전자회계기록｜종이에서 전자로, 회계기록 관리의 디지털 전환 여정

2023년 중국 회계 업계에 영향을 미친 10대 정보기술 중 전자회계기록이 5위를 차지했습니다. 최근 3년간 발표 결과를 종합하면 전자회계기록은 항상 상위권에 위치합니다.

디지털 전환의 추진에 따라,프런트엔드의 비용통제 시스템과 공유 시스템은 기술 업그레이드로 점점 더 자동화·지능화되고 있으며, 전통적인 종이 회계기록 관리 방식은 이미 재무 관리의 문제점이자 난제가 되고 있습니다.

1. 실물 회계 기록 관리의 곤경

전통적인 실물 기록 관리 모델에서는 경비 청구 담당자가 전표를 붙이고, 행정 담당자가 수집·협업 발송하며, 재무 담당자가 접수·대조해야 합니다. 당월 결산 후 다음 달 초에 증빙을 출력하여 해당 경비 청구서, 계산서 등 원본 증빙과 매칭·정리하고, 증빙 순번에 따라 가지런히 배열한 뒤 제본하고, 권호, 기간 등을 기입하여 최종적으로 기록 선반에 올립니다.

이 과정에서 붙이기, 우편 발송, 출력 등의 비용이 발생하고, 창고, 밀집 서가 등의 보관 비용도 발생합니다. 원격 우편 발송, 수작업 대조에 의존하는 실물 대출, 문서고 실물 관리 등으로 인해 기록 분실, 보관 훼손 등의 위험이 발생할 수 있으며, 일상적인 사용에서 빈번한 실물 열람도 효율을 저하시킵니다.

2. 정책법규 변화가 새로운 서광을 가져옴

· 2020년 6호 문서의 발표와 신판 기록물법의 발표로 전자적 저장 회계기록의 법적 효력이 확정되었습니다.

· 2021년 발표된 《전자기록 관리 시스템 일반 기능 요구사항》은 국가 표준 차원에서 전자기록 시스템의 구축 규범과 요구사항을 확정했습니다.

· 2022년 발표된 《전자회계기록 관리 규범》은 회계 전자회계자료의 생성, 수집, 정리, 아카이빙과 전자회계기록의 보관, 통계, 활용, 감정, 처분 등 업무의 요구사항을 명확히 했습니다.

· 올해 5월 17일 재정부 회계사에서 전자증빙 회계데이터 표준 시범 통지를 발표했으며, 부가가치세 전자세금계산서, 전면 디지털 전자세금계산서, 재정 전자영수증 등 9종의 전자증빙을 포함하고 있어 전자기록의 범위가 지속적으로 확대되고 있으며, 기록의 전면 전자화 구축을 더욱 촉진하고 있습니다.

3. 전자회계기록 구축의 핵심 목표

이미지 비종이화 추세: 기록의 비종이화 관리를 점진적으로 구현

단기적으로 전자세금계산서, 전면 디지털 전자세금계산서 등 전자증빙의 무종이화, 내부에서 생성되는 입고전표, 회계전표 등의 무종이화를 실현합니다. 장기적으로 정책의 지속적 추진, 전면 디지털 전자세금계산서의 지속적 보급, 전자증빙 회계데이터 표준 시범 확대에 따라 기록의 전면 무종이화를 더욱 추진하고 기록 관리 업무의 자원 점유를 줄이며 관리 비용을 낮출 것입니다.

이미지 규제 부합: 국가 정책 규제 요건 충족

회계기록의 진실성, 완전성, 가용성, 안전성을 보장하고, 기록 관리의 '4성' 검사 요건과 관련 정책 법규의 관리 요건을 충족합니다.

이미지 고효율 활용: 내외부 검사에 효율적으로 대응

기록의 일상 대출, 조회를 충족하여 내외부 감사, 세무 등의 점검에 효율적으로 대응합니다.

이미지 강화 관리: 내부 관리 규범화, 리스크 통제 강화

체계화, 집중화, 무종이화 전자회계기록 관리 모델로 전통적인 수작업 기록 관리 모델을 대체하여 회사 내부 기록 관리의 규범과 통일을 실현하고 기록 분실, 보관 훼손 등의 리스크를 방지합니다.

이미지 통합 플랫폼: 정보 플랫폼 통합, 관리 효율 향상

통합 전자기록 관리 플랫폼을 구축하여 각종 기록의 수집, 보관, 관리, 활용 전 과정을 자동화하고 회계 전표, 원시 첨부, 이미지 등 자료의 효율적인 매칭과 연결을 구축합니다.

이미지 데이터 가치: 기업 전환 지원, 기록 가치 향상

각 업무 플랫폼 정보를 모아 구조화 데이터를 형성하여 다차원 조회, 분석, 통계 작업을 지원합니다. 기록의 지능적 활용 시나리오를 확장하고 기록 활용률을 높여 정보 가치를 보여줍니다.

전자회계기록 관리는 단순히 전자화 기술로 전통적인 실물기록 관리를 대체하는 것이 아니며, 단순히 오프라인 업무를 온라인으로 이전하여 실현하는 것이 아니라, 국가가 지속적으로 추진하는 정책·법규에 근거하고 기업 내부의 실제 관리 상황을 결합하며, 보관해야 할 기록 유형, 전자화할 수 있는 내용, 관련된 외부 정보시스템, 관련 기록 관리 프로세스 등의 내용을 충분히 고려하고, 프런트엔드 프로세스와 업무·재무 시스템에 대응하는 개조 요구를 제시해야 합니다.

재무 디지털화의 마지막 1킬로미터인 전자회계기록은 기업 내부 관리 제도, 조직의 직무 분담, 업무 프로세스와 모델, 회계 표준화 최적화에 깊이 영향을 미치고 더욱 촉진했습니다.

4. Kailing Technology 전자회계기록 핵심 프로세스와 비즈니스 가치:

①회계 자료의 수집：로컬 업로드, 스캔, 인터페이스 전송 등 다양한 방식으로 전체 기록 데이터를 수집할 수 있습니다.（기장 전표, 원본 전표：정산 서류, 전자세금계산서, 전자영수증 및 이미지 파일 등、장부 자료, 보고서 자료 등），업무 시스템과 연동하여 기록 관련 데이터를의간 자동 연관으로 기업 기록 데이터 100% 아카이빙.

②회계기록 정리：수집된 회계 자료에 대해 데이터 처리를 수행하고, 분류·조립하여 기록 메타데이터 및 첨부 파일을 구성하며, 동시에 데이터 정보를 암호화하고 판형 파일 형식 변환, 권철 보관을 완료합니다. 기록 문류를 유연하게 정의하여 연도, 유형, 전종, 프로젝트 번호 등 다양한 차원으로 사용자 정의 설정할 수 있으며, 국가 표준 규범에 따라 전종권을 구축할 수 있습니다.

③회계기록 활용：대량 데이터에 대응하여 기록 관리 시스템은 전문 검색, 조건 검색, 메타데이터 검색 등 다양한 검색 방식을 제공하여 목표 문서를 찾습니다. 직원은 대출 목록에서 검색하고 대출이 필요한 파일을 선택하여 대출 절차에 추가할 수 있으며, 대출 기간 내에 연장 신청을 시작하여 대출 주기를 연장할 수도 있습니다.

④회계기록 감정：기록 시스템의 감정 유형은 일반적으로 네 가지로 나뉩니다，개방 감정, 보존기간 감정, 밀집 감정, 폐기 감정 등. 시스템은 사전에 설정된 처리 규칙에 따라 기록 만료를 자동으로 알림하며, 기록 관리자는 감정이 필요한 기록을 한 묶음 선택하여 일괄 처리할 수 있습니다.

⑤회계기록 폐기：감정 절차가 끝나면 시스템은 감정 결과가 무가치한 기록을 자동으로 폐기 대기 보관소로 분류합니다. 기록 관리자는 정기적으로 폐기 작업을 수행하며, 폐기된 기록은 바로 삭제하거나 사전 설정된 규칙에 따라 휴지통으로 이동할 수 있어 일부 기록이 잘못 처리되는 것을 방지합니다.，사용자 기록 정보 자원의 안전을 최대한 보장합니다.

5. Kailing Technology 전자회계기록 업무 가치

Kailing Technology의전자회계기록 관리 시스템고객에게 종이 기록물부터 전자회계기록까지의 전 생애주기 관리를 제공할 수 있습니다，전자기록 수집, 생성, 보관, 열람, 통계, 활용, 감정, 폐기의 전 과정 관리를 실현했습니다.，기업이전통적인 기록 관리의 높은 비용, 열람 불편, 분실 위험 등의 문제와 작별。데이터를 정보화한 후 기록 데이터 체인을 완성하여 재무 공유를 실현하기 쉽게 하고, 재무 공유에서의 물리적 전표, 문서 집중 공유 등의 문제를 해결합니다.

· 정책 관리 요구사항 완전 충족: 최신 전면 디지털 전자세금계산서, 전자증빙의 아카이빙 요구사항을 충족하여 내외부 검사에 효율적으로 대응합니다.

· 기록 관리 인력 전환 지원: 재무 인력, 기록 관리 인력의 번잡한 기록 정리, 조회 등 기초 업무를 대체합니다.

· 규범 관리 및 통제 강화: 내부 관리를 규범화하고 리스크 통제를 강화하여 지점의 기록 분산 관리로 인한 리스크를 해결합니다.

· 기업 디지털 전환 지원: 기록 관리의 디지털화 구축을 통해 전 그룹의 디지털 전환 구축에 기여합니다.

일부 텍스트 내용은 인터넷에서 발췌했습니다

베이징 Kailing Technology 유한회사——기업 업무·재무·세무 디지털화 솔루션 서비스 제공업체.

Kailing Technology는 기업 요구에 따라 판매 관리 시스템, 구매 관리 시스템, 매출 발행 시스템, 매입 수취 시스템, 이미지 관리 시스템, 재무 기장 시스템, 전자회계기록 등 업무의 솔루션을 제공하여 전문적이고 효율적으로 기업 재무·세무 디지털 관리의 전환·업그레이드를 지원합니다.

만약 귀하께서 업무·재무·세무 디지털 전환 관련 필요가 있으시다면, 저희에게 연락해 주시기 바랍니다, 베이징 Kailing Technology가 성심껏 서비스를 제공하겠습니다.