전면 디지털 전자세금계산서 모드에서 전자회계기록을 어떻게 보관하나요

최근 몇 년간 전면 디지털 전자세금계산서로 대표되는 '새로운 변수'의 등장은 회계 증빙의 디지털화를 더욱 가속화했습니다. 앞으로 재무 담당자는 더 많은 '전자 증빙'의 장부 기입·보관, 전자회계기록 관리라는 새로운 과제에 직면하게 될 것입니다.

01 전면 디지털 전자세금계산서특징

전면 디지털 전자세금계산서신뢰할 수 있는 신원 체계와 전자 세금계산서 서비스 플랫폼을 기반으로 매체 제거, 판형 제거, 태그화, 요소화, 신용 부여제, 코드 부여제를 기본 특징으로 하며 전 영역, 전 링크, 전 요소를 포괄하는 새로운 세금계산서로, 종이 세금계산서와 동등한 법적 효력을 가집니다.

02 세금계산서 양식

전면 디지털 전자세금계산서의 양식은 기존 부가가치세 전자세금계산서보다 간결해져 판매자·구매자 주소와 은행이 더 이상 표시되지 않습니다. 최하단에는 수취인, 검토인이 제거되고 발행인만 유지됩니다. 오른쪽 상단에는 세금계산서 번호와 발행일만 있고 세금계산서 코드, 검증 코드, 기기 번호 정보는 제거됩니다.

전면 디지털 전자세금계산서전용 세금계산서도 발행할 수 있고 일반 세금계산서도 발행할 수 있습니다. 주의전면 디지털 전자세금계산서세금계산서 번호만 있고 세금계산서 코드는 없습니다.

그중 전용 세금계산서 양식은 다음과 같습니다:

전면 디지털 전자세금계산서번호는 20자리이며, 그중: 제1-2자리는 서기 연도 뒤 두 자리, 제3-4자리는 행정구역 코드, 제5자리는전면 디지털 전자세금계산서발행 채널 등의 정보, 6-20번째 자리는 순서 코드를 나타냅니다. 예를 들어 22년 광둥에서 발행한 첫 번째전면 디지털 전자세금계산서번호는:

22 44 1 000000000000001

03 제도 문서

2015년 12월, 재정부·국가기록원령 제79호 《회계기록 관리방법》: 전자회계기록의 개념과 관리 요구를 확정하고 회계기록을 전자 형식으로만 아카이빙·보존할 수 있음을 명확히 했다.

2020년 3월, 재회[2020]6호 《전자회계증빙 비용처리·입장·보관 규범에 관한 통지》: 전자세금계산서 등 전자회계증빙은 인쇄하지 않아도 되며, 전자적 보관은 종이 증빙과 효력이 동등함을 명확히 했습니다.

2022년 7월, 《전자회계기록 관리 규범》: 전자회계자료의 형성·수집·정리·보관과 전자회계기록의 보관·통계·이용·감정·처분 등 요구사항을 규정하여 전자회계기록 업종 표준을 강화했습니다.

올해 5월, 재정부 회계사는 《전자증빙 회계데이터 표준》 통지를 발표하여 전면 디지털 전자세금계산서의 상환·보관 방식을 더욱 명확히 했습니다.

일반적으로 전자기록은 기록보관 관리의 대상으로서, 기록보관 전에는 일반적으로 전자문서라고 부르며, 특정 분야의 전자문서는 일반적으로 'X X X 전자문서'라고 부른다. 그러나 이 표준은 전자회계기록의 기록보관 전을 전자회계자료라고 부르는데, 이는 우리의 통상적인 명명 방식과 다르다. 이는 《중화인민공화국 회계법》(이하 《회계법》)이 이미 기록보관 전의 관리 대상을 정의하고 명칭을 전자회계자료로 통일했기 때문이다. 회계 담당자의 오해를 방지하기 위해 이 표준은 여전히 《회계법》의 정의를 따라 전자회계기록의 기록보관 전을 전자회계자료라고 부르며, '단위가 회계 처리 과정에서 컴퓨터 등 전자기기를 통해 형성·전송·저장하여 단위의 경제업무 사항을 기록하고 반영하는 전자 형식의 각종 회계정보 기록'으로 정의한다. 전자회계자료에는 전자 형식으로 존재하는 회계전표, 회계장부, 재무회계보고서 및 기타 회계자료가 포함된다.

04 보관 요건

기본 요구사항:전자회계기록의 분류 방법은 종이 회계기록의 분류 방법을 그대로 채택하였으며, 전자회계자료의 편철은 주로 시간과 개별 전자문서 저장 용량을 결합하여 분권하며, 동일한 전표번호의 회계전표가 서로 다른 기록 형식으로 존재하는 경우 각각 다른 기록 형식에 따라 정리하고 메타데이터 방식으로 그 연관 관계를 기록할 수 있습니다. 예를 들어 회계전표가 전자 형식이고 원시전표가 종이 형식인 경우, 회계전표는 전자기록 형식으로 정리되어 하나의 전자기록이 되고, 원시전표는 종이기록 형식으로 정리되어 하나의 종이기록이 됩니다. 동시에 회계전표의 해당 메타데이터에 원시전표번호를 명기하고, 원시전표의 적절한 위치에 대응하는 회계전표번호를 명기합니다.

전면 디지털 전자세금계산서보관 요건:《재정부 국가기록원의 전자 회계 증빙 상환·장부 기입·보관 규범화에 관한 통지》의 '단위가 전자 회계 증빙의 종이 인쇄본을 상환·장부 기입·보관 근거로 사용하는 경우 해당 종이 인쇄본을 인쇄한 전자 회계 증빙을 동시에 보관해야 한다'는 요구를 이행하기 위해, 본 표준은 특히 전자 회계 기록 관리 정보 시스템을 시행하지 않았지만 회계 처리 시스템을 통해 회계 처리를 하는 단위에 적용됩니다. 전자 회계 기록 관리 정보 시스템을 시행하지 않았고 회계 처리 시스템을 통해 회계 처리를 하지 않는 단위의 전자 회계 기록 관리 및 전자 세금계산서 보관 관리 방법을 규범화했습니다. 본 절 내용은 특히 중소 단위에 적용되며, 그 실질은 반수동 방식으로 전자 회계 기록 또는 전자 세금계산서를 관리하는 것입니다. 예를 들어 모든 중소기업은 전자 세금계산서를 수취하게 되는데, 《재정부 국가기록원의 전자 회계 증빙 상환·장부 기입·보관 규범화에 관한 통지》 발표 전에는 이러한 전자 세금계산서를 직접 흑백 종이 회계 자료로 인쇄하여 상환, 장부 기입, 보관했지만, 발표 후에는 원본 전자판 전자 세금계산서를 보관해야 합니다. 그러나 이러한 단위는 일반적으로 전자 기록 관리 시스템을 시행하지 않아 간이 보관 방식으로 관리해야 합니다. 본 표준 제16장은 바로 전자판 전자 세금계산서 간이 보관 방법을 규범화하기 위해 해당 요구 사항을 제시한 것입니다. 중자오 그룹은 이미 재무 클라우드 시스템을 시행했으며, 제도에서 규정한 전자 회계 기록 관리 정보 시스템에 부합하므로 당시 별도로 보관해야 했습니다.전면 디지털 전자세금계산서의 XML 형식 전자회계기록을 대장으로 작성하여 보관·비치합니다.

보관 이관 시기:정리된 전자회계 자료는 회계연도 종료 후 단위 재무 부서에서 1년간 임시 보관한 후 단위 기록 관리 기관으로 이관하여 보관할 수 있습니다. 업무 필요로 이관을 연기해야 하는 경우 단위 기록 관리 기관의 승인을 받아야 하며, 최장 3년을 초과할 수 없습니다. 임시 보관 기간 동안 전자회계기록의 보관은 국가 기록 관리 관련 규정에 부합해야 하며, 출납원이 전자회계기록을 겸관해서는 안 됩니다. 이는 종이 기록의 보관 이관 시간 요구사항을 그대로 따른 것입니다.

보관 요건:오프라인 저장 전자회계기록의 자기 매체는 2년마다, 광디스크는 4년마다 샘플링 기계 판독 검사를 실시하며, 샘플링 비율은 10% 이상이어야 하고, 문제 발견 시 즉시 조치를 취해야 합니다. 자기 매체의 전자기록은 4년마다 한 번씩 전송 저장해야 합니다. 원래 매체는 동시에 4년 이상 보존해야 합니다.

출처: 네트워크

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