《전자기록 관리방법》 해설(6): 전자기록의 보관과 처분

국가기록국 제22호령 《전자기록 관리 방법》이 11월 1일부터 정식 시행됩니다. 여러분이 《방법》의 구체적 조문 의도, 시행 범위 및 실제 운영을 깊이 이해할 수 있도록, 저희는 《전자기록 관리 방법》 해설 및 분석 시리즈 단문을 준비했습니다. 오늘은 이어서 "《전자기록 관리 방법》의 제5장 정보시스템 구축, 백업 관리, 전환·이관, 감정과 폐기"를 살펴보겠습니다.

제5장은 전자기록의 보관 및 처분에 관한 요구사항을 상세히 규정하고, 정보시스템 구축, 백업 관리, 전환·이관, 감정 및 폐기의 규범을 중점적으로 강조하여 전자기록의 장기 보존과 안전성을 보장한다.

제24조 - 전자기록 관리 시스템 구축

제24조는 기관, 단체, 기업사업단위 등 조직이 국가 표준에 부합하는 전자기록 관리 정보 시스템을 구축하고, 사무 자동화 시스템, 업무 시스템과 연계할 것을 요구합니다. 이러한 요구는 시스템 간 상호 운용을 보장하고 전자기록의 관리, 저장, 활용 과정을 간소화합니다.

기록관은 전자기록 접수, 저장, 백업 등 다양한 기능을 지원하는 응용 시스템을 구축하여 접수 후의 다양한 처리 수요에 대응하고, 기록 데이터의 통일 관리, 유연한 접근 및 안전 백업을 보장해야 한다.

제25조 - 전자기록 디지털 자원의 집중 관리

제25조는 전자기록 및 기타 디지털화 기록 자원의 통합 관리를 규정하며, 국가 기록관은 전용 근거리 통신망 및 저장 장치 등 기반 시설을 통해 집중 관리를 실현해야 합니다.

이 조항은 전자회계기록 데이터의 안전성, 안정성을 보장하고 기록 자원의 통일된 배치와 유지 관리를 용이하게 합니다.

제26조 - 다중 매체 백업과 정기 검사

제26조는 전자기록의 백업 전략을 강조하며, 각 조직이 최소 두 가지 매체(예: 자기 매체, 광 매체, 마이크로필름)를 선택하여 세 세트의 완전한 데이터(온라인 응용 한 세트, 백업 두 세트 포함)를 보존할 것을 요구합니다. 이 전략은 서로 다른 매체에서 데이터의 다층적 보호를 보장합니다. 조항은 또한 전자기록의 가독성, 저장 환경, 매체 완전 상태를 정기적으로 검사하고 문제 발견 시 즉시 처리하여 데이터 손실이나 손상을 방지할 것을 요구합니다.

이 규정은 전자회계기록의 장기 보존에 중요한 의미를 가지며, 매체 노화, 기술 교체로 인한 기록 저장 위험에 효과적으로 대응합니다.

제27조 - 원격 백업과 재해 백업 시스템

제27조는 중요 전자기록의 원격 백업과 재해 백업 시스템 구축을 제시하며, 조건을 갖춘 기록관이 백업 센터를 건설하도록 장려합니다. 국가 기록관은 다른 조직에 백업 서비스를 제공할 수 있습니다. 이 규정은 돌발 사건에서 전자기록의 복구 능력을 향상시키고 재해성 사건이 기록 데이터에 미치는 영향을 줄여 기록 데이터의 안전성과 지속성을 높이는 것을 목적으로 합니다.

제28조 - 변환과 이전의 규범화

제28조는 전자기록의 변환과 이전에 대해 명확한 요건을 제시하며, 기술 분석, 위험 평가를 수행하고 작업 기록을 보존해야 합니다. 변환과 이전 후의 데이터는 진실성, 완전성, 가용성, 안전성 검사를 통과해야 합니다. 이 조항은 기술 세대 교체, 저장 시스템 업그레이드로 인한 기록 이전 수요에 대응하여 기록이 변환·이전 후에도 원래의 기록 속성과 가치를 유지하도록 보장하기 위한 것입니다.

제29조 - 감정과 보관 기한의 갱신

제29조는 보관 기한에 도달한 전자기록을 정기적으로 감정하고, 계속 보존해야 하는 기록의 보관 기한을 재설정할 것을 요구합니다.

이 조항은 기록 보존 기간의 합리성과 정확성을 보장하여, 보존 기간의 부적절함으로 인한 기록의 부당한 처리를 방지하고 기록의 사용 가치와 장기 보존을 보장합니다.

제30조 - 전자기록물 폐기의 심사·승인 및 기록

제30조는 전자기록물의 폐기 절차를 규정하며, 심사·승인 수속을 이행하고 모든 저장 매체상의 데이터를 철저히 삭제하며, 폐기 범위, 수량, 심사자, 작업자 등의 정보를 기록할 것을 요구한다.

폐기의 철저성과 엄격한 승인 절차는 기록 관리의 규범성과 안전성을 보장하고, 데이터가 무단 접근 또는 유출되는 것을 방지하며, 기록의 안전과 사생활을 보호합니다.

요약

제5장은 전자기록의 보관부터 최종 폐기까지 전 과정의 안전성과 규범성을 중점적으로 보장한다.

관리 시스템 구축, 백업, 검사, 변환, 마이그레이션, 감정 및 폐기 등의 엄격한 요구를 통해 전자기록이 전체 생애주기 동안 항상 안전성, 진실성 및 가용성을 유지하도록 보장합니다.

이러한 조치는 기술 반복과 저장 매체 노화로 인한 리스크에 효과적으로 대응하며, 전자회계기록의 장기적 안전 관리를 실현하는 필수 수단입니다.

출처: 네트워크

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