《전자기록 관리방법》 해설(2): 목적, 정의 및 요구사항

국가기록국 제22호령 《전자기록 관리 방법》이 어제부터 정식 시행됩니다. 여러분이 《방법》의 구체적 조문 의도, 시행 범위 및 실제 운영을 깊이 이해할 수 있도록, 저희는 《전자기록 관리 방법》 해설 및 분석 시리즈 단문을 준비했습니다. 오늘은 이어서 "《전자기록 관리 방법》의 제1장 목적, 정의 및 요구사항 등"을 살펴보며, 전자 관리의 총원칙을 파악하는 데 도움을 드리고자 합니다.

《전자기록 관리 방법》 제1장 해석 - 총칙

《전자기록 관리방법》의 제1장 총칙은 전자기록 관리의 기본원칙, 적용범위, 운영규범 및 안전보장 요구사항을 규정한다. 이는 전자기록의 진실성, 완전성, 가용성 및 안전성을 강조하며, 전자기록의 전 과정 관리에서 법규를 준수할 뿐만 아니라 차세대 기술을 융합하여 기록관리의 현대화 수요를 충족할 것을 요구한다.

제1조 - 제정 목적

제1조는 《전자기록 관리방법》의 제정 목적을 명확히 하여, 전자기록 관리를 규범화하고 강화함으로써 전자기록의 진실성, 완전성, 가용성, 안전성을 보장하고 기록 업무가 당과 국가의 전체 업무 대국과 인민 대중에게 서비스를 제공할 수 있도록 하는 것이다.

이는 국가 전략과 공공 서비스를 지원하는 데 있어 전자회계기록의 중요성을 강조하며, 사회 질서와 정보 보안을 보장하는 전자회계기록 관리의 핵심 역할을 부각합니다.

제2조 - 적용 범위와 전자기록 정의

제2조는 본 방법이 모든 '기록관과 기관, 단체, 기업사업단위 및 기타 조직'(즉 '조직 기구')의 전자기록 관리 업무에 적용됨을 설명합니다.

여기서 '전자기록'이란 조직이나 개인이 법정 직무나 사무 처리 과정에서 형성한, 국가와 사회에 보존 가치가 있는 전자 정보 기록을 말합니다.

이 정의는 전자회계기록의 법적 지위와 보존 가치를 강조하며, "전자 장비를 통해 형성, 처리, 전송, 저장" 등의 설명을 명확히 함으로써 전자회계기록의 생성 과정, 형식 및 보존 조건을 포괄합니다.

제3조 - 전자기록물의 기본 요건

제3조는 전자기록물의 기본 요건을 더욱 명확히 하였으며, 다음을 포함한다출처가 신뢰할 수 있고 절차가 규범적이며 요소가 적합：

1. 신뢰할 수 있는 출처: 전자회계기록은 합법적이고 명확한 생성 주체에서 비롯되어야 하며 생성 과정을 추적할 수 있어야 하여 기록의 진실성과 권위성을 보장합니다. 이 요건은 기록 생성 과정의 합법성을 명확히 하고 생성, 처리, 정리, 보관 등 모든 단계가 안전하고 신뢰할 수 있도록 보장합니다.

2. 절차 규범: 전자회계기록 관리의 전 과정은 국가 법률법규와 표준규범의 요구에 부합해야 하며, 과정의 추적 가능성과 기록의 정확성을 보장합니다. 이러한 규범성은 전자회계기록의 관리 과정 컴플라이언스를 보장할 뿐만 아니라 정보 기록의 완전성과 검증 가능성도 보장합니다.

3. 요소 규정 준수: 전자기록은 내용, 구조, 배경 정보 및 관리 과정 정보 등의 국가 표준 요구사항을 충족해야 합니다. 이는 전자기록 정보의 정확성과 일관성을 보장하여 실제 사용에서 전통적인 종이 기록과 동일한 법적 효력을 달성하고 증빙으로 사용될 자격을 갖추게 합니다.

제4조 - 시설, 제도 및 인력 배치

제4조는 조직이 전자기록 관리를 위해 필요한 하드웨어 설비와 정보화 인프라를 제공하고, 관리 메커니즘, 제도 규범, 안전 보장 조치 및 인재 양성을 구축할 것을 요구한다.

이는 전자기록관리가 기술 시설에만 의존하는 것이 아니라 제도, 관리 규범, 인재 지원도 요구하여 전자기록관리의 종합 역량과 체계성을 보장해야 함을 보여줍니다.

제5조 - 전 과정 관리

제5조는 전자회계기록의 전 과정 관리를 강조하며, 형성, 정리, 보관, 이관에서 이용 등 업무 단계의 시스템 연계를 포함합니다.

전 과정 관리는 전자기록의 동적 기록과 유효성을 보장하고, 메타데이터를 지속적으로 수집·유지하여 기록 관리 과정을 완전하게 기록합니다.

이러한 관리 방식은 기록이 생성되어 사용되기까지의 모든 단계가 엄격하고 규범적이도록 보장하여 기록의 완전성과 추적 가능성 요구를 충족할 수 있습니다.

제6조 - 기술 응용

제6조는 조직이 차세대 정보기술을 적극적으로 응용하여 전자기록 관리 수준을 지속적으로 향상시킬 것을 장려한다.

이 조항은 전자회계기록 관리가 반드시 기술 발전에 순응해야 하며, 정보 기술이 끊임없이 발전하는 과정에서 기록 관리의 효율성과 품질을 향상시킬 수 있음을 설명합니다.

제7조 - 전자 파일 수집 및 편철

제7조는 각종 조직이 전자 파일의 수집과 편철을 강화하여 보존 가치가 있는 전자 파일이 편철되고 기록관으로 이관될 수 있도록 해야 한다고 지적한다.

동시에 기록관리소가 전자기록 접수 및 관리 능력을 향상시켜 '받을 수 있는 것은 모두 받는다'를 실현하도록 요구합니다.

이 조항은 전자 파일의 사전 수집과 사후 아카이빙 단계에 명확한 요구를 제기하여, 보존 가치가 있는 파일이 관리 소홀로 인해 유실되지 않도록 보장하는 데 도움이 됩니다.

제8조 - 안전 보장

제8조는 전자기록 전 과정의 관리가 국가의 네트워크 보안, 데이터 보안, 개인정보 보호, 비밀 관리 및 암호 관리 관련 법률·법규에 부합해야 하며, 전자기록의 안전성을 보장해야 한다고 강조한다.

이 조항은 전자회계기록의 보안성 요구를 부각하며, 특히 민감한 정보가 관련된 경우 규정 준수 관리를 통해 기록의 안전성과 프라이버시를 보호합니다.

요약

《전자기록 관리방법》의 제1장 총칙은 전자기록 관리의 기본원칙, 적용범위, 운영규범 및 안전보장 요구사항을 규정한다. 이는 전자기록의 진실성, 완전성, 가용성 및 안전성을 강조하며, 전자기록의 전 과정 관리에서 법규를 준수할 뿐만 아니라 차세대 기술을 융합하여 기록관리의 현대화 수요를 충족할 것을 요구한다.

출처: 네트워크

Kailing Technology는 업무·재무·세무 디지털 종합 솔루션 서비스 제공업체로서 각종 기관, 기구, 대중소형 기업에 업무·재무·세무 관리 디지털 전환 제품과 운영 서비스를 제공하며, 제품 라인에는 다음이 포함됩니다:

영업 계약 관리 시스템, 구매 계약 관리 시스템, 전면 디지털 전자세금계산서 러치 인터페이스 프로젝트, 매출 자동 세금계산서 발행 시스템, 직원 비용 통제 및 상환 시스템, 매입 부가가치세 계산서 관리 시스템, 공급망 협업 대사 시스템, 이미지 AI OCR 인식 시스템, 재무 자동 기장 시스템, 전자회계기록 시스템 등 업무의 솔루션으로 각 분야의 디지털화과정을 전방위적으로 추진합니다.

만약 귀하께서 업무·재무·세무 디지털 전환 관련 필요가 있으시다면, 저희에게 연락해 주시기 바랍니다, 베이징 Kailing Technology가 성심껏 서비스를 제공하겠습니다.