회계기록은 전자회계기록 감정의견서, 전자회계기록 폐기대장 및 전자회계기록 보존대장에 명시해야 한다.

13.5 단위는 국가 관련 규정에 따라 보관소에 이관해야 할 전자기록 및 그 메타데이터를 적시에 이관한다. 이관 방법은 《전자기록 이관 및 접수 방법》을 참조한다.

14 메타데이터 관리

14.1 전자회계자료의 아카이빙 및 전자회계기록 관리 과정에서 메타데이터를 동시에 포착, 아카이빙 및 관리해야 한다.

14.2 시스템 개발 시 메타데이터 포착 지점을 계획하고, 회계처리시스템, 업무시스템, 전자회계기록 관리정보시스템에서 포착해야 할 메타데이터 항목 및 포착 방식을 명확히 해야 하며, 구체적인 내용은 부록 A를 참조한다.

14.3 전자회계기록 메타데이터를 보완해야 하며, 구체적인 내용은 부록 A를 참조하여 메타데이터가 전자회계기록의 주제 내용과 형식 특징을 규범적이고 객관적이며 정확하게 설명할 수 있도록 해야 한다. 전자회계기록의 배경, 구조 및 관리 과정 메타데이터는 수정해서는 안 된다.

15 회계처리시스템, 업무시스템 및 전자회계기록 관리정보시스템 구축

15.1 단위 회계처리시스템, 업무시스템 구축 요건

단위는 회계 시스템, 업무 시스템 구축 시 전자회계기록의 다음 보관 요건을 충분히 고려해야 합니다.

a) 적절한 전자회계자료 저장 형식을 선택하여 전자회계기록 저장 형식으로의 변환을 용이하게 해야 한다. 전자회계자료의 원활한 정리를 보장하기 위해 시스템 구현 시 가능한 한 정리 요건에 부합하는 데이터 구조와 파일 저장 형식을 시스템 운영 시의 파일 저장 형식으로 채택해야 한다. 정말로 정리 요건에 부합하는 형식을 채택할 수 없는 경우, 시스템 구현 시 사용하는 데이터 구조와 파일 형식에 대해 변환 가능성 평가를 수행해야 하며, 변환 불가 또는 위험이 큰 것으로 평가된 업무 시스템은 신중하게 사용해야 한다.

b) 전자회계자료가 회계처리 시스템, 업무 시스템에서의 메타데이터 캡처 노드와 요소를 계획하고, 회계처리 시스템, 업무 시스템에서 캡처해야 할 전자회계자료 메타데이터를 모두 형성하고 캡처해야 한다. 관련 요건은 부록 A 참조.

c) 시스템 기술 아키텍처에 따라 실행 가능한 전자 회계자료 출력 방식을 선택한다. 구체적인 내용은 부록 C를 참조한다.

d) 회계처리 시스템, 업무 시스템이 전자 회계자료를 생성하여 아카이빙할 때의 데이터 패키지 형식을 확정한다.

15. 2 전자회계기록 관리 정보시스템 기능

전자회계기록 관리 정보시스템 기능은 부록 E의 규정에 부합해야 합니다.

15.3 회계처리시스템, 업무시스템과 전자회계기록 관리정보시스템의 연계

전자회계자료 아카이빙과 전자회계기록 관리는 일반적으로 전자회계기록 관리 정보시스템을 통해 구현되며, 회계처리 시스템, 업무 시스템에 전자회계자료 아카이빙 및 전자회계기록 관리 기능을 설계하여 구현할 수도 있고, 해당 기능을 각각 회계처리 시스템, 업무 시스템 및 전자회계기록 관리 정보시스템에 설계하여 구현할 수도 있습니다.

16 전자회계기록 관리정보시스템을 구축하지 않은 단위의 전자회계기록 보존 방법

16.1 회계처리시스템을 통해 회계처리를 하는 단위의 전자회계기록 보존 방법

《재정부 국가기록원의 전자회계증빙 상환·입장·보관 규범화에 관한 통지》 중 "4. 단위가 전자회계증빙의 종이 출력본을 상환·입장·보관 근거로 사용하는 경우, 해당 종이 출력본을 출력한 전자회계증빙을 반드시 함께 보관해야 한다"는 요구를 이행하기 위해, 전자회계기록 관리 정보시스템을 도입하지 않았으나 회계처리 시스템을 통해 회계처리를 하는 단위의 전자회계기록은 회계담당자가 다음 방법에 따라 보관해야 한다.

a) 회계처리시스템에서 전자회계자료를 다운로드하고, 부록 F의 표 F.1에 따라 전자회계기록 등록표를 작성하여 전자회계자료를 등록한다.

b) 다운로드한 전자회계자료에 대해 진실성, 완전성, 가용성 및 안전성을 검사하고, 검사 합격 후에만 수신해야 한다.

c) 전자회계자료를 건으로 구성한다. 동일 전표번호의 전자회계전표를 동일 폴더에 복사하고, 폴더 내에서 회계전표, 경비정산서, 세금계산서, 기타 첨부파일 순서로 배열하며, 하나의 폴더를 하나의 건으로 본다; 전자회계장부는 과목, 회계주기별로, 단일 전자파일이 저장할 수 있는 데이터량을 결합하여 건으로 구성하며, 각 회계주기를 하나의 건으로 한다; 전자재무회계보고서는 회계주기별로 건으로 구성하며, 하나의 회계주기를 하나의 건으로 한다. 저장 형식은 본 표준 6의 요건에 부합해야 한다.

d) 보관기간을 획정한다.

e) 전자 회계자료를 배열한다. 분류 방안과 전자 회계자료 번호 순서에 따라 건을 단위로 전자 회계자료를 차례로 배열하고, 기록번호를 작성하며, 기록번호, 보관기간 등의 정보를 전자회계기록 등록표에 기입한다.

f) 설명 파일을 작성한다. 여기에는 전자회계기록 내용(회계기간+회계파일 형식), 전자회계기록 수량, 이관자, 기타 설명이 필요한 상황(예: 비범용 형식 파일 설명) 등이 포함된다. 예: 2020년 1월—12월 전자 회계전표, 총 555건, 장삼 이관.

g) 전자 회계자료, 목록(전자 회계자료 등록표) 및 설명 파일의 저장은 그림 F.1을 참조한다.

h) 목록(전자 회계자료 등록표)을 종이 파일로 출력한다.

i) 전자 회계자료, 목록(전자 회계자료 등록표) 및 그 종이 파일, 설명 파일 및 기타 종이 기록을 규정된 기한 내에 기록 담당자에게 이관한다.

j) 다중 백업, 정기 검사 등의 방법을 채택하여 전자회계기록이 보관기간 내에 진본성, 완전성, 안전성, 가용성을 갖추도록 보장한다.

16.2 회계처리시스템을 통해 회계처리를 하지 않는 단위의 전자회계증빙 보존 방법

《재정부 국가기록원의 전자 회계 증빙 상환·장부 기입·보관 규범화에 관한 통지》의 '4. 단위가 전자 회계 증빙의 종이 인쇄본을 상환·장부 기입·보관 근거로 사용하는 경우 해당 종이 인쇄본을 인쇄한 전자 회계 증빙을 동시에 보관해야 한다'는 요구를 이행하기 위해, 전자 회계 기록 관리 정보 시스템을 시행하지 않았고 회계 처리 시스템을 통해 회계 처리를 하지 않는 단위의 회계 자료는 주로 종이 매체이며, 외부에서 수취한 전자 회계 증빙은 회계 담당자가 다음 방법으로 보관해야 합니다.

a) 전자회계전표를 수신하고 전자회계자료 등록표를 작성하여 전자회계자료를 등록해야 한다.

b) 수신한 전자회계전표에 대해 진실성, 완전성, 가용성, 안전성을 검사하고, 검사 합격 후에만 수신해야 한다.

c) 해당 종이 매체 회계전표가 있는 권(또는 책) 번호에 따라 저장 매체에 권(또는 책) 폴더를 생성하고, 전자 회계전표를 해당 권(또는 책) 폴더에 복사한다.

d) 해당 종이 매체 회계전표가 있는 권(또는 책) 번호에 따라 기록번호, 보관기간 등의 정보를 전자회계기록 등록표에 기입한다.

e) 설명 파일을 작성한다. 여기에는 회계기간, 전자 회계전표 명칭, 수량, 이관자, 기타 설명이 필요한 상황(예: 비범용 형식 파일 설명) 등이 포함된다. 예: 2020년 1월—12월 전자세금계산서, 총 555건, 장삼 이관.

f) 전자 회계전표, 목록(전자회계기록 등록표) 및 설명 파일의 저장은 그림 F.2를 참조한다.

g) 목록(전자회계기록 등록표)을 종이 파일로 출력한다.

h) 정리된 전자 회계전표, 목록(전자회계기록 등록표) 및 그 종이 파일, 설명 파일 및 기타 종이 기록을 규정된 기한 내에 기록 담당자에게 이관한다.

i) 다중 백업, 정기 검사 등의 방법을 채택하여 전자회계기록이 보관기간 내에 진본성, 완전성, 안전성, 가용성을 갖추도록 보장한다.

부록 A

(규범성)

전자회계기록 관리 메타데이터 방안

본 방안은 DA/T46을 참고하여 현재 전자회계 자료 보관 및 전자회계기록 관리의 실제에 맞추어 제정되었으며, 표 A.1은 파일 실체 메타데이터 항목, 표 A.2는 기관·인원 실체 메타데이터 항목, 표 A.3은 업무 실체 메타데이터 항목, 표 A.4는 실체 관계 메타데이터 항목을 제시합니다.

부록 B

(규범성)

회계기록 보관 범위와 보관 기한표

표 B.1은 기업 및 기타 조직의 회계기록 보존 기한을 규정하고, 표 B.2는 재정 총예산, 행정단위, 사업단위 및 세수 회계기록 보존 기한을 규정합니다. 세무기관의 세무 경비 회계기록 보존 기한은 행정단위 회계기록 보존 기한 규정에 따라 처리합니다.

부록 C

(자료성)

회계 처리 시스템, 업무 시스템 및 전자회계기록 관리 정보 시스템 인터페이스 방안

C.1 인터페이스 방식

C.1.1 Web Service 서비스 호출 방식

Web Service 서비스 호출 기반의 보관 인터페이스 개요는 그림 C.1과 같습니다.

데이터 흐름 설명:

① 서비스 요청: 회계처리 시스템, 업무 시스템이 서비스 요청을 개시합니다.

② 서비스 응답: 전자회계기록 관리 정보시스템이 서비스 요청을 접수하고 처리 완료 후 결과를 반환하여 회계처리 시스템, 업무 시스템에 피드백합니다.

C.1.2 중간 데이터베이스 방식

중간 데이터베이스 기반의 보관 인터페이스 개요는 그림 C.2와 같습니다.

데이터 흐름 설명:

① 데이터 업로드: 회계처리 시스템, 업무 시스템이 보관 대상 데이터를 중간 저장소로 전송합니다.

② 데이터 추출: 전자회계기록 관리 정보시스템이 중간 저장소에서 보관 대상 데이터를 추출합니다.

③ 결과 피드백: 전자회계기록 관리 정보시스템이 정리 대상 데이터 추출 처리를 완료한 후 처리 결과를 중간 저장소에 피드백합니다;

④ 결과 피드백: 회계 회계시스템, 업무시스템이 중간 저장소에서 처리 결과를 추출합니다.

C.2 인터페이스 기능

C.2.1 회계 시스템, 업무 시스템 인터페이스 기능

회계 처리 시스템, 업무 시스템 인터페이스 기능은 다음 요구사항을 참조합니다:

a) 정리 전 정리 대상 전자회계자료 및 그 메타데이터를 권장 형식에 따라 패키징하여 정리정보 패키지로 만들어야 한다;

b) 정리정보 패키지를 지정 위치로 전송(또는 상대방 인터페이스 호출)하고, 전송 과정에서 정리정보 패키지 정보가 손실되지 않고 불법적으로 변경되지 않아야 한다;

c) 아카이빙 정보 패키지 수신자의 피드백 메시지를 수신한다. 여기에는 아카이빙 성공 또는 실패 메시지, 실패 오류 코드 등이 포함된다;

d) 아카이빙에 성공한 전자 회계자료에 아카이빙 완료 표시를 하여 중복 아카이빙을 방지하고, 표시를 취소할 수 있으며, 수동 개입 하에 재아카이빙할 수 있다;

e) 아카이빙 전자 회계자료 유형, 아카이빙 시간, 아카이빙 상태를 기록하고, 아카이빙 전자 회계자료 유형, 아카이빙 시간, 아카이빙 상태 조합 조회를 구현할 수 있어야 한다.

C.2.2 전자회계기록 관리 정보시스템 인터페이스 기능

전자회계기록 관리 정보시스템 인터페이스 기능은 다음 요구사항을 참조합니다:

a) 회계처리 시스템, 업무 시스템에서 전달된 데이터 패키지를 수신(또는 지정 위치에서 데이터 추출)하고 정확하게 파싱해야 한다;

b) 회계처리 시스템, 업무 시스템이 정리를 위해 제출한 전자회계자료 및 그 메타데이터의 진실성, 완전성, 가용성, 안전성을 검사하고, 검사 불합격 시 수신을 거부해야 한다;

c) 파싱된 전자회계자료 및 그 메타데이터를 데이터베이스, 파일 라이브러리에 저장하고, 과정 로그를 보존해야 한다;

d) 회계처리 시스템, 업무 시스템에 전자 회계자료 아카이빙 성공 또는 실패 메시지 및 실패 오류 코드를 전송한다;

e) 아카이빙 정보 패키지의 수신, 분석 및 데이터 저장 등의 과정에서 정보가 손실되지 않고 불법적으로 변경되지 않아야 한다;

f) 아카이빙 전자 회계자료 유형, 아카이빙 시간, 아카이빙 상태를 기록하고, 아카이빙 전자 회계자료 유형, 아카이빙 시간, 아카이빙 상태 조합 조회를 할 수 있어야 한다.

C.3 인터페이스 구축 관리 요건

인터페이스 구축 관리는 다음 요구사항을 참조합니다:

a) 정리 인터페이스는 회계처리 시스템, 업무 시스템과 동일 설계, 동일 개발, 동일 테스트, 동일 구현해야 하며, 구현 시 정리 인터페이스가 개발되지 않은 회계처리 시스템, 업무 시스템은 2차 개발을 통해 적시에 구현해야 한다;

b) 전자회계자료의 진실성, 완전성, 가용성, 안전성을 보장하기 위해 검사 기능을 정리 인터페이스에 내장하여 수동 개입을 줄여야 한다;

c) 정리 인터페이스 개발 시 충분한 테스트를 수행하고 전문가 심사를 거쳐 기능 요건이 설계 목표 요건을 달성했는지 확인해야 한다;

d) 아카이빙 인터페이스가 운영에 투입된 후에는 전담 인원을 배치하여 인터페이스 운영 상황을 지속적으로 추적하고, 문제 발견 시 즉시 처리해야 한다;

e) 기존 회계처리 시스템, 업무 시스템에 대해서는 회계처리 시스템, 업무 시스템 원 개발사에 연락하거나 자체 역량을 조직하여 인터페이스를 개발해야 한다;

f) 새로 개발하는 회계처리 시스템, 업무 시스템의 경우 개발 초기부터 기록 부서를 구현 팀에 포함시키고, 회계처리 시스템, 업무 시스템 전자 회계자료 아카이빙 기능 요건을 제시하며, 아카이빙 기능을 테스트 확인해야 한다;

g) 회계처리 시스템, 업무 시스템 및 전자회계기록 관리 정보시스템 업데이트 시 아카이빙 인터페이스 기능에 대한 영향을 충분히 논증하여 아카이빙 인터페이스가 정상적으로 운영되도록 보장해야 한다;

h) 비상 메커니즘을 마련해야 하며, 회계처리 시스템, 업무 시스템 및 전자회계기록 관리 정보시스템이 업그레이드, 시스템 장애, 바이러스 감염 등의 원인으로 인터페이스 기능에 영향을 미칠 때 즉시 비상 대응을 시작해야 한다.

부록 D

(규범성)

전자회계기록 분류 방안

D.1 회계자료 형식·회계연도·보관기한 분류법

구체적 분류 방법은 다음과 같습니다:

1 회계전표

   2009년

          30년(수금 증빙, 지급 증빙, 이체 증빙)

   2010년

          30년(수금 증빙, 지급 증빙, 이체 증빙)

2 회계 장부

   2009년

          1. 30년(총계정원장, 보조부, 은행예금일기장, 현금일기장, 기타 보조장부)

          2.30년 또는 고정자산 폐기 후 5년(고정자산 카드)

   2010년

         1. 30년(총계정원장, 보조부, 은행예금일기장, 현금일기장, 기타 보조장부)

          2.30년 또는 고정자산 폐기 후 5년(고정자산 카드)

3 재무회계 보고서

   2009년

1. 영구(연도 재무회계보고서<결산>)

         2.10년(월간 재무회계 보고서, 분기 재무회계 보고서, 반기 재무회계 보고서)

   2010년

1. 영구(연도 재무회계보고서<결산>)

         2.10년(월간 재무회계 보고서, 분기 재무회계 보고서, 반기 재무회계 보고서)

4 기타 회계 자료

   2009년

          1.영구 (연도 내부통제 평가 보고서, 연도 내부통제 감사 보고서, 회계기록 보관 대장, 회계기록 폐기 대장)

2. 30년(회계기록 이관 명세서)

3. 10년(은행 잔액 조정표, 은행 거래 명세서)

   2010년

……

본 분류방법은 대다수의 중·소형 단위, 즉 회계기록의 연간 생성량이 많지 않은 단위에 적용됩니다. 이는 현재 대다수 단위가 채택하는 방법이기도 합니다.

D.2 회계연도·회계자료 형식·보관기한 분류법

구체적 분류 방법은 다음과 같습니다:

2009년

1 회계전표

    30년(수금 증빙, 지급 증빙, 이체 증빙)

2 회계 장부

    1. 30년(총계정원장, 보조부, 은행예금일기장, 현금일기장, 기타 보조장부)

    2.30년 또는 고정자산 폐기 후 5년(고정자산 카드)

3 재무회계 보고서

1. 영구(연도 재무회계보고서<결산>)

    2.10년(월간 재무회계 보고서, 분기 재무회계 보고서, 반기 재무회계 보고서)

4 기타 회계 자료

    1.영구 (연도 내부통제 평가 보고서, 연도 내부통제 감사 보고서, 회계기록 보관 대장, 회계기록 폐기 대장)

2. 30년(회계기록 이관 명세서)

3. 10년(은행 잔액 조정표, 은행 거래 명세서)

2010년

1 회계전표

    30년(수금 증빙, 지급 증빙, 이체 증빙)

2 회계 장부

    1. 30년(총계정원장, 보조부, 은행예금일기장, 현금일기장, 기타 보조장부)

    2.30년 또는 고정자산 폐기 후 5년(고정자산 카드)

3 재무회계 보고서

1. 영구(연도 재무회계보고서<결산>)

    2.10년(월간 재무회계 보고서, 분기 재무회계 보고서, 반기 재무회계 보고서)

4 기타 회계 자료

    1.영구 (연도 내부통제 평가 보고서, 연도 내부통제 감사 보고서, 회계기록 보관 대장, 회계기록 폐기 대장)

2. 30년(회계기록 이관 명세서)

3. 10년(은행 잔액 조정표, 은행 거래 명세서)

본 분류방법은 예산 단위 회계에 적용됩니다.

D.3 회계연도·조직기구·회계자료 형식·보관기한 분류법

구체적 분류 방법은 다음과 같습니다:

2009년

1 국고처

1. 회계 전표(30년)

2. 회계 장부(30년)

    a) 30년(총계정, 보조부, 은행예금일기장, 현금일기장, 기타 보조장부)

    b) 30년 또는 고정자산 폐기 후 5년(고정자산 카드)

3. 재무회계 보고서

    a) 영구(연도 재무회계보고서<결산>)

    b) 10년(월간 재무회계보고서, 분기 재무회계보고서, 반기 재무회계보고서)

4. 기타 회계자료

    a) 영구(연도 내부통제 평가보고서, 연도 내부통제 감사보고서, 회계기록 보관 대장, 회계기록 폐기 대장)

    b) 30년(회계기록 이관 대장)

    c) 10년(은행 잔액 조정표, 은행 거래명세서)

2 예산처

    a) 30년(총계정, 보조부, 은행예금일기장, 현금일기장, 기타 보조장부)

    b) 30년 또는 고정자산 폐기 후 5년(고정자산 카드)

3 회계처

1. 재무회계 보고서

  ……

2. 기타 회계자료

  ……

2010년

  ……

본 분류방법은 여러 부서에서 회계기록을 생성하는 단위 및 각급 총예산 단위 회계에 적용됩니다.

D.4 회계연도·회계유형·회계자료 형식·보관기한 분류법

구체적 분류 방법은 다음과 같습니다:

2009년

1 세무 회계

1. 회계 전표

2. 회계 장부

3. 재무회계 보고서

    a) 영구(연차보고서)

    b) 10년(분기보고서, 월간보고서)

4. 기타 회계자료

2 경비 회계

1. 회계 전표

2. 회계 장부

3. 재무회계 보고서

    a) 영구(연차보고서)

    b) 10년(분기보고서, 월간보고서)

4. 기타 회계자료

2010년

……

본 분류방법은 전문성이 강한 각급 세무기관의 회계기록에 적용됩니다.

부록 E

(규범성)

전자회계기록 관리 정보시스템 기능 요구사항

E.1 수집 기능

E.1.1 전자회계자료 수동 등록

전자회계자료 수동 등록은 다음 요건을 참조합니다:

a) 전자회계자료 메타데이터의 수동 입력 및 전자회계자료 업로드와 고유번호 부여를 지원해야 한다;

b) 입력된 메타데이터 항목이 국가 관련 표준을 충족하는 전제 하에 필요에 따라 증감할 수 있는 것을 지원해야 한다;

c) 메타데이터 검증 기능을 지원해야 하며, 권한에 따라 메타데이터를 변경, 삭제, 검색 등의 조작을 할 수 있어야 한다.

E.1.2 온라인 수신

온라인 수신은 다음 요구 사항을 참조한다.

a) 업무 시스템과의 통합을 지원하여 비용정산 시스템, 회계처리 시스템, 보고서 시스템, 세무 시스템 등 회계업무 시스템으로부터 전자회계자료 및 그 메타데이터를 수신하고, 수신한 전자회계자료에 고유번호를 부여해야 한다.

b) 기록 편성 단위가 이관한, 국가기록원, 재정부 관련 표준 규정에 부합하는 전자회계자료의 수신을 지원해야 하며, 다음을 포함하되 이에 국한되지 않는다:

1) 텍스트 파일;

2) 판형 파일;

3) 데이터 파일;

4) 이미지 파일;

5) 음성 및 영상 파일.

c) 수신한 전자회계자료 전문의 형식 변환 기능을 지원해야 하며, 국가·업계 관련 표준에 부합하는 전자파일 형식을 생성해야 한다. EXCEL 등 형식 파일을 판형 파일로 변환한 후 페이지 넘김 등의 문제가 발생하여 완전히 읽을 수 없는 경우, 원본 형식 온라인 열람을 지원하는 것이 바람직하다.

d) 전자 회계자료 메타데이터와 종이 회계자료의 동기 수신을 지원해야 하며, 전자 회계자료 메타데이터와 회계자료 전문의 연관 관계 자동 생성을 지원한다.

e) 전자회계기록의 수신 수량을 제한하지 않는 것을 지원해야 하며, 전자회계기록의 수신 수량, 불합격 반송 수량 등의 통계와 조회를 지원해야 한다.

f) 수신 또는 캡처 시 중복 수신 또는 캡처된 전자회계기록을 식별하는 것을 지원하는 것이 바람직하며, 시스템은 경고를 발해야 한다.

g) 이관 청산 목록에 대응하는 전자기록 접수 단을 생성할 수 있어야 하며, 책임자, 시간 및 관련 정보를 자동으로 부여하고 출력 등의 기능을 제공해야 한다.

E.1.3 전자회계자료 및 전자회계기록 오프라인 수신

전자회계자료와 전자회계기록의 오프라인 수신은 다음 요건을 참조합니다:

a) 전자회계자료·전자회계기록 데이터의 오프라인 일괄 가져오기 기능을 지원해야 하며, 일반적인 EXCEL, DBF, MDB, XML, TXT, ET 등 형식 파일의 가져오기 수신을 지원하고 메타데이터와 전자 전문의 자동 연계를 구현해야 한다;

b) 수신 가져오기 과정에서 데이터의 검증, 예를 들어 고유 여부, 공백 가능 여부, 날짜 형식 정확 여부 등을 지원해야 한다;

c) 일부 데이터 가져오기 실패 시 보고서 설명을 제공하는 것을 지원해야 하며; 중단(예: 정전, 네트워크 단절, 다운 등) 발생 시 다시 가져오기 시 중단점 이어받기 기능을 지원해야 한다;

d) 가져오기 후 인계 증빙을 생성하는 것을 지원해야 하며, 인계 증빙의 요건은 《전자기록 이관 및 접수 방법》을 참조한다.

E.1.4 수신 검사

수신 검사는 다음 요구사항을 참조합니다:

a) 아카이빙 접수된 전자회계자료에 대해 DA/T70에 따라 진본성, 완전성, 가용성, 안전성을 검사하는 것을 지원해야 한다;

b) 검사 후 상세 검사 결과 및 문제 설명을 표시하는 것을 지원해야 한다;

c) 검사 완료 후 건을 단위로 검사 업무 실체 메타데이터를 형성하고, 메타데이터에 보존하는 것을 지원해야 한다;

d) 수신한 전자 회계자료 전문에 대한 형식 변환을 지원해야 하며, 건별 변환과 일괄 변환을 포함한다.

E.2 보관 파일 정리 기능

E.2.1 보존 기한 설정

전자회계기록 보존기간표에 따라 보관 전자회계자료의 보존기간을 지정하도록 지원해야 합니다.

E.2.2 구성

구성요소는 다음 요구사항을 참조하십시오:

a) 동일 업무 시스템 또는 서로 다른 업무 시스템에서 온 아카이빙 전자회계자료를 8.4, 8.5, 8.6에서 제시한 요구사항에 따라 건으로 구성하고, 회계사항 문서 간의 유기적 연관성을 유지하는 것을 지원해야 한다;

b) 건 내 전자회계자료의 하위 건을 정렬하는 것을 지원해야 한다;

c) 건 구성 후의 건 구성 취소, 재구성 등을 지원해야 한다.

E.2.3 분류

설정된 회계기록 분류 방안에 따라 전자회계자료를 분류하고 분류번호를 부여하도록 지원해야 합니다.

E.2.4 보존 단위 구성

보관 단위 구성을 다음 요구사항에 참조하십시오.

a) 아카이빙된 전자회계자료를 DA/T39 규칙에 따라 자동 또는 인위적 개입으로 권 또는 박스로 구성하고, 규칙에 따라 권(박스) 내 전자회계자료를 정렬·배치할 수 있어야 하며, 이는 다음을 포함하되 이에 국한되지 않는다:

  1) 전자 회계 자료 메타데이터와 기록 색인 정보의 자동 생성 기능을 지원해야 함;

  2) 전자회계자료 목록의 자동 생성 기능을 지원해야 한다.

b) 수동 개입 하에 정리된 회계자료가 속한 권(박스)을 조정하고 재정렬·재배치하는 것을 지원해야 한다.

E.2.5 번호 부여

문서번호 편성 규칙에 따라 문서번호를 생성하도록 지원해야 하며, 생성된 문서번호는 유일하고 합리적이며 안정적이고 확장 가능하며 단순해야 합니다.

E.2.6 목록 작성

목록 작성은 다음 요구사항을 참조합니다:

a) 규범에 맞는 회계기록 목록 템플릿 제공을 지원해야 하며, DA/T39에 따라 권철 표지, 권내 목록 또는 정리문서 목록, 전체 색인 목록, 비고표, 권(박스) 표지 및 책등 등을 타자할 수 있어야 한다;

b) 목록 템플릿 제작을 지원해야 하며, 템플릿 내 글꼴, 인쇄 내용, 정렬 방식 등을 조정할 수 있어야 한다;

c) 인쇄 미리보기 기능을 지원해야 하며, 다중 템플릿 일괄 생성 및 인쇄 기능을 지원하는 것이 바람직하다;

d) 템플릿에 따라 선택된 아카이빙 전자 회계자료 또는 전자회계기록에 대한 해당 목록을 생성하는 것을 지원해야 한다;

e) DA/T39 형식에 따라 권 표지, 권 내 목록, 아카이빙 파일 목록 또는 전체 인용 목록, 권 목록, 비고표 등 범용 형식 파일의 내보내기 기능을 지원해야 한다;

f) 회계기록 목록 작성 조작 과정에 감사 추적 로그가 있는 것을 지원해야 하며, 추적·감사·검토가 가능해야 한다.

E.2.7 연관 관계 설정

특수관계자 관계는 다음 요구사항을 참조하여 설정합니다.

a) 동일 회계기록 및 그 하위 건 간의 연관관계를 수립하는 기능을 지원해야 하며, 이는 다음을 포함하되 이에 국한되지 않는다:

  1) 전자 기장 증빙과 전자 원본 증빙의 연관 관계 구축을 지원해야 함;

  2) 보관 전자회계자료 주문서와 첨부파일 간의 연관관계를 지원해야 한다;

  3) 전자회계자료 전문과 메타데이터 간의 연관 관계 설정을 지원해야 함;

  4) 동일 회계 단위의 전자회계기록 간 연관 관계 구축을 지원해야 합니다.

b) 전자회계기록 메타데이터가 기록 이동, 수정, 처분 후 자동으로 적시에 갱신되어 연관 관계의 정확성을 보장하는 것을 지원해야 한다.

c) 전자회계기록 간의 연관 관계가 기록 이동, 수정, 처분 후 자동으로 적시에 갱신되어 연관의 정확성을 보장하는 것을 지원해야 한다.

d) 연관 기능의 조작에는 감사 추적 로그가 있어야 하며, 추적·감사·검토가 가능해야 한다.

e) 종이 회계기록이 존재할 때 종이 회계기록과 전자회계기록의 연관 관계를 유지보수할 수 있는 것을 지원하는 것이 바람직하다.

E.3 전자기록 저장 기능

전자기록 저장 기능은 다음 요구사항을 참조합니다:

a) 전자회계기록의 집중 저장, 분산 저장, 집중+분산 저장, 완전 온라인 저장, 부분 온라인 저장+부분 오프라인 저장 등의 저장 방식을 지원해야 한다;

b) 오프라인 저장 매체 용량에 따라 정보를 조직하고, 조직된 회계기록을 해당 오프라인 저장 매체에 저장하는 것을 지원해야 하며, 정보 조직 요건은 《전자기록 이관 및 수신 방법》 참조;

c) 파일 저장은 데이터 저장과 분리되어야 하며, 데이터베이스에 파일 바이트코드를 저장하는 것을 허용하지 않아야 한다.

E.4 전자기록 보존 기능

E.4.1 전자기록 장기 보존

전자기록 장기 보존은 다음 요구사항을 참조합니다:

a) 전자기록 저장 형식의 변환을 지원해야 하며, 시스템에 저장된 전자기록을 장기 보존 요건에 부합하는 저장 형식으로 변환해야 한다;

b) 장기 보존으로 전환된 전자회계기록 및 그 메타데이터에 대해 DA/T70에 따라 진실성, 완전성, 안전성, 가용성 검사를 지원해야 한다;

c) 장기 보존 전자회계기록에 로그 기록이 있어 추적, 감사 및 심사가 가능한 것을 지원해야 한다;

d) 시스템은 오프라인 저장 매체 용량에 따라 정보를 조직하는 것을 지원해야 하며, 조직된 기록을 해당 오프라인 저장 매체에 저장해야 한다. 정보 조직 요건은 《전자기록 이관 및 접수 방법》을 참조한다;

e) 마이그레이션, 에뮬레이션, 캡슐화, 검사 등의 방식으로 디지털 기록 정보의 장기 보존을 보장하는 것을 지원해야 하며, 비범용 형식 전자기록 열람에 필요한 원시 소프트웨어 및 하드웨어를 시스템에서 식별할 수 있어야 한다;

f) 핵심 업무 엔터티 메타데이터를 장기 보존 전자회계기록 메타데이터에 기록하는 것을 지원해야 한다.

E.4.2 전자기록 저장 형식 변환 및 정보 구성

전자기록 저장 형식 변환 및 정보 조직은 다음 요구사항을 참조합니다:

a) 전자회계자료·기록의 형식 변환 기능, 예를 들어 일괄 형식 변환, 개별 변환, 수동 맞춤 변환 또는 외부 솔루션을 통한 변환을 지원해야 하며, 활용 및 장기 보존을 위한 국가·업계 관련 표준에 부합하는 전자회계기록을 생성해야 한다;

b) 형식 변환이 완료된 전자회계기록을 개별 또는 일괄로 저장 매체에 저장할 수 있는 것을 지원해야 한다;

c) 형식 변환 과정에서 발생한 문제 또는 오류에 대해 알림 또는 경고를 발송하고, 변환에 성공하지 못한 관련 정보를 기록하는 것을 지원해야 한다;

d) 형식 변환 전후의 전자회계기록에 대해 진본성, 완전성, 가용성을 검사하는 기능을 제공해야 한다;

e) 형식 변환 과정에서 전자기록의 원시 상태를 기록할 수 있는 정보를 추가하는 것을 지원해야 한다.

E.4.3 백업

백업은 다음 요구사항을 참조합니다:

a) 전자회계기록의 메타데이터, 전문 데이터에 대해 전체, 증분, 차분 백업 등의 기능을 지원해야 한다;

b) 시스템에 장애 발생 후 전자회계기록 전문 데이터 및 그 메타데이터를 복구하는 것을 지원해야 한다;

c) 백업, 복구 전략의 구성 및 유지 관리 기능을 갖추어야 한다;

d) 백업된 데이터, 매체 및 정보에 대해 등록, 검사 및 관리를 수행해야 한다;

e) 백업, 복구의 업무 과정 로그 정보를 기록해야 한다.

E.4.4 정기 감정

정기 감정은 다음 요구사항을 참조합니다:

a) 전자회계기록 감정과 처분의 정의, 구성 및 실행 기능을 지원해야 하며, 전자회계기록의 처분 규칙에 따라 감정과 처분 조건, 전략 및 프로세스를 수립하고 구성해야 한다;

b) 회계기록 보관 기한 만기 자동 알림 기능을 지원해야 한다;

c) 감정 의견에 따라 전자회계기록 보관 기한, 비밀등급 등을 조정하는 기능을 지원해야 한다;

d) 시스템은 감정 및 처분의 과정 정보를 보존해야 하며, 예를 들어 감정 상황, 책임자, 의견 및 시간 등의 정보를 기록하고 통계 조회할 수 있어야 한다;

e) 감정 행위는 로그를 기록해야 하며, 핵심 조작 정보는 전자회계기록 메타데이터에 기입해야 하고 추적 검토가 가능해야 한다.

E.4.5 폐기 관리

폐기 관리는 다음 요구사항을 참조합니다:

a) 폐기해야 하는 회계기록에 대해 폐기 신청, 승인 등의 프로세스 맞춤 설정을 지원해야 한다;

b) 온라인 저장 장치, 원격 재해 복구 백업 시스템에서 폐기된 전자회계기록을 완전히 삭제하는 것을 지원해야 하며, 동시에 폐기된 전자회계기록의 메타데이터 정보를 보존하고, 관리 과정 메타데이터, 로그에 감정 폐기 활동을 자동으로 기록해야 한다;

c) 폐기 기록의 관련 기록을 별도로 데이터베이스로 구축하여 안전하게 보존하고, 현재 유효한 전자회계기록과 분리하여 관리하는 것이 바람직하다;

d) 폐기된 전자회계기록에 대해 폐기 대장을 작성하여 파일명, 수량, 폐기 사유 등의 정보를 기록하는 것을 지원해야 한다.

E.4.6 이관

이관은 다음 요구 사항을 참조합니다:

a) 전자회계기록 만기 이관 알림 기능을 지원해야 한다;

b) 전자회계기록 이관의 온라인 신청, 심사 등 프로세스 설정을 지원해야 한다;

c) 이관 수신 전 전자회계기록에 대해 진실성, 완전성, 가용성, 안전성 검사를 지원해야 한다;

d) 이관 요건에 부합하는 전자회계기록의 완전한 회계기록 정보 패키지 이관을 지원해야 하며, 이관 과정에서 발생한 핵심 업무 정보는 기록 메타데이터에 기록해야 한다;

e) 기록 이관 접수 후 회계기록 이관 대장을 생성하는 것을 지원해야 한다;

f) 이관 과정의 업무 조작 기록 로그를 지원해야 하며, 추적 검토가 가능해야 한다.

E.4.7 매체 관리

매체 관리는 다음 요구사항을 참조합니다:

a) 전자회계기록 저장매체에 대한 통일된 관리를 지원해야 하며, 시스템 관리자는 매체 보관의 실제 필요에 따라 회계기록에 해당 저장매체를 설정할 수 있다;

b) 매체 경보 기능을 지원하는 것이 바람직하며, 저장 매체 불안정, 저장 공간 부족 등의 상황이 발생할 때 시스템 관리자에게 통지해야 한다.

E.5 통계 및 보고서

통계 및 보고서는 다음 요구 사항을 참조합니다:

a) 전자회계기록의 수량과 용량 통계 기능을 지원해야 하며, 기록의 회계 분류, 파일 형식, 시간 등 차원에 따라 통계할 수 있다;

b) 일정 기간 내 전자회계기록의 수신, 정리, 보존, 감정, 활용 등 핵심 업무 작업 상황을 통계하는 기능을 지원해야 한다;

c) 통계 결과의 출력 및 인쇄를 지원해야 한다;

d) 내장된 상용 전자기록 업무 통계 보고서 템플릿을 지원하고, 템플릿 기반으로 입력 조건에 따라 통계 결과를 생성할 수 있어야 한다;

e) 보고서 작성 도구를 지원하고 사용자 정의 통계 보고서를 지원하는 것이 바람직하다.

E.6 활용 기능

E.6.1 검색 조회

검색 조회는 다음 요구를 참조한다:

a) 회계 분류에 따라 기록을 검색하는 것을 지원해야 하며, 퍼지 검색, 조합 검색, 필터 검색, 연관 검색 등 다양한 검색 방식을 갖추어야 한다;

b) 회계기록 메타데이터, 전문 데이터 검색의 접근 권한 제어를 지원해야 한다.

E.6.2 열람

다음 요구사항을 참조하여 둘러보기:

a) 일반적인 형식의 전자회계기록 정보를 열람할 수 있어야 하며, 예를 들어 메타데이터 열람, 전문 열람 등이 있다;

b) 전자회계기록 열람의 접근 권한 제어를 지원해야 한다;

c) 권한 범위 내 온라인 열람, 다운로드, 인쇄 등의 조작을 지원해야 한다;

d) 전자회계기록 열람 시 도용 방지 워터마크 등 보호 조치를 추가하는 것을 지원하는 것이 바람직하다.

E.6.3 대출

열람은 다음 요구사항을 참조하십시오:

a) 전자회계기록의 열람 신청, 승인, 반환 독촉, 반환 기능을 지원해야 한다;

b) 전자회계기록 온라인 대출 신청, 심사 및 프로세스 맞춤 등의 조작을 지원하고, 자동 권한 부여 기능을 지원해야 한다;

c) 대출 심사 프로세스가 회계기록 관리 활용 제도에 부합하는 것을 지원해야 한다;

d) 권한 범위 내의 온라인 열람, 다운로드, 인쇄 등의 조작을 지원해야 한다;

e) 다운로드한 전자회계기록 원문 권한의 사용 제어를 지원해야 하며, 다음을 포함하되 이에 국한되지 않는다:

1) 전문 온라인 열람 통제;

2) 전문 온라인 인쇄 제어;

3) 전문 다운로드 열람 횟수, 시간의 통제;

4) 전문 복사 방지, 확산 방지, 변조 방지.

E.7 시스템 관리 기능

E.7.1 로그 관리

로그 관리는 다음 요구사항을 참조합니다:

a) 로그 기록 기능을 지원해야 하며, 사용자 조작 정보, 시스템 기동·종료 정보, 사용자 로그인 등의 행위와 정보를 기록해야 한다;

b) 전자회계기록 관리 핵심 업무 과정 조작 행위 및 시스템 비인가 접근 등의 사항에 대해 감사, 추적하는 기능을 지원하고, 발견된 문제를 기록해야 한다;

c) 로그 자동 생성 기능을 지원해야 하며, 분류 관리를 실시해야 한다. 시스템 로그는 시스템 운영 로그, 사용자 조작 로그, 전자회계기록 데이터 처리 로그 등의 범주를 포함해야 한다;

d) 사용자 행위 모니터링 및 경보 도구를 지원해야 하며, 시스템 메시지, 이메일, 문자메시지 등을 통해 시스템 보안 담당자에게 통지한다;

e) 로그의 검색, 조회 기능을 지원하고, 시각화된 인터페이스를 통해 로그 검색 결과를 표시하는 것이 바람직하다.

E.7.2 시스템 설정

시스템 설정은 다음 요구사항을 참조합니다.

a) 전자회계기록의 프로세스 관리를 지원해야 하며, 서로 다른 전자회계기록 범주의 관리 요구사항에 따라 해당 관리 프로세스를 설정할 수 있고, 프로세스를 추적하고 소급할 수 있다.

b) 전자회계기록 메타데이터 구조를 정의하고 유지 관리하는 기능을 지원해야 하며, 전자회계기록 분류의 등급 계층 및 연관 관계를 규정하고, 구체적인 기능은 다음을 포함하되 이에 국한되지 않는다:

1) 시스템에서 제공하는 기능을 사용하여 분류 체계를 단계별로 정의;

2) 외부 인터페이스 파일에서 분류체계를 가져온다;

3) 외부 시스템에서 분류 체계를 자동으로 가져오기;

4) 시스템 사용 개시 후 회계 분류 목록 구조의 수정·조정은 승인 후에만 가능하며, 전자회계기록이 변경되지 않도록 안전하고 신뢰할 수 있는 방법을 적용해야 합니다.

c) 코드 테이블의 설정과 유지 관리를 지원해야 하며, 예를 들어 회계연도 코드, 비밀등급 코드, 보관 기한 코드 등의 정보 설정과 유지 관리; 메타데이터 및 그 연관 관계의 설정 유지 관리를 지원해야 하며, 메타데이터의 명칭, 유형, 공백 여부, 고유 여부, 문자열 길이 제한, 기본값, 최대값, 최소값, 조합 필드, 연관 관계 등 속성 정보를 정의할 수 있어야 한다.

d) '사성 검사'의 설정 유지보수를 지원해야 하며, 검사 규칙, 검사 메타데이터 항목 등을 설정할 수 있다.

E.7.3 사용자 관리

사용자 관리는 다음 요구사항을 참조합니다:

a) 사용자 정보의 직접 입력 또는 인터페이스 방식을 통한 타 시스템의 사용자 정보 동기화를 지원해야 한다;

b) 시스템 관리자, 시스템 보안 비밀 담당자 및 시스템 보안 감사 담당자의 3자 분립 안전 제어 기능을 지원해야 한다;

c) 사용자 정보의 관리를 지원해야 하며, 사용자 정보에 대해 조회, 추가, 수정, 삭제, 활성화, 비활성화, 그룹화, 분류 등의 기능 조작을 할 수 있고, 사용자 정보의 삭제, 활성화, 비활성화는 일괄 조작을 지원할 수 있다;

d) 사용자 비밀번호 강도 관리를 지원해야 하며, 사용자 비밀번호 강도 정책을 설정·조정할 수 있고, 여러 번 로그인 인증에 실패한 사용자 계정 정보에 대해 사용자 잠금 처리를 지원한다;

e) 사용자 신원 보안 인증 서비스 또는 사용자 정보를 고정 IP 주소 및 MAC 주소에 바인딩하는 등의 기능을 갖추어 사용자 로그인을 제어하고 정보 보안을 보장하는 것이 바람직하다.

E.7.4 조직 관리

조직 관리는 다음 요구사항을 참조하십시오:

a) 조직 정보의 직접 입력 또는 인터페이스 방식을 통한 타 시스템의 조직 정보 동기화를 지원해야 한다;

b) 조직의 다단계 관리 기능을 지원해야 한다;

c) 조직 정보의 관리를 지원해야 하며, 조직 정보에 대해 조회, 추가, 수정, 삭제 등의 기능 조작을 할 수 있고, 사용자와 조직의 매핑을 구현할 수 있다.

E.7.5 권한 관리

권한 관리는 다음 요구를 참조합니다:

a) 전자회계기록 권한 관리 기능을 지원해야 하며, 권한을 부여받은 사용자가 그 권한 범위 내에서 합법적으로 조작할 수 있도록 보장해야 한다;

b) 권한 세밀 제어를 지원해야 하며, 예를 들어 지정 사용자, 역할, 직위, 단위 등에 기록 접근 및 사용 권한을 부여해야 한다;

c) 권한 유효기간 설정을 지원해야 하며, 만료 후 시스템이 자동으로 권한을 취소해야 한다;

d) 직책과 직무의 차이에 따라 기능 및 데이터 권한 부여 방식으로 권한을 부여하는 것을 지원해야 한다.

부록 F

(자료성)

전자회계기록 보존용 서식(도)

표 F.1은 전자회계기록 보존 시 사용하는 목록 파일(전자회계기록 등록표) 형식을 제시하고, 그림 F.1은 전자회계기록 저장 구조의 개요를, 그림 F.1은 전자회계증빙 저장 구조의 개요를 제시합니다.

참고문헌

[1] 기업 전자파일 아카이빙 및 전자기록 관리 가이드. 당판발﹝2015﹞4호.

[2] 회계기록 관리방법. 중화인민공화국 재정부 국가기록국령 제79호.

[3] 전자회계증빙 비용청구·기장·아카이빙 규범에 관한 통지. 재회﹝2020﹞6호.

[4] 전자기록 이관 및 접수 방법. 당발﹝2012﹞7호.

[5] DA/T46—2009 문서류 전자파일 메타데이터 방안

출처：국가기록국 공식 홈페이지

베이징 Kailing Technology 유한회사——기업 업무·재무·세무 디지털화 솔루션 서비스 제공업체.

Kailing Technology는 기업 요구에 따라 판매 관리 시스템, 구매 관리 시스템, 매출 발행 시스템, 매입 수취 시스템, 이미지 관리 시스템, 재무 기장 시스템, 전자회계기록 등 업무의 솔루션을 제공하여 전문적이고 효율적으로 기업 재무·세무 디지털 관리의 전환·업그레이드를 지원합니다.

만약 귀하께서 업무·재무·세무 디지털 전환 관련 필요가 있으시다면, 저희에게 연락해 주시기 바랍니다, 베이징 Kailing Technology가 성심껏 서비스를 제공하겠습니다.