《전자기록 관리방법》 해설(5): 이관과 접수

국가기록국 제22호령 《전자기록 관리 방법》이 그저께부터 정식 시행됩니다. 여러분이 《방법》의 구체적 조문 의도, 시행 범위 및 실제 운영을 깊이 이해할 수 있도록, 저희는 《전자기록 관리 방법》 해설 및 분석 시리즈 단문을 준비했습니다. 오늘은 이어서 "《전자기록 관리 방법》의 제4장 이관과 접수"를 살펴보겠습니다.

제4장은 전자기록의 이관과 접수 절차를 체계적으로 규범화하여 이관 기록이 진실성, 완전성, 안전성 등의 요건을 충족하도록 보장함으로써 기록 관리의 안전성과 규범성을 향상시킨다.

기록 이관 및 접수 과정에서 엄격한 검사, 분류, 기술 처리 및 규범화된 전송 경로 등의 조치는 기록의 효과적인 활용과 안전한 보존을 보장하며 현대 전자기록 관리의 디지털화 요구에 부합합니다.

제20조 - 이관 요건과 조건

제20조는 기관, 단체, 기업사업단위 및 기타 조직이 기록관에 전자기록을 이관하는 요건과 특수 상황의 처리 방식을 명확히 하였습니다.

일반적으로 각 조직은 국가 관련 규정에 따라 정기적으로 전자기록을 기록관에 이관해야 하며, 기록관은 표준에 부합하는 전자기록을 무조건 접수해야 합니다. 전문성이 강하거나 보안이 필요한 기록은 동급 기록 주관 부서의 동의 후 이관을 지연할 수 있습니다.

이 규정은 기록 이관이 규범에 부합하도록 보장하며, 특수 기록의 기밀과 안전 요구도 함께 고려합니다.

조항은 또한 일정 조건에서 미도래 기록을 조기 이관할 수 있도록 허용하나, 관련 권한과 책임을 명확히 하여 기록 활용과 관리의 안전성 및 규범성을 보장해야 하며, 정부 정보 공개와 관련된 기록은 《기록법》에 따라 처리하여 대중의 알 권리를 보호해야 합니다.

제21조 - 이관 조건과 파일 내용 요건

제21조는 이관 기록의 기술 및 내용 요건을 규정합니다. 이관 단위는 국가 표준에 따라 전자기록의 진실성, 완전성, 가용성, 안전성을 검사하여 기록 품질이 이관 기준에 부합하도록 해야 합니다.

이 조항은 또한 디지털 서명 제거, 암호화된 기록 복호화, 그리고 만료 개방 의견·공개 상황·비밀등급 변경 상황 등을 첨부하도록 특별히 요구합니다.

이 조치는 기록의 진실성과 안전성을 보장하고, 이관 과정에서 정보의 개방성과 투명성을 확보하며, 기록의 후속 활용과 관리를 위한 필요한 정보 지원을 제공합니다.

제22조 - 기록관 접수 요건

제22조는 기록관이 이관 기록을 접수하는 구체적 요건을 명확히 설명하며, 기록관은 표준에 따라 기록의 진실성, 완전성, 가용성, 안전성을 검사하고 검사를 통과한 후에만 등록·입고할 수 있습니다.

이 절차는 기록 이관 후 접수 절차를 규범화하여 기록이 이관, 접수 단계에서 이중 검증되도록 보장하고, 불합격이거나 불완전한 기록의 접수를 방지하여 기록의 관리 품질과 활용 가치를 보장합니다.

제23조 - 네트워크와 저장 매체의 보안 요건

제23조는 이관 방식과 안전성에 대한 요건을 제시하며, 전자기록의 이관은 안전 관리 요건에 부합하는 네트워크와 정보 시스템을 통해 이루어져야 하고, 온라인 조건이 갖추어지지 않은 경우 안전 표준에 부합하는 저장 매체를 사용하여 오프라인으로 이관해야 함을 강조합니다.

이 조항은 전송 또는 저장 중 기록 데이터의 안전성을 보장하고, 이관 과정에서 정보 유출·분실·훼손을 방지하며, 데이터 전송의 신뢰성을 보장하기 위해 저장 매체의 검사와 선택을 규정합니다.

요약

제4장은 전자기록의 이관과 접수 절차를 체계적으로 규범화하여 이관 기록이 진실성, 완전성, 안전성 등의 요건을 충족하도록 보장함으로써 기록 관리의 안전성과 규범성을 향상시킨다.

기록 이관 및 접수 과정에서 엄격한 검사, 분류, 기술 처리 및 규범화된 전송 경로 등의 조치는 기록의 효과적인 활용과 안전한 보존을 보장하며 현대 전자기록 관리의 디지털화 요구에 부합합니다.

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