효율적 관리의 새로운 시대를 어떻게 열까요? 전자회계기록을 알아봐야 합니다!

최근 2년간 우리나라는 전자세금계산서를 적극적으로 추진해 왔습니다. 전자세금계산서를 사용하면 기업 비용을 줄이고 소비자가 보관하기 쉬우며 세무 부서의 규범적 관리에도 유리하여 국가와 국민 모두에 좋은 일이지만, 구체적인 시행 과정에서 많은 불만에 직면했습니다:

①전자회계기록 관리시스템을 구축한 단위

회계 정보 시스템을 구현하여 전자세금계산서와 관련된 회계 전표, 비용 청구 전표 등이 모두 전자화되었습니다 (종이 전표 스캔 제외, 이하동)，전자세금계산서와 관련 회계전표, 비용청구전표 등 전자회계증빙을 아카이빙 인터페이스 또는 수동 가져오기를 통해 전자기록 관리 시스템에 정리, 아카이빙하여 장기 보존할 수 있으며, 아카이빙 방법은 《기업 전자문서 아카이빙 및 전자기록 관리 가이드》(당반발[2015] 4호);

전자 인보이스와 관련된 회계전표, 경비정산전표 등이 전자화되지 않은 경우, 전자 인보이스를 별도로 아카이빙 인터페이스 또는 수동으로 전자기록 관리 시스템에 가져와 정리, 아카이빙 및 장기 보관할 수 있으며, 정리, 아카이빙, 장기 보관 방법은 《기업 전자문서 아카이빙 전자기록 관리 가이드》(당반발[2015] 4호)를 참조할 수 있습니다.

즉 기업이 전자화를 실현하면 증빙과 장부를 인쇄할 필요가 없습니다.

②전자회계기록 관리 시스템이 없는 단위

회계 정보 시스템을 도입하여 전자세금계산서와 관련된 기장 증빙,비용 정산 증빙 등이 모두 전자화되었다면 전자세금계산서와 관련 기장 증빙,비용 정산 증빙 등을 회계 기록 관리 담당자에게 이관하여 보존하고 기록 번호를 편성할 수 있으며, 저장 구조는 아래 그림과 같은 방식을 권장합니다:

동시에, 전자회계기록 대장 또는 목록을 구축하며, 대장 또는 목록의 구조는 다음 표와 같이 권장합니다:

회계정보시스템을 구축하지 않은 경우, 전자세금계산서와 관련된 회계전표, 정산전표가 전자화되지 않아 전자세금계산서를 전자적 형태로 회계기록 관리자에게 이관하여 보관하는 경우, 저장 구조는 아래 그림과 같은 방식을 권장합니다:

동시에, 전자세금계산서 대장 또는 목록을 구축하며, 대장 또는 목록의 구조는 다음 표와 같이 권장합니다:

안내: 전자세금계산서를 저장할 때에는 다중 백업, 정기 점검 등의 방법을 사용하여 전자세금계산서 기록이 규정된 보관 기한 내에 분실되지 않고 열람 가능하도록 보장해야 합니다.

회계정보시스템을 구축하지 않은 경우, 기업은 국가 규정에 따라 보관·보존해야 하며 절차가 매우 번거롭고 시간과 노력이 많이 소요됩니다.

전자회계기록숫자화는대세

세금계산서 전자 데이터 보관과 관련하여, 재정부는 전자세금계산서의 종이 출력본을 비용 처리 및 장부 등록·보관 근거로 사용하는 경우, 해당 종이 출력본을 출력한 전자세금계산서를 동시에 보관하고 전자회계 증빙과 관련 회계기록 간의 검색 관계를 구축해야 한다고 지적했습니다.

그러나 기업이 기록물 관리 시스템을 구축하지 않았다면 실행하기가 매우 어렵습니다. 전자세금계산서 자체가 회사의 각 비용청구 담당자 손에 분산되어 있고, 다른 사람들은 비용청구 시 출력본을 사용하는데 재무가 전자문서를 비용청구와 동시에 제출하라고 요구하는 것도 번거로운 일입니다. 한편으로는 비용청구 증빙 번호에 따라 이러한 전자문서를 수집·정리하는 데 시간과 노력이 들고, 다른 한편으로는 색인을 구축하는 것은 작업량이 더욱 막대하므로, 현실적으로 완전히 규범화한 기업은 거의 없습니다.

이러한 문제를 근본적으로 해결하려면 단위의 정보화 건설을 강화하고 회계 처리 시스템을 적시에 업그레이드하며 전자기록 관리를 시행·개선하여 단위가 전자회계 증빙의 활용, 보관 등이 관련 법률 및 행정법규의 규정에 부합하도록 해야 합니다.

전자회계기록 정책 4대 핵심 해석

전자세금계산서는 전자회계증빙 비용 청구·전표 처리의 여러 파일 유형 중 하나일 뿐입니다. 이미 2020년 3월 23일 재정부는 전자회계증빙의 종이 출력물을 비용 청구·전표 처리·보관 근거로 사용하는 경우 해당 종이 출력물을 인쇄한 전자회계증빙을 반드시 함께 보존해야 한다고 지적했으며, 메타데이터의 수신, 판독, 사용 및 관리도 강조했습니다.

① 전자회계기록 관리 시스템 보관 중점

전자회계증빙은 검증을 거쳐 합법, 진실

비용관리 상환 시스템/회계 처리 시스템이 진위 확인 업무를 완료합니다. 전자기록 관리 시스템에 보관된 후에는 그 생명 상태가 보관 완료이며 수정 불가능하도록 보장합니다.

전자회계증빙의 전송, 저장 안전성, 신뢰성, 전자회계증빙에 대한 모든 변조를 적시에 발견 가능

비용 관리 환급 시스템/회계처리 시스템/전자기록 관리 시스템 모두 이를 실현해야 하며, 전자기록 관리 시스템에서는 보관 후 전자회계 증빙의 안전성을 보장하고 전자회계 증빙에 대한 모든 수정은 추적 감사를 위해 로그로 기록되어야 합니다.

회계 처리 시스템에서 출력되는 전자 회계 전표 형식은 PDF, PDF/A 또는 OFD여야 합니다【GB/T 18894-2016《전자문서 아카이빙 및 전자기록 관리 규범》 참조】

②전자 기록물 메타데이터 관리의 중요성

전자회계증빙의 메타데이터를 특히 강조하였으며, 메타데이터 관리는 전자회계증빙의 진실성, 완전성, 안전성 및 감사 추적 등에 매우 중요하므로 반드시 전자회계기록의 메타데이터 규범을 수립해야 합니다.

③ 전자회계증빙 정리 보관 요건

아카이브 범위: 업무 전표, 전자세금계산서/재정 전자영수증/전자승차권/전자여정표/전자세관 전용 납부서/은행 전자 회신 등이 포함되나 이에 한정되지 않습니다.

아카이브 형식: 전자회계증빙은 반드시 세금계산서의 PDF 또는 OFD 원본을 확보해야 하며, 종이 인쇄본/스캔본은 규정 요구사항에 부합하지 않습니다.

어디에 존재하는가: 전자회계증빙은 재무 기장 사용 과정에서 재무 시스템의 해당 비용 청구서 또는 기장 전표에 대응하는 파일 저장 링크에 보관할 수 있습니다. 그러나 통합 결산 아카이빙으로 전자기록을 형성하는 경우에는 재무 회계 시스템과 독립된 전자기록 관리 시스템을 통해 지원해야 합니다.

④보관 범위 및 보존 기간

보관 범위에는 내생 파일과 외래 파일이 포함됩니다.

내부 생성 문서: 회계 전표, 업무 증빙, 회계 장부, 재무 보고서, 업무 계약, 기타 회계 자료 등.

외부 문서: 전자세금계산서, 재정 전자영수증, 전자항공권, 전자여정표, 전자세관 전용 납부서, 은행 전자거래명세서 등.

정기 보관 기간(10년과 30년)의 경우, 전자회계기록은 전자 형식으로만 보관할 수 있으며 종이 문서를 남길 필요가 없습니다.

Kailing Technology 전자회계기록 시스템

이로써,많은 기업이 의아해합니다. 우리 시스템은 어떻게 합니까? 기존 시스템에서 업그레이드할 수 있습니까? 시스템을 전면 재구축해야 합니까? Kailing Technology는 클라우드 기술을 기반으로 기업이 기존 IT 아키텍처 위에서 세금계산서·전표·장부의 전면 전자화를 실현할 수 있게 합니다.

Kailing Technology의 전자회계기록 관리 시스템은 고객에게 종이 기록에서 전자기록까지의 전 생애주기 관리를 제공할 수 있으며, 전자기록 수집, 생성, 아카이빙, 대출, 통계, 활용, 감정, 폐기의 전 과정 관리를 실현합니다.

전자회계기록 솔루션, 기존 기록 관리의 높은 비용, 열람 불편, 분실 위험 등의 문제와 작별. 데이터를 정보화한 후 기록 데이터 체인을 완성하여 재무 공유를 쉽게 실현하고 재무 공유에서의 물리적 전표, 문서 집중 공유 등의 문제를 해결합니다.

Kailing Technology 전자회계기록 핵심 프로세스

①회계 자료의 수집：로컬 업로드, 스캔, 인터페이스 전송 등 다양한 방식으로 전체 기록 데이터를 수집할 수 있습니다.（기장 전표, 원본 전표：정산 서류, 전자세금계산서, 전자영수증 및 이미지 파일 등、장부 자료, 보고서 자료 등），업무 시스템과 연동하여 기록 관련 데이터를의간 자동 연관으로 기업 기록 데이터 100% 아카이빙.

②회계기록 정리：수집된 회계 자료에 대해 데이터 처리를 수행하고, 분류·조립하여 기록 메타데이터 및 첨부 파일을 구성하며, 동시에 데이터 정보를 암호화하고 판형 파일 형식 변환, 권철 보관을 완료합니다. 기록 문류를 유연하게 정의하여 연도, 유형, 전종, 프로젝트 번호 등 다양한 차원으로 사용자 정의 설정할 수 있으며, 국가 표준 규범에 따라 전종권을 구축할 수 있습니다.

③회계기록 활용：대량 데이터에 대응하여 기록 관리 시스템은 전문 검색, 조건 검색, 메타데이터 검색 등 다양한 검색 방식을 제공하여 목표 문서를 찾습니다. 직원은 대출 목록에서 검색하고 대출이 필요한 파일을 선택하여 대출 절차에 추가할 수 있으며, 대출 기간 내에 연장 신청을 시작하여 대출 주기를 연장할 수도 있습니다.

④회계기록 감정：기록 시스템의 감정 유형은 일반적으로 네 가지로 나뉩니다，개방 감정, 보존기간 감정, 밀집 감정, 폐기 감정 등. 시스템은 사전에 설정된 처리 규칙에 따라 기록 만료를 자동으로 알림하며, 기록 관리자는 감정이 필요한 기록을 한 묶음 선택하여 일괄 처리할 수 있습니다.

⑤회계기록 폐기：감정 절차가 끝나면 시스템은 감정 결과가 무가치한 기록을 자동으로 폐기 대기 보관소로 분류합니다. 기록 관리자는 정기적으로 폐기 작업을 수행하며, 폐기된 기록은 바로 삭제하거나 사전 설정된 규칙에 따라 휴지통으로 이동할 수 있어 일부 기록이 잘못 처리되는 것을 방지합니다.，사용자 기록 정보 자원의 안전을 최대한 보장합니다.

Kailing Technology 전자회계기록솔루션 핵심 응용 가치

1.종이 인쇄 감소, 소모품 및 보관 비용 절감

①국가 전자화 트렌드에 부응, 전자화 기장 및 보관 요구，종이 인쇄 및 소모품 사용량 감소。

②용지 사용량 80% 감소, 에너지 절약 및 배출 감소, 친환경 예상，기업이 생산 원가를 절감하도록 지원합니다.

③종이 기록 보관이 축소되거나 무종이화 추세 하에서，창고 면적 60% 및 하드웨어 시설 투자 80% 절감 예상.

2.수동 기계적 작업 감소, 인력 해방

①대다수 증빙은 종이 출력이 필요 없어 증빙 정리, 매칭, 제본, 장부 작성의 시간과 인력 작업량을 크게 절약하여 기업이 반복적이고 기계적인 업무를 줄이도록 돕습니다.

②증빙 매칭, 제본 작업 90% 이상 감소 예상으로 인력을 번거로운 업무에서 해방시켜 고부가가치 업무에 투입합니다.

3.기록의 장기 보관 및 변조 방지 요건 충족

①데이터 백업, 재해 복구 기술 및 확장 스토리지 기술을 통해 데이터의 영구적이고 유효한 저장을 보장합니다.

②전자서명 기술을 활용하여 변조 방지를 구현하고, 제3자 공증처와 연계하여 증거 보존을 하여 전체 데이터 보존, 파일 진위 보존 등을 포함한 완전한 증거 체인을 형성합니다.

4.규정 준수 리스크 관리 요건을 충족하여 리스크를 회피

①기록 관리 국가 표준, 회계 기록 관리 업종 표준 및 규범 요건을 충족하여 기업이 전자회계기록 관리를 합법적이고 규정에 맞게 수행할 수 있습니다.

②전자세금계산서 등 전자회계증빙 아카이빙에 최적의 해결책을 제공하여 정책 리스크 및 회계기록 관리 리스크를 회피합니다.

일부 텍스트, 이미지는 인터넷에서 발췌했습니다

베이징 Kailing Technology 유한회사——기업 업무·재무·세무 디지털화 솔루션 서비스 제공업체.

Kailing Technology는 기업 요구에 따라 판매 관리 시스템, 구매 관리 시스템, 매출 발행 시스템, 매입 수취 시스템, 이미지 관리 시스템, 재무 기장 시스템, 전자회계기록 등 업무의 솔루션을 제공하여 전문적이고 효율적으로 기업 재무·세무 디지털 관리의 전환·업그레이드를 지원합니다.

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